Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts sind viele Kleinbetriebe verunsichert: “Gilt die Pflicht auch für kleine Teams? Muss ich wirklich jede Arbeitszeit erfassen? Brauche ich dafür zwingend eine Software?”
Die klare Antwort: Ja, auch Kleinbetriebe sind zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet und ein digitales Zeiterfassungsystem lohnt sich auf alle Fälle.
Die Zeiterfassungspflicht muss aber keine Herausforderung sein, ganz im Gegenteil. Gerade kleine Teams profitieren von klaren Strukturen, ohne bürokratischen Mehraufwand.
Warum das so ist und weshalb sich die digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe lohnt, erklären wir in diesem Artikel.
Ist die Arbeitszeiterfassung für Kleinbetriebe überhaupt verpflichtend?
Kurz gesagt: Ja.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt grundsätzlich für alle Arbeitgebenden, die Arbeitnehmende beschäftigen, unabhängig von der Unternehmensgröße. Eine gesetzlich festgelegte Mindestgröße, unterhalb derer die Regelung nicht gilt, existiert nicht.
Das bedeutet: Auch Kleinbetriebe, mit kleinen Teams, müssen ein System zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einführen.
Vor den Regelung ausgenommen sind lediglich Fälle, in denen die Arbeitszeit nicht messbar ist, nicht im Voraus festgelegt oder durch den Arbeitnehmenden selbst bestimmt wird (Quelle).
Wer ist für die Zeiterfassung in Kleinbetrieben verantwortlich?
Die Verantwortung liegt immer beim Arbeitgebenden. Das gilt auch bei der Zeiterfassung für Kleinbetriebe.
Selbst wenn Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten eigenständig eintragen, bleibt das Unternehmen dafür verantwortlich, dass die Zeiten vollständig, nachvollziehbar und gesetzeskonform erfasst werden.
Gerade in Kleinbetrieben, ohne eigene Personalabteilung, kann das schnell aufwendig werden, wenn keine passende Lösung genutzt wird.
Wie genau muss die Arbeitszeit erfasst werden?
Die gesetzlichen Vorgaben verlangen eine objektive, verlässliche und zugängliche Erfassung der täglichen Arbeitszeit. Dazu gehören:
- Beginn und Ende der Arbeitszeiten
- Überstunden
- flexible Arbeitsmodelle oder Homeoffice
Die Erfassung muss vollständig und nachvollziehbar sein.
Für kleine Unternehmen stellt sich daher weniger die Fragen ob, sondern vielmehr wie die Zeiterfassung effizient umgesetzt werden kann.
Digitale Lösungen sichern dein Unternehmen dabei rechtlich ab, ermöglichen automatisierte Auswertungen und reduzieren Fehler.
Lohnt sich eine digitale Arbeitszeiterfassung wirklich für Kleinbetriebe?
Gerade für kleine Unternehmen hat die digitale Zeiterfassung viele Vorteile:
- Zeitersparnis: Automatische Zeiterfassung reduziert manuellen Aufwand
- Fehlerreduktion: Weniger fehleranfällige Berechnungen als bei Stundenzetteln
- Rechtssicherheit: Arbeitszeiten werden rechtssicher erfasst und gespeichert
- Flexibilität: Mitarbeitende können Zeiten mobil oder remote erfassen
- Transparenz: Übersicht über Überstunden, Pausen und Arbeitszeiten auf einen Blick
- DSGVO-Konformität: Arbeitszeiten werden DSGVO-konform gespeichert
- Integration: Einfache Anbindung an Lohnabrechnung
- Effizienz: Deutlich effizienter als lange manuelle Verwaltungsprozesse
Die gesetzliche Pflicht kann durch die Nutzung einer digitalen Zeiterfassung somit zu einem echten Effizienzgewinn werden.
Manuelle oder digitale Zeiterfassung: Was lohnt sich mehr?
Ein simpler Vergleich zeigt deutlich, warum sich moderne Zeiterfassungssysteme gerade für kleine Betriebe besonders lohnen.
Welche Erfahrung haben Kleinbetriebe mit der digitalen Zeiterfassung von absence.io gemacht?
Viele kleine Unternehmen berichten von einer schnellen Einrichtung und einer intuitiven Nutzung.
Aufgrund gesetzlicher Regulatorik bin ich als Arbeitgeber, unabhängig von der Unternehmensgröße, verpflichtet, die Arbeitszeiten meiner Mitarbeiter im Auge zu behalten. Absence bietet hier eine einfache und durchdachte Lösung. Der Support hilft beim Onboarding. Und der Unternehmenssitz ist in Deutschland, so dass ich mir um den Datenschutz keine Sorgen machen muss.
Erik Eckstein via trustpilot
Was müssen Kleinbetriebe bei der Arbeitszeiterfassung beachten?
- Arbeitszeiterfassungspflicht gilt unabhängig von Unternehmensgröße
- Arbeitgebende tragen Verantwortung für korrekte, DSGVO-konforme Dokumentation
- Digitale Lösungen sparen Zeit, Aufwand und reduzieren Fehler
Was bedeutet der Gesetzesentwurf vom 18.04.2023 für Unternehmen?
Der Gesetzesentwurf sieht vor, dass Unternehmen mit mehr als 10 Beschäftigten die Arbeitszeiten elektronisch erfassen müssen. Betriebe mit bis zu 10 Mitarbeitenden können weiterhin manuell dokumentieren. Wichtig: Es handelt sich dabei um einen Entwurf, welcher noch nicht in Form eines Gesetzes beschlossen wurde. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bleibt unabhängig von der Unternehmensgröße bestehen.
Können Kleinbetriebe die digitale Zeiterfassung testen?
Na klar! Teste unsere Software 14 Tage kostenlos oder lass dir in einer Demo zeigen, wie umkompliziert die Einführung ist. Solltest du nicht zufrieden sein, kannst du dir alternativ unsere Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung herunterladen.