Cuando hablamos con clientes o prospectos sobre su gestión de gastos de viaje, a menudo escuchamos: «No, lo hacemos con Excel. Funciona muy bien.»
Aunque gestionar los gastos con Excel es un gran paso adelante en comparación con plantillas, papel y lápiz, sigue siendo una mala idea porque existen alternativas mucho mejores.
Las siguientes desventajas nos han llevado a integrar una función de gestión digital de gastos en nuestro software.
Las Desventajas de la Gestión de Gastos de Viaje con Excel
Propenso a Errores
Cada entrada manual conlleva el riesgo de errores tipográficos. Con Excel, existe el peligro adicional de fórmulas incorrectas y datos eliminados accidentalmente. Esto resulta en informes incorrectos, lo que lleva a un esfuerzo adicional. Los costos aumentan, se desperdicia tiempo de trabajo y se desgastan los nervios. Por cierto: Según un estudio de la Global Business Travel Association, uno de cada cinco (19%) informes de gastos manuales contiene errores. Cada corrección le cuesta a una empresa un promedio de casi 50 €.
Consumo de Tiempo
Ingresar datos manualmente en Excel, especialmente con grandes conjuntos de datos, y verificar números, fórmulas y más es extremadamente lento.
Escalabilidad
Aunque Excel es práctico para muchas cosas, se escala mal. Especialmente cuando muchos empleados trabajan en un documento, el caos es a menudo inevitable, y la tarea se vuelve rápidamente confusa y compleja.
Integridad de los Datos
Estrechamente relacionado con el punto anterior está el riesgo de inconsistencia de datos. No importa cuántas directrices y especificaciones detalladas se escriban, a menudo termina en caos. Si la empresa trabaja sin un servidor interno o en la nube, siempre existe el riesgo con Excel de que diferentes versiones de un archivo estén en circulación y se editen. (De hecho, este riesgo existe incluso con una nube.) Esto puede terminar en un pequeño desastre.
Falta de Automatización
¿Qué ahorra más tiempo? Correcto, la automatización. Es, sin duda, la mayor ventaja de la digitalización. Desafortunadamente, las posibilidades de automatización en Excel son muy limitadas. Es mejor que papel y lápiz, pero muchos procesos todavía deben realizarse manualmente. Esto es lento e ineficiente.
Seguridad
Los archivos de Excel pueden ser fácilmente:
- Copiados
- Compartidos accidental o maliciosamente
- Manipulados o eliminados
- O simplemente perdidos.
Esto socava la confianza en el proceso y la precisión y completitud de los datos. Además, plantea un alto riesgo para la seguridad de los datos.
Informes y Análisis
Excel tiene capacidades limitadas para crear informes y análisis completos. Crear los informes deseados o requeridos en Excel generalmente requiere un amplio conocimiento y es muy lento.
Cumplimiento y Trazabilidad
El cumplimiento de las regulaciones legales y la trazabilidad de los cambios son difíciles en Excel. Los cambios a menudo no están documentados ni son rastreables. Esto plantea un mayor riesgo de problemas legales para los empleados y la empresa.
Colaboración
Colaborar en un archivo de Excel es problemático. Aunque hay opciones para editar archivos en vivo a través de servidores internos y soluciones en la nube como Google Drive, no es perfecto. El control de versiones y la trazabilidad de los cambios son solo algunos ejemplos de lo que puede salir mal aquí.
Facilidad de Uso
Las habilidades de Excel de los empleados generalmente varían mucho. Desde expertos absolutos en Excel hasta aquellos que solo pueden escribir algo, todo suele estar representado. Gestionar los gastos con Excel a menudo lleva a la necesidad de capacitación y, en cualquier caso, a una alta tasa de errores.
¿Cómo Puedo Evitar Estas Desventajas?
Excel puede estar clasificado entre los logros humanos junto con el teléfono, la cámara o la rueda. Como desarrolladores de software, Excel es a menudo la base de nuevas ideas. Analizamos lo que Excel puede hacer, pero también lo que no puede. Tratamos de abordar técnicamente esta «falta».
Si crees que solo queremos vender nuestro software, tienes toda la razón. Queremos vender nuestro software. Fundamos absence.io hace 10 años porque estamos completamente convencidos de que hará la vida más fácil para todos. (Y sin falsa modestia: teníamos razón.)
Nuestra nueva función logra eliminar o al menos minimizar todas las desventajas mencionadas anteriormente de la gestión de gastos con Excel.
Con nuestro software, la gestión de gastos se vuelve:
- Confiable
- Eficiente
- Rápida
- Escalable
- Consistente
- Automatizada
- Segura
- Clara
- Rastreable
- Transparente
- Fácil de usar
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