Zeiterfassung der Arbeitszeit: Auf die richtige Kommunikation kommt es an

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Viele Mitarbeiter empfinden eine Zeiterfassung der Arbeitszeit zunächst als zusätzliche Belastung und haben das Gefühl unter ständiger Kontrolle zu stehen. Solltest du gerade planen, in deinem Unternehmen eine Zeiterfassung einzuführen, wirst du vermutlich nicht mit Jubelstürmen empfangen. Jetzt kommt es auf die richtige Kommunikation an!

Die Geschichte der Stechuhr

Wir reisen einmal kurz in die Vergangenheit: Wusstest du, dass es bereits in der zweiten Hälfte des 19. Jahrhunderts die ersten Formen der Zeiterfassung gab? Mit Beginn der Industrialisierung gewannen Pünktlichkeit sowie klar definierte Arbeitszeiten zunehmend an Bedeutung. Die Fabrikbesitzer wollten die Arbeitszeit ihrer Angestellten genau kontrollieren. Ohne Pünktlichkeit konnten weder Produktionsziele noch Zeiträume oder Mengen im Voraus kalkuliert werden. Deshalb schrieben die Arbeitgeber am Eingang der Fabriken die Namen der ankommenden Arbeiter auf. Etwas später gab es dann Kontroll-Systeme mit Nummernschildern, die an ein Brett gehängt wurden und Ende des 19. Jahrhunderts folgten schon die ersten sogenannten Arbeiter-Kontrollapparate.

Zeiterfassung: Was ändert sich mit dem EuGH-Urteil?

Arbeitgeber sollen nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshof (EuGH) vom Mai 2019 verpflichtet werden, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten systematisch zu erfassen. Dadurch ändert sich einiges, denn bislang mussten deutsche Arbeitgeber lediglich Überstunden dokumentieren. Eine Deadline für die Umsetzung gibt es bislang nicht. Sicher ist aber, dass die Zeiterfassung kommen wird. Dementsprechend sollten sich Unternehmen schon jetzt Gedanken machen und am besten schon mit der Umsetzung starten.

So führst du die Zeiterfassung der Arbeitszeit erfolgreich ein

Für dich dürften die Vorteile der Arbeitszeiterfassung auf der Hand liegen – einfachere Gehaltsabrechnung, gesparte Kosten, optimierte Prozesse und ein optimaler Überblick. Bei einigen deiner Mitarbeiter dürfte da etwas mehr Überzeugungsarbeit nötig sein. Daher haben wir vier Punkte gesammelt, die du beim Einführen einer Zeiterfassung der Arbeitszeit nicht aus den Augen verlieren solltest:

1. Mache deinen Mitarbeitern deutlich klar, warum eine Zeiterfassung so wichtig ist

Für viele Angestellte steht gleich fest: Der Chef will doch nur kontrollieren, dass ich auch lang genug im Büro sitze. Dass dies für dich eine Erleichterung in Sachen Kalkulation, Abrechnung und Controlling bedeutet, liegt von außen betrachtet nicht direkt auf der Hand. Daher ist es ganz wichtig, offen und ehrlich zu kommunizieren.

2. Gestalte die Arbeitszeiterfassung so einfach wie möglich

Wer will schon stundenlang Excel-Listen ausfüllen oder händisch seine Stunden in eine Liste eintragen?! Wenn du über die Einführung einer Zeiterfassung der Arbeitszeit nachdenkst, solltest du auf jeden Fall auf eine digitale Lösung setzen. Und diese sollte intuitiv bedienbar sein.

Die Arbeitszeit deiner Mitarbeiter erfassen

3. Hilf deinen Mitarbeitern bei der Zeiterfassung der Arbeitszeit

Auch wenn sich die Zeiterfassungssoftware kinderleicht bedienen lässt, solltest du auf jeden Fall eine kurze Einführung geben, bei der alle Fragen geklärt werden können. Das wird viele Bedenken aus der Welt räumen und deine Mitarbeiter werden dem ganzen Thema gleich positiver gegenüberstehen.

4. Frag nach Feedback deiner Mitarbeiter

Nachdem deine Angestellten eine Weile mit dem Zeiterfassungs-Tool gearbeitet haben, ist es Zeit für ein Fazit: Sammle das Feedback der Mitarbeiter ein und frag nach, was man ändern oder verbessern könnte. Diese Geste werden sie zu schätzen wissen, da es zeigt, dass du Wert auf ihre Meinung und ihre Bedürfnisse legst.

Startklar für die Einführung der Zeiterfassung?

Jetzt kann ja nichts mehr schiefgehen und du kannst das Thema Zeiterfassung in Angriff nehmen. Dir fehlt noch das passende Tool? Mit absence.io kannst du die Arbeitszeiten und Überstunden deiner Mitarbeiter einfach und übersichtlich erfassen. Die Software lässt sich von überall zu jeder Zeit online aufrufen. Der Arbeitstag lässt sich durch einen Klick in der App starten, pausieren und beenden. Klingt spannend?

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