Tipps und Tools für das schnellere Erstellen von Rechnungen

Rechnungen gehören zum täglichen Geschäft der meisten Unternehmen. Dennoch läuft ihre Erstellung häufig langsamer und fehleranfälliger ab als nötig, denn insbesondere in kleineren Teams fehlt häufig eine klare Zuständigkeit oder ein standardisierter Prozess. So häufen sich Rückfragen, Korrekturen und doppelte Arbeit.

Mit wenigen strukturellen und digitalen Hilfsmitteln lässt sich der Aufwand allerdings deutlich reduzieren. Technik ist nur ein Teil der Lösung, maßgeblich ist auch die klare Organisation alltäglicher Routinen, die sich unter anderem bei der Zeiterfassung oder Abwesenheitsplanung bewährt haben.

Typischerweise liegt der eigentliche Aufwand gar nicht im Schreiben der Rechnung selbst, er besteht vielmehr in der Vorbereitung. Welche Leistungen wurden erbracht? Welcher Stundensatz gilt? Fehlt noch eine Bestätigung des Kunden? Sind alle Angaben vollständig?

Hier hilft es, Leistungsdaten möglichst direkt im Tagesgeschäft zu erfassen, zum Beispiel durch digitale Zeiterfassungstools oder einfache Notizen in Projekttools. Je näher die Informationen an ihrer Entstehung dokumentiert werden, desto weniger Aufwand entsteht schließlich beim Zusammenstellen der Rechnung. Viele Probleme entstehen, weil erst Wochen später nachrecherchiert wird, was genau wann gemacht wurde.

Fehlt ein fester Rechnungsprozess, wird das Schreiben von Rechnungen zur unangenehmen Aufgabe, die häufig aufgeschoben wird. Das führt wiederum zu Verzögerungen beim Zahlungseingang und schlimmstenfalls zu vergessenen Leistungen, unvollständigen Angaben oder fehlerhaften Beträgen. Ein regelmäßiger Ablauf mit einem festen Zeitfenster pro Woche spart hingegen Zeit und reduziert Fehlerquellen spürbar.

Außerdem entsteht durch klare Zuständigkeiten mehr Verbindlichkeit. Wenn klar ist, wer wann welche Rechnung erstellt, prüft oder verschickt, entfallen nämlich Rückfragen und Abstimmungen. Es entsteht eine Routine, auf die sich alle im Team verlassen.

Eine aktuelle Rechnungssoftware spart Aufwand und schafft eine bessere Übersicht, denn automatische Rechnungsnummern, gespeicherte Kundendaten, hinterlegte Steuersätze und integrierte Vorlagen nehmen viele manuelle Schritte ab. Ein großer Vorteil besteht zudem darin, dass sich Fehler von Anfang an vermeiden lassen und nicht im Nachhinein mühsam korrigiert werden.

Besonders für Unternehmen, die bereits digitale Tools im Einsatz haben (zum Beispiel für Zeiterfassung, Abwesenheiten oder Projektorganisation), empfiehlt sich eine Lösung, die Schnittstellen zu diesen Systemen bietet. So bleibt der gesamte Datenfluss einheitlich und Informationen lassen sich problemlos übertragen.

Ab 2025 gelten neue gesetzliche Anforderungen für Unternehmen im B2B-Bereich, was das Rechnungsformat betrifft. Dabei gilt es zu beachten, dass eine Rechnung als PDF-Anhang per E-Mail nicht den gesetzlichen Anforderungen einer E-Rechnung entspricht. Eine gesetzeskonforme E-Rechnung hat stattdessen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorzuliegen, damit sie automatisch verarbeitbar ist. Die gängigsten Formate sind ZUGFeRD und XRechnung, da sie speziell für den elektronischen Austausch entwickelt wurden.

