Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen in Deutschland bestimmte Mitarbeiterunterlagen verpflichtend digital aufbewahren. Während viele HR-Teams bisher noch mit Papierakten oder Mischlösungen arbeiten, wird die Umstellung in den nächsten Jahren unausweichlich.
Doch was genau bedeutet das für Arbeitgeber? Muss künftig die gesamte Personalakte digital geführt werden – oder nur bestimmte Dokumente? In diesem Artikel erfährst du, welche Pflichten auf dich zukommen, welche Fristen gelten und wie du dein Unternehmen rechtzeitig vorbereiten kannst.
Status Quo: Heute keine Pflicht zur kompletten digitalen Personalakte
Aktuell gilt: Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, die gesamte Personalakte digital zu führen. Papierakten sind nach wie vor erlaubt.
Allerdings: Bereits seit 2022 müssen bestimmte Nachweise – etwa zum Elternschafts- oder Studentenstatus – elektronisch bereitgestellt werden. Viele Unternehmen arbeiten daher schon mit hybriden Lösungen (Papier + digital).
Ab 2027: Diese Unterlagen müssen digital vorliegen
Ab dem 1. Januar 2027 tritt eine neue Regelung in Kraft. Bestimmte sozialversicherungs- und entgeltrelevante Unterlagen dürfen dann nur noch digital geführt werden. Dazu gehören unter anderem:
- Entgeltunterlagen (Lohn- und Gehaltsabrechnungen)
- Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen
- Nachweise über die Versicherungspflicht oder -befreiung
- Bescheinigungen für Werkstudenten
- Nachweise über Elternschaft oder die Staatsangehörigkeit
Bis zum 31. Dezember 2026 gilt eine Übergangsfrist. Danach gibt es keine Ausnahmen mehr – die digitale Aufbewahrung dieser Dokumente ist Pflicht.
Was bedeutet das für HR-Teams?
Die Umstellung betrifft vor allem drei Bereiche:
- Compliance & Rechtssicherheit
- Unternehmen müssen revisionssichere Systeme einsetzen.
- DSGVO und BDSG gelten weiterhin vollumfänglich.
- Prozesse & Administration
- Papierakten bedeuten hohen Aufwand bei Suche, Ablage und Archivierung.
- Digitale Systeme reduzieren Verwaltungsaufwand und Fehlerquellen.
- Zusammenarbeit & Transparenz
- Zugriffsrechte lassen sich klar steuern.
- Teams arbeiten effizienter mit zentralen, digital verfügbaren Dokumenten.
Mehr als nur Pflicht: Die Chancen der Digitalisierung
Auch wenn die neue Regelung zunächst nach zusätzlichem Aufwand klingt, bietet sie Unternehmen enorme Vorteile:
- Effizienzsteigerung: Dokumente lassen sich in Sekunden finden.
- Nahtlose Prozesse: Verbindung mit Abwesenheiten, Zeiterfassung oder Reisekostenabrechnung.
- Sicherheit: Weniger Risiko von Verlust oder unbefugtem Zugriff.
- Zukunftsfähigkeit: HR-Prozesse werden moderner und skalierbarer.
Wer jetzt umstellt, erfüllt nicht nur die gesetzlichen Anforderungen rechtzeitig, sondern profitiert schon heute von einer deutlichen Entlastung im HR-Alltag.
Fazit: Jetzt handeln, nicht warten
Ja, ab 2027 werden bestimmte Dokumente in der Personalakte digital verpflichtend. Aber die Pflicht betrifft nicht die gesamte Personalakte, sondern vor allem entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen.
Trotzdem lohnt es sich, schon heute umzusteigen: So sparst du Zeit, erhöhst die Effizienz deines HR-Teams und bist rechtzeitig für die neue gesetzliche Lage vorbereitet.
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