Die Frage ist also nicht mehr ob ihr eine HR-Software braucht, sondern wie umfassend sie für eure Zwecke sein sollte. In diesem Artikel zeigen wir euch die Unterschiede zwischen dem Pro- und Complete-Paket von absence.io, damit ihr wisst, welches am besten zu euch passt.

Das Pro-Paket ist ideal für Unternehmen, die:

• ihre HR-Prozesse professionell gestalten wollen
• gesetzliche Anforderungen automatisch berücksichtigen möchten
• aktuell noch mit Excel, Papier oder Einzellösungen arbeiten

Egal, ob ihr ein kleines Team mit 3 Personen seid oder ein Unternehmen mit 3.000 Mitarbeitenden habt, das Pro-Paket von absence.io passt zu jeder Unternehmensgröße.

Ein wichtiger Bestandteil des Pro-Pakets ist die digitale Personalakte.

Mit Blick in die Zukunft ist klar, dass die digitale Verwaltung von Personaldokumenten ab 2027 verpflichtend wird.

Das bedeutet:

• Unternehmen müssen sowieso digitalisieren
• ein späterer Umstieg wird eventuell stressig und aufwendiger
• frühe Implementierung schafft frühe Vorteile

Wer jetzt startet, vermeidet späteren Migrationsstress und profitiert schon jetzt von den Vorteilen.

Arbeitszeiten müssen systematisch erfasst werden, ob ihr wollt oder nicht.

Mit Pro:

• erfüllt ihr die aktuellen gesetzlichen Anforderungen immer automatisch
• sorgt ihr für Transparenz bei Mitarbeitenden und Führungskräften
• reduziert ihr rechtliche Risiken

Hier geht’s zu unserem Artikel zu den Vorteilen der digitalen Zeiterfassung. Ihr werdet merken, dass ihr die Funktion eigentlich schon längst nutzen wollt.

Viele Unternehmen jonglieren noch mit:

• Excel-Listen für Urlaube
• separaten Tools für Arbeitszeiten
• Papierakten für HR

Pro bringt alles zusammen:

• Abwesenheiten
• Arbeitszeiten
• Personaldokumente

Ergebnis: ein zentrales, übersichtliches HR-System, das eure Arbeit spürbar erleichtert.

Pro ist kein „Nice-to-have“, sondern essenziell. Ihr bezahlt nur für aktive Nutzer und es gibt keine Mindestanzahl an Usern.

Das Complete-Paket ist perfekt für Unternehmen, in denen Mitarbeitende häufig Spesen abrechnen müssen, zum Beispiel im Außendienst. Mit dem Complete-Pakete von absence.io läuft alles direkt in einem System und ihr erspart euch umständliche manuelle Prozesse.

Reisen oder Ausgaben einreichen bedeutet sonst oft:

• manuelle Arbeitsschritte
• Fehler bei der Abrechnung
• viel Zeitaufwand

Mit Complete läuft alles automatisch im System. Ihr spart Zeit, Nerven und reduziert Fehler.

Mit Complete könnt ihr:

• HR-Daten problemlos in andere Systeme übertragen
• Automationen aufbauen

Für alle Unternehmen mit regelmäßigen Spesenabrechnungen ist das Complete-Paket von absence.io für nur 7,99 € monatlich pro Nutzer unschlagbar.

Pro passt perfekt, wenn ihr eure HR-Prozesse digitalisieren, Excel & Papier loswerden und alles rund um Abwesenheiten, Arbeitszeiten und Personaldokumente zentral im Griff haben wollt.

Complete ist die richtige Wahl, wenn ihr Spesen, Reisekosten und Integrationen nutzen möchtet.

Egal, für welches Paket ihr euch entscheidet: Mit absence.io werden eure HR-Prozesse endlich einfacher, übersichtlicher und stressfreier.

Wie das in der Praxis aussieht, zeigen Erfahrungen wie die von Christian Roessler:

Wenn ihr Lust habt, das Ganze einfach mal auszuprobieren, könnt ihr absence.io 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Außerdem stehen euch unsere Produkt-Profis jederzeit zur Verfügung. Bucht euch einen Termin und lasst euch mehr über unsere Software erzählen.

• Digitale Zeiterfassung für dein Unternehmen: Schritt für Schritt zur erfolgreichen Implementierung
• Arbeitszeiterfassung mit Excel: Langwierig, unsicher und teuer
• Die digitale Personalakte wird 2027 Pflicht: Was bedeutet das für Unternehmen? 10 Fragen und Antworten
• Manuelle vs. digitale Spesenabrechnung: Welche Lösung passt besser zu eurem Startup?

