München, 20.9.2022 – Zum 1. Januar 2023 wird der elektronische Abruf der Daten zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für alle Arbeitgeber de facto verpflichtend. Alle Unternehmen, die bei einer Krankenkasse gesetzlich versicherte Mitarbeitende beschäftigen, müssen sich spätestens bis zum Jahreswechsel darauf vorbereiten. Drei Aufgaben stehen an: Zugänge sichern, Prozesse prüfen, Mitarbeitende informieren.
Nach einer längeren Übergangsphase wird es zum Jahreswechsel 2022/2023 ernst. Schon seit Anfang 2022 übermitteln Ärztinnen und Ärzte die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen digital an die Krankenkassen. Dadurch ist die Papierbescheinigung für die Krankenkasse entfallen. Die erkrankten Mitarbeitenden müssen jedoch weiterhin eine Bestätigung in Papierform an ihren Arbeitgeber weiterleiten. Von 2023 an soll auch dieser Schritt entfallen. Arbeitgeber rufen die für sie bestimmten Daten stattdessen elektronisch bei den Krankenkassen ab.
eAU aktiv abfragen
Eine Bescheinigung in Papierform erhalten Arbeitnehmer*innen nach diesem Termin nur noch für ihre persönlichen Unterlagen. Die Pflicht der Erkrankten, beim beschäftigenden Unternehmen eine Bescheinigung vorzulegen, entfällt. Arbeitgeber müssen die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) aktiv bei den Krankenkassen abfragen.
Von der Bring- zur Holschuld
Aus der Bringschuld der Erkrankten wird damit eine Holschuld der Arbeitgeber. Ärztinnen und Ärzte melden die Erkrankung wie schon heute digital an die Krankenkassen, erkrankte Arbeitnehmer*innen erhalten für eine Übergangszeit noch eine einfache Ausfertigung der Bescheinigung für ihre persönlichen Unterlagen. Sie müssen sich jedoch beim Arbeitgeber krankmelden und das Datum des Arztbesuchs nennen, allerdings ohne eine Bescheinigung beizulegen. Das Datum des Arztbesuchs brauchen Arbeitgeber, um die elektronische Krankmeldung abrufen zu können.
Arbeitgeber: jetzt vorbereiten!
„Arbeitgeber müssen sich spätestens jetzt auf den Wechsel vorbereiten. Es gibt einiges zu tun – im Hinblick auf Zugänge, Prozesse und die Mitarbeiterkommunikation zum Thema“, sagt Bökey Engin, Head of Operations bei absence.io: „Nach unserem Eindruck sind längst noch nicht alle Unternehmen darauf vorbereitet.“
Datenaustausch eAU
Für den Datenabruf durch die Arbeitgeber ist nach Angaben des GKV-Spitzenverbands zwingend der Datenaustausch eAU zu verwenden. AU-Daten dürfen Arbeitgeber nur über diese gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen anfordern. Der Abruf erfolgt über das Entgeltabrechnungsprogramm. Arbeitgeber sollten deshalb sicherstellen, dass ihr Softwareanbieter das Programm rechtzeitig mit der entsprechenden Schnittstelle ausstattet.
Abläufe prüfen
Viele Unternehmen benutzen immer noch Exceltabellen, um Krankenstände zu erfassen. Das neue Verfahren erfordert es, den Prozess neu zu definieren und umzusetzen. Dabei sind einige Regeln zu beachten, so ist es zum Beispiel nicht möglich, regelmäßig „auf Verdacht“ Daten für alle Mitarbeitenden abzurufen. Grundlage ist immer die konkrete Krankmeldung einzelner erkrankter Mitarbeitender. Eine Prozessbeschreibung ist auf der Website des GKV-Spitzenverbands verfügbar.
Mitarbeitende informieren
Die eAU ist nicht nur ein Informationsthema für die Personalabteilung, sondern für alle Mitarbeitenden. Insbesondere Mitarbeitende, die nicht regelmäßig zu Ärztinnen oder Ärzten gehen, haben von den Änderungen vielleicht noch nichts mitbekommen. Das neue Verfahren entbindet Mitarbeitende zwar von der Dokumentations-, nicht aber von der Meldepflicht. „Nichtinformierte Mitarbeiter*innen versuchen sonst womöglich, den gelben Schein wie gewohnt einzureichen – oder sie melden sich in der irrigen Annahme nicht krank, das geschehe jetzt ja elektronisch“, sagt Engin.
Ausnahme: privat Versicherte
Das neue Verfahren gilt nach heutigem Stand nur für Mitglieder einer gesetzlichen Krankenversicherung. Privat versicherte Beschäftigte geben ihre Krankmeldung auch nach dem 31.12.2022 weiterhin in Papierform ab. Arbeitgeber müssen sich also darauf einrichten, dass sie zwei Prozesse für die Krankmeldung managen müssen.
Hier gibt es alle Informationen noch mal auf einen Blick zum download:
Digitale Krankmeldung bei absence.io
Die Krankmeldung war im Abwesenheitsmanager von absence.io für Unternehmen wie Arbeitnehmer*innen schon immer unkompliziert. Mitarbeitende können sich weiterhin in absence.io mit ihrem persönlichen Account krankmelden. Statt dann dort ein Dokument mit der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abzulegen, müssen bei einer Krankenkasse gesetzlich Versicherte ab 2023 nun den Tag des Arztbesuchs angeben. Mitarbeiter*innen der Personalabteilung können dann auf der Grundlage dieser Daten die eAU bei der Krankenkasse abrufen und ablegen. Alle Daten sind übersichtlich und datenschutzkonform abgelegt und können jederzeit über Reports abgerufen werden.
Über absence.io
absence.io vereinfacht das Personalmanagement in kleinen und mittelständischen Unternehmen mit Hilfe smarter modularer Applikationen. Ob Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, digitale Zeiterfassung oder digitale Personalakte – die Softwarelösungen von absence.io sind intuitiv erlernbar, schnell zu bedienen und einfach per Browser oder App zu handhaben. Damit können selbst kleine Teams ihre HR-Prozesse automatisieren, nutzerfreundlicher gestalten und Kosten sparen. Die Lösungen des Unternehmens sind in sieben Sprachen verfügbar. absence.io ist eine Tochter der softgarden e-recruiting GmbH.