Zeiterfassungspflicht: Folgen für Dein Unternehmen

Höchste Zeit für Zeiterfassung? Seit dem aufsehenerregenden Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019 beschäftigt das Thema nicht nur Rechtsexperten, sondern vor allem auch Arbeitgeber. Wird die Arbeitszeiterfassung zur Pflicht für jedes Unternehmen? Drohen drakonische Strafen bei Nichteinhaltung? Wie kannst Du Dein Unternehmen optimal vorbereiten?

In diesem Artikel analysieren wir das EuGH-Urteil und seine Folgen. Wir zeigen Dir, wie Du Deine Zeiterfassung so aufstellst, dass du gelassen bleiben kannst – ohne Angst, dass dich das Thema Stechuhr irgendwann sticht…

NICHT VERPASSEN: Unterhalb dieses Artikels findest Du die wichtigsten Infos zur jüngsten Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG). Das Grundsatzurteil vom 13.09.2022 hat die Debatte erneut angeheizt.

Update Januar 2023:

Anfang Dezember hat das Bundesarbeitsgericht seine mit Spannung erwartete Urteilsbegründung veröffentlicht. Auf 22 Seiten erklärt das BAG sein Urteil zur Zeiterfassungspflicht.

Die wichtigsten Punkte in der Übersicht:

Zeiterfassung ist Pflicht: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit tatsächlich auch erfassen. Es reicht nicht aus, ein System zur Zeiterfassung lediglich bereitzustellen
Gültig ab sofort: Die Zeiterfassung gilt ab sofort, ohne Übergangsfrist
Zeiterfassung muss nicht digital erfolgen: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten nicht zwingend auf elektronischem Wege dokumentieren
Delegieren ist möglich: Der Arbeitgeber darf die Zeiterfassung an den Arbeitnehmer delegieren

Die genaue Form der Zeiterfassung ist leider auch weiterhin nicht endgültig geklärt. Verstöße werden wohl noch nicht sofort geahndet, sondern erst bei einem Verstoß gegen eine konkrete behördliche Anordnung

Ebenso umstritten ist die Frage, ob die Zeiterfassungspflicht nun auch für Führungskräfte gelten soll oder nicht. Diese waren bisher komplett von der Zeiterfassung ausgenommen.

Regelt die Bundesregierung die Zeiterfassung neu?

Viele Arbeitgeber wollen erst dann tätig werden, wenn der Gesetzgeber das Thema Arbeitszeiterfassung gesetzlich neu geregelt hat.

Und in der Tat hat das Bundesministerium für Arbeit angekündigt, genau das zu tun. Sie möchte noch in Q1/2023 einen Vorschlag zur Reform des Arbeitszeitgesetzes vorlegen.

Das Paradoxe dabei: Laut BAG-Urteil müsste die Regierung eigentlich gar nicht aktiv werden, denn die Zeiterfassungspflicht geht nach Auffassung des Gerichts bereits aus dem Arbeitsschutzgesetz hervor (siehe unsere Erklärung des Urteils hier).
Aus dieser Sicht besteht also die Pflicht zur Zeiterfassung schon lange – es wusste nur niemand!

Eines ist sicher: Das Thema Zeiterfassung wird uns auch im Jahr 2023 begleiten und Arbeitgeber weiter beschäftigen.

Wenn du genug von dieser unsicheren Situation hast, sichere dein Unternehmen doch einfach für alle Eventualitäten ab – mit der Digitale Zeiterfassung von absence.io.
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Im Folgenden findest du alle wichtigen Infos zur Zeiterfassungspflicht.

Zeiterfassung wird Gesetz: Das EuGH-Urteil

Im Mai 2019 entschied der EuGH, dass jeder Arbeitgeber in der EU jede einzelne Arbeitsstunde seiner Angestellten dokumentieren muss. Seitdem diskutieren Rechtsexperten, Politiker, Verbände, Unternehmer und Arbeitnehmervertreter die Arbeitszeiterfassung der Zukunft.

Im Urteil heißt es, Arbeitgeber müssten ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Erfassung der Arbeitszeit einführen. Beide Seiten müssen Einsicht in die erfassten Daten erhalten, um Verstöße zu verhindern. Die Dokumentation der Arbeitsstunden müsse „unmittelbar, elektronisch und manipulationssicher“ erfolgen.

Der EuGH betonte in seinem Urteil, dass die Zeiterfassung ein Arbeitnehmergrundrecht sei. Die Höchstarbeitszeit müsse eingeschränkt werden, um die täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten einzuhalten und die Gesundheit der Arbeitnehmer zu schützen. Die konkrete Umsetzung des Urteils obliegt wie eigentlich immer den einzelnen EU-Mitgliedsstaaten.

