Digitale Reisekostenerstattung: Wie sie Prozesse verschlankt, Hürden bewältigt und die Mitarbeiterzufriedenheit steigert

Ein Haufen Papier zur Reisekostenabrechnung auf einem Schreibtisch

Die Reisekostenerstattung nervt nicht nur Angestellte, sondern auch Personalabteilung und Buchhaltung. Vom Verschwinden von Belegen bis zu endlosen Wartezeiten auf die Erstattung ist der ganze Prozess ein einziger Leidensweg. 

Für uns, als Abwesenheits- und Zeiterfassungsexperten, ist das Thema Reisekostenerstattung kein unwichtiges. Auf der Suche nach neuen Features für unsere Software und einen noch besseren Service für unsere Kunden, war für uns schnell klar, dass wir eine Lösung zur digitalen Reisekostenerstattung in unsere App integrieren möchten. 

Welche Argumente uns vor und während dieses Prozesses am meisten überzeugt haben, möchten wir in diesem Blogpost mit euch teilen.

Reisekostenerstattung: Die Challenges für Mitarbeitende

Mit den folgenden Hürden haben die “Einreicher” bei analoger oder “rudimentär-digitaler” Reisekostenerstattung (Stichwort “Excel”) am meisten zu kämpfen.

Wo ist die Vorlage?

Für die “Einreicher” beginnen die Strapazen bereits mit dem Suchen der entsprechenden Reisekostenvorlage. Gerade Mitarbeiter, die nur selten beruflich Reisen, suchen oft lange nach dem entsprechenden Dokument. Das entwickelt sich oft zu einer Art “Schnitzeljagd”, bis die Vorlage endlich gefunden ist.

Lösung: 

Mit einer Software bzw. App entfällt diese Suche komplett. Man öffnet die App und mit nur einem Klick das notwendige Formular.

Wo sind die Belege?

Ein echter Klassiker ist das Suchen der Belege. Die Geschäftsreise ist vorbei und die Expedition beginnt. Wo ist die Rechnung für das Zugticket? Wo habe ich die Taxiquittung hin? Wo ist der Bewirtungsbeleg vom Abendessen? 

Das kostet Nerven, Zeit und Geld. 

Lösung:

Mit einer mobilen App lässt sich dieses Problem lösen. Geschäftsreisende können alle Belege schon unterwegs einreichen. Die Rechnung vom Zugticket lässt sich als PDF, die Taxiquittung als Foto hochladen. Das Abendessen wird mit der Firmenkreditkarte bezahlt und durch die Zahlung direkt eine Ausgabe in der App erstellt. 

Wie sind die aktuellen Richtlinien?

Richtlinien ändern sich, sowohl die unternehmensinternen als auch die gesetzlichen. Wer noch mit Reisekostenvorlagen arbeitet kommt hier schnell in die Bredouille. Ändern sich Richtlinien, müssen nicht nur alle Vorlagen aktualisiert werden. Es muss vor allem sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter die aktuellen Versionen benutzen. Für den Einreicher entsteht hier nicht selten ein ärgerlicher Fehler. Er verwendet die alte Vorlage. Dadurch entsteht doppelter Arbeitsaufwand und zeitliche Verzögerung bei der Erstattung. 

Lösung: 

Eine Softwarelösung löst dieses Problem nahezu gänzlich. Ändern sich Richtlinien, wird in der Software alles entsprechend und zentral aktualisiert. Durch das Verwenden der App kann für den Einreicher die Situation der falschen Vorlage nicht entstehen.

Wo bleibt mein Geld?

Analoge Prozesse dauern. Das gilt nicht nur für die Reisekostenerstattung und ist eines der Hauptargumente für die Digitalisierung im Allgemeinen.
Besonders ärgerlich wird eine Verzögerung dann, wenn es um Geld geht, vor allem das eigene. Reisekosten und Spesen sind Ausgaben, die der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber quasi privat auslegt. Die Tatsache an sich ist schon schwierig und jeder Tag warten, macht die Sache unangenehmer. 

Lösung: 

App und Software beschleunigen den Prozess erheblich. Das Suchen der Vorlage fällt weg. Das Suchen und Einreichen der Belege läuft mit einer App deutlich zügiger ab. Der zuständige Vorgesetzte bekommt direkt eine Benachrichtigung, kann die Abrechnung prüfen und freigeben. Die Buchhaltung hat alles kompakt und digital vorliegen und kann die Kosten erstatten.

