Viele Unternehmen führen Personalakten ohne klare Struktur oder einheitliche Regeln. Dabei spielen sie eine zentrale Rolle in der Personalverwaltung.
Spätestens mit Blick auf zukünftige gesetzliche Anforderungen wird klar: Eine gut gepflegte Personalakte ist kein „Nice-to-have“ mehr, sondern ein Muss.
In diesem Artikel erfährst du:
- was genau eine Personalakte ist
- welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht
- welche Rechte Mitarbeitende haben
- und warum die digitale Personalakte schon heute unverzichtbar ist
1. Was ist eine Personalakte?
Die Personalakte beinhaltet alle wichtigen Informationen und Dokumente eines Mitarbeitenden, die in direktem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.
Sie hilft dabei, die Personalverwaltung zu organisieren, und sorgt gleichzeitig für rechtliche Sicherheit im Unternehmen.
Wichtig ist: In der Personalakte befinden sich vertrauliche Daten, deshalb sollten nur berechtigte Personen Zugriff darauf haben.
2. Was darf rein und was nicht?
Erlaubt
Grundsätzlich gilt: Alles, was einen klaren Bezug zum Arbeitsverhältnis hat, darf in der Personalakte gespeichert werden.
Es gibt aber dennoch klare Grenzen. Datenschutzrechtliche und betriebsverfassungsrechtliche Vorgaben sowie die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden müssen immer beachtet werden.
Heißt konkret: Es darf nicht einfach alles gespeichert werden.
Verboten
Nicht erlaubt sind private oder irrelevante Informationen. Dazu zählen zum Beispiel:
- private Fotos
- persönliche Vorlieben
- Krankheitslisten
- ärztliche oder psychologische Gutachten
Kurz gesagt: Sensible Gesundheitsdaten oder private Informationen ohne direkten Bezug zur Arbeit dürfen in der Personalakte nicht gespeichert werden.
3. Welche Rechte haben Mitarbeitende?
Für Mitarbeitende ist die Personalakte keine „Blackbox“. Sie haben klare Rechte:
- Sie dürfen jederzeit Einsicht nehmen, ohne einen Grund angeben zu müssen.
- Sie können Notizen machen und Kopien erstellen.
- Sie dürfen den Betriebsrat hinzuziehen.
- Sie können eigene Stellungnahmen oder Gegendarstellungen ergänzen.
- Sie haben das Recht, falsche Daten korrigieren zu lassen.
4. Was sollte man in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit beachten?
Personalakten enthalten viele sensible und vertrauliche Informationen. Zugriff sollten daher immer nur berechtigte Personen haben.
Unternehmen müssen dabei:
- Datenschutzvorgaben einhalten
- eine sichere Speicherung gewährleisten
- die Einwilligung zur Datennutzung haben
Damit das im Alltag auch wirklich funktioniert, braucht es eine strukturierte und sichere Lösung. Digitale Personalakten, wie die von absence.io, liefern hier eine intuitive und sichere Möglichkeit, die alle Anforderungen umsetzt. Bei der Auswahl der passenden Software sollte darauf geachtet werden, wie hoch die Datensicherheit ist, zum Beispiel, wo die Server stehen und wie die Daten verschlüsselt werden.
5. Was gehört in eine Personalakte?
Aktuell gibt es noch keine festen gesetzlichen Vorgaben, was eine Personalakte im Detail beinhalten muss.
Grundsätzlich gilt: Alles, was einen direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis hat, kann aufgenommen werden. Typische Inhalte sind zum Beispiel Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen oder Leistungsbeurteilungen.
Hier findet ihr eine praktische Checkliste, die auch dabei hilft, alle relevanten Daten eurer Mitarbeitenden zu sammeln.
Für Beamte und Angestellte im öffentlichen Dienst gelten Sonderregelungen. Mehr Infos dazu findet ihr hier.
6. Warum sind Personalakten wichtig für Unternehmen?
Eine gut strukturierte und gepflegte Personalakte hat viele Vorteile und zahlt sich im Arbeitsalltag schnell aus:
- erhöht Effizienz in HR-Prozessen
- sorgt für rechtliche Sicherheit
- schützt sensible Daten
- unterstützt langfristige Unternehmensorganisation
Besonders relevant wird das Ganze mit Blick auf das nächste Jahr.
7. Warum ist eine digitale Personalakte schon heute ein Muss?
Ab 2027 wird sie gesetzlich verpflichtend: Bestimmte Personalunterlagen müssen dann digital und zentral verwaltet werden. Dazu gehören zum Beispiel Krankenkassenbescheinigungen, Arbeitszeitnachweise, Entgeltabrechnungen und Immatrikulationsnachweise.
Wichtig zu wissen: Mit „digital“ ist dabei nicht gemeint, die Dokumente als PDF auf irgendwelchen Laufwerken abzuspeichern. Die Unterlagen müssen digital strukturiert sein und jederzeit eindeutig den jeweiligen Mitarbeitenden zugeordnet werden können.
Digitale Personalakten sind also keine praktische Alternative mehr, sondern der neue (rechtliche) Standard. Sie erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen und erleichtern euch die Personalverwaltung sehr.
Vorteile einer digitalen Personalakte:
- DSGVO- und Rechtskonformität
- schneller, ortsunabhängiger Zugriff auf alle relevanten Daten
- eine klare, zentrale Struktur anstatt verteilter Einzelablagen
- eine deutlich höhere Datensicherheit durch moderne Systeme und Berechtigungen
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