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Klingt oldschool, ist aber noch gängige Praxis in vielen Startups:

• Belege sammeln, abheften oder in Schubladen stopfen
• Spesen in Excel oder Google Sheets tracken
• E-Mails hin und her schicken, um Genehmigungen zu bekommen
• Händische Prüfung durch das Finanzteam (oder Gründer:innen)

Für ein Mini-Team mag das reichen. Doch wenn euer Startup wächst, kann das schnell in Chaos und Zeitverschwendung ausarten.

❌ Belege verschwinden: Findet das Finanzamt eher schlecht.
❌ Excel-Tabellen können fehlerhaft sein: Ein Zahlendreher reicht und euer Budget ist futsch.
❌ Langsame Prozesse: Bis zur Genehmigung dauert es ewig.
❌ Kein Echtzeit-Überblick: Ausgaben-Tracking wird zur Geduldsprobe.
❌ Nicht skalierbar: Mehr Mitarbeiter:innen = mehr Chaos.

👉 Ergo: Die manuelle Spesenabrechnung ist langsam, fehleranfällig und kostet euch wertvolle Zeit, die ihr besser ins Wachstum eures Startups investieren könnt.

Digitale Spesenabrechnung heißt: Weniger Stress, mehr Automatisierung! Hier sind einige smarte Lösungen für euer Startup:

💡 Apps zur Belegerfassung: Foto vom Beleg machen, Software liest Betrag, Datum & Händler aus. Kein Papierstapel mehr!
💡 Cloud-basierte Spesenmanagement-Tools: Alles an einem Ort: Spesenanträge, Genehmigungen & Abrechnungen laufen reibungslos.
💡 Kreditkarten mit Spesen-Tracking: Automatische Erfassung aller geschäftlichen Ausgaben, direkte Synchronisation mit der Buchhaltung.
💡 Automatisierte Genehmigungsprozesse: Keine E-Mail-Ketten mehr – Spesen werden direkt im System genehmigt.
💡 Echtzeit-Analysen & Reports: Ihr seht sofort, wie hoch eure laufenden Kosten sind & behaltet die Kontrolle.

Hört sich vielversprechend an. Was bringt’s?

✅ Zeitersparnis: Belege erfassen geht in Sekunden.
✅ Transparenz: Ihr habt eure Kosten in Echtzeit im Blick.
✅ Weniger Fehler: Automatische Berechnungen = keine Zahlendreher mehr.
✅ Schnellere Erstattungen: Mitarbeiter:innen kriegen ihr Geld schneller zurück.
✅ Einfache Skalierbarkeit: Eure Prozesse wachsen mit eurem Team mit.

👉 Ergo: Digitale Spesenabrechnung macht Schluss mit unnötigem Verwaltungsaufwand und hilft euch, euren Fokus auf das zu legen, was wirklich zählt – das Wachstum eures Startups.

Je früher, desto besser! Spätestens ab 5–10 Mitarbeiter:innen wird der Verwaltungsaufwand so hoch, dass Excel & Co. nicht mehr tragbar sind.

🔎 Kriterien für den Umstieg:

• Ihr habt ständig Probleme mit fehlenden oder falschen Belegen.
• Spesenabrechnungen dauern ewig und nerven alle.
• Das Finanzamt verlangt bessere Nachweise und Reports.
• Ihr braucht eine skalierbare Lösung für Wachstum & Internationalisierung.

💡 Tipp für Startups: Anbieter wie absence.io bieten flexible Preismodelle pro Nutzer:in. Das heißt: Ihr zahlt nur für das, was ihr braucht – und könnt von Anfang an professionell arbeiten!

Manuelle Spesenabrechnung mag am Anfang okay sein, aber auf lange Sicht ist sie eine Zeit- und Geldfalle. Digitale Lösungen sorgen für mehr Effizienz, weniger Fehler und maximale Kontrolle – genau das, was ein wachsendes Startup braucht!

Wenn ihr direkt loslegen wollt, schaut euch die digitale Spesen- und Reisekostenabrechnung von absence.io an. Neben dem Expense Management bietet absence.io auch Lösungen zur Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Zeiterfassungssoftware und eine digitale Personalakte an. Jedes Modul ist dabei eigenständig buchbar, folgt einem günstigen Pay-per-User Modell und ist jederzeit monatlich kündbar.

Ihr könnt die Software entweder kostenlos testen oder eine kostenfreie Beratungsgespräch mit uns buchen.

• Warum Abwesenheitsmanagement für Startups nicht chaotisch sein muss
• Mobile Zeiterfassung: Flexibel, effizient und DSGVO-konform – Alles, was Unternehmen wissen müssen
• Digitale Krankmeldung: Vorteile und Best Practices für Arbeitgeber

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In diesem Artikel erfahrt ihr, wie ihr typische Herausforderungen im Beratungsalltag meistert und eure Reisekostenabrechnung optimiert.

