Ab dem 1. Januar 2027 ändert sich für Unternehmen in Deutschland Entscheidendes: Bestimmte personal- und entgeltrelevante Unterlagen müssen verpflichtend digital geführt werden. Doch bedeutet das automatisch das Aus für die Papierakte? Und brauchen Unternehmen jetzt zwingend eine digitale Personalakte? In diesem Artikel klären wir, was wirklich gesetzlich vorgeschrieben ist – und was nicht. Wir haben 10 Fragen und 10 Antworten.
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte ist die elektronische Form der klassischen Personalakte, in der relevante Mitarbeiterdokumente zentral, strukturiert und digital gespeichert und verwaltet werden können. Sie ersetzt Papierakten oder hybride Ablagestrukturen und ermöglicht schnellen Zugriff, transparente Strukturen und revisionssichere Archivierung.
Ab wann gilt die digitale Pflicht?
Ab dem 1. Januar 2027 müssen in Deutschland bestimmte personal- und entgeltbezogene Unterlagen ausschließlich digital geführt und verfügbar sein. Die bis dahin mögliche hybride oder papierbasierte Ablage erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nach diesem Datum nicht mehr.
Gilt die Pflicht für die gesamte Personalakte?
Nein. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, jede einzelne Personalakte komplett digital zu führen, gibt es aktuell nicht.
Rechtlich verbindlich ist die digitale Führung bestimmter entgelt- und sozialversicherungsrelevanter Unterlagen (z. B. Entgeltabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise). Vollständig digital zu arbeiten ist zwar praktisch notwendig, rechtlich aber nicht ausdrücklich für jede Akte vorgeschrieben.
Welche gesetzlichen Grundlagen gibt es?
Die Verpflichtung ergibt sich aus mehreren rechtlichen Regelwerken:
- Beitragsverfahrensverordnung (BVV) – § 8 Abs. 2 schreibt vor, dass Entgeltunterlagen vollständig digital geführt und verfügbar sein müssen.
- 7. Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IV) – baut den Rahmen weiter aus und schafft die Grundlage dafür, dass digitale Unterlagen ab 2027 der Standard sind.
- Zusätzlich spielt die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) eine wichtige Rolle. Dieses Verfahren der Deutschen Rentenversicherung ermöglicht es, entgelt- und sozialversicherungsrelevante Daten digital zu übermitteln und zu prüfen. Ab 2027 erfolgt die Prüfung verpflichtend auf digitaler Grundlage – papierbasierte Entgeltunterlagen reichen dafür nicht mehr aus.
Diese Regelungen zielen darauf ab, dass Daten komplett digital verfügbar, prüfbar und revisionssicher archiviert werden.
Welche Dokumente sind betroffen?
Verpflichtend digital geführt werden müssen insbesondere entgelt- und sozialversicherungsbezogene Unterlagen wie:
- Dokumente zur Beschäftigungsform (z. B. Werkstudent, geringfügige Beschäftigung)
- Entgeltabrechnungen
- Mitglieds- und Nachweisdokumente der Krankenkasse
- Sozialversicherungsnachweise
- Meldungen zur Versicherungspflicht/-freiheit
Gibt es eine Übergangsfrist?
Tatsächlich befinden wir uns schon in der Übergangsfrist. Diese endet am 31.12.2026.
Warum wird die digitale Pflicht so umgesetzt?
Ziel ist es, HR-Prozesse effizienter und prüfungssicherer zu machen, die Bereitstellung relevanter Unterlagen bei Betriebs- oder Sozialversicherungsprüfungen zu erleichtern und organisatorische Risiken zu reduzieren. Viele Unternehmen nutzen diese Notwendigkeit, um ihre HR-Strukturen nachhaltig zu modernisieren.
Welche Konsequenzen drohen bei Nicht-Erfüllung?
Unternehmen, die die digitalen Vorgaben ab 2027 nicht erfüllen, können bei Betriebsprüfungen Probleme bekommen, etwa:
- erschwerte Prüfungsprozesse
- erhöhter Aufwand bei Bereitstellung analoger Unterlagen
- eventuelle Beanstandungen durch Sozialversicherungsträger oder Finanzbehörden
Muss ein Unternehmen deshalb zwangsläufig eine vollständige digitale Personalakte einführen?
Rechtlich nicht zwingend — aber praktisch ist sie oft der effektivste Weg, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Ein digitales System bietet neben Compliance auch:
- effiziente Ablage und Suche
- zentrale Verfügbarkeit
- revisionssichere Archivierung
- DSGVO-konforme Prozesse
Was bedeutet das für HR-Teams und Personalabteilung?
HR-Verantwortliche sollten frühzeitig planen, um:
- den Digitalisierungsgrad ihrer Akten zu prüfen
- geeignete Software auszuwählen
- organisatorische Prozesse zu definieren
- Datenschutz- und Archivierungsanforderungen zu berücksichtigen
Zusammenfassung
- Ab 2027 müssen bestimmte Unterlagen digital und revisionssicher geführt werden – das ist gesetzlich verpflichtend.
- Eine vollständig digitale Personalakte erleichtert dies wesentlich, ist aber nicht pauschal für jeden Dokumententyp rechtlich vorgeschrieben.
- Frühzeitige Vorbereitung verschafft HR-Teams Zeit, Ressourcen und rechtliche Sicherheit.
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Wichtiger Hinweis:
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Die dargestellten gesetzlichen Anforderungen beziehen sich insbesondere auf die digitale Führung entgelt- und sozialversicherungsrelevanter Unterlagen gemäß Beitragsverfahrensverordnung (BVV) und den entsprechenden Änderungen im SGB IV. Ob und in welchem Umfang für Ihr Unternehmen konkrete Pflichten bestehen, sollte im Einzelfall mit einer Rechtsberatung oder Steuerberatung geprüft werden.