Aunque gestionar los gastos con Excel es un gran paso adelante en comparación con plantillas, papel y lápiz, sigue siendo una mala idea porque existen alternativas mucho mejores.

Las siguientes desventajas nos han llevado a integrar una función de gestión digital de gastos en nuestro software.

Cada entrada manual conlleva el riesgo de errores tipográficos. Con Excel, existe el peligro adicional de fórmulas incorrectas y datos eliminados accidentalmente. Esto resulta en informes incorrectos, lo que lleva a un esfuerzo adicional. Los costos aumentan, se desperdicia tiempo de trabajo y se desgastan los nervios. Por cierto: Según un estudio de la Global Business Travel Association, uno de cada cinco (19%) informes de gastos manuales contiene errores. Cada corrección le cuesta a una empresa un promedio de casi 50 €.

Ingresar datos manualmente en Excel, especialmente con grandes conjuntos de datos, y verificar números, fórmulas y más es extremadamente lento.

Aunque Excel es práctico para muchas cosas, se escala mal. Especialmente cuando muchos empleados trabajan en un documento, el caos es a menudo inevitable, y la tarea se vuelve rápidamente confusa y compleja.

Estrechamente relacionado con el punto anterior está el riesgo de inconsistencia de datos. No importa cuántas directrices y especificaciones detalladas se escriban, a menudo termina en caos. Si la empresa trabaja sin un servidor interno o en la nube, siempre existe el riesgo con Excel de que diferentes versiones de un archivo estén en circulación y se editen. (De hecho, este riesgo existe incluso con una nube.) Esto puede terminar en un pequeño desastre.

¿Qué ahorra más tiempo? Correcto, la automatización. Es, sin duda, la mayor ventaja de la digitalización. Desafortunadamente, las posibilidades de automatización en Excel son muy limitadas. Es mejor que papel y lápiz, pero muchos procesos todavía deben realizarse manualmente. Esto es lento e ineficiente.

Los archivos de Excel pueden ser fácilmente:

• Copiados
• Compartidos accidental o maliciosamente
• Manipulados o eliminados
• O simplemente perdidos.

Esto socava la confianza en el proceso y la precisión y completitud de los datos. Además, plantea un alto riesgo para la seguridad de los datos.

Excel tiene capacidades limitadas para crear informes y análisis completos. Crear los informes deseados o requeridos en Excel generalmente requiere un amplio conocimiento y es muy lento.

El cumplimiento de las regulaciones legales y la trazabilidad de los cambios son difíciles en Excel. Los cambios a menudo no están documentados ni son rastreables. Esto plantea un mayor riesgo de problemas legales para los empleados y la empresa.

Colaborar en un archivo de Excel es problemático. Aunque hay opciones para editar archivos en vivo a través de servidores internos y soluciones en la nube como Google Drive, no es perfecto. El control de versiones y la trazabilidad de los cambios son solo algunos ejemplos de lo que puede salir mal aquí.

Las habilidades de Excel de los empleados generalmente varían mucho. Desde expertos absolutos en Excel hasta aquellos que solo pueden escribir algo, todo suele estar representado. Gestionar los gastos con Excel a menudo lleva a la necesidad de capacitación y, en cualquier caso, a una alta tasa de errores.

Excel puede estar clasificado entre los logros humanos junto con el teléfono, la cámara o la rueda. Como desarrolladores de software, Excel es a menudo la base de nuevas ideas. Analizamos lo que Excel puede hacer, pero también lo que no puede. Tratamos de abordar técnicamente esta «falta».

Si crees que solo queremos vender nuestro software, tienes toda la razón. Queremos vender nuestro software. Fundamos absence.io hace 10 años porque estamos completamente convencidos de que hará la vida más fácil para todos. (Y sin falsa modestia: teníamos razón.)

Nuestra nueva función logra eliminar o al menos minimizar todas las desventajas mencionadas anteriormente de la gestión de gastos con Excel.

