Klare Antwort: Ja, auch für kleine Teams lohnt sich eine digitale Abwesenheitsverwaltung auf alle Fälle.
Viele kleine Unternehmen fragen sich: “Brauchen wir wirklich eine digitale Abwesenheitsverwaltung? Reicht nicht eine Excel-Liste? Ist das nicht nur etwas für große Firmen?”
Bei absence.io haben wir fast 400 Kunden mit weniger als 10 Mitarbeitenden, die unsere digitale Abwesenheitsverwaltung erfolgreich nutzen und uns von signifikanten Entlastungen berichten, vor allem in Sachen Zeitersparnis.
Warum das so ist und weshalb sich ein digitales Abwesenheitsmanagement oft schon nach wenigen Stunden amortisiert, erklären wir in diesem Artikel.
Warum sollten kleine Unternehmen überhaupt ein digitales Abwesenheitsmanagement nutzen?
Weil Zeit gerade in kleinen Teams besonders wertvoll ist.
In Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitenden gibt es meistens keine eigene Personalabteilung. Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder Home-Office Tage werden per E-Mail, Chat oder Excel organisiert.
Das Problem dabei:
- Abstimmungen kosten Zeit
- Rückfragen häufen sich
- Resturlaub muss manuell geprüft werden
- Vertretungen sind nicht klar geregelt
- Informationen sind nicht zentral verfügbar
- Vorlagen für Urlaubsanträge werden lange gesucht
- Urlaubsanträge gehen auf und unter Schreibtischen verloren
Gerade in kleinen Teams wirkt sich jede Abwesenheit unmittelbar auf Projekte und Kunden aus.
Eine digitale Abwesenheitsverwaltung schafft hier sofort Transparenz.
Rechnet sich digitales Abwesenheitsmanagement wirklich für kleine Teams?
Ja und das oft schneller als gedacht.
Stellen wir uns beispielsweise ein Team mit 8 Mitarbeitenden vor.
Wie viel Zeit geht pro Monat für manuelle Urlaubsverwaltung drauf?
- Suchen von Formularen und Vorlagen
- Abstimmung von Urlaubsanträgen
- Nachfragen zum Resturlaub
- Eintragen in Excel
- Kontrolle von Überschneidungen
Der ganze Prozess wird durch absence.io deutlich effizienter.
Bei einem durchschnittlichen Stundenlohn von 26 €, reicht schon eine einzige gesparte Arbeitsstunde im Monat aus, um die monatlichen Kosten von 23,92 € bei 8 Mitarbeitenden vollständig zu decken.
Ist Excel nicht ausreichend für kleine Unternehmen?
Kurzfristig vielleicht. Langfristig selten.
Excel-Listen haben viele Schwächen:
- manuelle Pflege
- Fehleranfälligkeit
- keine automatischen Genehmigungsprozesse
- keine Erinnerungen
- keine Transparenz in Echtzeit
- Chaos beim Teilen von Dateien
Sobald mehrere Personen Zugriff brauchen oder Vertretungen geplant werden müssen, steigt der Aufwand schnell an.
Eine digitale Abwesenheitsverwaltung automatisiert genau diese Prozesse.
Welche konkreten Vorteile bringt eine digitale Abwesenheitsverwaltung?
1. Sofortige Transparenz
- Wer ist im Urlaub?
- Wer arbeitet im Homeoffice?
- Wer ist krank?
- Wer ist auf Dienstreise?
- etc.
Ein Blick ins System reicht aus. Weniger Rückfragen, keine Unsicherheiten.
2. Automatisierte Prozesse
- Urlaubsanträge werden mit 2 Klicks erstellt und mit einem genehmigt
- Resturlaub wird automatisch berechnet und angezeigt
- Fehlzeiten werden sauber dokumentiert
Das spart super viel Zeit. Erfahrungsgemäß bleibt es nicht bei nur einer gesparten Stunde pro Monat.
3. Glücklichere Mitarbeitende
Mitarbeitende können:
- ihren Resturlaub jederzeit einsehen
- Abwesenheiten selbst beantragen
- den Genehmigungsstatus direkt verfolgen
Das reduziert Rückfragen und stärkt Eigenverantwortung.
Mit absence.io Abwesenheiten einfach verwalten
Wenn du die Verwaltung von Abwesenheiten endlich stressfrei, transparent und effizient gestalten willst, ist jetzt der genau richtige Zeitpunkt. Mit dem Abwesenheitsmanagement von absence.io bekommst du eine Lösung, die auch für kleine Teams super funktioniert und sofort spürbare Entlastung bringt, ohne komplizierte Installation.
Andreas von retush weiß, wie sich echte Entlastung anfühlt:
Die einfache und intuitive Handhabung und Verwaltung von Abwesenheiten und verschiedenen Kontigenten. Die transparente und faire Preisstruktur. Die nahtlose Integration in andere Anwendungen wie Google Workspace, Calendar, Slack etc.. Urlaubsverwaltung in einem kleinen Team ohne eigenen HR Beauftragten ist hiermit ein Kinderspiel und für alle Mitarbeiter*innen einfach und unkompliziert umzusetzen.
Andreas von retush
Wenn ihr Lust habt das ganze einfach mal auszuprobieren könnt ihr absence.io 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Außerdem stehen euch unseren Produkt-Profis jederzeit zur Verfügung. Bucht einfach einen Termin und lasst euch mehr zum Thema digitales Abwesenheitsmanagement erzählen.