Eine Reisekostenabrechnung-Vorlage ist ein guter erster Schritt um die Reisekostenabrechnung in deinem Unternehmen zu verbessern. Unsere Vorlage ist relativ simpel und enthält die standardmäßig benötigten Felder. Neben der PDF-Vorlage stellen wir auch das Word-File kostenlos zur Verfügung. Damit kannst du die Vorlage an deine eigenen Bedürfnisse anpassen.
Was ist alles drin?
Der Inhalt der Reisekostenabrechnung ist gesetzlich nicht 100% definiert. Wir haben uns in unserer Vorlage deshalb auf die gängigsten Felder konzentriert.
Persönliche Daten
- Vorname
- Nachname
- Personalnummer
- Abteilung
Reisedaten
- Reisebeginn (Hier bitte das Datum eintragen)
- Uhrzeit (des Reisebeginns)
- Reiseende
- Uhrzeit
- Reiseziel
- Reisezweck
- Verkehrsmittel
- (bei PKW) Kilometer
Reisekosten
- Fahrkosten (gesamt)
- Übernachtungskosten (gesamt)
Verpflegungsmehraufwand
- für eine eintägige Reise
- für eine mehrtägige Reise
- Abzüge für Frühstück (20%), Mittag- und Abendessen (40%) (Wenn vom Arbeitgeber kostenlos zur Verfügung gestellt)
- Reisenebenkosten (z.B. Maut, Trinkgeld, Gepäckaufbewahrung, etc.)
- Reisekosten gesamt
Wie du siehst, ist unsere Vorlage zur Reisekostenabrechnung für 9 von 10 Anwendungsfällen die richtige. Wenn du sie genau so verwenden kannst, lade dir das PDF herunter. Solltest du Sonderfelder ergänzen müssen oder auch bestimmte entfernen wollen, hol dir die Word-Datei.
Viel Spaß damit!
Geht das einfacher?
Die Reisekostenabrechnung mit Vorlage ist ein bewährtes System. Aber einfacher geht immer.
Vereinfachen lässt sich vor allem der Prozess. Mit einer Vorlage läuft die Reisekostenabrechnung in etwa so:
- Herbert sucht die Vorlage auf seinem Rechner oder dem Firmenserver.
- Herbert findet die Vorlage nicht.
- Er bittet seine Kollegin Vera, ihm die Vorlage zu schicken.
- Vera schickt ihm die Vorlage.
- Herbert möchte die Vorlage ausdrucken.
- Die Verbindung zum Drucker streikt.
- Er fragt Vera ob, sie ihm die Vorlage ausdrucken kann.
- Vera druckt die Vorlage für Herbert aus.
- Herbert füllt die Vorlage entsprechend aus und bringt sie zu seiner Vorgesetzten Yvonne.
- Yvonne fragt Herbert nach den Belegen.
- Herbert sucht die Belege.
- Herbert findet die Belege und bringt sie zu Yvonne.
- Yvonne prüft die Reisekostenabrechnung und die Belege.
- Yvonne bringt alles in die Buchhaltung.
Klingt stressig. Dabei kämen mit einem derartigen Ablauf alle Beteiligten noch glimpflich davon. Oft läuft das schlechter.
Deutlich effizienter läuft das mit … Trommelwirbel … einer Software!
Reisekostenabrechnung: Software statt Vorlage
Mit einer Softwarelösung, vor allem mit einer mobilen App, läuft die Reisekostenabrechnung deutlich einfacher.
- Herbert hat die absence.io App für Reisekostenabrechnung auf seinem Smartphone.
- Digitale Belege kann er direkt hochladen, ausgedruckte Belege wie z.B. Bewirtungsbelege kann er per Foto hochladen und Ausgaben mit seiner Firmenkreditkarte werden automatisch als Ausgabe angelegt.
- Alle weiteren Informationen kann er direkt in der App eintragen, ohne Suchen, ohne Drucken, ohne Hin und Her.
- Herbert kann die Reisekostenabrechnung noch auf der Heimfahrt digital einreichen.
- Yvonne bekommt direkt eine entsprechende Benachrichtigung. Sie kann alles digital prüfen – notfalls auch vom Sofa – und freigeben.
- Anschließend landet alles automatisch und vollständig in der Buchhaltung.
- Fertig.
Einfach mal ausprobieren!
Wenn du davon überzeugt bist, dass eine Softwarelösung besser zu dir passt als die klassische Reisekostenabrechnung-Vorlage dann probier es einfach aus. Du kannst absence.io 14-Tage lang kostenlos, unverbindlich und mit allen Funktionen testen. Alternativ kannst du natürlich auch eine Demo buchen und dir von unseren Expertinnen und Experten alles im Detail erklären lassen. Viel Spaß!