Für viele Arbeitgeber stellt sich die Frage: Welche Arbeitszeiten müssen eigentlich erfasst werden? Geht es nur um die reine Arbeitszeit, oder müssen auch Pausen und Überstunden dokumentiert werden?
1. Arbeitszeit erfassen: Was bedeutet das konkret?
Die Arbeitszeit ist der zentrale Bestandteil der Zeiterfassung. Sie umfasst den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit sowie die Dauer der Arbeitszeit insgesamt. Arbeitgeber sind verpflichtet, sicherzustellen, dass die gesetzlich geregelten Höchstarbeitszeiten eingehalten werden.
Nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) dürfen Mitarbeiter in der Regel nicht mehr als acht Stunden täglich arbeiten, wobei eine Verlängerung auf zehn Stunden möglich ist, wenn innerhalb von sechs Monaten ein Ausgleich erfolgt.
Praxis-Tipp: Mit absence.io können Beginn und Ende der Arbeitszeit unkompliziert dokumentiert werden. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
2. Pausen: Gesetzliche Vorgaben für Ruhezeiten
Neben der Arbeitszeit müssen Arbeitgeber auch die Pausen dokumentieren. Das ArbZG gibt hierzu klare Vorgaben:
- Ab 6 Stunden Arbeitszeit: Mindestens 30 Minuten Pause.
- Ab 9 Stunden Arbeitszeit: Mindestens 45 Minuten Pause.
Die Dokumentation der Pausen dient dem Nachweis, dass diese eingehalten wurden und schützt gleichzeitig die Gesundheit der Mitarbeiter.
Fehlende oder zu kurze Pausen könnten bei einer Prüfung durch die zuständige Aufsichtsbehörde zu Problemen führen.
Praxis-Tipp: absence.io verfügt über eine Funktion zur Pausenregelung und hilft euch dabei, diese Vorgaben automatisch zu berücksichtigen. So bleibt kein wichtiger Nachweis auf der Strecke.
3. Überstunden: Mehrarbeit lückenlos dokumentieren
Überstunden zählen ebenso zur Arbeitszeit und müssen vollständig erfasst werden. Dazu gehören alle Arbeitszeiten, die über die vertraglich vereinbarte oder gesetzlich zulässige Arbeitszeit hinausgehen.
Für Arbeitgeber ist dies nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch notwendig, um korrekte Gehaltsabrechnungen oder Überstundenausgleiche zu gewährleisten.
Warum ist das wichtig?
- Transparenz für Mitarbeiter und Arbeitgeber.
- Schutz vor Streitigkeiten über geleistete Überstunden.
- Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes.
Praxis-Tipp: absence.io bietet spezielle Funktionen zur automatischen Berechnung von Überstunden, die auch in Berichten exportiert werden können.
4. Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft
Auch Bereitschaftsdienste und Rufbereitschaften zählen zur Arbeitszeit, wenn die Mitarbeiter in dieser Zeit tatsächlich zur Verfügung stehen müssen. Das bedeutet, dass auch diese Zeiten dokumentiert werden müssen, um die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten zu gewährleisten.
Beispiel: Ein Mitarbeiter, der während eines Bereitschaftsdienstes mehrfach angerufen wird und arbeiten muss, darf die gesetzliche Ruhezeit von mindestens 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen nicht unterschreiten.
Praxis-Tipp: Arbeitgeber sollten klare Regelungen treffen und diese Zeiten genauso dokumentieren wie reguläre Arbeitszeiten.
5. Gesetzliche Ruhezeiten: Indirekte Erfassung erforderlich
Nach dem Arbeitszeitgesetz müssen zwischen zwei Arbeitstagen mindestens 11 Stunden Ruhezeit liegen. Diese Regelung wird indirekt über die Dokumentation von Arbeitsbeginn und -ende überprüfbar gemacht. Eine Verletzung dieser Ruhezeit kann zu Bußgeldern führen.
Praxis-Tipp: absence.io kann Personalabteilung bzw. Arbeitgeber automatisch warnen, wenn Ruhezeiten nicht eingehalten werden.
Fazit: Arbeitszeitdokumentation – mehr als nur Start und Ende
Die Dokumentationspflicht von Arbeitszeiten umfasst weit mehr als nur den reinen Arbeitstag. Arbeitgeber sind verpflichtet, folgende Zeiten zu erfassen:
- Die reguläre Arbeitszeit.
- Pausen gemäß den gesetzlichen Vorgaben.
- Überstunden oder Mehrarbeit.
- Bereitschaftsdienste und Rufbereitschaften.
- Indirekt: Die Einhaltung der Ruhezeiten.
Mit absence.io können Arbeitgeber die gesetzlichen Vorgaben erfüllen, Konflikte vermeiden und gleichzeitig den administrativen Aufwand reduzieren.
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