Minutengenaue Zeiterfassung: 6 Antworten für Arbeitgeber

Schon bald dürfte der Gesetzgeber auch in Deutschland festlegen, wie genau Arbeitgeber künftig die Arbeitszeiten ihrer Angestellten dokumentieren müssen. Vorausschauende Unternehmen sollten sich schon jetzt damit beschäftigen, welche Anforderungen auf sie zukommen und wie sie diese effizient umsetzen. In diesem Artikel beantworten wir einige der häufigsten Fragen zum Thema minutengenaue Zeiterfassung.

Wer ist für die Zeiterfassung verantwortlich?

Verantwortlich ist immer der Arbeitgeber. Er kann diese Aufgabe zwar an Mitarbeiter delegieren, behält aber trotzdem die Verantwortung. Allein aus diesem Grund solltest du als Arbeitgeber alles dafür tun, eine gute Lösung in deinem Unternehmen zu etablieren.

Wie genau müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten erfassen?

Minutengenau. Sowohl die Anfangszeit als auch die Endzeit müssen auf die Minute genau erfasst werden. Das Stechuhr-Urteil des EuGH erwähnt ein „verlässliches, objektives und leicht zugängliches System”, das jeder Arbeitgeber zur Arbeitszeitmessung einführen sollte. Die Zeiten müssen einsehbar sein und sämtliche Mehrarbeit muss sauber dokumentiert werden.
Das Zeiterfassungssystem muss Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen, und muss diese Daten spätestens 7 Tage nach dem Datum eingetragen haben. Aus Gründen der Übersicht erscheint es sinnvoll, weitere Angaben wie Namen, Geburtstag, Abteilung oder Personalnummer aufzunehmen. Dabei müssen selbstverständlich alle geltenden Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Arbeitnehmer haben ein Auskunftsrecht über die Daten, die über sie gespeichert werden. Auch die Daten zur Zeiterfassung fallen darunter.

Zeiterfassung mit Stundenzettel oder digitale Zeiterfassung?

Viele Rechtsexperten gehen davon aus, dass der Gesetzgeber keine allzu engen Vorgaben für die Umsetzung der Zeiterfassungspflicht machen wird. Das bedeutet, dass veraltete und umständliche Stundenzettelmodelle auch künftig noch erlaubt sein könnten. Dabei ist eines längst klar: Die digitale Zeiterfassung per Software bietet zahlreiche Vorteile und wird immer beliebter.

Was sind die Vorteile der digitalen Zeiterfassung?

Digitale Zeiterfassung hat gegenüber klassischen Methoden viele Vorteile. Unternehmen reduzieren ihren Verwaltungsaufwand und sparen dadurch jede Menge Zeit und Kosten. Durch automatisierte Prozesse gewinnen Mitarbeiter mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.
Mit digitaler Zeiterfassung sparst du außerdem Materialkosten und erhältst einen besseren Überblick über dein Unternehmen. Du kannst bestimmte Trends deutlich früher erkennen und gezielt reagieren. Durch die Verknüpfung mit anderen Abteilungen kannst du mit digitaler Zeiterfassung dein gesamtes Unternehmen effizienter aufstellen.

Warum gibt es überhaupt Zeiterfassung?

Die Zeiterfassung entwickelte sich im Laufe der Industrialisierung, um die immer größeren Belegschaften in den Fabriken überblicken zu können. Entscheidend hierfür war auch das Aufkommen des Schichtbetriebes. Die Zeiterfassung war also zunächst hauptsächlich zur Kontrolle gedacht. Durch sie konnten und können Arbeitgeber kontrollieren, dass ihre Angestellten die vereinbarten Arbeitszeiten einhalten.
Beim aktuellen Trend in Richtung einer Zeiterfassungspflicht geht es auch um Kontrolle – allerdings mehr aus Sicht der Arbeitnehmer. Das Stechuhr-Urteil des EuGH und auch das Urteil des BAG vom September 2022 argumentieren, dass eine allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung die Arbeitsbedingungen für die Arbeitnehmer verbessert. Denn dadurch würden unbezahlte Mehrarbeit und Ausbeutung verhindert.

Wann kommt die Zeiterfassungspflicht?

Laut den Urteilen von EuGH und BAG besteht die Zeiterfassungspflicht bereits. Allerdings steht die genaue nationale Ausgestaltung dieser Vorgabe noch aus. Auch ist das Urteil des BAG keineswegs unumstritten und dürfte auch weiterhin ausgiebig diskutiert werden.
Zwar halten sich viele Rechtsexperten mit abschließenden Urteilen noch zurück, doch der Trend zeigt klar in Richtung Zeiterfassungspflicht. Ob diese am Ende wirklich minutengenau sein muss, wird sich ebenfalls noch zeigen.

Fazit: Minutengenaue Zeiterfassung lieber früher als später einführen!

Die Zeiterfassungspflicht rückt näher. Auch wenn die genaue Umsetzung noch nicht klar ist, sollten sich Unternehmen schon jetzt um die passende Lösung für die eigene Belegschaft kümmern. Moderne digitale Zeiterfassungs-Software, wie etwa von absence.io, bringt dir als Arbeitgeber zahlreiche Vorteile:

Du sparst Aufwand, Zeit und Kosten und setzt Mitarbeiterressourcen frei.
Du verschaffst dir einen guten Überblick über die Lage in deinem Unternehmen.
Dank minutengenauer Zeiterfassung kannst du alle Daten rechtssicher und genau dokumentieren.

Stelle für dein Unternehmen schon heute die Weichen und verschaffe dir Stressfreiheit beim Thema Arbeitszeiterfassung. Denn sobald die Zeiterfassungspflicht tatsächlich kommt, werden die wenigen Anbieter leistungsstarker Zeiterfassungs-Software von Anfragen überhäuft werden.
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Wichtig: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung, sondern dient ausschließlich der Information. Er soll eine individuelle Rechtsberatung nicht ersetzen, sondern lediglich wichtige Hinweise zum Thema Zeiterfassung liefern.

Minutengenaue Zeiterfassung: 6 wichtige Fragen und Antworten für Arbeitgeber