Con nuestro software, la gestión de gastos se vuelve:

• Confiable
• Eficiente
• Rápida
• Escalable
• Consistente
• Automatizada
• Segura
• Clara
• Rastreable
• Transparente
• Fácil de usar

Si quieres ver por ti mismo que no estamos hablando tonterías, puedes probar nuestro software durante 14 días de forma gratuita y sin compromiso. Además, nuestros expertos están siempre disponibles para una demostración gratuita del producto y para responder cualquier pregunta que puedas tener.

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Esto se puede configurar globalmente para todos los empleados en solo 30 segundos.

Para activar el requisito de documentación, simplemente ve a «AJUSTES» en tu cuenta de administrador (arriba a la derecha). Luego haz clic en «Tipos de ausencia» en la barra lateral izquierda y selecciona el tipo que deseas editar. En nuestra cuenta, esto sería «Enfermedad» (aunque podrías haberlo nombrado de manera diferente).

A continuación, puedes activar el «Este tipo de ausencia necesita documentación (ej. certificado médico)» activando el interruptor. Aquí, puedes configurar varias opciones:

• ¿Después de cuántos días consecutivos de enfermedad debe activarse el requisito de documentación?
• ¿Se deben contar los días laborales de los empleados o los días calendario (esto último solo tiene sentido en unos pocos casos excepcionales)?
• ¿Cuándo debe entrar en vigor el requisito de documentación?

Todos los cambios que realices se guardan automáticamente. No es necesario hacer clic en un botón de guardado separado.

Cuando se alcanza el número especificado de días consecutivos de enfermedad, tanto el usuario como el administrador reciben una notificación. Esto reduce el riesgo de olvidar enviar la documentación requerida a casi cero.

En caso de que no lo supieras: los certificados y notas médicas se pueden subir directamente al registro de ausencia correspondiente, manteniendo todo organizado.

En los primeros días, recibimos valiosos comentarios de los usuarios: ¿Qué pasa con enfermedades diferentes y consecutivas?

Ejemplo:
El contrato de trabajo de Joseph establece que debe presentar un certificado médico a partir del segundo día de enfermedad. Supongamos que tiene un fuerte dolor de cabeza el lunes y sufre una intoxicación alimentaria el martes.

En este caso, Joseph registraría dos días consecutivos de enfermedad pero con dos enfermedades diferentes.

Para evitar que Joseph reciba una notificación el martes de que necesita presentar un certificado, construimos una función adicional. Puedes desactivar el interruptor «Vincular ausencias consecutivas de este tipo» para especificar si el mismo tipo de ausencia – en este caso, «Enfermedad» – puede registrarse en días consecutivos sin que se consideren una sola ausencia.

Un sincero agradecimiento a nuestros usuarios que continuamente nos brindan comentarios útiles, ayudándonos a mejorar nuestro software cada día. ❤️

Si tienes alguna pregunta sobre la nueva función, estamos siempre disponibles para ayudar.

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¿Cuál es el propósito de esto?
Déjame explicarlo con algunos casos de uso.

Si tienes coches de empresa que tus empleados pueden usar, puedes crear un tipo de ausencia «Coche de Empresa» en absence.io, lo cual permite a un empleado reservar un coche.
Supongamos que tienes cinco coches, asignas al tipo de ausencia «Coche de Empresa» una cuota de cinco.

Una vez que todos los coches están reservados en un día en particular, este tipo de ausencia no puede ser utilizado más.

Esta función también se puede usar para herramientas específicas, salas, licencias de software, etc.

Otro caso de uso son las estaciones de trabajo limitadas en la oficina. En tiempos de trabajo remoto y oficina en casa, muchas empresas reducen sus capacidades de oficina o incluso prescinden completamente de sus propios espacios, utilizando, por ejemplo, espacios de coworking como «WeWork».

En este caso, nuestra nueva función es extremadamente útil. Creas, por ejemplo, un tipo de ausencia «Oficina Múnich». Si tienes 10 estaciones de trabajo allí, le asignas una cuota de 10.

Ahora, se aplica el principio de «el primero en llegar es el primero en ser atendido». Si «Oficina Múnich» ya está reservada 10 veces en un día en particular, todas las estaciones de trabajo están ocupadas y este tipo de ausencia no puede ser reservado más.

Esto evita la situación extremadamente molesta donde las personas se quedan de pie en la oficina sin un lugar para trabajar. Esto agrada tanto a empleadores como a empleados.

