Trotz der anhaltenden Diskussionen über die Datenverarbeitung von Google-Diensten und potentiellen DSGVO-Verstößen, halten viele Unternehmen weiterhin an den Cloud-Lösungen des Online-Riesen fest. Neben Gmail und Google Drive ist vor allem der Google Kalender ein beliebtes Tool zur Terminverwaltung, aber auch für die Urlaubplanung und -verwaltung in Teams oder dem gesamten Unternehmen.
Einleitung: Drei Methoden
Allgemein kommt es darauf an, wie ein Unternehmen die Urlaubsplanung mit dem Google Kalender organisiert. Es gibt drei beliebte Methoden:
- Alle Mitarbeitenden haben Zugriff auf das selbe Google-Konto und den entsprechenden Google Kalender, in den alle ihren Urlaub selbst eintragen.
- Es gibt einen eigenen Account, z.B. urlaub@*****.com der von den Personalverantwortlichen verwaltet wird. Dieser Kalender kann von allen Mitarbeitenden eingesehen werden, um zu sehen, wer wann Urlaub hat.
- Die Urlaube werden von den Mitarbeitenden in ihre persönlichen Kalender eingetragen. Wer dann den Kalender einer Kollegin oder eines Kollegen einsieht, sieht, wann sie oder er Urlaub hat (vorausgesetzt, sie haben ihre Urlaube zuverlässig eingetragen).
Wir beschäftigen uns im Folgende nur mit Variante 3. Solltet ihr mit Lösung 1 arbeiten, hört sofort auf damit und lest weiter. Auch Lösung 2 ist nur bedingt und für sehr kleine Unternehmen geeignet. Wenn ihr mit dieser Methode arbeitet, solltet ihr euch den Artikel auch genauer ansehen. Viel Spaß!
Vorteile der Urlaubverwaltung mit dem Google Kalender
#1. Mobil und jederzeit
Als cloudbasierte Lösung genießt der Google Kalender die Vorteile einer Cloud: Zugriff zu jeder Zeit, von überall und von jedem Endgerät (solange man Internet hat). So können alle Urlaube mobil und jederzeit eingetragen und eingesehen werden. Solltet ihr noch mit einer lokalen Lösung wie Excel oder gar Papier arbeiten, ist der Google Kalender ein absoluter Game-Changer für eure Urlaubsverwaltung.
#2. Bessere Transparenz
Gerade in Teams ist es wertvoll, die Urlaube von Kolleginnen und Kollegen zuverlässig einsehen zu können. Führungskräfte haben die Verfügbarkeit ihrer Leute im Blick und die Mitarbeitenden können Deadlines und Projekte besser planen wenn sie wissen, wer wann verfügbar ist oder nicht.
#3. Zeitersparnis
Natürlich lassen sich Urlaubsinformationen auch ohne den Google Kalender einholen. Kommunikationswege wie „Hey Chef, wann hat Brigitte Urlaub?“ fressen aber Zeit. Die Einsicht in den entsprechenden Kalender geht deutlich schneller.
#4. Missverständnisse und Fehler vermeiden
Der Größte Gefahrenherd für Fehler und Missverständnisse in der Urlaubsplanung sind Änderungen! Die jährliche Urlaubsplanung ist abgeschlossen aber Ravi muss nachträglichen eine Woche vom März in den Oktober verlegen. Wenn euer Unternehmen noch mit Excel oder Papier arbeitet, ist das der potentielle Horror. Änderungen kommunizieren und zu gewährleisten, dass sie bei allen ankommen, ist auf diese Weise schwierig. Ist die Änderung im Google Kalender, ist sie für alle sichtbar. Zudem können via Gmail direkt Benachrichtigungsmails an alle relevanten Personen gesendet werden, dass ein Urlaub eingetragen oder geändert wurde.
Ein Online-Kalender ist essentiell. Der Google Kalender garantiert mehr Flexibilität, mehr Transparenz, weniger Arbeit und weniger Missverständnisse.
Aber wie sieht es mit seinen Schwächen aus? Kann er in Sachen Urlaubsverwaltung alle Anforderungen erfüllen?
Die Nachteile der Urlaubsverwaltung via Google Kalender
#1. Kein Internet, kein Kalender
Wie bei jedem Cloudservice gilt: ohne Netz nichts los. Wenn die Internetverbindung fehlt, kann der Google Kalender weder bearbeitet, noch eingehsehen werden. Zumindest ist keine Aktualität gewährleistet.
#2. Keine Garantie
Vorteile #3 und #4 gelten natürlich nur dann, wenn die Mitarbeitenden und Führungskräfte Urlaube und Änderungen auch verlässlich eintragen. Ist der Urlaub nicht im Kalender, bringt auch der Google Kalender nichts.
#3. Datenschutz
Die EU macht in Sachen DSGVO weiter ernst. Laut Urteil des EuGH ist der Datentransfer europäischer Personen in die USA eigentlich illegal. Dieser hat am 16. Juli 2020 die Rechtsgrundlage eines sicheren Datenverkehrs, den „Privacy Shield“ für ungültig erklärt. Zwar haben Unternehmen die den Google Kalender momentan nutzen noch wenig zu befürchten, die Sache steht allerdings auf wackeligen Beinen. Viele Unternehmen wenden sich daher von Cloud-Services aus den USA ab und wechseln zu Anbietern aus der EU.
