Reembolso de Gastos de Viaje Digital: Cómo Simplifica Procesos, Supera Obstáculos y Aumenta la Satisfacción del Empleado

El reembolso de gastos de viaje no solo frustra a los empleados, sino que también carga a los departamentos de RRHH y contabilidad. Desde recibos perdidos hasta esperas interminables para el reembolso, todo el proceso puede ser una experiencia dolorosa.

Como expertos en seguimiento de ausencias y tiempo, el tema del reembolso de gastos de viaje es crucial para nosotros. En nuestra búsqueda por agregar nuevas funciones a nuestro software y brindar un mejor servicio a nuestros clientes, quedó claro rápidamente que queríamos integrar una solución digital para el reembolso de gastos de viaje en nuestra aplicación.

Queremos compartir con ustedes los argumentos que más nos convencieron durante este proceso en este blog.

Los «remitentes» enfrentan los siguientes obstáculos con el reembolso de gastos de viaje analógico o «rudimentariamente digital» (piensa en «Excel»).

Para los remitentes, la odisea comienza al encontrar la plantilla de gastos de viaje adecuada. Los empleados que viajan con poca frecuencia a menudo pasan mucho tiempo buscando el documento correcto, lo que puede convertirse en una especie de «búsqueda del tesoro» hasta que finalmente encuentran la plantilla.

Solución:

Con software o una aplicación, esta búsqueda se elimina por completo. Abres la aplicación y, con un solo clic, obtienes el formulario necesario.

Un problema clásico es encontrar los recibos. El viaje de negocios ha terminado y comienza la expedición. ¿Dónde está la factura del billete de tren? ¿Dónde puse el recibo del taxi? ¿Dónde está el recibo de la cena?

Cuesta nervios, tiempo y dinero.

Solución:

Este problema puede resolverse con una aplicación móvil. Los viajeros de negocios pueden enviar todos los recibos sobre la marcha. La factura del billete de tren se puede subir como PDF, el recibo del taxi como una foto. La cena pagada con una tarjeta de crédito de la empresa se crea directamente como un gasto en la aplicación.

Las pautas cambian, tanto las pautas internas de la empresa como las legales. Aquellos que todavía trabajan con plantillas de gastos de viaje se encuentran rápidamente en problemas. A medida que cambian las pautas, no solo deben actualizarse todas las plantillas, sino que también se debe asegurar que todos los empleados estén utilizando las versiones actuales. Para el remitente, esto a menudo resulta en un error molesto. Utilizan la plantilla antigua, creando el doble de trabajo y retrasando el reembolso.

Solución:

Una solución de software resuelve casi por completo este problema. A medida que cambian las pautas, todo se actualiza en consecuencia y de forma central en el software. Usar la aplicación evita la situación de usar una plantilla incorrecta.

Los procesos analógicos llevan tiempo. Esto es cierto no solo para el reembolso de gastos de viaje, sino que es uno de los principales argumentos a favor de la digitalización en general.

Los retrasos se vuelven particularmente frustrantes cuando involucran dinero, especialmente el propio. Los gastos de viaje y las dietas son costos que el empleado efectivamente adelanta al empleador. El hecho en sí es un desafío, y cada día de espera lo hace más desagradable.

Solución:

Las aplicaciones y el software aceleran significativamente el proceso. La búsqueda de plantillas se elimina. Buscar y enviar recibos es mucho más rápido con una aplicación. El supervisor responsable recibe una notificación inmediata, puede revisar el informe de gastos y aprobarlo. Contabilidad tiene todo de forma compacta y digital y puede reembolsar los costos.

El departamento de RRHH también lucha con los procesos antiguos. Las soluciones digitales pueden simplificar y agilizar estos procesos.

Un reembolso de gastos de viaje analógico es principalmente lento. RRHH espera los recibos, que luego deben revisar, clasificar y procesar individualmente. Esto no solo lleva a retrasos en el reembolso, sino que también ocupa mucho tiempo que podría utilizarse de manera más sabia por RRHH.

Solución:

Un reembolso de gastos de viaje digital acorta el esfuerzo de tiempo a través de procesos más eficientes. Todos los recibos pueden ser enviados digitalmente por los viajeros en el camino. Esto no solo previene el tiempo de espera, sino que también reduce el esfuerzo de clasificación, revisión y procesamiento. Esto libera mucho tiempo, ahorra dinero y evita nervios.

Los procesos analógicos no solo son largos, sino también propensos a errores. La entrada manual de datos siempre implica un riesgo. Esto incluye errores de cálculo, información faltante, etc.

Solución:

El software y las aplicaciones reducen significativamente el riesgo de errores. La aplicación se encarga de los cálculos, los recibos se leen automáticamente y el software emite un mensaje de error si algo falta o es incorrecto.

El papel puede perderse, especialmente cuando hay mucho. Los recibos físicos, formularios, etc., tienden a desaparecer. Esto puede llevar a dificultades menores pero también masivas.

Solución:

Digitalmente, todo está bien preservado, especialmente al usar software como absence.io, que opera con los más altos estándares de seguridad. Esto elimina la preocupación por la desaparición de documentos. Además, usar la función de búsqueda facilita mucho encontrar cosas.

Mucho papel requiere mucho espacio. Las oficinas de los departamentos de RRHH están repletas.

Solución:

Lo digital requiere poco espacio.

Al igual que para los empleados, adherirse a las pautas internas y externas es un factor crucial para RRHH. Revisar las tarifas diarias, las deducciones fiscales y otras regulaciones puede ser un desafío en el mundo analógico cuando las cosas cambian, se contratan nuevos empleados o simplemente no se recuerda una regulación.

Solución:

Un reembolso de gastos de viaje digital elimina en gran medida este problema. El software idealmente sabe todo. No solo calcula las tarifas diarias, sino que también alerta tanto a los remitentes como a RRHH y contabilidad sobre cualquier cosa que falte o sea incorrecta.

En el entorno laboral actual, el reembolso de gastos de viaje analógico está al mismo nivel que las guías telefónicas, las máquinas de fax y los archivadores. Necesita desaparecer.

El proceso analógico es largo, propenso a errores, inseguro, molesto, complicado y costoso. Una solución digital resuelve problemas antiguos, de manera sencilla y asequible.

Estos argumentos nos han convencido en absence.io para integrar el reembolso de gastos de viaje en nuestro software, ya que complementa y extiende óptimamente nuestro portafolio de productos.

Si aún estás luchando a través de laberintos de archivadores y escritorios desordenados buscando formularios y recibos, si aún estás persiguiendo a tus empleados o lidiando con regulaciones legales: Ven a nosotros.

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Imagen principal de Alexander Grey