Paralelas «No todos pueden tomar vacaciones al mismo tiempo.» Un problema clásico en la planificación de vacaciones. Con nuestra nueva función de cuotas, puedes optimizar esta situación un poco.

Supongamos que tienes un negocio donde siempre alguien debe estar presente para asegurar las operaciones, por ejemplo, en logística.

Tienes, por ejemplo, 10 empleados de logística, y dos deben estar siempre presentes. Asignas al tipo de ausencia «Vacaciones» o «Vacaciones Logística» una cuota de ocho. Nuevamente, se aplica el principio de «a quien madruga, Dios lo ayuda».

Si este tipo de ausencia ya ha sido reservado ocho veces en un período determinado, no puede ser reservado más. El empleado recibirá una notificación y puede elegir directamente un período alternativo.
A través del calendario del equipo en absence.io, pueden ver exactamente cuándo alguien está de vacaciones, haciendo la búsqueda un poco más fácil.

Esta función pequeña pero fina evita reservas excesivas innecesarias y discusiones desagradables. Si usas la función sabiamente, puedes ahorrar mucho tiempo, nervios y dinero.

Puedes encontrar la función directamente en la configuración de tus tipos de ausencia. Si tienes alguna pregunta, siempre estamos disponibles.

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Como expertos en seguimiento de ausencias y tiempo, el tema del reembolso de gastos de viaje es crucial para nosotros. En nuestra búsqueda por agregar nuevas funciones a nuestro software y brindar un mejor servicio a nuestros clientes, quedó claro rápidamente que queríamos integrar una solución digital para el reembolso de gastos de viaje en nuestra aplicación.

Queremos compartir con ustedes los argumentos que más nos convencieron durante este proceso en este blog.

Los «remitentes» enfrentan los siguientes obstáculos con el reembolso de gastos de viaje analógico o «rudimentariamente digital» (piensa en «Excel»).

Para los remitentes, la odisea comienza al encontrar la plantilla de gastos de viaje adecuada. Los empleados que viajan con poca frecuencia a menudo pasan mucho tiempo buscando el documento correcto, lo que puede convertirse en una especie de «búsqueda del tesoro» hasta que finalmente encuentran la plantilla.

Solución:

Con software o una aplicación, esta búsqueda se elimina por completo. Abres la aplicación y, con un solo clic, obtienes el formulario necesario.

Un problema clásico es encontrar los recibos. El viaje de negocios ha terminado y comienza la expedición. ¿Dónde está la factura del billete de tren? ¿Dónde puse el recibo del taxi? ¿Dónde está el recibo de la cena?

Cuesta nervios, tiempo y dinero.

Solución:

Este problema puede resolverse con una aplicación móvil. Los viajeros de negocios pueden enviar todos los recibos sobre la marcha. La factura del billete de tren se puede subir como PDF, el recibo del taxi como una foto. La cena pagada con una tarjeta de crédito de la empresa se crea directamente como un gasto en la aplicación.

Las pautas cambian, tanto las pautas internas de la empresa como las legales. Aquellos que todavía trabajan con plantillas de gastos de viaje se encuentran rápidamente en problemas. A medida que cambian las pautas, no solo deben actualizarse todas las plantillas, sino que también se debe asegurar que todos los empleados estén utilizando las versiones actuales. Para el remitente, esto a menudo resulta en un error molesto. Utilizan la plantilla antigua, creando el doble de trabajo y retrasando el reembolso.

Solución:

Una solución de software resuelve casi por completo este problema. A medida que cambian las pautas, todo se actualiza en consecuencia y de forma central en el software. Usar la aplicación evita la situación de usar una plantilla incorrecta.

Los procesos analógicos llevan tiempo. Esto es cierto no solo para el reembolso de gastos de viaje, sino que es uno de los principales argumentos a favor de la digitalización en general.

Los retrasos se vuelven particularmente frustrantes cuando involucran dinero, especialmente el propio. Los gastos de viaje y las dietas son costos que el empleado efectivamente adelanta al empleador. El hecho en sí es un desafío, y cada día de espera lo hace más desagradable.

