Wir haben letzte Woche ein “kleines” aber spannendes Feature veröffentlicht. Ihr könnt bestimmten An- und Abwesenheitstypen nun Kontingente bzw. Kapazitäten verpassen. Damit lässt sich festlegen, wie oft ein bestimmter Typ gebucht werden kann.
Was soll das Ganze?
Ich erkläre es an ein paar Anwendungsfällen.
Begrenzte Ressourcen können gebucht aber nicht überbucht werden
Firmenwagen & Co.
Wenn ihr z.B. Firmenwagen habt, die von euren Mitarbeitenden genutzt werden können, könnt ihr einem Abwesenheitstyp “Firmenwagen” erstellen, mit der ein Auto gebucht werden kann.
Angenommen ihr habt 5 Autos, gebt ihr dem Abwesenheitstyp “Firmenwagen” ein Kontingent von 5.
Wurden an einem Tag bereits alle Autos reserviert, kann dieser Abwesenheitstyp kein weiteres Mal verwendet werden.
Die Funktion lässt sich auch für Werkzeuge, Räume, Softwarelizenzen etc. verwenden.
Arbeitsplätze im Büro
Ein weiterer Anwendungsfall sind begrenzte Arbeitsplätze im Büro. In Zeiten von Remote-Arbeit und Home Office reduzieren viele Unternehmen ihre Bürokapazitäten oder verzichten gar komplett auf eigene Räume, nutzen z.B. Coworking Spaces wie beispielsweise “WeWork”.
In diesem Fall ist unser neues Feature äußerst hilfreich. Ihr erstellt z.B. einen Anwesenheitstyp “Büro München”. Wenn ihr dort 10 Arbeitsplätze habt, gebt ihr ihm ein Kontingent von 10.
Für euch gilt nun das Prinzip “Wer zuerst kommt, malt zuerst.” Ist “Büro München” an einem Tag bereits 10 Mal gebucht, sind alle Arbeitsplätze besetzt und der Anwesenheitstyp kann nicht weiter gebucht werden.
Damit verhindert ihr die äußerst ärgerliche Situation, dass Leute im Büro stehen und keinen Platz haben. Das freut Arbeitgeber und -nehmer.
Keiner da?
Parallele Urlaubsbuchungen begrenzen
“Es können nicht alle gleichzeitig Urlaub machen.” Ein echter Klassiker bei der Urlaubsplanung.
Mit unserer neuen Kontingent-Funktion könnt ihr diese Situation ein wenig optimieren.
Angenommen ihr habt einen Betrieb, in dem immer jemand da sein muss, um die Geschäftsfähigkeit sicherzustellen, z.B. in der Logistik.
Ihr habt beispielsweise 10 Logistiker. 2 davon müssen ständig anwesend sein. Ihr gebt der Abwesenheitsart “Urlaub” oder “Urlaub Logistik” also ein Kontingent von 8. Auch hier gilt das Prinzip des frühen Vogels.
Wurde die entsprechende Abwesenheit in einem bestimmten Zeitraum bereits 8 Mal gebucht, kann sie kein weiteres Mal gebucht werden. Die oder der Angestellte bekommt eine Benachrichtigung und kann sich direkt einen alternativen Zeitraum aussuchen.
Über den Teamkalender in absence sieht er übrigens genau, wann wer im Urlaub ist und kann sich damit die Suche etwas erleichtern.
Ein nützlicher kleiner Helfer
Diese kleine, aber feine Funktion verhindert unnötige Überbuchungen und unangenehme Diskussionen. Wenn ihr die Funktion klug einsetzt, spart ihr viel Zeit, Nerven und Geld.
Ihr findet die Funktion direkt in der Verwaltung eurer Abwesenheitsarten. Bei Fragen stehen wir euch jederzeit zur Verfügung.