El proceso de liquidación de gastos de viaje a menudo se parece a una carrera de obstáculos: encontrar el recibo, introducir toda la información manualmente y conforme a las normas, cumplir con todos los plazos, etc. Desde «¿Dónde puse el recibo?» hasta el «OK» del departamento de recursos humanos, se pierde mucho tiempo y más aún los nervios.
Esto al final no solo irrita a los usuarios, sino también a los administradores. La solución viene de un pequeño dispositivo que tenemos en la mano medio día: nuestro smartphone.
Una aplicación para la liquidación de gastos de viaje no es un lujo, sino algo esencial en la cultura laboral moderna y actual. ¿Por qué? Por evidentes que sean las respuestas, son fundamentales.
Por las siguientes razones, incluimos la liquidación de gastos y de viaje en nuestra aplicación a finales del año pasado. Para nosotros estaba claro que complementaba perfectamente nuestro portafolio de funciones y hacía el software aún más valioso para nuestros clientes.
En este post, se resumen todos los argumentos para la liquidación de gastos de viaje mediante una aplicación. Para empezar: ¡no lo pienses más, hazlo!
Liquidación de gastos de viaje mediante una aplicación: beneficios para todos
Cuando se trata de la integridad de los datos y la simplificación de los procesos, una aplicación ofrece ventajas para todos los involucrados.
Integridad de los datos y los recibos
Con la aplicación adecuada, se pueden subir directamente recibos y facturas digitales. Los documentos físicos simplemente se fotografían. La foto se sube a la aplicación y todos los datos se capturan automáticamente. Esto evita la pérdida de recibos y facilita una documentación completa. Con la disciplina adecuada, esto ya ocurre en movimiento, clave: aplicación móvil.
Captura directa, siempre y en todo lugar
Incluso si el informe completo se envía más tarde al departamento de recursos humanos, con una aplicación de liquidación de gastos de viaje, todos los recibos y facturas se pueden recopilar directamente o subirse a la aplicación. Esto evita tener que buscarlos más tarde y – en el peor de los casos – perder recibos e información.
Detección automática de datos en lugar de entrada manual
Algunas aplicaciones utilizan tecnología especializada para la interpretación de imágenes, con la que básicamente se escanean fotos de recibos. Informaciones como la fecha de la factura, el precio, etc., se ingresan automáticamente en la aplicación y no necesitan ser introducidas manualmente. Esto ahorra esfuerzo al usuario y evita la entrada incorrecta de datos.
Envío y aprobación rápidos y fáciles
Una gran ventaja de la aplicación es un proceso de liquidación generalmente muy simple y rápido. Después de que todos los recibos se carguen rápidamente y todos los datos importantes se introduzcan rápidamente, la liquidación se envía con un clic. El administrador recibe una notificación correspondiente y puede revisar todo directamente y con otro clic enviarlo a la contabilidad.
Ventajas para la empresa
En absence.io, desarrollamos y optimizamos cada función básicamente para el administrador Y el usuario. Para la liquidación de gastos de viaje, una solución de aplicación tiene ventajas especiales.
Menos papeleo y espacio de almacenamiento físico
Uno de los argumentos principales para la digitalización es la eliminación casi completa de papel. Esto no solo ahorra dinero, sino también protege la naturaleza. Una solución digital reduce la huella ecológica de tu empresa.
Además, se elimina una gran parte del espacio de almacenamiento necesario. Adiós a los archivadores, bienvenido el almacenamiento en la nube.
Ahorro de tiempo y dinero
Este argumento también es un «No-Brainer», pero todavía es frecuentemente subestimado. Los procesos digitales reducen el tiempo de trabajo necesario y, por lo tanto, tus costos ENORMEMENTE. Estamos trabajando en un estudio interno para demostrar esto en números.
Ventajas para el usuario o «el que presenta»
La liquidación de gastos de viaje es principalmente molesta para «el que presenta». Una aplicación proporciona un buen remedio aquí.
Flexibilidad mediante la presentación en movimiento
Probablemente la mayor ventaja para el usuario es la capacidad de enviar facturas y recibos en el momento en que los recibe. Se elimina la necesidad de guardarlos (¿dónde?) y de buscarlos más tarde (¿dónde?).
El billete de tren llega por correo electrónico y se sube directamente a la aplicación con el smartphone. El recibo del restaurante se fotografia, la foto se sube y la aplicación lo escanea y lo captura automáticamente.
Esta función básicamente ya es suficiente para superar cualquier otra solución de liquidación de gastos de viaje.
Ahorro de tiempo y nervios
Esto naturalmente conlleva un ahorro de tiempo y una menor carga nerviosa. «¿Dónde está el recibo?», «Oh maldición, ¿debí haberlo entregado ayer?», «¿Dónde guardamos la plantilla para la liquidación?» Todas estas preguntas se vuelven obsoletas.
Normativas y tarifas siempre actualizadas
El proveedor de software siempre está legalmente actualizado. De lo contrario, su aplicación es bastante inútil. El departamento de recursos humanos mantiene el software actualizado en términos de las normativas internas. Por lo tanto, para el usuario, cosas como las dietas o las tarifas por kilómetro nunca están desactualizadas, lo que reduce significativamente los malentendidos y similares.
Conclusión: ¿Liquidación de gastos de viaje con una aplicación? Sí.
Al final, no queda más que decir que: Adelante. La liquidación de gastos de viaje mediante una aplicación al final hace felices a todos, desde el «presentador» hasta el gran jefe. Un beneficio lleva al siguiente.
En absence.io, puedes probar tu aplicación de gastos de viaje durante 14 días de forma gratuita y sin compromiso. Alternativamente, nuestros expertos en productos están disponibles en cualquier momento para una consulta gratuita o una presentación del producto. ¡Vamos!