Zeiterfassung für Kleinbetriebe – Totaler Quatsch oder absolut notwendig?

In vielen Kleinbetrieben herrscht eine familiäre Atmosphäre. Alle kennen sich. Man ist bekannt, befreundet oder gar verwandt. Anonymität? Fehlanzeige! In einem Kleinbetrieb kann man nicht einfach unter dem Radar schwimmen. Doch wozu braucht man dann eine Zeiterfassung?

Was soll ein Kleinbetrieb mit einer riesigen Zeiterfassungsanlage?

Ein Kleinbetrieb besteht aus maximal zehn Mitarbeitern, die Vollzeit arbeiten. In der Tat macht es da keinen Sinn dein Unternehmen mit riesigen Zeiterfassungsterminals an allen Ein- und Ausgängen auszustatten. Wofür sollst du einen Haufen Geld für so eine Anlage ausgeben, die dann nur von zehn Leuten genutzt wird. Vielmehr braucht es ein System, das optimal auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen ausgelegt sowie kostengünstig ist und nicht viel Aufwand mit sich bringt. Optimal für die Zeiterfassung von Kleinbetrieben ist eine App, die die Mitarbeiter mit wenigen Klicks bedienen können. Somit benötigen deine Mitarbeiter einzig und allein ihr Smartphone. Es gibt keine Chipkarte oder Ähnliches, das schnell mal verlegt ist.

Ein kleines Unternehmen ist häufig ein Do-it-yourself-Business

In Mini-Unternehmen übernimmt der Chef häufig die Buchhaltung selbst. Umso wichtiger ist es, dass die Arbeitszeiterfassung zuverlässig, einfach und übersichtlich funktioniert. Alle Informationen müssen schnell einsehbar sein und sich in wenigen Minuten auswerten lassen. Für stundenlange Hin- und Her-Rechnereien ist einfach keine Zeit. Eine analoge Zeiterfassung kommt da eigentlich gar nicht in Frage. Denk nur mal an den ganzen Papierkram, der sortiert, zusammengerechnet und übertragen werden muss. Aus Angst vor zu hohen Kosten setzen aber dennoch viele Kleinbetriebe weiterhin auf eine Arbeitszeiterfassung in Papierform – und verschwenden ihre wertvolle Zeit.

zeiterfassung mit der absence.io app

Braucht ein Kleinbetrieb überhaupt eine Zeiterfassung?

Kommen wir noch einmal zur Frage vom Anfang dieses Artikels zurück. Wenn in einem kleinen Unternehmen so eine familiäre Atmosphäre herrscht, brauche ich dann eine Zeiterfassung? Die Antwort ist ein klares „Ja“! Gerade Kleinbetriebe sind auf eine Zeiterfassung der Arbeitszeiten angewiesen. Ist das Team sehr klein, müssen oft Stunden getauscht oder geschoben werden. Schließlich muss genug Personal für die Kunden da sein. Ist ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub, muss dafür ein anderer einspringen. Durch die Hin- und Herschieberei der Stunden ist eine Zeiterfassung unerlässlich. Ansonsten verlierst du als Chef aber auch deine Mitarbeiter schnell den Überblick.

Dazu kommt das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom Mai 2019, das die Arbeitnehmer – und damit auch Kleinbetriebe – zu einer Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet. Bislang reichte es aus, Überstunden zu dokumentieren, doch das ändert sich mit dem diesem Urteil. Bis wann die einzelnen EU-Staaten dies umgesetzt haben müssen, steht noch nicht fest. Aber was feststeht ist, dass die verpflichtende Zeiterfassung kommen wird.

Zeit ist Geld – auch für kleine Betriebe

Sind nicht viele Mitarbeiter da, darf umso weniger Zeit mit lästigem Papierkram und organisatorischen Aufgaben verschwendet werden. Die vorhandene Arbeitszeit muss möglichst effektiv genutzt werden. Stundenzettel in Papierform gehören da nicht dazu. Sie rauben Zeit und Nerven. Im stressigen Arbeitsalltag vergisst man schnell mal den Zettel auszufüllen. Dann muss man es später nachholen, weiß eventuell nicht mehr genau die Stundenanzahl oder verlegt am Ende noch den Zettel. Eine digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe bringt da Erleichterung. Sie lässt sich leichter in den Arbeitsalltag integrieren und kann auch nicht aus Versehen verlegt werden. Die Voraussetzung ist natürlich, dass sich die Software intuitiv bedienen lässt, so dass sich auch neue Kollegen schnell zurechtfinden. Wenn erst einmal drei Wochen für die Einführung in das Zeiterfassungs-Tool draufgehen, kannst du auch beim Papierkram bleiben.

Kleinbetrieb goes Zeiterfassungs-App

Du siehst: Eine digitale Zeiterfassung macht auch für kleine Unternehmen Sinn. Du musst auch gar nicht lang suchen, denn absence.io bietet eine Zeiterfassungs-App, die auf die Bedürfnisse von Kleinbetrieben ausgerichtet ist. Der Arbeitstag wird einfach mit einem Klick in der App gestartet, pausiert und beendet. Außerdem zahlst du nur genau für so viele Mitarbeiter, wie du beschäftigst. Die Zeiterfassungssoftware erstellt dir automatische Berichte über die Arbeitszeiten deiner Angestellten. Das erleichtert die Lohnabrechnung enorm! Bist du startklar? Dann teste jetzt die absence.io Software 30 Tage kostenlos.

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