#4. Kosten
Im privaten Bereich und kleinen Umfang sind Google-Dienste wie Gmail, Google Kalender oder Google Drive kostenlos. Wer als Unternehmen allerdings professionell damit arbeiten möchte muss auch bezahlen. Google Workspace startet in der „Business Starter“-Version bei 5,75€ pro Nutzer. Das „Business Plus“-Paket mit mehr Sicherheit und Speicher liegt sogar bei 17,25€ pro Nutzer. Das läppert sich.
#5. Nicht dafür gemacht
Der größte Nachteil des Google Kalenders als Lösung für die Urlaubsverwaltung ist jedoch, dass sie nicht im Fokus steht. In Sachen Terminplanung im Unternehmen – speziell in Verbindung mit Google Hangouts und Google Maps – ist der Google Kalender schwer zu toppen. Für eine effiziente und zuverlässige Urlaubsverwaltung fehlen ihm aber grundlegende Funktionen.
Urlaubskontingent
Im Gegensatz zu spezifischen Softwarelösungen verfügt der Google Kalender über keine Kontingentsfunktion. Das Urlaubskontingent wird nicht automatisch verwaltet. Genommene Urlaubstage werden nicht abgezogen und die verbleibenden sind nicht einsehbar. Dazu ein kleiner Seitenhieb: Das geht sogar mit Excel.
Vertretungsmanagement
Eine kleine aber feine Funktion einiger Anbieter für Urlaubssoftware ist das Vertretungsmanagement. Wenn Maya Urlaub nimmt, trägt sie ihre Vertretung entweder selbst ein, oder die Vertretung ist durch das Unternehmen automatisch in der Software hinterlegt. Eine sehr praktische Funktion, die dem Google Kalender fehlt.
Beantragen und genehmigen
Der Google Kalender verfügt auch über keine Funktionalitäten bezüglich Beantragen und Genehmigen von Urlauben. Zwar ließe sich das mit einem Workaround lösen, sonderlich elegant und sicher ist dieser aber nicht. In speziellen Software-Lösungen wie absence.io kann der Urlaub direkt in der Software beantragt und anschließen von der verantwortlichen Führungskraft mit einem Klick genehmigt oder abgelehnt werden. Das geht mit dem Google Kalender nicht.
Fazit: Der Google Kalender reicht nicht
Der Google Kalender bringt in Sachen Urlaubsverwaltung die Vorteile der Cloud mit:
- Immer und überall von allen Endgeräten editier- und einsehbar
- Steigerung der Transparenz in Unternehmen und Teams
- Signifikante Zeitersparnis
- Reduzieren von Fehlern und Missverständnissen
Wirft man aber einen Blick auf seine Nachteile, stellt man schnell fest, dass ihm Grundlegende Funktionen für eine effiziente und zuverlässige Urlaubsplanung und –verwaltung fehlen. Es gibt keine Funktion für das Urlaubskontingent, kein Vertretungsmanagement und keine Beantragungs- und Genehmigungsfunktion.
Legt euch deshalb für die Urlaubsverwaltung ein zusätzliches und preisgünstiges Tool zu. Mit absence.io bekommt ihr alle Vorteile des Google Kalenders aber zusätzlich genau die Funktionen, die dem Google Kalender fehlen. Neben allen notwendigen Funktionen für eine einfache und zuverlässige Urlaubsverwaltung bekommt ihr bei absence digitale Zeiterfassung sogar noch on top dazu. Wir bieten euch die Komplettlösung.
Und zum Thema Datenschutz: Alle Server von absence sind ISO-zertifiziert und befinden sich in Deutschland. Es werden keine Daten in Länder geschickt, die laut EU-Richtlinien als unsicher deklariert sind. Diese Sicherheit bekommt ihr beim Google Kalender nicht. (Hier findet ihr noch mehr Informationen zum Thema Datenschutz und Nicht-EU-Länder.)
Außerdem werden alle Daten via SSL-Verschlüsselung optimal vor unberechtigtem Zugriff geschützt und täglich auf unseren Servern gesichert.
Einfach mal ausprobieren
Ihr könnt absence 14-Tage kostenlos und unverbindlich testen. Der Testzeitraum endet automatisch und ihr müsst keine Zahlungsdaten für den Test hinterlegen.
Während der Testphase stehen euch alle Funktionen zur Verfügung. Solltet ihr Fragen haben stehen wir euch jederzeit per Mail, Chat oder Telefon zur Verfügung und helfen euch.
Spart euch Zeit bei der Urlaubsverwaltung und nutzt sie für etwas Besseres!
Eines noch…
Solltet ihr den Google Kalender für eure Terminverwaltung trotzdem nutzen, bietet euch absence ein hilfreiches Add-On. Über unsere smarte Schnittstelle, werden alle Urlaube, Änderungen und Co. automatisch in die entsprechenden Google Kalender eingetragen und müssen nicht händisch eingetragen werden. Damit haben eure Mitarbeitenden alle Abwesenheiten direkt im Terminkalender. 😉