Hybride Arbeitsmodelle

Sowohl das Arbeiten im Büro als auch das Arbeiten von Zuhause aus bringen Vor- und Nachteile mit sich, die unterschiedlich gewichtet werden können. Dabei ist ein Trend hin zu einer Hybriden Arbeitsform zu vermerken. Ziel dabei ist, durch das individuelle Kombinieren von Arbeiten im Office und im Homeoffice, die Vorteile beider Arbeitsformen auszunutzen. Allerdings kann die halbmobile Arbeitsform auch Nachteile und neue Herausforderungen mit sich bringen und individuell für Arbeitnehmer funktionieren oder eben nicht wünschenswert sein. Dabei gibt es einige Faktoren zu beachten um die Umsetzung der Kombination von mobilen, halbmobilen und bürobasiertem Arbeiten bestmöglich umzusetzen. 

Flexibilität

Um ein flexibles Arbeitsmodell zu schaffen, das allen Ansprüchen gerecht wird und dennoch genug Platz für die individuellen Bedürfnisse und Lebenssituationen lässt, müssen einige Grundsätze aufgestellt werden. So sollte einheitlich geklärt werden, ob es eine Anwesenheitspflicht zu bestimmten Kernzeiten im Büro gibt oder wie viele Präsenztage mindestens sinnvoll sind. Wie sieht es mit festen Meetings und Events aus? Soll den Arbeitnehmern unternehmensweit eine Regelung vorgeschrieben werden oder können diese individuell nach ihren Vorlieben entscheiden? Sollen nur bestimmte Teams oder Abteilungen weiterhin Homeoffice haben?

Tipps für die Umsetzung eines hybriden Arbeitsmodells:

Vertrauen ist und bleibt das A und O für Homeoffice. Der Arbeitnehmer muss seine Aufgaben von zu Hause aus genauso gut und schnell wie aus dem Office erfüllen können und dies auch nachweisen. So kommt man durch vermehrtes Homeoffice in vielen Unternehmen zum Ergebnis, dass dieser Vertrauensvorschuss vom Arbeitnehmer sehr geschätzt wird und Aufgaben teilweise sogar effizienter und schneller erledigt werden. Die Flexibilität schafft dabei viele Vorteile für den Arbeitnehmer, die ebenfalls zu Gunsten des Unternehmens auszulegen sind. Die Anforderungen an Produktivität und Erreichbarkeit sollte dabei allerdings gleich zu Beginn klar kommuniziert werden, um Missverständnisse und Ausfälle vorzubeugen.

Um Homeoffice zu ermöglichen, müssen natürlich zunächst die digitalen Vorrichtungen und Kommunikationsmedien gestellt werden. Nur mit geeigneten Technologien können effektive hybride Meetings garantiert werden. Es sollte geregelt werden welche Tools und welche Software verwendet werden, um in Kontakt zu bleiben und Meetings abzuhalten. Dabei müssen auch bestimmte Prozesse in der Entscheidungsfindung und Absprache neu durchdacht werden und gerade die nicht ständige Erreichbarkeit der Kollegen mit einbezogen werden. 

Gerade wenn sich das Team nicht täglich im Büro begegnet, sei es nur für einen kurzen Tratsch an der Kaffeemaschine, einer Verabredung zum Mittagessen oder zu einem Gespräch des Sitznachbarn muss darauf geachtet werden, dass die Kommunikation zwischen den Team-Mitgliedern aufrecht erhalten bleibt.  Im Büro ist es einfach seinen Kollegen kurz nach seiner Meinung zu fragen, im Homeoffice muss dies digital gelöst werden. Ein täglicher, kurzer Anruf innerhalb des Teams, um abzuklären an was gerade gearbeitet wird und ob Unterstützung benötigt wird, kann dabei vorerst Abhilfe verschaffen. Allerdings kann die soziale Komponente und der Erhalt des Zusammenhalts des Teams und die gegenseitige Unterstützung der Kollegen nicht vollständig digital ersetzt werden. Die alltägliche Interaktion ist ein wichtiger Bestandteil im Team um effizient zusammenzuarbeiten und sollte weiterhin vermehrt gefördert werden. Um dem entgegenzuwirken, sollten Bürotage möglich bleiben und auch regelmäßig angenommen oder sogar vorgeschrieben werden. In unserem Team erweist es sich als sinnvoll ungefähr die Hälfte der Zeit im Homeoffice zu arbeiten und die andere Hälfte im Office. Nach der Langen Homeoffice Zeit während der Lockdowns kann es aber auch für einige Mitarbeiter wünschenswert täglich ins Büro zu kommen, dies sollte individuell besprochen und offen behandelt werden. Vor allem sollte sollte auch auf neue Teammitglieder besonders geachtet werden und die Einarbeitung Remote möglichst integrativ gestaltet werden.

