Urlaubsrückstellung richtig berechnen und buchen

Urlaubsrückstellung in der Steuerbilanz und Handelsbilanz berechnen

Urlaubsrückstellungen bereiten dir Kopfzerbrechen? Was versteht man eigentlich unter einer Rückstellung, müssen Urlaubsrückstellungen überhaupt gebildet werden und wie berechnet man sie? Keine Sorge, wir haben für dich alle Antworten auf die wichtigsten Fragen!

Was ist eine Rückstellung?

Urlaubsrückstellung = Urlaub + Rückstellung. Urlaub ist klar, aber was ist eigentlich eine Rückstellung? Rückstellungen sind per Definition Verbindlichkeiten, deren Eintreten und Höhe ungewiss sind. Alles klar… Einfacher ausgedrückt sind Rückstellungen also eine Art Schulden, von denen man nicht weiß, ob man sie in Zukunft wirklich zahlen muss. Ihr Eintreten ist also ungewiss. Genauso ungewiss ist die Höhe der Verbindlichkeiten. Man kann also nicht mit Sicherheit sagen, wie hoch der Verlust durch diese Verbindlichkeiten sein wird. Was man also weiß ist, dass vielleicht ein Betrag in einer Höhe X auf sein Unternehmen zukommen wird. Das ist natürlich ziemlich vage. Trotzdem muss man einen solchen möglichen Verlust einkalkulieren.

Was ist eine Urlaubsrückstellung?

Eine Urlaubsrückstellung ist nun also eine Rückstellung, die sich auf den Urlaub deiner Mitarbeiter bezieht. (Nur nebenbei: Es gibt auch noch andere Arten von Rückstellungen, wie zum Beispiel die Steuer- oder Prozessrückstellung.) Eine Urlaubsrückstellung muss gebildet werden, wenn Mitarbeiter zum Bilanzstichtag noch Urlaub aus dem alten Jahr haben. Eigentlich muss der Urlaub nach §7 Abs.3 BurlG im laufenden Jahr genommen werden. Nur aus dringenden betrieblichen oder privaten Gründen des Arbeitnehmers kann der Urlaub ins nächste Jahr übertragen werden. Das ist beispielsweise der Fall, wenn es unerwartet viel Arbeit zu leisten gab oder der Mitarbeiter erkrankt war und deshalb keinen Urlaub nehmen konnte. Die Rückstellung stellt nun eine Sicherheitsmaßnahme dar, falls ein Mitarbeiter noch Resturlaub hat, das Unternehmen aber verlassen oder die Firma Insolvenz anmelden muss.

Urlaubsrückstellung richtig in der Bilanz buchen

Müssen Urlaubsrückstellungen gebildet werden?

Ja. Urlaubsrückstellungen müssen sowohl in der Handels- als auch in der Steuerbilanz gebildet werden. Wer es ganz genau wissen will: In der Handelsbilanz besteht diese Pflicht laut § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB (Handelsgesetzbuch). Das sogenannte Passivierungsgebot der Handelsbilanz führt auch in der Steuerbilanz nach dem Maßgeblichkeitsprinzip dazu, dass Urlaubsrückstellungen gebildet werden müssen.

Wie berechne ich eine Urlaubsrückstellung?

Zur Berechnung der Urlaubsrückstellung benötigst du grundlegend drei Werte:

  • das maßgebliche Urlaubsentgelt
  • die Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage
  • die Anzahl der offenen Urlaubstage

Mit diesen drei Variablen kannst du dann die Urlaubsrückstellung berechnen. Die Formel dafür ist folgende:

Maßgebliches Urlaubsentgelt / tatsächliche Arbeitstage * offene Urlaubstage

Der Clou an der Sache ist, dass sich diese drei Variablen unterschiedlich berechnen, je nachdem, ob man sie für die Handels- oder für die Steuerbilanz berechnen möchte.