Solución:

Las aplicaciones y el software aceleran significativamente el proceso. La búsqueda de plantillas se elimina. Buscar y enviar recibos es mucho más rápido con una aplicación. El supervisor responsable recibe una notificación inmediata, puede revisar el informe de gastos y aprobarlo. Contabilidad tiene todo de forma compacta y digital y puede reembolsar los costos.

El departamento de RRHH también lucha con los procesos antiguos. Las soluciones digitales pueden simplificar y agilizar estos procesos.

Un reembolso de gastos de viaje analógico es principalmente lento. RRHH espera los recibos, que luego deben revisar, clasificar y procesar individualmente. Esto no solo lleva a retrasos en el reembolso, sino que también ocupa mucho tiempo que podría utilizarse de manera más sabia por RRHH.

Solución:

Un reembolso de gastos de viaje digital acorta el esfuerzo de tiempo a través de procesos más eficientes. Todos los recibos pueden ser enviados digitalmente por los viajeros en el camino. Esto no solo previene el tiempo de espera, sino que también reduce el esfuerzo de clasificación, revisión y procesamiento. Esto libera mucho tiempo, ahorra dinero y evita nervios.

Los procesos analógicos no solo son largos, sino también propensos a errores. La entrada manual de datos siempre implica un riesgo. Esto incluye errores de cálculo, información faltante, etc.

Solución:

El software y las aplicaciones reducen significativamente el riesgo de errores. La aplicación se encarga de los cálculos, los recibos se leen automáticamente y el software emite un mensaje de error si algo falta o es incorrecto.

El papel puede perderse, especialmente cuando hay mucho. Los recibos físicos, formularios, etc., tienden a desaparecer. Esto puede llevar a dificultades menores pero también masivas.

Solución:

Digitalmente, todo está bien preservado, especialmente al usar software como absence.io, que opera con los más altos estándares de seguridad. Esto elimina la preocupación por la desaparición de documentos. Además, usar la función de búsqueda facilita mucho encontrar cosas.

Mucho papel requiere mucho espacio. Las oficinas de los departamentos de RRHH están repletas.

Solución:

Lo digital requiere poco espacio.

Al igual que para los empleados, adherirse a las pautas internas y externas es un factor crucial para RRHH. Revisar las tarifas diarias, las deducciones fiscales y otras regulaciones puede ser un desafío en el mundo analógico cuando las cosas cambian, se contratan nuevos empleados o simplemente no se recuerda una regulación.

Solución:

Un reembolso de gastos de viaje digital elimina en gran medida este problema. El software idealmente sabe todo. No solo calcula las tarifas diarias, sino que también alerta tanto a los remitentes como a RRHH y contabilidad sobre cualquier cosa que falte o sea incorrecta.

En el entorno laboral actual, el reembolso de gastos de viaje analógico está al mismo nivel que las guías telefónicas, las máquinas de fax y los archivadores. Necesita desaparecer.

El proceso analógico es largo, propenso a errores, inseguro, molesto, complicado y costoso. Una solución digital resuelve problemas antiguos, de manera sencilla y asequible.

Estos argumentos nos han convencido en absence.io para integrar el reembolso de gastos de viaje en nuestro software, ya que complementa y extiende óptimamente nuestro portafolio de productos.

Si aún estás luchando a través de laberintos de archivadores y escritorios desordenados buscando formularios y recibos, si aún estás persiguiendo a tus empleados o lidiando con regulaciones legales: Ven a nosotros.

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Imagen principal de Alexander Grey

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Una aplicación para la liquidación de gastos de viaje no es un lujo, sino algo esencial en la cultura laboral moderna y actual. ¿Por qué? Por evidentes que sean las respuestas, son fundamentales.

Por las siguientes razones, incluimos la liquidación de gastos y de viaje en nuestra aplicación a finales del año pasado. Para nosotros estaba claro que complementaba perfectamente nuestro portafolio de funciones y hacía el software aún más valioso para nuestros clientes.

En este post, se resumen todos los argumentos para la liquidación de gastos de viaje mediante una aplicación. Para empezar: ¡no lo pienses más, hazlo!

Cuando se trata de la integridad de los datos y la simplificación de los procesos, una aplicación ofrece ventajas para todos los involucrados.