Zeiterfassungspflicht: Die Vorgeschichte

Die spanische Gewerkschaft Federación de Servicios de Comisiones Obreras (CCOO) hatte vor dem spanischen Gerichtshof gegen den Ableger der Deutschen Bank in Spanien geklagt. Die CCOO wollte erreichen, dass die Bank die Arbeitszeiten der Angestellten erfasst. So wollte die Gewerkschaft unbezahlte Überstunden verhindern und die Bank dazu zwingen, gesetzlich vorgegebene Arbeitszeiten einzuhalten.

Die CCOO argumentierte auf Basis der Dokumentationspflicht in der Grundrechte-Charta der EU sowie der Richtlinie zur Arbeitszeitgestaltung. Der spanische Gerichtshof übergab die Sache schließlich an den EuGH.

Zeiterfassung in Deutschland: Was galt bisher?

Bisher kennt das deutsche Recht keine grundsätzliche Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit. Die Ausnahme sind Überstunden und Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen ( §16 Arbeitszeitgesetz (ArbZG)). Seit dem 1. Januar 2015 ist die Zeiterfassung zudem für Mindestlohnbeschäftigte Pflicht. Auch Pausen müssen dabei lückenlos dokumentiert werden.

Die Verantwortung für all das trägst Du als Arbeitgeber. Für einige Berufsgruppen wie Kraftfahrer müssen die Arbeitszeiten bereits erfasst werden. Durch das EU-Urteil müssen künftig auch alle anderen Branchen ihre Arbeitszeiten erfassen.

Die meisten Experten sind sich einig, dass die deutsche Regierung handeln und die nationalen Gesetze entsprechend anpassen muss.

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Urteil zur Zeiterfassungspflicht: Was ändert sich für Dich als Arbeitgeber?

Noch hat Deutschland das EU-Urteil nicht in nationales Recht gegossen. Die konkreten Auswirkungen sind daher noch nicht klar. Trotz der ausstehenden Umsetzung hat das Urteil jedoch bereits Konsequenzen:

Verschiedene Arbeitsgerichte berufen sich bei Klagen zur Zeiterfassung schon jetzt auf das Urteil des EuGH. Teilweise wurden Unternehmen bereits zu schmerzhaften Lohnnachzahlungen verurteilt. Wie bereits erwähnt, liegt das Beweislastrisiko bei Dir als Arbeitgeber.

Die Reaktion auf das EuGH-Urteil zur Zeiterfassung

Gewerkschaften und Arbeitnehmervertreter begrüßen das Urteil, da es die Rechte der Arbeitnehmer sichere und ihre Gesundheit schütze. Angesichts der Tatsache, dass viele Beschäftigte regelmäßig unbezahlte Überstunden machen, erscheint das verständlich.

Die Arbeitgeberseite sieht das Urteil hingegen kritisch. So hieß es etwa von Seiten des BDA (Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände): “Wir Arbeitgeber sind gegen die generelle Wiedereinführung der Stechuhr im 21. Jahrhundert. Auf die Anforderungen der Arbeitswelt 4.0 kann man nicht mit einer Arbeitszeiterfassung 1.0 reagieren.“

Kritiker befürchten, dass die Pflicht zur Zeiterfassung bisherige Modelle zur Vertrauensarbeitszeit, zum mobilen Arbeiten oder auch zum Homeoffice in Frage stellen könnte. Weniger Flexibilität und ein deutlich höherer administrativer Aufwand könnten die Folge sein.

Die Politik diskutiert die Reform der Zeiterfassung

Im Februar 2022 brachte die Bundesregierung unter Arbeitsminister Hubertus Heil ein Gesetzespaket auf den Weg, das im Zuge der Erhöhung des Mindestlohnes u.a. auch die Zeiterfassung für bestimmte Branchen wie Baubranche und Reinigung verschärfen sollte. Koalitionspartner FDP sowie die Arbeitgebervertreter kritisierten die geplanten Maßnahmen jedoch als praxisuntauglich. So wurden diese Passagen letztlich gestrichen.

Grundsätzlich heißt es im Koalitionsvertrag der Ampel-Koalition:

“Im Dialog mit den Sozialpartnern prüfen wir, welchen Anpassungsbedarf wir angesichts der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs zum Arbeitszeitrecht sehen. Dabei müssen flexible Arbeitszeitmodelle (z.B. Vertrauensarbeitszeit) weiterhin möglich sein.”

Kurz gesagt:

Die Bundesregierung dürfte das EuGH-Urteil zur Zeiterfassungspflicht zeitnah in nationales Recht überführen. Offen bleibt, in welcher Form.

