En el registro de tiempo para pequeñas empresas, se sigue recurriendo a menudo a la tradicional hoja de horas. A veces, las horas trabajadas ni siquiera se documentan porque se considera innecesario o los empleados se resisten.
En la UE, la situación es seria. Desde una decisión del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) en mayo de 2019, es obligatorio registrar las horas de trabajo. Las empresas con más de 10 empleados deben registrar sus horas de trabajo electrónicamente.
Aunque este tema sigue siendo algo descuidado:
De hecho, el registro de horas de trabajo ha sido obligatorio durante 5 años.
Esto no solo aplica a las grandes empresas o a partir de un cierto número de empleados. Esta obligación también se extiende a las pequeñas empresas. En caso de una disputa legal o una inspección, los pequeños empresarios también están implicados.
Aunque las pequeñas empresas con 10 empleados o menos todavía pueden registrar las horas de trabajo en papel, hay dos aspectos esenciales a considerar:
- El registro de tiempo en papel es propenso a errores, problemático en términos de protección de datos y las hojas de horas simplemente pueden perderse.
- Los expertos predicen que el registro de tiempo digital se volverá obligatorio a mediano plazo para las pequeñas empresas. Palabra clave: digitalización.
El registro de tiempo digital para pequeñas empresas a menudo es complicado. Los empleadores y los empleados enfrentan desafíos que deben superarse.
Basándonos en conversaciones intensivas con prospectos y clientes, hemos identificado y tratado de mitigar los 5 mayores desafíos.
1. Un sistema de registro de tiempo es demasiado caro.
Este argumento lo escuchamos a menudo. Los costos de software y hardware, más el mantenimiento y la capacitación de los empleados, exceden las capacidades financieras de una pequeña empresa o «no vale la pena».
Sin embargo, depende del tipo de registro de tiempo. Si se equipa con un reloj digital de fichar, incluido el software que necesita mantenimiento y actualizaciones, más los tokens correspondientes para los empleados, puede ser muy costoso.
Pero: No tiene que ser así. En absence.io, se obtiene el registro de tiempo digital + gestión digital de vacaciones y ausencias desde solo 4€ por usuario. Con un máximo de 5 empleados, eso es un máximo de 20€ por mes. La configuración, mantenimiento, actualizaciones e incluso el servicio al cliente están incluidos sin costo. Tampoco se necesita hardware costoso, porque el registro de tiempo se realiza a través de la laptop o la aplicación para smartphones.
2. Es demasiado complicado.
Las empresas «tradicionales» a menudo se resisten a una solución digital porque consideran que las soluciones de software son complicadas. «Prefiero quedarme con mis hojas de horas.»
Pero: Quien puede manejar un smartphone, también puede operar absence.io. El software es muy intuitivo y, en el mejor de los casos, uno simplemente toca «Inicio» y «Detener» en el cronómetro digital al comenzar a trabajar, durante los descansos y al finalizar la jornada. Súper simple.
3. Mis empleados no van a cooperar.
«A lo mejor los jóvenes sí, pero José no va a acostumbrarse en sus últimos años!»
Esto lo escuchamos a menudo. Especialmente los empleados con larga antigüedad en la empresa a menudo están un poco atrincherados en sus prácticas, incluso cuando se trata del registro de tiempo.
Pero: ¡Eso no debería impedirte introducir un software de registro de tiempo! Tu empresa no terminará con el retiro de José y siempre ten en mente: El registro de tiempo digital es económico y, en comparación con la hoja de horas, confiable y seguro, quiera José o¡Eso no debería impedirte introducir un software de registro de tiempo! Tu empresa no terminará con el retiro de José y siempre ten en mente: El registro de tiempo digital es económico y, en comparación con la hoja de horas, confiable y seguro, quiera José o no.
4. ¿Qué pasa con la protección de datos?
Desde hace años, la protección de datos es el fantasma del mundo empresarial. También recibimos muchas preguntas sobre datos personales de empleados y protección de datos.
A menudo, los pequeños empresarios tienen preocupaciones sobre las soluciones de software que recopilan información de los empleados y otros datos.
Pero: En términos de protección de datos, no hay nada más seguro que una solución de software certificada. Para las empresas de software de la UE, cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) es esencial. Quien no sigue estrictamente las reglas, pierde.
Los datos de José están mucho más seguros en nuestro software que en su hoja de horas.
5. No sabemos cómo funciona legalmente.
Un fenómeno sorprendentemente común es que las pequeñas empresas, por incertidumbre sobre la situación legal específica, simplemente no registran las horas de trabajo en absoluto.
Pero: Esa es la peor decisión. Los fallos del TJUE y del BAG no hacen distinciones en cuanto al tamaño de la empresa. Aunque hay algunas excepciones, en principio cada empresa debe registrar las horas de trabajo de sus empleados, ya sea Siemens AG o la tienda de la esquina Huber con tres empleados.
Por lo tanto, las pequeñas empresas definitivamente deberían usar un software porque se encarga de todas las normativas legales. La empresa solo tiene que iniciar y detener el registro del tiempo de trabajo.
Conclusión: El registro de tiempo para pequeñas empresas es económico, seguro y obligatorio.
Cada empresa en la UE está obligada a registrar las horas de trabajo de sus empleados.
Para las pequeñas empresas, hay soluciones de software que son:
- económicas
- simples
- conformes con la protección de datos
- legales
Con absence.io obtienen una solución que cumple con estos criterios. Con nuestro servicio y soporte gratuito, siempre estamos disponibles para ayudar.
Pueden explorar nuestro software gratuitamente durante 14 días o programar una cita gratuita de consulta con nuestros expertos en productos. Responderemos todas sus preguntas y los apoyaremos.