Reisekostenerstattung: Die Challenges für HR

Auch die Personalabteilung hat mit alten Prozessen zu kämpfen. Digitale Lösungen können diese vereinfachen und verschlanken. 

Warum dauert das so lange? 

Eine analoge Reisekostenerstattung ist in erster Linie langsam. Die Personalabteilung wartet auf Belege, welche sie dann einzeln prüfen, sortieren und verarbeiten muss. Das führt nicht nur zu Verzögerungen in der Erstattung, sondern bindet sehr viele zeitliche Kapazitäten, die von der Personalabteilung sinnvoller genutzt werden könnten. 

Lösung: 

Eine digitale Reisekostenerstattung verkürzt den Zeitaufwand durch effizientere Prozesse. Alle Belege können von den Reisenden bereits auf dem Weg digital eingereicht werden. Das verhindert nicht nur die Wartezeit, sondern reduziert auch den Sortier-, Prüfungs- und Verarbeitungsaufwand. Das schaufelt sehr viel Zeit frei, spart Geld und Nerven. 

Da stimmt was nicht…

Analoge Prozesse sind nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Die manuelle Eingabe von Daten birgt immer ein Risiko. Dazu kommen Rechenfehler, fehlende Informationen usw. 

Lösung:

Software und App reduzieren das Fehlerrisiko erheblich. Das Rechnen übernimmt die App, Belege werden automatisch ausgelesen und die Software spuckt eine Fehlermeldung aus, sollte irgendetwas fehlen oder falsch sein.

Wo ist …?

Papier kann verloren gehen, vor allem wenn man viel davon hat. Physische Belege, Formulare und Co. verschwinden gerne. Das kann zu kleinen aber auch massiven Schwierigkeiten führen. 

Lösung:

Digital ist alles gut aufgehoben, vor allem wenn es sich um eine Software – wie absence.io – handelt, die mit den höchsten Sicherheitsstandards arbeitet. Damit verschwindet die Sorge von verschwindenden Dokumenten. Dazu kommt, dass sich über die Suchfunktion Dinge deutlich einfacher finden lassen.

Ich glaube, wir brauchen ein größeres Büro.

Viel Papier braucht viel Platz. Die Büros der Personalabteilung platzen aus allen Nähten. 

Lösung:

Digitales braucht wenig Platz.

Stimmt das so?

Genau wie für die Angestellten, ist auch für die Personalabteilung das Einhalten von internen und externen Richtlinien ein entscheidender Faktor. Die Überprüfung von Spesensätzen, steuerlichen Absetzbarkeiten und anderen Vorgaben kann sich in der analogen Welt als schwierig erweisen, wenn sich Dinge ändern, neue Mitarbeiter eingestellt werden oder man eine Regelung schlicht nicht im Kopf hat. 

Lösung:

Eine digitale Reisekostenerstattung nimmt euch dieses Problem größtenteils ab. Die Software weiß im Idealfall alles. Sie rechnet nicht nur die Spesensätze aus, sondern weist sowohl Einreicher als auch Personalabteilung und Buchhaltung auf alles hin, das fehlt oder falsch ist. 

Die Software zur Reisekostenabrechnung von absence.io auf Laptop, Smartphone und Tablet (iOS und Android).

Fazit: Die digitale Reisekostenerstattung ist ein Gamechanger

In der heutigen Arbeitswelt ist die analoge Reisekostenerstattung auf einer Ebene mit Telefonbuch, Fax und Aktenschrankwänden. Sie muss verschwinden.

Der analoge Prozess ist langwierig, fehleranfällig, unsicher, nervig, kompliziert und teuer. Eine digitale Lösung löst alte Probleme, unkompliziert und günstig. 

Diese Argumente haben uns bei absence.io davon überzeugt, die Reisekostenerstattung in unsere Software zu integrieren. Sie ergänzt und erweitert unser Produktportfolio optimal. 

Wenn du dich auf der Suche nach Formularen und Belegen noch durch Schranklabyrinthe und überfüllte Schreibtische kämpfst, wenn du noch deinen Mitarbeitern hinterher läufst oder mit rechtlichen Vorgaben haderst: Komm zu uns. 
Wir helfen dir bei der Implementierung einer digitalen Reisekostenerstattung und nehmen dir eine Menge Arbeit ab.
Vereinbare einfach einen unverbindlichen und kostenlosen Beratungstermin mit uns und wir sehen uns die Sache genauer an.

Hero-Bild von Alexander Grey

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