• Vielreisende mit komplexen Abrechnungen: Als Berater seid ihr häufig auf Reisen, oft sogar international. Dabei entstehen unterschiedlichste Kosten: von Hotelübernachtungen und Flügen bis hin zu Taxi- und Verpflegungspauschalen. Die manuelle Erfassung all dieser Posten kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein.
• Unterschiedliche Abrechnungsanforderungen: Beraterteams arbeiten oft mit verschiedenen Kunden, die individuelle Anforderungen an die Abrechnung stellen. Vielleicht müsst ihr projektbezogene Kosten trennen oder unterschiedliche Spesenrichtlinien einhalten.
• Zeitdruck und Mobilität: Zwischen Terminen bleibt wenig Zeit für organisatorische Aufgaben. Belege sammeln, scannen und sortieren kostet wertvolle Minuten, die besser in Kundenprojekte investiert werden könnten.

Mit einer Reisekosten-App löst ihr viele dieser Probleme effizient. Hier sind die wichtigsten Vorteile:

• Belege einfach erfassen: Fotografiert eure Belege einfach mit dem Smartphone. Dank intelligenter Texterkennung (OCR) werden die relevanten Daten automatisch ausgelesen und richtig zugeordnet.
• Kilometerpauschalen und Fahrtenbuch: Erfasst eure Fahrten über die App – ob mit dem Privatwagen oder einem Mietwagen. Die Kilometerpauschale wird automatisch berechnet und korrekt abgebildet.
• Projektbezogene Zuordnung: Ordnet Reisekosten direkt dem jeweiligen Kunden oder Projekt zu. Das erleichtert nicht nur die interne Nachverfolgung, sondern auch die Rechnungsstellung an den Kunden.
• Gesetzeskonform und flexibel: Reisekosten-Apps wie die von absence.io sind immer auf dem neuesten Stand, was steuerliche und gesetzliche Anforderungen betrifft. So vermeidet ihr Fehler und stellt sicher, dass alle Abrechnungen korrekt sind.

• Belege sofort erfassen: Nutzt die App, um Belege direkt nach Erhalt zu scannen. So gehen keine Quittungen verloren, und ihr behaltet den Überblick.
• Regelmäßige Überprüfung: Plant regelmäßige Zeiten ein, um eure Abrechnungen zu überprüfen und freizugeben. Das verhindert, dass sich ein Berg unerledigter Aufgaben ansammelt.
• Kommunikation mit dem Finanzteam: Stimmt euch mit eurem Finanzteam oder eurer Buchhaltung ab. Klärt, welche Informationen benötigt werden, um den Abrechnungsprozess zu optimieren.

Eine Reisekosten-App ist für Beraterinnen und Berater ein unverzichtbares Tool, um den Alltag zu erleichtern. Ihr spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern erhöht auch die Genauigkeit eurer Abrechnungen. Mit Funktionen wie Belegscan, Kilometerabrechnung und projektbezogener Zuordnung sorgt die App für Transparenz und Effizienz – und das alles mobil und einfach bedienbar.

Wenn ihr eure Reisekostenabrechnung modernisieren und euch auf das konzentrieren möchtet, was wirklich zählt – eure Projekte – ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, um ein unverbindliches Beratungsgespräch zu vereinbaren.

Lasst euch von unseren Expertinnen und Experten zeigen, wie ihr euer Reisekostenmanagement optimieren könnt. Jetzt Beratungsgespräch vereinbaren!

• Reisekostenabrechnung mit Excel: Warum es eine schlechte Idee ist
• Digitale Reisekostenerstattung: Wie sie Prozesse verschlankt, Hürden bewältigt und die Mitarbeiterzufriedenheit steigert
• Manuelle vs. digitale Spesenabrechnung: Welche Lösung passt besser zu eurem Startup?
• Reisekostenabrechnung via App: Warum digitales Einreichen und Abrechnen essentiell sind
• Reisekostenabrechnung-Vorlage: als PDF und DOCX

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Auch wenn die Reisekostenabrechnung mit Excel – im Gegensatz zu Vorlage, Zettel und Stift – ein großer Schritt nach vorne ist, ist es trotzdem eine schlechte Idee, denn: es gibt deutlich bessere Alternativen.

Die folgenden Nachteile haben uns dazu veranlasst, eine Funktion zur digitalen Reisekostenabrechnung in unsere Software zu integrieren. 

Jede manuelle Eingabe birgt das Risiko von Tippfehlern. Bei Excel kommt die Gefahr falscher Formeln und versehentlich gelöschter Daten noch obendrauf. Das führt durch falsche Abrechnungen zu einem entsprechenden Mehraufwand. Kosten steigen, Arbeitszeit wird verschwendet und Nerven gehen drauf.
Übrigens: Laut einer Studie der Global Business Travel Association ist jeder fünfte (19%) manuelle Reisekostenabrechnung fehlerhaft. Jede Korrektur kostet ein Unternehmen dabei im Schnitt knapp 50 €.

