Ich stand mitten im Eingangsbereich im vierten Stock. Der Empfangstresen war verlassen und von der zuständigen Mitarbeiterin war weit und breit nichts zu sehen. Es war 08:52 Uhr und an mir vorbei strömten Hunderte von Menschen in ihre Büros. Keiner schien mich zu bemerken. Mittlerweile war es 08:58 Uhr. Nur noch zwei Minuten. In meiner Verzweiflung fasste ich mir ein Herz: „Entschuldigung, ich habe heute meinen ersten Tag. Ich sollte mich bei Frau Maier am Empfang melden.“ „Ach, die ist schon seit zwei Wochen krank. Ich habe es leider eilig, da kann ich dir auch nicht weiterhelfen. Frag dich einfach durch, irgendjemand wird schon Bescheid wissen“, sagte der Typ mit der roten Hose und verschwand in der Menschenmenge. Na toll, und jetzt?
Viele neue Mitarbeiter erleben ihren ersten Tag genau auf diese Weise. Er besteht aus ewigem Warten, Verzweifeln und viel Fragerei. Das sollte aber nicht passieren. Ein Unternehmen sollte seine neuen Mitarbeiter herzlich willkommen heißen und ihnen den Start so einfach wie möglich machen. Denn auch hier gilt: Der erste Eindruck zählt und lässt sich nur schwer rückgängig machen. Deshalb dreht sich in diesem Artikel alles um das Thema Einarbeitungsplan. Oben drauf gibt`s von uns noch eine kostenlose Checkliste für das Onboarding neuer Mitarbeiter!
Bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist noch Luft nach oben
Starten wir mit der „Candidate Journey Studie“ die in Zusammenarbeit von meta HR und Stellenanzeigen.de entstanden ist. Dazu wurden 773 Personen zu ihren Erfahrungen und Wünschen rund um das Thema „Einarbeitung neuer Mitarbeiter“ befragt. Das ist das Ergebnis:
- 29% erhielten innerhalb der ersten 2 Wochen eine interne Schulung.
- 53% wurden Arbeitsabläufe und Tätigkeiten ausreichend erklärt.
- 47% hatten ein Gespräch mit dem Vorgesetzten über Erwartungen und Ziele.
- 46% bekamen einen Kollegen als Pate bzw. Mentor zugeteilt.
- 58% erwartete ein fertig eingerichteter Arbeitsplatz am ersten Tag.
- 66% hatten eine offizielle Begrüßung.
Die Ergebnisse zeigen, dass es bei der Einarbeitung durchaus Verbesserungspotential gibt. Dabei sind die Ansprüche neuer Mitarbeiter gar nicht hoch: Für 79 Prozent ist es wichtig, dass der Arbeitsvertrag zeitgerecht vorliegt. 76 Prozent wünschen sich einen konkreten Ansprechpartner aus der Personal- oder Fachabteilung. 49 Prozent erwarten weitere Informationen zum Unternehmen und der neuen Stelle. Man kann nicht sagen, dass neue Mitarbeiter utopische Anforderung an einen Einarbeitungsplan haben.
So sollte die Begrüßung neuer Mitarbeiter aussehen
In den letzten sieben Jahren habe ich einiges in Sachen Einarbeitung erlebt. Oft sah diese folgendermaßen aus: Man steht planlos rum, wird dann an seinen Arbeitsplatz geführt, nichts ist eingerichtet und man muss sich erstmal zur IT-Abteilung durchfragen. Dann sitzt man mehrere Stunden planlos vor seinem Computer. Irgendwann erbarmt sich ein Kollege und gibt eine planlose kurze Einführung. Alles andere? Muss man sich erfragen oder selbst erklären. Ich bin aber auch schon in den Genuss eines perfekten Einarbeitungsplans gekommen. Und von diesem möchte ich dir gerne erzählen. Warum? Weil dieses Beispiel zeigt, dass man mit einem strukturierten Plan den neuen Mitarbeiter glücklich macht und am Ende auch als Unternehmen profitiert.
Es fing damit an, dass ich schon vorab umfangreiche Informationen zum Unternehmen und dem Ablauf meines ersten Arbeitstages bekommen habe. So wusste ich direkt, was mich dort erwartet. Am ersten Tag hat mich dann meine Chefin persönlich am verabredeten Treffpunkt empfangen und allen vorgestellt. Im Büro erwartete mich ein perfekt vorbereiteter Arbeitsplatz mit Arbeitsutensilien, Anleitungen, einem Guide über die Firma und kleinen Geschenken. Der Unternehmensguide hat mir das Leben in den ersten Wochen echt leicht gemacht und viel Fragerei erspart. Dort waren wirklich alle Fragen beantwortet, die man sich als „Neuer“ so stellen könnte. Am ersten Tag gab es auch gleich eine ausführliche Präsentation des Unternehmens mit einem anschließenden Rundgang durch alle Abteilungen sowie eine Einführung in diverse Tools wie z.B. die digitale Zeiterfassung. Das Beste war der Einarbeitungsplan, den ich schon am ersten Tag erhalten habe. Dabei handelte es sich um eine Liste mit verschiedenen Themen sowie dem jeweiligen Kollegen, der dazu eine Schulung hält. So wusste ich nach zwei Wochen über die wichtigsten Dinge Bescheid und kannte alle Kollegen. Könnte es besser sein?!
Und was bringt nun ein Einarbeitungsplan?
Nun weißt du, wie ein gelungenes Einarbeitungskonzept aussehen kann. Es bleibt aber immer noch die Frage, was dir das Ganze bringt. Ganz einfach: glückliche Mitarbeiter! Einen schlechten ersten Eindruck kann so schnell nicht wiedergutmachen. Wer sich von Anfang an wohlfühlt, wird mit großer Wahrscheinlichkeit nicht direkt abspringen. Daraus resultieren geringere Kosten durch weniger Fehlbesetzungen. Ein Mitarbeiter der nach ein paar Wochen wieder weg ist, kostet ein Unternehmen viel Zeit und Geld. Wird der „Neue“ gut eingearbeitet, kann er schnell eigenständig Aufgaben erledigen und entlastet die Kollegen. Wer gut im Team und im Unternehmen aufgenommen wurde, hat es außerdem leichter sich ins Team zu integrieren und ist motivierter. Unter dem Strich lässt sich also sagen: Ein Einarbeitungsplan ist die Basis für eine gute und langfristige Zusammenarbeit!
Der perfekte Einarbeitungsplan – eine Vorlage
Während der Einarbeitungsphase gibt es allerdings einiges zu beachten und viele To-dos. Damit du nichts vergisst, haben wir für dich eine Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erstellt – von der Vertragsunterzeichnung bis zum Ende des ersten Arbeitsjahres. Mit dieser Liste kannst du im Handumdrehen einen Einarbeitungsplan für dein Unternehmen erstellen. Deine zukünftigen Mitarbeiter werden es dir danken!
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