Die zuvor erwähnten Vorteile durch Flexibilität von Homeoffice steigern dabei oftmals die Zufriedenheit und Motivation der Arbeitnehmer. Es wird scheinbar einfacher Privatleben und Arbeitsalltag unter einen Hut zu bringen und dies effizient zu verbinden. Damit Hand in Hand geht auch, dass die Autonomie durch Eigenverantwortung im Team gefördert wird, allerdings muss dabei darauf geachtet werden, dass trotzdem genügend Absprachen und Team-Kontakt bestehen bleibt. Trotz ständiger Erreichbarkeit im Privaten, sollte auf einen klaren Arbeitsbeginn und Feierabend geachtet werden, auch wenn der Arbeitsplatz in die eigenen vier Wände verlegt wurde. Dazu sollten klare Kernarbeitszeiten, in denen die Mitarbeiter erreichbar sein müssen festgestellt werden, die ebenfalls als grober Zeitrahmen dienen können. In diesen Zeiträumen sollten dementsprechend auch Video-Calls und Meetings abgehalten werden. 

Gemeinsame Lösung

Wenn hybrides Arbeiten richtig umgesetzt wird und dabei darauf geachtet wird, dass klare Absprachen bestehen und die Kommunikation erhalten bleibt, scheint das Arbeitsmodell eine ideale Lösung um mehr Flexibilität für unterschiedliche Lebensumstände zu ermöglichen. Die positive Auswirkung auf die Leistung und Motivation der Mitarbeiter und das Abdecken der individuellen Bedürfnisse scheint hier mit die größte Stärke zu sein. 

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* Die Nennung nur eines Geschlechts dient hier rein dem Lesefluss. Wir möchten aber darauf hinweisen, dass wir alle Geschlechter (m/w/d) ansprechen und miteinbeziehen wollen.

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Checkliste: Das sollte deine Software draufhaben

1. Anwesenheitszeiten erfassen

Selbstverständlich sollte im Homeoffice die Arbeitszeit richtig erfasst werden. Dabei geht es nicht nur darum, den Mitarbeiter zu „kontrollieren“. Arbeiten im Homeoffice bedeutet auch oft, dass sich Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit freier einteilen. Nachmittags zum Sport und dafür abends noch ein paar Stündchen nachholen? Kein Problem im Homeoffice. Umso wichtiger wird hier aber die korrekte Zeiterfassung. Für Mitarbeiter ergibt sich hieraus auch der Vorteil, dass sie den Überblick über ihre Arbeitszeiten behalten: Denn so manch einer tendiert dazu, im Homeoffice eher mehr als weniger zu arbeiten. Kurzum: Eine zuverlässige Erfassung der Anwesenheitszeiten bringt mehr Transparenz für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

2. Berichte für Lohnabrechnung erstellen

Der Traum eines jeden Buchhalters: automatische und übersichtliche Berichte über die geleisteten Arbeitsstunden. Genau das machen viele Zeiterfassungssoftwares und erleichtern damit die Lohnabrechnung enorm. Diese Funktion sollte also jede gute Software enthalten!

3. Kontrolle über Überstunden behalten

Nach dem Arbeitszeitgesetz müssen Überstunden grundsätzlich aufgezeichnet werden (ArbZG §16 Abs.2). Optimal ist, wenn deine Software Überstunden aber nicht nur dokumentiert, sondern Mitarbeiter auch darüber informiert. Manche Apps verschicken beispielsweise E-Mails an Mitarbeiter, die einen bestimmten Grenzwert an Überstunden überschreiten.

4. Flexiblen Zeitplan erstellen

Ein Zeitplan für jeden Mitarbeiter ist für das Arbeiten im Homeoffice besonders wichtig. Wenn man keinen Blick mehr auf den Arbeitsplatz neben sich werfen kann, um zu sehen, ob der Kollege da ist, wird es mit der Absprache manchmal schwierig. Mit einem Zeitplan weiß jeder genau, wann der andere verfügbar ist und das Arbeiten lässt sich viel einfacher koordinieren. Mindestens genauso wichtig: Der Zeitplan sollte vom Admin jederzeit flexibel geändert werden können. Arbeitszeiten sind schließlich nicht mehr in Stein gemeißelt.

5. Abwesenheiten auf einen Blick haben

Nicht nur Arbeitszeiten, auch Abwesenheiten sollten korrekt erfasst werden. Für Kollegen und Vorgesetzte ist es immer wichtig zu wissen, ob und warum ein Mitarbeiter nicht da ist. Ist er im Urlaub? Krank? Oder gerade auf Geschäftsreise? In einer guten Software zur Zeiterfassung sollte also jeder Mitarbeiter seine Abwesenheiten und (viel wichtiger) auch den Grund für seine Abwesenheit eintragen können.

6. Keep it simple!

Bei allem, was eine Software zur Zeiterfassung so können muss, sollte sie doch immer noch eines sein: einfach! Es ist keine Erleichterung für deinen Mitarbeiter, wenn er seinen Arbeitstag im Homeoffice beginnen will und erst einmal tausend Klicks machen muss, um seine Zeiterfassung zu starten. Die App sollte also für jeden leicht und intuitiv zu bedienen sein.

Auf der Suche nach der passenden Software?

Dürfen wir vorstellen? Die Software, die du suchst und die alle wichtigen Funktionen (und noch mehr) erfüllt heißt absence.io. Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Personalverwaltung waren noch nie so einfach!

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