Fernweh trotz Unsicherheiten: Urlaubsplanung während Corona

Urlaubsplanung Corona

Durch die anhaltende Corona Pandemie häufen Mitarbeiter* vermehrt Urlaub an. Da Verreisen kaum möglich war und Freizeitangebote in der Region ebenfalls geschlossen waren, haben viele Arbeitnehmer auf Lockerungen gewartet. Durch die aktuellen Zahlen scheint Reisen allerdings in einem gewissen Rahmen vorerst wieder möglich zu sein. So gewinnen Fragen zur betriebsinternen Urlaubsplanung wieder an Gewicht. Welcher Kollege möchte wann und wie lange in den Urlaub? Wie viele Tage am Stück dürfen genommen werden? Was geschieht mit dem angesammelten Urlaub? Können die Urlaubstage in das nächste Jahr mitgenommen werden und wenn ja, wie lange? Kann der Arbeitgeber Urlaubswünsche verweigern und private Reisen in bestimmte Regionen verbieten?

 

Zeitpunkt des privaten Erholungsurlaubs

Grundsätzlich gilt, dass Arbeitnehmer selbst über den Zeitpunkt ihres privaten Erholungsurlaub entscheiden dürfen, wie und wann sie diesen über das Jahr verteilen und ob sie ihren Jahresurlaubsanspruch zusammenhängend nehmen möchten. Laut dem im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelten gesetzlichen Urlaubsanspruch haben die persönlichen Wünsche dabei zunächst Vorrang. 

Für die betriebsweite Urlaubsplanung ist dabei allerdings zu garantieren, dass der Betrieb weiterhin funktioniert. So müssen angehäufte Überschneidungen in bestimmten Teams und Abteilungen möglichst vermieden werden und in der Urlaubsplanung Kompromisse gefunden werden.

Fernweh trotz Unsicherheiten

Aufgrund der neuen Lockerungen, die unter bestimmten Regeln das Reisen wieder ermöglichen, ist es vielen Personen ein großes Anliegen zeitnah zu Verreisen. Wie lange diese Möglichkeiten anhalten, steht noch in den Sternen. Wichtig ist dabei zu beachten, dass bereits bewilligter Urlaub im Normalfall angetreten werden muss. Das Risiko, dass die Urlaubsreise abgesagt werden muss (z.B. aufgrund einer veränderten Corona-Lage), liegt somit bei den Arbeitnehmern selbst. Dabei darf der Arbeitgeber keine Verbote für Reisen in Risikogebiete verhängen. Für viele Betriebe ist dabei die beginnende Ferienzeit eine doppelte Herausforderung. Gerade jetzt nimmt die Wirtschaft wieder an Fahrt auf, die Auftragslage in vielen Branchen hellt sich auf und die Mitarbeiter werden gebraucht.

Urlaub ansammeln

Grundsätzlich sollte der Urlaubsanspruch jedes Mitarbeiters bis zum Ende des Kalenderjahres beantragt, genehmigt und angetreten sein. Ist dies aus bestimmten Gründen nicht möglich, kann eine Vereinbarung mit dem Arbeitgeber getroffen werden, dass der Urlaubsanspruch auf das Folgejahr übertragen wird und bis einschließlich 31. März genommen werden sollte. In der Regel verfallen die Urlaubstage ansonsten. Angesichts der erschwerten Planbarkeit durch die Corona-Situation ist es allerdings auch denkbar, dass der Zeitraum darüber hinaus verlängert wird – als Einzelfallentscheidung oder auch Unternehmensweit.

 

Urlaubsplanung Covid 2021

Tipps für eine konfliktfreie Urlaubsplanung

Um bei der Urlaubsplanung Konflikte zu vermeiden, sollten alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen und so die bestmögliche Lösung für das ganze Team sicherstellen.

  • Die rechtzeitige Urlaubsplanung ist hier das A und O um Engpässe und Konflikte zu vermeiden. Dabei empfiehlt es sich, bereits zu Jahresbeginn zu klären, wann besonders arbeitsintensive Perioden zu erwarten sind. Feiertage und Brückentage, Schulferien, aber auch Betriebsurlaub sind dabei im Blick zu behalten. Gerade um diese Zeiten häufen sich oft die Urlaubswünsche der Mitarbeiter. Dabei sind aktuelle Unsicherheiten durch die Pandemie zu berücksichtigen und durch eine gezielte langfristige Planung zu minimieren.
  • Gemeinsam klare Regeln festlegen, falls keine Betriebsvereinbarung vorliegt: Hierzu sollten das Team untereinander und in Abstimmung mit Vorgesetzten, Personal- und Geschäftsleitung, klare Regeln für die Urlaubsplanung aufstellen. Diese sollten festlegen, welche Faktoren vorrangig behandelt werden. Als Ansatzpunkte dafür können soziale Gesichtspunkte, wie die Anzahl der Kinder, Alter der Mitarbeiter, Betriebszugehörigkeit, aber auch der Zeitpunkt des Urlaubantrags, miteinbezogen werden.
  • Ein gemeinsamer Urlaubskalender/Urlaubsliste um Überschneidungen zu erkennen: Wenn die Urlaubswünsche der Mitarbeiter nur per Mail an die Vorgesetzten gehen, können Überschneidungen unentdeckt bleiben. Deswegen bietet sich ein gemeinsamer Urlaubskalender, der für das gesamte Team oder die Abteilung zugänglich ist, an. Der Plan oder der Kalender als digitales Dokument ermöglicht dabei eine gute Übersicht über die Wunschtermine des Teams und Mitarbeiter können selbstständig auf mögliche Überschneidungen achten. So können unkompliziert bilaterale Kompromisse gefunden werden.
  • Die Kompromissbereitschaft und Fairness im Team ist Grundvoraussetzung, um eine abgestimmte für alle Beteiligten zufriedenstellende Urlaubsplanung zu ermöglichen. Wenn jeder auf seinen eigenen Wünschen beharrt, ist es nicht möglich eine gemeinsame Lösung zu finden. Es sollte im Blick behalten werden, dass es sich bei Urlaub um ein emotionales Bedürfnis handelt. Gerade in Corona-Zeiten ist das Fernweh groß und viele möchten schnellstmöglich seine Reise antreten. Dennoch ist hier auf die gegenseitige faire Behandlung und offene Kommunikation zu achten, um das gewünschte gute Betriebsklima zu erhalten. Und nur so können gute Kompromisse für die Urlaubspläne gefunden werden.
  • Der Vorgesetzte sollte dabei als neutraler Mediator vermitteln. Falls sich partout keine Lösung finden lässt, ist die Neutralität nur so zu bewahren. Wichtig dabei ist nur, dass deren/dessen Lösung schlussendlich verbindlich für alle Parteien ist. Ansonsten ist dies nicht zielführend.

 

Gemeinsame Lösung

Nicht nur der Urlaub selbst dieses Jahr wird anders, sondern auch die Urlaubsplanung stellt eine neue Herausforderung dar. Dabei sollte man nicht vergessen, dass man als Unternehmen an einem Strang ziehen und versuchen sollte für alle das Bestmögliche aus der Situation zu machen. Kompromisse, Kulanz Spielräume und gute Kommunikation sind der Schlüssel um das gemeinsam zu bewältigen. 

 

 

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*Die Nennung nur eines Geschlechts dient hier rein dem Lesefluss. Wir möchten aber darauf hinweisen, dass wir alle Geschlechter (m/w/d) ansprechen und miteinbeziehen wollen.