Wenn wir mit Kunden oder Interessenten über ihre Reisekostenabrechnung sprechen, hören wir oft: “Ne, wir machen das mit Excel. Das funktioniert super.”
Auch wenn die Reisekostenabrechnung mit Excel – im Gegensatz zu Vorlage, Zettel und Stift – ein großer Schritt nach vorne ist, ist es trotzdem eine schlechte Idee, denn: es gibt deutlich bessere Alternativen.
Die folgenden Nachteile haben uns dazu veranlasst, eine Funktion zur digitalen Reisekostenabrechnung in unsere Software zu integrieren.
Die Nachteile der Reisekostenabrechnung mit Excel
Fehleranfälligkeit
Jede manuelle Eingabe birgt das Risiko von Tippfehlern. Bei Excel kommt die Gefahr falscher Formeln und versehentlich gelöschter Daten noch obendrauf. Das führt durch falsche Abrechnungen zu einem entsprechenden Mehraufwand. Kosten steigen, Arbeitszeit wird verschwendet und Nerven gehen drauf.
Übrigens: Laut einer Studie der Global Business Travel Association ist jeder fünfte (19%) manuelle Reisekostenabrechnung fehlerhaft. Jede Korrektur kostet ein Unternehmen dabei im Schnitt knapp 50 €.
Zeitaufwand
Die manuelle Eingabe von Daten in Excel – gerade bei großen Datenmengen – und die entsprechende Kontrolle von Zahlen, Formeln und Co. ist extrem zeitaufwändig.
Skalierbarkeit
So praktisch Excel in vielen Dingen auch sein mag, es ist trotzdem sehr schlecht skalierbar. Gerade wenn viele Mitarbeiter an einem Dokument arbeiten, ist das Chaos häufig vorprogrammiert und die Angelegenheit wird sehr schnell unübersichtlich und komplex.
Datenintegrität
Mit dem vorangehenden Punkt eng verwandt ist das Risiko einer entsprechenden Dateninkonsistenz. Man kann noch so viele und detaillierte Guidelines und Lastenhefte schreiben: am Ende ist es doch ein Tohuwabohu.
Sollte das Unternehmen außerdem ohne internen Server oder Cloud arbeiten, besteht bei Excel immer das Risiko, dass verschiedene Versionen einer Datei im Umlauf sind und bearbeitet werden. (Eigentlich besteht das Risiko selbst bei einer Cloud.) Das kann in einer kleinen Katastrophe enden.
Fehlende Automatisierung
Was spart die meiste Zeit? Richtig, Automatisierung. Sie ist der wohl größte Vorteil der Digitalisierung.
Leider sind die Automatisierungsmöglichkeiten in Excel sehr begrenzt. Es ist zwar besser als Zettel und Stift, trotzdem müssen viele Prozesse manuell durchgeführt werden. Das ist zeitaufwändig und ineffizient.
Sicherheit
Excel-Dateien können leicht:
- kopiert
- versehentlich oder böswillig geteilt
- manipuliert oder gelöscht werden
- oder einfach verloren gehen.
Das schwächt zum einen das Vertrauen in den entsprechenden Prozess und die Korrektheit und Vollständigkeit der Daten. Zum anderen stellt es ein hohes Risiko für die Datensicherheit dar.
Reporting & Analyse
Excel ist begrenzt in seinen Möglichkeiten zur Erstellung von umfassenden Berichten und Analysen. Das Erstellen von gewünschten oder geforderten Reportings und Berichten in Excel setzt meist ein umfangreiches Know-How voraus und ist sehr zeitaufwändig.
Compliance und Nachvollziehbarkeit
Das Einhalten gesetzlicher Vorschriften und die Nachverfolgbarkeit von Änderungen sind in Excel schwierig. Änderungen sind oft nicht dokumentiert oder nachvollziehbar. Das birgt ein erhöhtes Risiko rechtlicher Probleme für Mitarbeiter und Unternehmen.
Kollaboration
Das gemeinsame Bearbeiten einer Excel-Datei ist problematisch. Zwar gibt es durch interne Server und Cloud-Lösungen wie Google Drive die Möglichkeit, Dateien live zu bearbeiten, vollkommen rund ist die Sache aber nicht. Die Versionskontrolle und Nachvollziehbarkeit von Änderungen sind nur wenige Beispiele von dem, was hier schief laufen kann.
Benutzerfreundlichkeit
Die Excel-Skills der Mitarbeiter variieren in der Regel sehr stark. Vom absoluten Excel-Profi bis zu “Ich kann was reinschreiben” ist in der Regel alles vertreten. Wird die Reisekostenabrechnung mit Excel gemacht, führt das zuweilen zu einem entsprechenden Schulungsbedarf, in jedem Fall aber zu einer hohen Fehleranfälligkeit.
Wie kann ich diesen Nachteilen aus dem Weg gehen?
Excel darf sich in der Rangliste menschlicher Errungenschaften vermutlich in eine Reihe mit dem Telefon, der Kamera oder dem Rad stellen. Als Softwareentwickler ist Excel häufig die Basis neuer Ideen. Man analysiert, was Excel kann, aber eben auch, was es nicht kann. Diesen „Mangel“ versucht man technisch zu beheben.
Wer jetzt glaubt, dass wir nur unsere Software verkaufen wollen, hat damit völlig recht. Wir wollen unsere Software verkaufen. Wir haben absence.io vor 10 Jahren aber nur deswegen gegründet, weil wir restlos davon überzeugt sind, dass es euch allen das Leben leichter machen wird.
(Und ohne falsche Bescheidenheit: Wir hatten Recht.)
Unser neues Feature schafft es, alle oben genannten Nachteile der Excel-Reisekostenabrechnung zu beheben oder zumindest maximal zu reduzieren.
Mit unserer Software wird die Reisekostenabrechnung:
- zuverlässig
- effizient
- schnell
- skalierbar
- konsistent
- automatisiert
- sicher
- übersichtlich
- nachvollziehbar
- transparent
- und benutzerfreundlich.
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