Die manuelle Eingabe von Daten in Excel – gerade bei großen Datenmengen – und die entsprechende Kontrolle von Zahlen, Formeln und Co. ist extrem zeitaufwändig. 

So praktisch Excel in vielen Dingen auch sein mag, es ist trotzdem sehr schlecht skalierbar. Gerade wenn viele Mitarbeiter an einem Dokument arbeiten, ist das Chaos häufig vorprogrammiert und die Angelegenheit wird sehr schnell unübersichtlich und komplex. 

Mit dem vorangehenden Punkt eng verwandt ist das Risiko einer entsprechenden Dateninkonsistenz. Man kann noch so viele und detaillierte Guidelines und Lastenhefte schreiben: am Ende ist es doch ein Tohuwabohu.
Sollte das Unternehmen außerdem ohne internen Server oder Cloud arbeiten, besteht bei Excel immer das Risiko, dass verschiedene Versionen einer Datei im Umlauf sind und bearbeitet werden. (Eigentlich besteht das Risiko selbst bei einer Cloud.)  Das kann in einer kleinen Katastrophe enden. 

Was spart die meiste Zeit? Richtig, Automatisierung. Sie ist der wohl größte Vorteil der Digitalisierung.
Leider sind die Automatisierungsmöglichkeiten in Excel sehr begrenzt. Es ist zwar besser als Zettel und Stift, trotzdem müssen viele Prozesse manuell durchgeführt werden. Das ist zeitaufwändig und ineffizient. 

Excel-Dateien können leicht:

• kopiert
• versehentlich oder böswillig geteilt
• manipuliert oder gelöscht werden 
• oder einfach verloren gehen.

Das schwächt zum einen das Vertrauen in den entsprechenden Prozess und die Korrektheit und Vollständigkeit der Daten. Zum anderen stellt es ein hohes Risiko für die Datensicherheit dar. 

Excel ist begrenzt in seinen Möglichkeiten zur Erstellung von umfassenden Berichten und Analysen. Das Erstellen von gewünschten oder geforderten Reportings und Berichten in Excel setzt meist ein umfangreiches Know-How voraus und ist sehr zeitaufwändig. 

Das Einhalten gesetzlicher Vorschriften und die Nachverfolgbarkeit von Änderungen sind in Excel schwierig. Änderungen sind oft nicht dokumentiert oder nachvollziehbar. Das birgt ein erhöhtes Risiko rechtlicher Probleme für Mitarbeiter und Unternehmen. 

Das gemeinsame Bearbeiten einer Excel-Datei ist problematisch. Zwar gibt es durch interne Server und Cloud-Lösungen wie Google Drive die Möglichkeit, Dateien live zu bearbeiten, vollkommen rund ist die Sache aber nicht. Die Versionskontrolle und Nachvollziehbarkeit von Änderungen sind nur wenige Beispiele von dem, was hier schief laufen kann. 

Die Excel-Skills der Mitarbeiter variieren in der Regel sehr stark. Vom absoluten Excel-Profi bis zu “Ich kann was reinschreiben” ist in der Regel alles vertreten. Wird die Reisekostenabrechnung mit Excel gemacht, führt das zuweilen zu einem entsprechenden Schulungsbedarf, in jedem Fall aber zu einer hohen Fehleranfälligkeit. 

Excel darf sich in der Rangliste menschlicher Errungenschaften vermutlich in eine Reihe mit dem Telefon, der Kamera oder dem Rad stellen. Als Softwareentwickler ist Excel häufig die Basis neuer Ideen. Man analysiert, was Excel kann, aber eben auch, was es nicht kann. Diesen „Mangel“ versucht man technisch zu beheben.

Wer jetzt glaubt, dass wir nur unsere Software verkaufen wollen, hat damit völlig recht. Wir wollen unsere Software verkaufen. Wir haben absence.io vor 10 Jahren aber nur deswegen gegründet, weil wir restlos davon überzeugt sind, dass es euch allen das Leben leichter machen wird.
(Und ohne falsche Bescheidenheit: Wir hatten Recht.) 

Unser neues Feature schafft es, alle oben genannten Nachteile der Excel-Reisekostenabrechnung zu beheben oder zumindest maximal zu reduzieren.

Mit unserer Software wird die Reisekostenabrechnung:

• zuverlässig
• effizient
• schnell
• skalierbar
• konsistent
• automatisiert
• sicher
• übersichtlich
• nachvollziehbar
• transparent 
• und benutzerfreundlich.

Wenn du dich davon überzeugen willst, dass wir keinen Käse erzählen, kannst du unsere Software 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Außerdem stehen dir unsere Expertinnen und Experten jederzeit für eine kostenfreie Produktpräsentation und zur Beantwortung all deiner Fragen zur Verfügung.

