Unternehmen stecken viel Arbeit in das Onboarding neuer Mitarbeiter – man möchte ja einen guten ersten Eindruck hinterlassen. In den Offboarding-Prozess wird jedoch wenig Zeit investiert. Fragt man nach dem Warum, fallen Bemerkungen wie „Der Mitarbeiter geht ja eh, was soll ich mir da noch Mühe geben?!“. Wie falsch Unternehmen mit dieser Aussage liegen, zeigt dieser Artikel.
40% der Deutschen planen einen Jobwechsel
Der Job fürs Leben? Den gibt es heute nur noch selten. Wer in der Arbeitswelt bestehen und vorankommen will, muss flexibel sein. Und das bringt Jobwechsel mit sich. Eine Studie von Indeed und dem Markforschungsunternehmen respondi ergab, dass 40 Prozent der Befragten einen Jobwechsel planen. Wenn das nicht mal eine ganze Menge ist! Jeder Arbeitsplatzwechsel bringt unweigerlich ein Offboarding mit sich. Dessen Wichtigkeit wird jedoch häufig unterschätzt. Auch wenn der Mitarbeiter sich dazu entschlossen hat, das Unternehmen zu verlassen, solltest du einen professionellen letzten Eindruck hinterlassen. Warum? Ganz einfach: Behält er dein Unternehmen in guter Erinnerung, wird er dich weiterempfehlen – sei es an Freunde und Bekannte oder auf Jobbewertungsportalen. Außerdem erhöhen sich so die Chancen, dass der Mitarbeiter in ein paar Jahren doch wieder zu deinem Unternehmen zurückkehrt.
In 5 Schritten zum professionellen Offboarding
#1 Ehrliche Kommunikation
Am Anfang jedes Offboardingsprozesses sollte ein ausführliches Gespräch stehen, in dem ihr gemeinsam über die Gründe sprecht. Dieser Termin ist der richtige Zeitpunkt, um sich als Unternehmen Feedback zu holen und dem Mitarbeiter wiederum Feedback zu geben. Natürlich sollten auch die weiteren Schritte auf der Agenda stehen. Wer sagt es den Kollegen? Wann ist der letzte Tag? Wie wird die Übergabe organisiert? Deine Aufgabe als HR-Verantwortlicher besteht außerdem darin, dem Mitarbeiter deine Wertschätzung zu zeigen für das, was er geleistet hat.
#2 Aufzeichnungen erstellen
Wichtig ist, dass das Wissen des Arbeitnehmers nicht verloren geht. Dir sollte bewusst sein: Mit der Person geht auch sein Know-How. Damit dieses nicht auf Nimmerwiedersehen in ein anderes Unternehmen verschwindet, sollte eine ausführliche Übergabe Teil des Offboardings sein. Leider ist es selten der Fall, dass der Mitarbeiter seinen Nachfolger einarbeiten kann. Schließlich muss zunächst ein adäquater Ersatz gefunden werden – das dauert seine Zeit! Daher sollte der Mitarbeiter ausführliche Aufzeichnungen zu seinen Tätigkeiten erstellen und einzelne Aufgaben an Kollegen übergeben.
#3 Verabschiedung
Irgendwann ist es soweit und der letzte Arbeitstag ist gekommen – und für dich eine weitere Chance einen guten Eindruck zu hinterlassen! Organisiere eine kleine Abschiedsfeier, richte ein paar nette Worte an den Mitarbeiter und überreiche ihm ein kleines Geschenk. Dafür musst du dich nicht in Unkosten stürzen. Es reicht schon eine Abschiedskarte mit den Unterschriften aller Teamkollegen und ein paar persönlichen Worten sowie eine kleine Erinnerung an das Unternehmen.
#4 Schlüssel, Laptop und Co.
Dann ist es auch schon an der Zeit alles zurückzugeben, was sich im Laufe der Jahre angesammelt hat – Schlüssel, Chipkarte, Handy, Laptop und Co. Da man bei den ganzen Dingen schnell den Überblick verlieren kann, bietet es sich an, dem Mitarbeiter im Zuge des Offboardings einen kleinen Laufzettel zu überreichen. Darauf ist festgehalten, wann er was wo abgeben muss und er kann die einzelnen Punkte abhaken.
#5 Arbeitszeugnis
Nachdem der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, ist das Arbeitszeugnis an der Reihe. Schiebe dieses To-do nicht auf die lange Bank, dein ehemaliger Angestellter wartet schließlich darauf. Wenn du dem Brief noch ein Anschreiben mit ein paar persönlichen Worten beilegst, wird er sich garantiert freuen.
#6 Urlaubsbescheinigung
In den meisten Fällen wechseln die Angestellten mit bereits genommenen oder noch verbleibenden Urlaubstagen den Arbeitgeber. Oft gelten dort auch andere Urlaubsregelungen. Wenn du beim Offboarding noch einen drauf setzen möchtest, gibst du die Urlaubsbescheinigung gleich mit.
Professionelles Offboarding? Gar nicht so schwer!
Du siehst: Ein gutes Offboarding ist kein Hexenwerk! Arbeite unsere To-Do-Liste Punkt für Punkt ab und hinterlasse einen positiven Eindruck bei deinen Ex-Mitarbeitern. Fakt ist: Auf jedes Onboarding folgt ein Offboarding – spätestens wenn deine Angestellten in Rente gehen.
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* Die Nennung nur eines Geschlechts dient hier rein dem Lesefluss. Wir möchten aber darauf hinweisen, dass wir alle Geschlechter (m/w/d) ansprechen und miteinbeziehen wollen.