Lohnabrechnung selbst erstellen oder auslagern? Die passende Lösung für dein Unternehmen

lohnabrechnung erstellen

Nach §108 GewO ist jeder Arbeitgeber dazu verpflichtet, seinen Mitarbeitern eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung auszugeben. Doch das stellt besonders kleine Unternehmen vor eine riesige Herausforderung: Soll man die Lohnabrechnung selbst erstellen oder sie an externe Profis übergeben? Intern sind häufig keine Kompetenzen vorhanden. Eine externe Bearbeitung kostet hingegen einen Haufen Geld. Gar nicht so einfach! Wir haben für dich die Vor- und Nachteile gesammelt.

Die Sache mit der Gehaltsabrechnung

Wie oben schon erwähnt, kommt kein Unternehmen ums Lohnabrechnung erstellen herum. Wichtig ist auch, dass das Ganze pünktlich und korrekt erledigt wird. Anderenfalls kann dies zu einer Klage führen. Und wer will das schon?! Doch die Berechnungsschlüssel und Gesetze ändern sich jährlich und das ganze Prozedere erfordert ein gewisses Know-how. In kleinen Unternehmen fehlt häufig die Zeit und auch das Geld sich dieses anzueignen – sei es durch Fort- und Weiterbildungen oder durch entsprechendes Personal. Dann kommt schnell der Gedanke, die Lohnabrechnung einfach auszulagern. Doch entsprechende Lohn- oder Steuerbüros verlangen viel Geld für ihre Arbeit. Zu viel für viele KMUs. Dann gilt es die Vor- und Nachteile abzuwiegen, um die bestmögliche Entscheidung zu treffen.

Die Lohnabrechnung extern erstellen lassen

Das sind die Vorteile

Starten wir mit den Vorteilen des Outsourcings: Wenn du die Lohnbuchhaltung an einen externen Dienstleister weitergibst, bleibt dir viel Aufwand erspart. Du musst dir kein Know-how aus diesem Bereich aneignen und auch keine Fort- und Weiterbildungen besuchen. Diese gewonnene Zeit kannst du in deine Kunden und Mitarbeiter investieren. Siehst du bei dir sowie deinen Angestellten keine Kapazitäten für diese Aufgaben, sparst du dir das Geld für einen zusätzlichen Mitarbeiter, den du hättest einstellen müssen. Dieser kann auch nicht aufgrund von Krankheit oder Urlaub für eine Weile ausfallen. Des Weiteren sparst du dir die Kosten für entsprechende Soft- und Hardware, die du für die Erstellung der Lohnabrechnung anschaffen müsstest. Dazu kommt, dass eine interne Lohnbuchhaltung ohne entsprechendes Fachpersonal diverse Fehlerquellen birgt. Gibst du die Aufgaben an einen Profi weiter, kannst du eine korrekte Gehaltsabrechnung erwarten.

Das sind die Nachteile

Natürlich hat auch eine externe Bearbeitung seine Schattenseiten. Zum einen musst du hochsensible Personaldaten herausgeben, zum anderen entstehen dir hohe Kosten. Außerdem solltest du dir sicher sein, dass du deine Lohnabrechnung in professionelle Hände weitergibst. Die Haftung für eventuelle Fehler muss vor Vertragsabschluss mit dem externen Dienstleister geklärt werden.
 
Gehaltsabrechnung erstellen Vorteile und Nachteile

Die Lohnabrechnung selbst erstellen

Das sind die Vorteile

Der größte Vorteil am Lohnabrechnung selbst erstellen dürfte sein, dass du dir die hohen Kosten eines externen Anbieters sparst. Für die Lohnbuchhaltung durch ein externes Steuer- oder Lohnbüro musst du tief in die Tasche greifen. Vorausgesetzt ein Mitarbeiter (oder du) ist in der Lage, die Lohnabrechnung zu erstellen, kannst du auf internes Know-how zurückgreifen und solltest dies auch nutzen. Um Datensicherheit musst du dir in diesem Fall auch keine Sorge machen. Schließlich bleiben die Daten in deinem Unternehmen und werden nicht herausgegeben. Ein weiterer Vorteil ist, dass du stets die Kontrolle und den Überblick über die Lohnabrechnung behältst.

Das sind die Nachteile

Solltest du kein geeignetes Fachpersonal in deinem Unternehmen haben, muss sich jemand die Kenntnisse aneignen und Fort- und Weiterbildungen besuchen. Die interne Lohnbuchhaltung ist zeitintensiv und leider auch anfällig für Fehler. Du bist selbst verantwortlich, dass alles korrekt und fristgerecht abgegeben wird. In einem kleinen Unternehmen reicht das Geld maximal für einen Angestellten in der Lohnbuchhaltung. Fällt dieser längerfristig aufgrund von Urlaub oder Krankheit aus, müssen die restlichen Mitarbeiter trotzdem pünktlich ihre Gehaltsabrechnung erhalten. In diesem Fall musst du schnellst möglich einen Ersatz organisieren und es entstehen zusätzliche Kosten.

DIY oder Outsourcing – wer macht das Rennen?

Wenn du nun die klare Antwort auf deine Frage „Lohnbuchhaltung selbst erstellen oder auslagern?“ erwartest, muss ich dich leider enttäuschen. Eine allgemeingültige Antwort gibt es darauf nicht. Vielmehr musst du alle oben genannten Vor- und Nachteile abwiegen und eine ganz persönliche Entscheidung für dein Unternehmen treffen. Es hängt viel von der Größe des Unternehmens ab, den finanziellen Ressourcen oder auch ob es ggf. schon qualifizierte Mitarbeiter auf diesem Fachgebiet gibt. Fakt ist aber, dass dich die absence.io Software bei deiner Lohnabrechnung unterstützt – egal ob intern oder extern. In der digitalen Personalakte kannst du alle relevanten Informationen sammeln und auch die Zeiterfassungssoftware erleichtert dir die Buchhaltung enorm. Überzeuge dich selbst und teste absence.io 30 Tage kostenlos.
 

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