• Reisekostenabrechnung via App: Warum digitales Einreichen und Abrechnen essentiell sind
• Digitale Reisekostenerstattung: Wie sie Prozesse verschlankt, Hürden bewältigt und die Mitarbeiterzufriedenheit steigert
• Arbeitszeiterfassung mit Excel: Langwierig, unsicher und teuer

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Für uns, als Abwesenheits- und Zeiterfassungsexperten, ist das Thema Reisekostenerstattung kein unwichtiges. Auf der Suche nach neuen Features für unsere Software und einen noch besseren Service für unsere Kunden, war für uns schnell klar, dass wir eine Lösung zur digitalen Reisekostenerstattung in unsere App integrieren möchten. 

Welche Argumente uns vor und während dieses Prozesses am meisten überzeugt haben, möchten wir in diesem Blogpost mit euch teilen.

Mit den folgenden Hürden haben die “Einreicher” bei analoger oder “rudimentär-digitaler” Reisekostenerstattung (Stichwort “Reisekostenerstattung mit Excel”) am meisten zu kämpfen.

Für die “Einreicher” beginnen die Strapazen bereits mit dem Suchen der entsprechenden Reisekostenvorlage. Gerade Mitarbeiter, die nur selten beruflich Reisen, suchen oft lange nach dem entsprechenden Dokument. Das entwickelt sich oft zu einer Art “Schnitzeljagd”, bis die Vorlage endlich gefunden ist.

Lösung: 

Mit einer Software bzw. App entfällt diese Suche komplett. Man öffnet die App und mit nur einem Klick das notwendige Formular.

Ein echter Klassiker ist das Suchen der Belege. Die Geschäftsreise ist vorbei und die Expedition beginnt. Wo ist die Rechnung für das Zugticket? Wo habe ich die Taxiquittung hin? Wo ist der Bewirtungsbeleg vom Abendessen? 

Das kostet Nerven, Zeit und Geld. 

Lösung:

Mit einer mobilen App lässt sich dieses Problem lösen. Geschäftsreisende können alle Belege schon unterwegs einreichen. Die Rechnung vom Zugticket lässt sich als PDF, die Taxiquittung als Foto hochladen. Das Abendessen wird mit der Firmenkreditkarte bezahlt und durch die Zahlung direkt eine Ausgabe in der App erstellt. 

Richtlinien ändern sich, sowohl die unternehmensinternen als auch die gesetzlichen. Wer noch mit Reisekostenvorlagen arbeitet kommt hier schnell in die Bredouille. Ändern sich Richtlinien, müssen nicht nur alle Vorlagen aktualisiert werden. Es muss vor allem sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter die aktuellen Versionen benutzen. Für den Einreicher entsteht hier nicht selten ein ärgerlicher Fehler. Er verwendet die alte Vorlage. Dadurch entsteht doppelter Arbeitsaufwand und zeitliche Verzögerung bei der Erstattung. 

Lösung: 

Eine Softwarelösung löst dieses Problem nahezu gänzlich. Ändern sich Richtlinien, wird in der Software alles entsprechend und zentral aktualisiert. Durch das Verwenden der App kann für den Einreicher die Situation der falschen Vorlage nicht entstehen.

Analoge Prozesse dauern. Das gilt nicht nur für die Reisekostenerstattung und ist eines der Hauptargumente für die Digitalisierung im Allgemeinen.
Besonders ärgerlich wird eine Verzögerung dann, wenn es um Geld geht, vor allem das eigene. Reisekosten und Spesen sind Ausgaben, die der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber quasi privat auslegt. Die Tatsache an sich ist schon schwierig und jeder Tag warten, macht die Sache unangenehmer. 

Lösung: 

App und Software beschleunigen den Prozess erheblich. Das Suchen der Vorlage fällt weg. Das Suchen und Einreichen der Belege läuft mit einer App deutlich zügiger ab. Der zuständige Vorgesetzte bekommt direkt eine Benachrichtigung, kann die Abrechnung prüfen und freigeben. Die Buchhaltung hat alles kompakt und digital vorliegen und kann die Kosten erstatten.

Auch die Personalabteilung hat mit alten Prozessen zu kämpfen. Digitale Lösungen können diese vereinfachen und verschlanken. 

Eine analoge Reisekostenerstattung ist in erster Linie langsam. Die Personalabteilung wartet auf Belege, welche sie dann einzeln prüfen, sortieren und verarbeiten muss. Das führt nicht nur zu Verzögerungen in der Erstattung, sondern bindet sehr viele zeitliche Kapazitäten, die von der Personalabteilung sinnvoller genutzt werden könnten. 

