Bei der Reisekostenabrechnung verhält sich das Einreichen häufig wie ein Hürdenlauf: Den Beleg finden, alle Infos manuell und vorschriftsmäßig eintippen, alle zeitlichen Fristen einhalten, etc. Zwischen „Wo habe ich den Beleg hin?“ bis zum „OK“ der Personalabteilung gehen viel Zeit und noch mehr Nerven drauf.
Das nervt am Ende nicht nur die User, sondern auch die Admins.
Abhilfe schafft dabei ein kleines Gerät, das wir den halben Tag in der Hand haben: unser Smartphone.
Eine App für die Reisekostenabrechnung ist kein Nice-to-have, sondern in der modernen und gegenwärtigen Arbeitskultur essentiell. Warum? So naheliegend die Antworten sind, so grundlegend sind sie.
Aus den folgenden Beweggründen haben wir Ende letzten Jahres die Spesen- und Reisekostenabrechnung in unsere App aufgenommen. Für uns war klar, dass es unser Funktions-Portfolio perfekt ergänzt und die Software für unsere Kunden noch wertvoller macht.
In diesem Post sind alle Argumente für die Reisekostenabrechnung via App zusammengefasst. Eines vorweg: nicht mehr nachdenken, machen!
Reisekostenabrechnung via App: Vorteile für alle
Geht es um die Vollständigkeit der Daten und das Vereinfachen von Prozessen, bietet eine App Vorteile für alle Beteiligten.
Vollständigkeit von Daten und Belegen
Mit der entsprechenden App lassen sich digitale Belege und Rechnungen direkt hochladen. Analoges wird einfach abfotografiert. Das Foto wird in die App hochgeladen und alle Daten werden automatisch erfasst. Das verhindert verlorengegangene Belege und verhilft euch zu einer lückenlosen Dokumentation. Mit der entsprechenden Disziplin, erfolgt das schon unterwegs, Stichwort: Mobile App.
Direktes erfassen, immer und überall
Auch wenn der gesamte Report erst später in die Personalabteilung wandert, können mit einer Reisekostenabrechnungs-App alle Belege und Rechnungen direkt gesammelt bzw. in die App hochgeladen werden. Das verhindert ein späteres Zusammensuchen und – im schlimmsten Fall – das Verlieren von Belegen und Informationen.
Automatische Datenerkennung statt manuelles Eintragen
Einige Apps arbeiten mit spezieller Technologie für Bildinterpretation mit der Fotos von Belegen im Grunde gescannt werden. Informationen wie Rechnungsdatum, Preis und Co. werden somit automatisch in der App eingetragen und müssen nicht manuell eingetippt werden. Das spart dem User Aufwand und verhindert falsches Eintragen von Daten.
Einfaches und schnelles Einreichen und Genehmigen
Ein großer Vorteil der App ist ein allgemein sehr unkomplizierter und schneller Abrechnungsprozess. Nachdem alle Belege schnell hochgeladen und alle wichtigen Daten schnell eingetragen sind, ist die Abrechnung mit einem Klick eingereicht. Der Admin bekommt eine entsprechende Benachrichtigung und kann alles direkt prüfen und mit einem weiteren Klick an die Buchhaltung weiterleiten.
Vorteile für das Unternehmen
Bei absence.io entwickeln und optimieren wir jedes Feature grundsätzlich für den Admin UND den User. Für die Reisekostenabrechnung hat eine App-Lösung spezielle Vorteile.
Weniger Papierkram und physische Aufbewahrungsflächen
Eines der Erzargumente für die Digitalisierung ist das nahezu vollständige Vermeiden von Papier. Das schon nicht nur den Geldbeutel, sondern auch die Natur. Eine digitale Lösung zur Reisekostenabrechnung verkleinert den ökologischen Fußabdruck deines Unternehmens.
Dazu kommt der Wegfall von einem Großteil des notwendigen Lagerplatzes. Adieu Ordner, welcome Cloud-Speicher!
Arbeitszeit und Geld sparen
Auch dieses Argument ist ein „No-Brainer“, wird aber nach wie vor häufig unterschätzt. Digitale Prozesse reduzieren die notwendige Arbeitszeit und somit auch deine Kosten IMMENS. Wir arbeiten hierzu gerade an einer internen Studie, um das in Zahlen darzustellen.
Vorteile für den User bzw. „Einreicher“
Die Reisekostenabrechnung ist in erster Linie für den „Einreicher“ nervig. Eine App schafft da gute Abhilfe.
Flexibilität durch Einreichen on the go
Der wohl größte Vorteil für den User ist das Einreichen von Rechnungen und Belegen bereits in dem Moment, in dem er sie erhält. Das Aufbewahren (wo?) und das nachträgliche Zusammensuchen (wo?) fallen weg.
Das Zugticket kommt per Mail und wird mit dem Smartphone direkt in der App hochgeladen. Der Bewirtungsbeleg wird abfotografiert, das Foto hochgeladen und von der App automatisch gescannt und erfasst. Wie man in Bayern sagt: „Was g’macht is, is g’macht!“
Diese Funktion reicht im Grunde schon aus um jede andere Lösung der Reisekostenabrechnung auszustechen.
Zeit und Nerven sparen
Damit einher geht freilich die Zeitersparnis und Nervenschonung. „Wo ist der Beleg?“, „Oh verdammt, ich hätte das schon gestern abgeben müssen?“, „Wo hatten wir die Vorlage für die Reisekostenabrechnung nochmal abgelegt?“ Alle diese Fragen werden obsolet.
Richtlinien und Pauschalen immer aktuell
Der Softwareanbieter bleibt rechtlich immer auf dem neuesten Stand. Anderenfalls ist sein App ziemlich wertlos. Die Personalabteilung hält die Software in Bezug auf die internen Richtlinien immer aktuell. Für den User sind also Dinge wie Verpflegungsmehraufwand oder Kilometerpauschalen nie veraltet, was Missverständnisse und ähnliches deutlich reduziert.
Fazit: Reisekostenabrechnung mit einer App? Ja.
Am Ende bleibt nicht mehr zu sagen als: Go for it. Die Reisekostenabrechnung via App macht am Ende alle glücklich, vom „Einreicher“ bis zum Big Boss. Ein Vorteil jagt den nächsten.
Bei absence.io kannst du deine Reisekosten-App 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Alternativ stehen dir unsere Produktexperten für ein kostenloses Beratungsgespräch oder eine Produktpräsentation jederzeit zur Verfügung. Let’s go!