Einarbeitung Remote – So integrierst du neue Mitarbeitende

Remote Onboarding – ein Thema, das uns aufgrund der Pandemie mehr beschäftigt denn je. Dennoch scheitern viele Unternehmen an der digitalen Umsetzung und an der mangelnden Vorbereitung des neuen Kollegen*. Aber was genau brauchen wir eigentlich für eine reibungslose Integration des Onboardees? Wir zeigen, wie wichtige Phasen der Einarbeitung aussehen könnten und geben Tipps für ein erfolgreiches virtuelles Onboarding.

Das Preboarding

Wer glaubt, dass bis zum ersten Arbeitstag erstmal nichts getan werden muss, der hat sich ziemlich getäuscht. Das Onboarding beginnt schon vor dem offiziellen Start. Schließlich soll der neue Kollege sich am ersten Arbeitstag nicht denken „Und was jetzt?“. Deshalb ist es besonders wichtig, dass die nötige Hardware bereits vorab und vollständig eingerichtet beim Onboardee angekommen ist. In einem kurzen Gespräch, einer Grußkarte oder einer Videobotschaft des Teams können wir den neuen Mitarbeiter willkommen heißen und ihm mitteilen, wann und wie der erste Tag starten wird. Vergessen wir dabei nicht, das vorhandene Meeting Tool kurz zu erklären, damit der Kollege sich gleich zu Beginn und ohne Probleme in die online Meetings einloggen kann. Denn…nicht jeder hat in der Vergangenheit schon einmal mit einer Video Meeting Software gearbeitet. Vielleicht gibt es vorab ja auch ein online Team Event oder ein firmeninternes Meeting, dann können wir den neuen Kollegen dazu einladen. Das schafft gleich ein Gefühl des Willkommen-Seins. 

Der erste Arbeitstag

Heute dreht sich alles um das Ankommen. Ankommen allerdings nicht im Büro, nicht am zukünftigen Arbeitstisch, sondern ankommen in einer neuen, digitalen Umgebung. Das bedeutet allerdings nicht, dass remote weniger auf den neuen Kollegen zugegangen werden muss als in Persona – ganz im Gegenteil! Der erste Tag ist besonders wichtig, um den Onboardee an das Unternehmen, sein Team und die Unternehmenskultur heranzuführen. Starten wir also mit einem ersten online Termin.

Zum Glück hat unser neuer Mitarbeiter bereits im Preboarding alle nötigen Informationen und Zugänge erhalten und kann sich ganz entspannt zum Meeting anmelden. Hier wird der Onboardee seinen Kollegen offiziell vorgestellt und er selbst hat die Möglichkeit das Team näher kennenzulernen. Nach der Einführung in das Team ist ein Meeting mit dem Vorgesetzten sehr hilfreich, um dem neuen Mitarbeiter fachlich auf das Onboarding vorzubereiten. Nachdem unser Onboardee sein Team und die Ziele seiner Aufgaben kennt, möchten wir ihm noch die nötigen Zugänge für alle weiteren Tools geben. Eine Einarbeitung remote erfordert schließlich eine umfassende digitale Infrastruktur. Daher achten wir darauf, dass der neue Kollege bereits am ersten Tag alle erforderlichen Zugänge von der IT erhält. 

Neuer Kollege stellt sich vor

Hier haben wir noch ein paar Tipps

  • Buddy Programme sind eine hervorragende Methode, um den neuen Mitarbeitenden sozial in das Unternehmen zu integrieren. So erhält der Onboardee einen bestehenden Mitarbeiter als zusätzliche Ansprechperson, wenn es um Fragen rund um Firma, Firmenkultur und Mitarbeiter geht. Denn wer kann besser die Unternehmenskultur vermitteln und neue Teams vorstellen als ein bestehender Kollege? 
  • Wir möchten, dass unser neuer Mitarbeiter so viele Kollegen wie möglich kennenlernt. Was im Büro ganz natürlich an der Kaffeemaschine oder in der Gemeinschaftsküche passiert, verlagern wir jetzt in die Digitalwelt. Also planen wir für unseren Onboardee regelmäßig Termine für virtuelle Meetings. Das können zum Beispiel Coffee Dates, digitale Mittagessen mit Kollegen oder online Events für ein After-Work-Drink sein. 
  • Während des Onboarding Prozesses ist die Kommunikation mit dem Onboardee besonders wichtig. Mit regelmäßigen Austausch-Calls können wir den neuen Mitarbeiter nach seiner Zufriedenheit mit dem Onboardingprozess befragen und offene Fragen klären.
  • Wie wir schon wissen, brauchen wir eine digitale Infrastruktur. Intuitive Softwareprogramme helfen dabei tägliche Unternehmensprozesse auch aus der Ferne zu beherrschen und schaffen Transparenz für den Mitarbeiter. Aber die nötigen Zugänge zu diesen Tools bereitzustellen, reicht allein nicht aus. Denn einen Account zu haben, bedeutet nicht automatisch das System auch zu verstehen. Noch dazu kann der neue Kollege sich remote nicht eben mal zum Teamkollegen umdrehen und fragen, wo denn nun der Urlaub eingetragen wird oder wie ein Antrag für Reisekosten erstellt werden kann. Mit organisierten Training-Sessions helfen wir dem neuen Mitarbeiter die wichtigsten Unternehmenssoftwares zu verstehen und in Zukunft eigenständig anzuwenden.

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* Die Nennung nur eines Geschlechts dient hier rein dem Lesefluss. Wir möchten aber darauf hinweisen, dass wir alle Geschlechter (m/w/d) ansprechen und miteinbeziehen wollen.