Wie kann Dein Unternehmen die Arbeitszeiten erfassen?

Du kennst nun die Vorgeschichte und die wahrscheinlichen Konsequenzen des “Stechuhr-Urteils”. Doch welche Möglichkeiten der Zeiterfassung hast Du als Arbeitgeber überhaupt?

Oldschool-Variante 1 – Papier (Excel):

Richtig, der klassische „Stundenzettel“. Auf den ersten Blick eine einfache Möglichkeit, um die Arbeitszeiten Deiner Angestellten zu dokumentieren. „Verlässlich und manipulationssicher“ ist dieses System allerdings nicht gerade. Stundenzettel können verschwinden und nicht immer lässt sich im Nachhinein noch nachvollziehen, wer einen entsprechenden Eintrag gemacht hat. Hinzu kommt der zeitliche Aufwand: Du musst die Daten erst noch mühsam per Hand in das HR-System eintippen. Das Potenzial für Fehler und Streitigkeiten ist groß.

Oldschool Variante 2 – die Stechuhr:

Die gute alte Stechuhr bzw. Stempeluhr stammt noch aus den Zeiten der Industrialisierung, als sich Fabrikarbeiter für ihre Schichten „einstempeln“ und nach getaner Arbeit „ausstempeln“ mussten. Zwar gibt es heute modernere Varianten, doch es bleibt dabei: Eine Stechuhr macht nur dann Sinn, wenn deine Mitarbeiter wirklich jeden Tag vor Ort sind. Im Hinblick auf den Trend zum mobilen Arbeiten, wechselnden Standorten und Homeoffice keine gute Wahl.

Die beste Lösung: Zeiterfassung per Software

In einer zunehmend digitalen Arbeitswelt erscheint es nur logisch, auch die Zeiterfassung digital per Software zu erledigen, oder? Mit einer Software gewinnst Du als Arbeitgeber auf jeden Fall an Flexibilität. Egal ob am Desktop im Büro, mit dem Smartphone von unterwegs oder am Notebook im Homeoffice – Deine Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten mit nur wenigen Klicks erfassen. Verfügt die Software über entsprechende Schnittstellen, kannst Du sie sogar mit eurer Buchhaltung verbinden und dadurch noch mehr Zeit und Aufwand sparen.

Warum Du digitale Zeiterfassung nutzen solltest

Digitale Zeiterfassung ist allen anderen Methoden zur Zeiterfassung klar überlegen:

Die richtige Software

ist flexibel einsetzbar – ob in der Produktionshalle, im Außendienst, im Homeoffice oder im Büro
automatisiert viele Routineabläufe und reduziert so Fehlerquellen
bietet eine übersichtliche Dokumentation und wertvolle Erkenntnisse über mögliche Fehlentwicklungen
schafft mehr Transparenz für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
garantiert dank Echtzeitdaten jederzeit den Überblick über die Lage
bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, sich per Arbeitszeiterfassungs-App von überall selbst einzuloggen und ihre Arbeitszeiten flexibel zu erfassen
ermöglicht das Erstellen Abrechnungen und Berichten durch sinnvolle Schnittstellen zu anderen Abteilungen

Insgesamt ist eine Software wie absence.io die ideale Lösung für die Arbeitszeiterfassung im digitalen Zeitalter.

Fazit: Was Du als Arbeitgeber jetzt tun solltest

Das Urteil des EuGH ist klar: Die Zeiterfassungspflicht wird kommen – auch in Deutschland. Das jüngste Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) hat dies noch einmal bekräftigt (siehe unser UPDATE weiter unten).

Auch wenn die Zeiterfassung noch nicht in Gesetz gegossen wurde: Arbeitgeber sollten sich spätestens jetzt intensiv mit digitaler Zeiterfassung beschäftigen. Solange die Bundesregierung die EU-Vorgaben nicht in nationales Recht verwandelt, lassen sich die konkreten Konsequenzen des Urteils nur sehr schwer abschätzen.

Umso wichtiger, dass Du dich als Arbeitgeber schon jetzt zukunftssicher aufstellst. Experten erwarten einen regelrechten Run auf die Anbieter von digitalen Lösungen zur Zeiterfassung. Du solltest direkt handeln und Dein Unternehmen optimal auf die Zukunft der Zeiterfassung einstellen.

Zu einem modernen Unternehmen gehört auch eine moderne, faire und flexible Form der Zeiterfassung. Mit digitaler Zeiterfassung von absence.io erfüllt Dein Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben und spart dabei noch jede Menge Zeit, Aufwand und Kosten.

