Zeiterfassung im Homeoffice per App: Das sollte eine Software können!

Zeiterfassung im Homeoffice mit einer Software

Homeoffice: Das steht für gleichzeitig E-Mails checken und Wäsche waschen, für endlich mal ohne Unterbrechungen arbeiten, für weniger Pendeln – und für „Wie sollen wir denn jetzt die Arbeitszeit erfassen?“ Ganz einfach: mit einer Software. Nur mit welcher? Das ist dir überlassen. Damit aber alles reibungslos funktioniert, sollte deine Software auf jeden Fall folgende Punkte erfüllen!

Checkliste: Das sollte deine Software draufhaben

1. Anwesenheitszeiten erfassen

Selbstverständlich sollte im Homeoffice die Arbeitszeit richtig erfasst werden. Dabei geht es nicht nur darum, den Mitarbeiter zu „kontrollieren“. Arbeiten im Homeoffice bedeutet auch oft, dass sich Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit freier einteilen. Nachmittags zum Sport und dafür abends noch ein paar Stündchen nachholen? Kein Problem im Homeoffice. Umso wichtiger wird hier aber die korrekte Zeiterfassung. Für Mitarbeiter ergibt sich hieraus auch der Vorteil, dass sie den Überblick über ihre Arbeitszeiten behalten: Denn so manch einer tendiert dazu, im Homeoffice eher mehr als weniger zu arbeiten. Kurzum: Eine zuverlässige Erfassung der Anwesenheitszeiten bringt mehr Transparenz für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

2. Berichte für Lohnabrechnung erstellen

Der Traum eines jeden Buchhalters: automatische und übersichtliche Berichte über die geleisteten Arbeitsstunden. Genau das machen viele Zeiterfassungssoftwares und erleichtern damit die Lohnabrechnung enorm. Diese Funktion sollte also jede gute Software enthalten!

3. Kontrolle über Überstunden behalten

Nach dem Arbeitszeitgesetz müssen Überstunden grundsätzlich aufgezeichnet werden (ArbZG §16 Abs.2). Optimal ist, wenn deine Software Überstunden aber nicht nur dokumentiert, sondern Mitarbeiter auch darüber informiert. Manche Apps verschicken beispielsweise E-Mails an Mitarbeiter, die einen bestimmten Grenzwert an Überstunden überschreiten.

Arbeitszeiterfassung im Homeoffice einfach gestalten

4. Flexiblen Zeitplan erstellen

Ein Zeitplan für jeden Mitarbeiter ist für das Arbeiten im Homeoffice besonders wichtig. Wenn man keinen Blick mehr auf den Arbeitsplatz neben sich werfen kann, um zu sehen, ob der Kollege da ist, wird es mit der Absprache manchmal schwierig. Mit einem Zeitplan weiß jeder genau, wann der andere verfügbar ist und das Arbeiten lässt sich viel einfacher koordinieren. Mindestens genauso wichtig: Der Zeitplan sollte vom Admin jederzeit flexibel geändert werden können. Arbeitszeiten sind schließlich nicht mehr in Stein gemeißelt.

5. Abwesenheiten auf einen Blick haben

Nicht nur Arbeitszeiten, auch Abwesenheiten sollten korrekt erfasst werden. Für Kollegen und Vorgesetzte ist es immer wichtig zu wissen, ob und warum ein Mitarbeiter nicht da ist. Ist er im Urlaub? Krank? Oder gerade auf Geschäftsreise? In einer guten Software zur Zeiterfassung sollte also jeder Mitarbeiter seine Abwesenheiten und (viel wichtiger) auch den Grund für seine Abwesenheit eintragen können.

6. Keep it simple!

Bei allem, was eine Software zur Zeiterfassung so können muss, sollte sie doch immer noch eines sein: einfach! Es ist keine Erleichterung für deinen Mitarbeiter, wenn er seinen Arbeitstag im Homeoffice beginnen will und erst einmal tausend Klicks machen muss, um seine Zeiterfassung zu starten. Die App sollte also für jeden leicht und intuitiv zu bedienen sein.

Auf der Suche nach der passenden Software?

Dürfen wir vorstellen? Die Software, die du suchst und die alle wichtigen Funktionen (und noch mehr) erfüllt heißt absence.io. Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Personalverwaltung waren noch nie so einfach!

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