DATEV und HR: Welche Daten wichtig sind und wie ihr sie strukturiert verwaltet

Jeden Monat das gleiche: Jemand war 2 Wochen krank, aber in der Abrechnung fehlt die Krankmeldung, weil sie per E-Mail angekommen und dann irgendwo hängen geblieben ist. Jetzt sucht ihr in alten E-Mails, fragt beim Mitarbeitenden nach und versucht, die Lücke irgendwie zu schließen.

Genau diese Informationen sind für DATEV aber wichtig. Das Problem liegt also meistens nicht bei DATEV, sondern davor, wenn Daten nicht strukturiert dokumentiert werden.

In diesem Artikel zeigen wir euch, welche HR-Daten für DATEV wichtig sind, wo im Alltag Daten verloren gehen und wie ihr den ganzen Prozess deutlich entspannter gestaltet.

DATEV ist eine der meistgenutzten Softwarelösungen für Buchhaltung, Lohnabrechnung, Steuern und weitere kaufmännische Prozesse in Deutschland. Manche Unternehmen arbeiten direkt damit, andere über eine externe Kanzlei oder oft sogar beides.

Was das für HR bedeutet: Viele Daten, die ihr täglich verwaltet, werden früher oder später für DATEV-Prozesse relevant. Eine Krankmeldung, die nie richtig dokumentiert wurde oder eine Arbeitszeit, die nur im Kopf existiert, erzeugt Aufwand, der eigentlich vermeidbar wäre.

Für DATEV relevante HR-Daten sind:

• Ein- und Austrittsdaten: Neueinstellungen und Kündigungen
• Abwesenheiten: Urlaube, Krankheiten, Elternzeit und unbezahlte Auszeiten
• Arbeitszeiten: vor allem bei flexiblen Modellen und Teilzeit
• Gehaltsänderungen: Erhöhungen, Boni und Sonderzahlungen
• Stammdaten: Adressänderungen, neue Bankverbindungen, geänderte Steuerklassen

Das klingt überschaubar. Ist es auch, wenn die Daten strukturiert dokumentiert werden.

HR-Daten entstehen im Alltag zwischen Meetings, in E-Mails und in schnellen Absprachen. Ohne die richtige Struktur gehen dabei schnell wichtige Informationen verloren.

Ein paar Situationen, die bestimmt viele kennen:

Krankmeldungen kommen per E-Mail oder WhatsApp und bleiben dort:
Die Nachricht kommt an, wird gelesen, kurz bestätigt und dann nicht weiter dokumentiert. Wenn später jemand nachfragt, muss die Info mühsam gesucht werden.

Urlaubstage existieren in Excel, aber nicht dort, wo sie gebraucht werden:
Wer hat wann wie viel Urlaub genommen? Wer ist aktuell krank oder auf Dienstreise? Wenn das nur in einer Excel-Tabelle steht, hat man keinen wirklichen Überblick wann wer abwesend ist.

Arbeitszeiten werden manuell zusammengesucht:
Am Monatsende werden die Arbeitszeiten aus verschiedenen Listen und Zettel zusammengesucht. Das ist fehleranfällig und zeitaufwendig.

Die gute Nachricht: Das alles bekommt ihr durch eine HR-Software super einfach gelöst.

Wenn Abwesenheiten, Arbeitszeiten und Personalinformationen digital und nachvollziehbar dokumentiert sind, spart ihr euch Nachfragen, Suchaktionen und Korrekturen im Nachhinein.

Mit absence.io verwaltet ihr genau das alles an einem Ort:

• Urlaubsanträge werden digital gestellt, genehmigt und dokumentiert
• Krankmeldungen landen direkt im System
• Arbeitszeiten werden strukturiert erfasst und sind jederzeit abrufbar
• Personalinformationen sind zentral und DSGVO-konform gespeichert
• Genehmigungsprozesse laufen automatisch

Das Ergebnis: Wenn jemand Daten braucht, findet ihr alles zentral und in wenigen Sekunden.

Mit DATEV werden wichtige Finanzprozesse abgewickelt. Aber wie reibungslos das funktioniert, hängt davon ab, wie strukturiert die HR-Daten im Unternehmen dokumentiert werden.

Je besser Abwesenheiten, Arbeitszeiten und Personaländerungen dokumentiert sind, desto weniger Aufwand entsteht später. Und desto mehr Zeit bleibt für die Dinge, die wirklich wichtig sind.

Überzeugt euch selbst.

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