Con la aplicación adecuada, se pueden subir directamente recibos y facturas digitales. Los documentos físicos simplemente se fotografían. La foto se sube a la aplicación y todos los datos se capturan automáticamente. Esto evita la pérdida de recibos y facilita una documentación completa. Con la disciplina adecuada, esto ya ocurre en movimiento, clave: aplicación móvil.

Incluso si el informe completo se envía más tarde al departamento de recursos humanos, con una aplicación de liquidación de gastos de viaje, todos los recibos y facturas se pueden recopilar directamente o subirse a la aplicación. Esto evita tener que buscarlos más tarde y – en el peor de los casos – perder recibos e información.

Algunas aplicaciones utilizan tecnología especializada para la interpretación de imágenes, con la que básicamente se escanean fotos de recibos. Informaciones como la fecha de la factura, el precio, etc., se ingresan automáticamente en la aplicación y no necesitan ser introducidas manualmente. Esto ahorra esfuerzo al usuario y evita la entrada incorrecta de datos.

Una gran ventaja de la aplicación es un proceso de liquidación generalmente muy simple y rápido. Después de que todos los recibos se carguen rápidamente y todos los datos importantes se introduzcan rápidamente, la liquidación se envía con un clic. El administrador recibe una notificación correspondiente y puede revisar todo directamente y con otro clic enviarlo a la contabilidad.

En absence.io, desarrollamos y optimizamos cada función básicamente para el administrador Y el usuario. Para la liquidación de gastos de viaje, una solución de aplicación tiene ventajas especiales.

Uno de los argumentos principales para la digitalización es la eliminación casi completa de papel. Esto no solo ahorra dinero, sino también protege la naturaleza. Una solución digital reduce la huella ecológica de tu empresa.

Además, se elimina una gran parte del espacio de almacenamiento necesario. Adiós a los archivadores, bienvenido el almacenamiento en la nube.

Este argumento también es un «No-Brainer», pero todavía es frecuentemente subestimado. Los procesos digitales reducen el tiempo de trabajo necesario y, por lo tanto, tus costos ENORMEMENTE. Estamos trabajando en un estudio interno para demostrar esto en números.

La liquidación de gastos de viaje es principalmente molesta para «el que presenta». Una aplicación proporciona un buen remedio aquí.

Probablemente la mayor ventaja para el usuario es la capacidad de enviar facturas y recibos en el momento en que los recibe. Se elimina la necesidad de guardarlos (¿dónde?) y de buscarlos más tarde (¿dónde?).

El billete de tren llega por correo electrónico y se sube directamente a la aplicación con el smartphone. El recibo del restaurante se fotografia, la foto se sube y la aplicación lo escanea y lo captura automáticamente.

Esta función básicamente ya es suficiente para superar cualquier otra solución de liquidación de gastos de viaje.

Esto naturalmente conlleva un ahorro de tiempo y una menor carga nerviosa. «¿Dónde está el recibo?», «Oh maldición, ¿debí haberlo entregado ayer?», «¿Dónde guardamos la plantilla para la liquidación?» Todas estas preguntas se vuelven obsoletas.

El proveedor de software siempre está legalmente actualizado. De lo contrario, su aplicación es bastante inútil. El departamento de recursos humanos mantiene el software actualizado en términos de las normativas internas. Por lo tanto, para el usuario, cosas como las dietas o las tarifas por kilómetro nunca están desactualizadas, lo que reduce significativamente los malentendidos y similares.

Al final, no queda más que decir que: Adelante. La liquidación de gastos de viaje mediante una aplicación al final hace felices a todos, desde el «presentador» hasta el gran jefe. Un beneficio lleva al siguiente.

En absence.io, puedes probar tu aplicación de gastos de viaje durante 14 días de forma gratuita y sin compromiso. Alternativamente, nuestros expertos en productos están disponibles en cualquier momento para una consulta gratuita o una presentación del producto. ¡Vamos!

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Especialmente en el área de optimización de procesos, vemos un gran potencial, pero también en el servicio. Nos gustaría ofrecerte un breve vistazo a nuestros pensamientos hasta ahora.