Lösung: 

Eine digitale Reisekostenerstattung verkürzt den Zeitaufwand durch effizientere Prozesse. Alle Belege können von den Reisenden bereits auf dem Weg digital eingereicht werden. Das verhindert nicht nur die Wartezeit, sondern reduziert auch den Sortier-, Prüfungs- und Verarbeitungsaufwand. Das schaufelt sehr viel Zeit frei, spart Geld und Nerven. 

Analoge Prozesse sind nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Die manuelle Eingabe von Daten birgt immer ein Risiko. Dazu kommen Rechenfehler, fehlende Informationen usw. 

Lösung:

Software und App reduzieren das Fehlerrisiko erheblich. Das Rechnen übernimmt die App, Belege werden automatisch ausgelesen und die Software spuckt eine Fehlermeldung aus, sollte irgendetwas fehlen oder falsch sein.

Papier kann verloren gehen, vor allem wenn man viel davon hat. Physische Belege, Formulare und Co. verschwinden gerne. Das kann zu kleinen aber auch massiven Schwierigkeiten führen. 

Lösung:

Digital ist alles gut aufgehoben, vor allem wenn es sich um eine Software – wie absence.io – handelt, die mit den höchsten Sicherheitsstandards arbeitet. Damit verschwindet die Sorge von verschwindenden Dokumenten. Dazu kommt, dass sich über die Suchfunktion Dinge deutlich einfacher finden lassen.

Viel Papier braucht viel Platz. Die Büros der Personalabteilung platzen aus allen Nähten. 

Lösung:

Digitales braucht wenig Platz.

Genau wie für die Angestellten, ist auch für die Personalabteilung das Einhalten von internen und externen Richtlinien ein entscheidender Faktor. Die Überprüfung von Spesensätzen, steuerlichen Absetzbarkeiten und anderen Vorgaben kann sich in der analogen Welt als schwierig erweisen, wenn sich Dinge ändern, neue Mitarbeiter eingestellt werden oder man eine Regelung schlicht nicht im Kopf hat. 

Lösung:

Eine digitale Reisekostenerstattung nimmt euch dieses Problem größtenteils ab. Die Software weiß im Idealfall alles. Sie rechnet nicht nur die Spesensätze aus, sondern weist sowohl Einreicher als auch Personalabteilung und Buchhaltung auf alles hin, das fehlt oder falsch ist. 

In der heutigen Arbeitswelt ist die analoge Reisekostenerstattung auf einer Ebene mit Telefonbuch, Fax und Aktenschrankwänden. Sie muss verschwinden.

Der analoge Prozess ist langwierig, fehleranfällig, unsicher, nervig, kompliziert und teuer. Eine digitale Lösung löst alte Probleme, unkompliziert und günstig. 

Diese Argumente haben uns bei absence.io davon überzeugt, die Reisekostenerstattung in unsere Software zu integrieren. Sie ergänzt und erweitert unser Produktportfolio optimal. 

Wenn du dich auf der Suche nach Formularen und Belegen noch durch Schranklabyrinthe und überfüllte Schreibtische kämpfst, wenn du noch deinen Mitarbeitern hinterher läufst oder mit rechtlichen Vorgaben haderst: Komm zu uns. 
Wir helfen dir bei der Implementierung einer digitalen Reisekostenerstattung und nehmen dir eine Menge Arbeit ab.
Vereinbare einfach einen unverbindlichen und kostenlosen Beratungstermin mit uns und wir sehen uns die Sache genauer an.

• Reisekostenabrechnung mit Excel: Warum es eine schlechte Idee ist.
• Reisekostenabrechnung via App: Warum digitales Einreichen und Abrechnen essentiell sind

Hero-Bild von Alexander Grey

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Eine App für die Reisekostenabrechnung ist kein Nice-to-have, sondern in der modernen und gegenwärtigen Arbeitskultur essentiell. Warum? So naheliegend die Antworten sind, so grundlegend sind sie.

Aus den folgenden Beweggründen haben wir Ende letzten Jahres die Spesen- und Reisekostenabrechnung in unsere App aufgenommen. Für uns war klar, dass es unser Funktions-Portfolio perfekt ergänzt und die Software für unsere Kunden noch wertvoller macht.

In diesem Post sind alle Argumente für die Reisekostenabrechnung via App zusammengefasst. Eines vorweg: nicht mehr nachdenken, machen!

Geht es um die Vollständigkeit der Daten und das Vereinfachen von Prozessen, bietet eine App Vorteile für alle Beteiligten.

Mit der entsprechenden App lassen sich digitale Belege und Rechnungen direkt hochladen. Analoges wird einfach abfotografiert. Das Foto wird in die App hochgeladen und alle Daten werden automatisch erfasst. Das verhindert verlorengegangene Belege und verhilft euch zu einer lückenlosen Dokumentation. Mit der entsprechenden Disziplin, erfolgt das schon unterwegs, Stichwort: Mobile App.

