Zehn Gründe für die digitale Zeiterfassung

Wie ein „Paukenschlag“ hat die Grundsatzentscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 gewirkt: Für alle Arbeitgeber besteht eine Pflicht zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit. Unabhängig von der Unternehmensgröße, unabhängig davon, ob es sich um tariflich vergütete Mitarbeiter:innen handelt und unabhängig davon, ob Angestellte im Unternehmen oder Home Office arbeiten. Nach derzeitigem Stand besteht zwar kein Zwang zur digitalen Zeiterfassung. Dafür sprechen aber gute Gründe.

1. Usability

Digitale Lösungen per Zeiterfassungs-App sind mit ihrer „Start-Stop-Pause“-Logik für Mitarbeiter:innen einfacher zu bedienen als Papierformulare oder Exceltabellen.

2. Lückenlosigkeit

Digitale Prozesse sind lückenlos. Zu schnell werden bei einer Papier- oder Excellösung einzelne Tage oder Stunden vergessen. Digitale Prozesse liefern Daten, die verlässlich und belastbar Auskunft über die Arbeitszeit geben können.
Lies dafür auch unbedingt unseren Artikel zum Thema Arbeitszeiterfassung mit Excel.

3. Regelkonformität

Aus diesem Grund gewährleisten digitale Prozesse grundsätzlich besser als die Alternativen, dass bestehende Regelungen eingehalten werden.

4. Transparenz

Digitale Lösungen sorgen für Übersichtlichkeit und Report-Möglichkeiten für Arbeitgeber. Unternehmen sehen auf einen Blick das Volumen und die Ursachen für anfallende Überstunden.

5. Effektiverer Schutz von Arbeitnehmern

Gute Digitallösungen zeigen an, wenn die Arbeitszeiten nicht dem deutschen Recht entsprechen: etwa wenn mehr als sechs Stunden ohne Pause durchgearbeitet wird oder zu viele Überstunden geleistet werden. Die Personalabteilung oder Geschäftsführung kann dann direkt einschreiten.

6. Anschluss an das Gesundheitsmanagement

Als Steuerungsgröße sind Arbeitszeitdaten wichtig fürs Gesundheitsmanagement, gerade, was das Thema mentale Gesundheit angeht.

7. Größerer Schutz vor Manipulation

Digitale Zeiterfassung ist weniger anfällig für Manipulationen – insbesondere in Form von nachträglichen Änderungen.

8. Einfache Durchführung für Office und Home Office

In vielen Unternehmen deutet sich für Bürojobs der Zukunft gerade eine Mischung aus Home Office und Präsenztätigkeit an. Digitale Zeiterfassung ist für beide Formen gleichermaßen geeignet.

9. Verzahnung mit Abwesenheitserfassung

Diese ist mit der digitalen Zeiterfassung problemlos möglich. Urlaub und Krankheit werden automatisch herausgerechnet, die (virtuelle) Zusammenarbeit in Teams lässt sich besser planen.

10. Kosten

Die Kosten für digitale Zeiterfassungssysteme sind gering. Im Vergleich fallen die internen Kosten für den Aufwand in Manntagen bei der Papierform häufig höher aus (siehe Grafik).

An einem Eisberg wird veranschaulicht, welche Kosten sich tatsächlich hinter einer Arbeitszeiterfassung mit Excel verstecken.

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