Bei der Zeiterfassung für Kleinbetriebe wird gerne noch zum traditionellen Stundenzettel gegriffen. Manchmal werden die Arbeitszeiten überhaupt nicht dokumentiert, weil man es für unnötig hält oder sich die Angestellten dagegen sträuben.
In der EU wird die Lage ernst. Seit einem Urteil des EuGH (Europäischer Gerichtshof) ist die digitale Erfassung von Arbeitszeiten bereits seit Mai 2019 Pflicht. In Deutschland hat sich die Situation durch ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts im September 2022 weiter verschärft.
Auch wenn das Thema nach wie vor recht stiefmütterlich behandelt wird:
Faktisch ist die digitale Arbeitszeiterfassung bereits seit 5 Jahren Pflicht.
Dies gilt dabei nicht nur für Großunternehmen oder ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl. Diese Pflicht gilt auch für Kleinunternehmen. Im Falle eines Rechtsstreits oder einer Überprüfung sind also auch Kleinunternehmer dran.
Die digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe gestaltet sich dabei häufig schwierig. Arbeitgeber und Arbeitnehmer stehen vor Hürden, die es zu bewältigen gilt.
Auf Grundlage intensiver Gespräche mit Interessenten und Kunden haben wir die 5 größten Schwierigkeiten identifiziert und versucht zu entkräften.
1. Ein Zeiterfassungssystem ist zu teuer.
Dieses Argument hören wir oft. Die Kosten für Software und Hardware, plus Wartung und Schulung der Mitarbeiter übersteigen die finanziellen Möglichkeiten eines Kleinbetriebs bzw. “Das ist es nicht wert.”.
Tatsächlich kommt es aber auf die Art der Zeiterfassung an. Stattet man sich mit einer digitalen Stempeluhr aus, inklusive der Software, die gewartet werden muss und Updates braucht, plus entsprechenden Tokens für die Mitarbeiter, kann das durchaus sehr teuer werden.
Aber: Das muss gar nicht sein. Bei absence.io bekommt man die digitale Zeiterfassung + digitale Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung schon ab 4€ pro Nutzer. Bei maximal 5 Mitarbeitern sind das höchstens 20€ pro Monat. Einrichtung, Wartung, Updates und sogar der Kundenservice sind dabei kostenlos. Man braucht auch keine teure Hardware, weil die Zeiterfassung über den Laptop oder die Smartphone App läuft.
2. Das ist viel zu kompliziert.
Gerade „traditionelle“ Unternehmen sträuben sich oft gegen eine digitale Lösung, weil sie Softwarelösungen für kompliziert halten. “Da bleibe ich lieber bei meinen Stundenzetteln.”
Aber: Selbst Angestellte in ihren späten 50ern oder frühen 60ern sind gut mit Computer und Software vertraut. Nach einer Studie haben 88,8% der Deutschen ein Smartphone. In der Altersgruppe 50-59 sogar 92,8%. Tendenz steigend.
Wer mit einem Smartphone umgehen kann, kann auch absence.io bedienen. Die Software ist sehr intuitiv und im besten Falle tippt man bei der digitalen Stoppuhr bei Arbeitsbeginn, Pausen und Feierabend einfach auf “Start” und “Stopp”. Super simpel.
3. Das machen meine Leute nicht mit.
„Ja, die Jungen machen das vielleicht, aber der Harry wird sich auf die letzten Jahre nicht mehr umgewöhnen!”
Sowas hören wir oft. Gerade Mitarbeiter mit langer Betriebszugehörigkeit sind in ihren Praktiken oft etwas eingefahren, auch wenn es um die Arbeitszeiterfassung geht.
Aber: Das sollte dich nicht von der Einführung einer Zeiterfassungssoftware abhalten! Euer Unternehmen wird nicht mit Harrys Ruhestand enden und behaltet stets im Hinterkopf: Die digitale Zeiterfassung ist faktisch Pflicht, ob Harry will oder nicht, und irgendwann schlägt die Prüfung auch bei dir auf.
4. Wie ist denn das mit dem Datenschutz?
Seit einigen Jahren das Gespenst der Unternehmenswelt: Der Datenschutz. Auch bei uns laufen viele Fragen bezüglich persönlicher Daten von Mitarbeitern und Datenschutz ein.
Häufig haben Kleinunternehmer Bedenken in Bezug auf Softwarelösungen, die Mitarbeiterinformationen und andere Daten sammeln.
Aber: In Bezug auf Datenschutz gibt es nichts sichereres als eine zertifizierte Softwarelösung. Gerade bei Software-Unternehmen aus der EU ist das Einhalten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) essentiell. Wer sich nicht strikt an die Regeln hält, verliert.
Harrys Daten sind in unserer Software weitaus sicherer verwahrt als auf seinem Stundenzettel.
5. Wir wissen nicht, wie das rechtlich läuft.
Ein erstaunlich häufiges Phänomen ist, dass Kleinbetriebe, aus Unsicherheit über die konkrete Rechtslage, ihre Arbeitszeiten einfach überhaupt nicht erfassen.
Aber: Das ist die schlechteste Entscheidung. Die Urteile des EuGH und des BAG machen keine Unterschiede in Bezug auf Unternehmensgröße. Es gibt zwar vereinzelte Ausnahmen, jedoch muss grundsätzlich jedes Unternehmen die Arbeitszeiten seiner Angestellten erfassen, egal ob die Siemens AG oder der Hofladen Huber mit drei Angestellten.
Daher sollten Kleinbetriebe unbedingt eine Software verwenden, weil sie sich um alle gesetzlichen Vorgaben kümmert. Beim Unternehmen liegt dann nur noch das Starten und Stoppen der Arbeitszeit.
Fazit: Die Zeiterfassung für Kleinbetriebe ist günstig, sicher und Pflicht
Jedes Unternehmen in der EU ist dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten seiner Angestellten digital zu erfassen.
Für Kleinbetriebe gibt es entsprechende Softwarelösungen die:
- günstig
- unkompliziert
- datenschutzkonform
- rechtskonform
sind.
Mit absence.io bekommt ihr eine Lösung, die genau diese Kriterien erfüllt. Mit unserem kostenlosen Service und Support stehen wir euch immer mit helfender Hand zur Verfügung.
Ihr könnt unsere Software entweder 14 Tage kostenlos selbst erkunden oder direkt einen kostenlosen Beratungstermin mit unseren Produktexperten vereinbaren. Wir beantworten alle eure Fragen und unterstützen euch.
Foto im Hero von freestocks.