Auch wenn der gesamte Report erst später in die Personalabteilung wandert, können mit einer Reisekostenabrechnungs-App alle Belege und Rechnungen direkt gesammelt bzw. in die App hochgeladen werden. Das verhindert ein späteres Zusammensuchen und – im schlimmsten Fall – das Verlieren von Belegen und Informationen.

Einige Apps arbeiten mit spezieller Technologie für Bildinterpretation mit der Fotos von Belegen im Grunde gescannt werden. Informationen wie Rechnungsdatum, Preis und Co. werden somit automatisch in der App eingetragen und müssen nicht manuell eingetippt werden. Das spart dem User Aufwand und verhindert falsches Eintragen von Daten.

Ein großer Vorteil der App ist ein allgemein sehr unkomplizierter und schneller Abrechnungsprozess. Nachdem alle Belege schnell hochgeladen und alle wichtigen Daten schnell eingetragen sind, ist die Abrechnung mit einem Klick eingereicht. Der Admin bekommt eine entsprechende Benachrichtigung und kann alles direkt prüfen und mit einem weiteren Klick an die Buchhaltung weiterleiten.

Bei absence.io entwickeln und optimieren wir jedes Feature grundsätzlich für den Admin UND den User. Für die Reisekostenabrechnung hat eine App-Lösung spezielle Vorteile.

Eines der Erzargumente für die Digitalisierung ist das nahezu vollständige Vermeiden von Papier. Das schon nicht nur den Geldbeutel, sondern auch die Natur. Eine digitale Lösung zur Reisekostenabrechnung verkleinert den ökologischen Fußabdruck deines Unternehmens.
Dazu kommt der Wegfall von einem Großteil des notwendigen Lagerplatzes. Adieu Ordner, welcome Cloud-Speicher!

Auch dieses Argument ist ein „No-Brainer“, wird aber nach wie vor häufig unterschätzt. Digitale Prozesse reduzieren die notwendige Arbeitszeit und somit auch deine Kosten IMMENS. Wir arbeiten hierzu gerade an einer internen Studie, um das in Zahlen darzustellen.

Die Reisekostenabrechnung ist in erster Linie für den „Einreicher“ nervig. Eine App schafft da gute Abhilfe.

Der wohl größte Vorteil für den User ist das Einreichen von Rechnungen und Belegen bereits in dem Moment, in dem er sie erhält. Das Aufbewahren (wo?) und das nachträgliche Zusammensuchen (wo?) fallen weg.
Das Zugticket kommt per Mail und wird mit dem Smartphone direkt in der App hochgeladen. Der Bewirtungsbeleg wird abfotografiert, das Foto hochgeladen und von der App automatisch gescannt und erfasst. Wie man in Bayern sagt: „Was g’macht is, is g’macht!“
Diese Funktion reicht im Grunde schon aus um jede andere Lösung der Reisekostenabrechnung auszustechen.

Damit einher geht freilich die Zeitersparnis und Nervenschonung. „Wo ist der Beleg?“, „Oh verdammt, ich hätte das schon gestern abgeben müssen?“, „Wo hatten wir die Vorlage für die Reisekostenabrechnung nochmal abgelegt?“ Alle diese Fragen werden obsolet.

Der Softwareanbieter bleibt rechtlich immer auf dem neuesten Stand. Anderenfalls ist sein App ziemlich wertlos. Die Personalabteilung hält die Software in Bezug auf die internen Richtlinien immer aktuell. Für den User sind also Dinge wie Verpflegungsmehraufwand oder Kilometerpauschalen nie veraltet, was Missverständnisse und ähnliches deutlich reduziert.

Am Ende bleibt nicht mehr zu sagen als: Go for it. Die Reisekostenabrechnung via App macht am Ende alle glücklich, vom „Einreicher“ bis zum Big Boss. Ein Vorteil jagt den nächsten.
Bei absence.io kannst du deine Reisekosten-App 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Alternativ stehen dir unsere Produktexperten für ein kostenloses Beratungsgespräch oder eine Produktpräsentation jederzeit zur Verfügung. Let’s go!

• Digitale Reisekostenerstattung: Wie sie Prozesse verschlankt, Hürden bewältigt und die Mitarbeiterzufriedenheit steigert
• Reisekostenabrechnung mit Excel: Warum es eine schlechte Idee ist.
• Arbeitszeitgesetz und Ruhezeit: 11 Antworten, die jeder Arbeitgeber kennen sollte
• Zeiterfassung im Homeoffice per App: Das sollte eine Software können!
• Digitaler Abwesenheitskalender: Warum ihn deine Mitarbeiter lieben werden
• Remote arbeiten – Mit freundlichen Grüßen von den Bahamas

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Der Inhalt der Reisekostenabrechnung ist gesetzlich nicht 100% definiert. Wir haben uns in unserer Vorlage deshalb auf die gängigsten Felder konzentriert.