PS:

Du bist Dir nicht sicher, ob Dein Unternehmen die neuen Anforderungen an die Zeiterfassung erfüllt? Mit unserem Time-Track-Check findest Du es in unter 10 Minuten heraus. Jetzt kostenlos herunterladen.

UPDATE:

Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 und die Konsequenzen für Dein Unternehmen

Nach dem ursprünglichen „Stechuhr-Urteil“ des EuGH aus dem Mai 2019 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) nun ein Grundsatzurteil gefällt:

In Deutschland besteht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

Die Begründung des Gerichts

Das BAG berief sich bei seiner Entscheidung (Aktenzeichen 1 ABR 22/21) auf das EuGH-Urteil, aber überraschenderweise auch auf einen Passus (§3) im bisherigen deutschen Arbeitsschutzgesetz. Dieses verpflichte Arbeitgeber zur Einführung eines Systems, das die Arbeitszeiten der Beschäftigten erfassen kann.

„Wenn man das deutsche Arbeitsschutzgesetz mit der Maßgabe des Europäischen Gerichtshofs auslegt, dann besteht bereits eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung“, so die Präsidentin des BAG, Inken Gallner, die während der Verhandlung sagte: „Zeiterfassung ist auch Schutz vor Fremdausbeutung und Selbstausbeutung.“

Erste Reaktionen auf das BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassung

Rechtsexperten bezeichnen das Grundsatzurteil des BAG zur Zeiterfassungspflicht in Deutschland als „Paukenschlag“. Die Entscheidung sei „das Ende der Vertrauensarbeitszeit ohne Umsetzungsfrist“, so der Arbeitsrechtler Prof. Dr. Michael Fuhlrott.

Der Arbeitgebervertretung BDA kritisiert das Urteil als „überstürzt und nicht durchdacht.“ Das Gericht überstrecke den Anwendungsbereich des Arbeitsschutzgesetzes deutlich, so BDA-Geschäftsführer Kampeter. Mit der Entscheidung überfordere man Beschäftigte und Unternehmen “ohne gesetzliche Konkretisierung.”

Welche Konsequenzen hat das Urteil für Arbeitgeber?

Die konkreten rechtlichen Auswirkungen des BAG-Urteils sind, wie im Falle des EuGH-Urteils, noch unklar. Arbeitgebervertreter und Arbeitsrechtler verweisen auf die schriftliche Urteilsbegründung des Bundesarbeitsgerichts. Erst wenn diese vorliege, habe man genug Informationen, um eine Empfehlung aussprechen zu können. Die schriftliche Urteilsbegründung dürfte jedoch erst im November vorliegen.

Rechtsexperte Fuhlrott geht davon aus, dass durch das Urteil alle Unternehmen, egal wie klein oder groß, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten erfassen müssen. Erwartet werden massive Auswirkungen auf Vertrauensarbeitszeitmodelle, mobile Arbeit und Homeoffice.

Zeiterfassung wird Pflicht: Wie kam es zu diesem Urteil?

Eigentlich sollte das BAG nur entscheiden, ob ein Betriebsrat die Einführung der elektronischen Zeiterfassung im Rahmen der Mitbestimmung fordern kann oder nicht. Die Entscheidung des Gerichts: Die betriebliche Mitbestimmung oder ein Initiativrecht sei ausgeschlossen, wenn es bereits eine gesetzliche Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung gibt. Das Urteil reicht jedoch weit über diese Fragestellung hinaus.

Der Rechtsspruch des BAG kommt zu einer Zeit, in der die Ampel-Koalition, die Wirtschaft und Rechtsexperten noch immer kontrovers über die Konsequenzen des EuGH-Urteils von 2019 diskutieren. Dabei ging es bisher meistens um eine Änderung des ArbeitsZEITgesetzes und nicht um das ArbeitsSCHUTZgesetz, auf das sich nun das Bundesarbeitsgericht bei seiner Entscheidung berief.

Der Trend hin zu Vertrauensarbeitszeitmodellen, Homeoffice und weniger Kontrolle könnte durch die Entscheidungen von EuGH und BAG in Frage gestellt werden.

Arbeitgeber sollten nun so schnell wie möglich nach modernen Lösungen für die Zeiterfassung Ausschau halten, die nicht nur praxistauglich sind, sondern auch genau auf die besonderen Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten werden können.

Eine solche Lösung ist absence.io.

Wichtig: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung, sondern dient ausschließlich der Information. Er soll eine individuelle Rechtsberatung nicht ersetzen, sondern allein wichtige Hinweise zum Thema Zeiterfassung liefern.

Zeiterfassungspflicht: Das EuGH-Urteil und die Folgen für dein Unternehmen