Después de registrarse, muchos usuarios quieren manejar la configuración por sí mismos. Aunque nuestra guía del usuario es un poderoso y exitoso soporte, un asistente de IA puede ahorrar mucho tiempo y prevenir errores.

Basado en su conocimiento sobre nuestro software, los requisitos legales respectivos (del país) y la información de la empresa proporcionada, podría alertar a los usuarios sobre información faltante, errores o irregularidades legales.

Basándose en datos históricos, la IA podría identificar períodos con altas capacidades de personal, por ejemplo.

«Dado que muchos desarrolladores estaban disponibles en abril en los últimos años, podríamos haber hecho espacio para el Proyecto X.»

Al mismo tiempo, se podrían identificar cuellos de botella de personal. Vinculado con una herramienta de gestión de proyectos, por ejemplo, se podría advertir al jefe de producto que muchos desarrolladores han estado de vacaciones o enfermos durante el período planificado en años recientes.

Vinculado con las herramientas y software apropiados, la IA podría registrar automáticamente las horas de trabajo para ciertas tareas. Aunque suena un poco a George Orwell, es práctico. Sin tener que ingresar todo manualmente, la IA podría rastrear automáticamente cuánto tiempo pasa un desarrollador, por ejemplo, programando, investigando o en reuniones.

A través del seguimiento del tiempo por IA, se podría determinar la carga de trabajo de los empleados. Para aquellos con cargas de trabajo bajas, se podrían sugerir o asignar directamente ciertas tareas pendientes. En caso de sobrecarga, las tareas podrían redistribuirse en consecuencia.

En conjunto con el seguimiento del tiempo y un enlace a herramientas de gestión de proyectos, basado en la experiencia con proyectos similares en el pasado, el esfuerzo temporal para proyectos podría estimarse de manera confiable.

Con tipos de ausencia bien mantenidos, la IA podría calcular las capacidades de oficina necesarias. Basado en viajes de negocios registrados, trabajo desde casa, vacaciones o enfermedades, la IA podría analizar de manera fiable cuántos puestos de trabajo necesita realmente una empresa. Esto podría prevenir el espacio de oficina no utilizado y ahorrar costos de alquiler.

La IA, vinculada con todos los datos e información capturados en la cuenta, podría demostrar ser un analista valioso. Información importante podría obtenerse a través de entrada de voz o texto:

«¿Cuántos empleados de ventas tenemos disponibles en la 2ª semana de julio?»
o
‘»¿Cuántos días de enfermedad tuvo X este año?»
etc.

Los humanos terminan su jornada, las máquinas no. Con la IA, se podría realizar un soporte al cliente 24/7. A través de una función de chat y basado en el conocimiento óptimo de nuestro software, la IA podría responder esencialmente todas las preguntas de los usuarios y resolver problemas, independientemente de las horas de trabajo del departamento de soporte.

En el centro de cada idea está el beneficio para nuestros usuarios. Intentamos todos los días hacer nuestro software aún mejor, y la IA es una palanca que nos permite proporcionar grandes características para ti.

Al mismo tiempo, durante el desarrollo, siempre nos aseguraremos de que todos se sientan cómodos con las características respectivas, ya sean administradores o usuarios. Es particularmente importante para nosotros que los usuarios no se sientan monitoreados ni pierdan el control. Cada característica de IA está diseñada para ayudarte, no para causar incertidumbre.
¡Mantente al tanto!

En la segunda parte, echaremos un vistazo a los casos de uso de la IA en las áreas de administración de personal y contabilidad de gastos y costos de viaje.
¡Próximamente!

Si aún no has usado nuestro software, ahora puedes probarlo gratis durante 14 días. Gestiona ausencias y vacaciones, rastrea horas de trabajo, crea registros de personal digitales y descubre los beneficios de la contabilidad de gastos y costos de viaje digital. ¡Empecemos!

• Plantilla gratuita de Excel para la planificación de vacaciones
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• Registro de Tiempo para Pequeñas Empresas: Los Desafíos y Cómo Superarlos
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• Reembolso de Gastos de Viaje Digital: Cómo Simplifica Procesos, Supera Obstáculos y Aumenta la Satisfacción del Empleado

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