• Vorname
• Nachname
• Personalnummer
• Abteilung

• Reisebeginn (Hier bitte das Datum eintragen)
• Uhrzeit (des Reisebeginns)
• Reiseende
• Uhrzeit
• Reiseziel
• Reisezweck
• Verkehrsmittel
• (bei PKW) Kilometer

• Fahrkosten (gesamt)
• Übernachtungskosten (gesamt)

Verpflegungsmehraufwand

• für eine eintägige Reise
• für eine mehrtägige Reise
• Abzüge für Frühstück (20%), Mittag- und Abendessen (40%) (Wenn vom Arbeitgeber kostenlos zur Verfügung gestellt)

• Reisenebenkosten (z.B. Maut, Trinkgeld, Gepäckaufbewahrung, etc.)
• Reisekosten gesamt

Wie du siehst, ist unsere Vorlage zur Reisekostenabrechnung für 9 von 10 Anwendungsfällen die richtige. Wenn du sie genau so verwenden kannst, lade dir das PDF herunter. Solltest du Sonderfelder ergänzen müssen oder auch bestimmte entfernen wollen, hol dir die Word-Datei.
Viel Spaß damit!

Die Reisekostenabrechnung mit Vorlage ist ein bewährtes System. Aber einfacher geht immer.

Vereinfachen lässt sich vor allem der Prozess. Mit einer Vorlage läuft die Reisekostenabrechnung in etwa so:

• Herbert sucht die Vorlage auf seinem Rechner oder dem Firmenserver.
• Herbert findet die Vorlage nicht.
• Er bittet seine Kollegin Vera, ihm die Vorlage zu schicken.
• Vera schickt ihm die Vorlage.
• Herbert möchte die Vorlage ausdrucken.
• Die Verbindung zum Drucker streikt.
• Er fragt Vera ob, sie ihm die Vorlage ausdrucken kann.
• Vera druckt die Vorlage für Herbert aus.
• Herbert füllt die Vorlage entsprechend aus und bringt sie zu seiner Vorgesetzten Yvonne.
• Yvonne fragt Herbert nach den Belegen.
• Herbert sucht die Belege.
• Herbert findet die Belege und bringt sie zu Yvonne.
• Yvonne prüft die Reisekostenabrechnung und die Belege.
• Yvonne bringt alles in die Buchhaltung.

Klingt stressig. Dabei kämen mit einem derartigen Ablauf alle Beteiligten noch glimpflich davon. Oft läuft das schlechter.

Deutlich effizienter läuft das mit … Trommelwirbel … einer Software!

Mit einer Softwarelösung, vor allem mit einer mobilen App, läuft die Reisekostenabrechnung deutlich einfacher.

• Herbert hat die absence.io App für Reisekostenabrechnung auf seinem Smartphone.
• Digitale Belege kann er direkt hochladen, ausgedruckte Belege wie z.B. Bewirtungsbelege kann er per Foto hochladen und Ausgaben mit seiner Firmenkreditkarte werden automatisch als Ausgabe angelegt.
• Alle weiteren Informationen kann er direkt in der App eintragen, ohne Suchen, ohne Drucken, ohne Hin und Her.
• Herbert kann die Reisekostenabrechnung noch auf der Heimfahrt digital einreichen.
• Yvonne bekommt direkt eine entsprechende Benachrichtigung. Sie kann alles digital prüfen – notfalls auch vom Sofa – und freigeben.
• Anschließend landet alles automatisch und vollständig in der Buchhaltung.
• Fertig.

Wenn du davon überzeugt bist, dass eine Softwarelösung besser zu dir passt als die klassische Reisekostenabrechnung-Vorlage dann probier es einfach aus. Du kannst absence.io 14-Tage lang kostenlos, unverbindlich und mit allen Funktionen testen. Alternativ kannst du natürlich auch eine Demo buchen und dir von unseren Expertinnen und Experten alles im Detail erklären lassen. Viel Spaß!

• Reisekostenabrechnung mit Excel: Warum es eine schlechte Idee ist.
• Reisekostenabrechnung via App: Warum digitales Einreichen und Abrechnen essentiell sind
• Digitale Reisekostenerstattung: Wie sie Prozesse verschlankt, Hürden bewältigt und die Mitarbeiterzufriedenheit steigert
• Kostenlose Excel Urlaubsplaner Vorlage
• Zeiterfassung Excel-Vorlage: Kostenlos herunterladen
• Stundenzettel-Vorlage kostenlos herunterladen
• Urlaubsantrag-Vorlage kostenlos herunterladen

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