Unternehmen sollten darauf achten, dass ihre Software diese Standards unterstützt, um späteren Aufwand zu vermeiden. Schon heute erleichtert der Einsatz solcher Formate obendrein die Integration in digitale Buchhaltungssysteme und schafft eine bessere Übersicht über Rechnungsdaten. Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet somit nicht nur Rechtssicherheit, sie bringt auch Effizienzvorteile im gesamten Zahlungsprozess.

Unabhängig von den konkreten Fristen empfiehlt es sich, jetzt schon auf E-Rechnungen umzustellen. Strukturierte, maschinenlesbare Formate helfen nämlich dabei, den Aufwand langfristig zu reduzieren, auch im internen Ablauf. Viele aktuelle Tools unterstützen diese Formate automatisch. 

In der Praxis zeigen sich immer wieder ähnliche Stolpersteine. Rechnungen werden doppelt erstellt, Angaben vergessen oder Mahnungen zu spät verschickt. All das ist vermeidbar, wenn der Prozess entsprechend optimiert wird. Die folgenden Optimierungen helfen dabei.

• Feste Wochentage oder Termine für die Rechnungserstellung einplanen
• Vorlagen nutzen, in denen Pflichtangaben wie Leistungszeitraum oder Steuernummer bereits hinterlegt sind
• Leistungen direkt nach Projektabschluss oder Wochenbericht erfassen
• Kundendaten an einem Ort ablegen und regelmäßig pflegen
• Nur vollständige Rechnungen freigeben, vorherige Prüfung durch eine zweite Person oder ein automatisiertes System
• Digitale Ablage strukturieren, zum Beispiel nach Monat, Projekt oder Kunde

Diese wenigen, aber wirkungsvollen Schritte führen zu weniger Rückfragen, schnelleren Abläufen und weniger Stress am Monats- oder Quartalsende.

Eine Rechnung, die falsch gestellt wurde, zieht meist viele Schritte nach sich. Hierzu zählen Rückfragen, Storno und Neuausstellungen. Im schlimmsten Fall entsteht auch Unzufriedenheit beim Kunden. Strukturierte Prozesse sorgen dafür, dass solche Situationen seltener vorkommen. Der Rechnungsprozess sollte keine hochkomplexe Wissenschaft sein, aber er verdient dieselbe Aufmerksamkeit wie andere Kernprozesse im Unternehmen.

Auch in der internen Kommunikation zahlt sich eine klare Linie aus. Wenn alle wissen, welche Informationen benötigt werden, bevor eine Rechnung erstellt wird, läuft der Austausch schließlich deutlich reibungsloser. Das gilt besonders in Unternehmen, in denen mehrere Personen an Projekten oder Kunden beteiligt sind.

Viele kleine und mittlere Unternehmen nutzen neben ihrer Standard-Software auch spezialisierte Tools, die den Rechnungsprozess vereinfachen. Ein bewährtes Programm ist zum Beispiel Debitoor, das sich besonders an Selbstständige und kleine Firmen richtet. Debitoor bietet einfache Vorlagen und eine intuitive Bedienung, sodass Rechnungen schnell erstellt und verwaltet werden.

Für Unternehmen, die Wert auf Cloud-Lösungen legen, ist Billomat eine gute Wahl. Dieses Tool unterstützt neben der Rechnungserstellung auch das Mahnwesen und bietet Schnittstellen zu Buchhaltungsprogrammen, was den administrativen Aufwand weiter reduziert.

Viele Unternehmen setzen bereits digitale Tools für andere Bereiche ein, zum Beispiel für Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung oder Spesen. Eine Rechnungssoftware, die nahtlos mit bestehenden Systemen zusammenarbeitet, verhindert das ständige Hin- und Herwechseln zwischen Programmen. Im besten Fall fließen die Daten direkt aus der Zeiterfassung in die Rechnung, inklusive Beschreibung und Stundenanzahl. (Link zur Website des BMAS.)

So wird der Rechnungsprozess nicht zu einer separaten Aufgabe und vielmehr Teil des normalen Arbeitsflusses. Ein neues Tool einzuführen kostet zunächst Zeit, bringt im Alltag aber schnell eine deutliche Entlastung mit sich.