Urlaubsrückstellung für die Steuerbilanz berechnen

Für die Steuerbilanz berechnest du das maßgebliche Urlaubsentgelt wie folgt:

Bereinigtes Bruttogehalt/-lohn

+ AG-Anteil KV/PV

+AG-Anteil RV/AV

+ Anteil Unfallversicherung der Berufsgenossenschaft

+ Urlaubsgeld (falls noch nicht ausbezahlt)

+ weitere lohnabhängige Nebenkosten

= Maßgebliches Urlaubsentgelt

Das bereinigte Bruttogehalt/-lohn berechnet sich so:

Bruttogehalt/-lohn (ohne Gehalts- und Lohnsteigerungen des Folgejahres) – nicht fest vereinbarte Sonderzahlungen = Bereinigtes Bruttogehalt/-lohn

Bei den Arbeitstagen für die Steuerbilanz wird der Einfachheit halber bei einer 5-Tage-Woche von 250 Tagen ausgegangen. Im Falle einer 6-Tage-Woche rechnet man mit 300 Arbeitstagen.

Urlaubsrückstellung für die Handelsbilanz berechnen

Für die Handelsbilanz berechnest du das maßgebliche Urlaubsentgelt wie folgt:

Bereinigtes Bruttogehalt/-lohn

+ AG-Anteil KV/PV

+ AG-Anteil RV/AV

+ Anteil Unfallversicherung der Berufsgenossenschaft

+ Urlaubsgeld (falls noch nicht ausbezahlt)

+ weitere lohnabhängige Nebenkosten

+ Vermögenswirksame Leistungen

+ Zuführung zu Jubiläumsverpflichtungen

+ Zuführung zur betrieblichen Altersversorgung

+ anteilige Gemeinkosten

= Maßgebliches Urlaubsentgelt

Das bereinigte Bruttogehalt/-lohn berechnet sich so:

Bruttogehalt/-lohn (entspricht hier dem Bruttogehalt/-lohn des laufenden Geschäftsjahrs. Gehalts- und Lohnsteigerungen kommen bis zur Erbringung der Urlaubsgewährung im Folgejahr hinzu) – nicht fest vereinbarte Sonderzahlungen = Bereinigtes Bruttogehalt/-lohn

Bei den Arbeitstagen für die Handelsbilanz wird im Gegensatz zu den ermittelten Arbeitstagen für die Steuerbilanz nur von den tatsächlich zu leistenden Arbeitstagen ausgegangen. Die anzusetzenden Arbeitstage berechnen sich demnach für eine 5-Tage-Woche so:

260 Tage
minus Feiertage (je nach Bundesland)

minus Jahresurlaub Folgejahr

minus erwartete Krankheitstage (Durchschnitt der letzten Jahre)

= anzusetzende Arbeitstage

Was ist der Unterschied zwischen einer Individual- und einer Durchschnittsberechnung?

Bei der Berechnung von Urlaubsrückstellungen muss sich zwischen einer Individual- und einer Durchschnittsberechnung entschieden werden. Der Unterschied besteht darin, dass bei der Individualberechnung alle Aufwendungen einzeln berechnet werden, bei der Durchschnittsberechnung werden Mitarbeiter in Gruppen zusammengefasst und es wird mit diesen mittleren Werten gerechnet. Individualberechnungen sind natürlich exakter, bedeuten aber damit auch einen höheren Arbeitsaufwand. Sie bieten sich an, wenn ein Unternehmen eine überschaubare Zahl an Mitarbeitern hat und es sehr unterschiedliche Lohnstrukturen gibt. Durchschnittsberechnungen ersparen einiges an Arbeit, es kann aber durch Ungenauigkeiten zu Über- oder Unterbewertungen kommen. Durchschnittsberechnungen bieten sich vor allem für Unternehmen mit einer großen Mitarbeiteranzahl an. Egal für welche Methode man sich schließlich entscheidet: Wichtig ist, dass diese auf jeden Fall für folgende Berechnung beibehalten wird.

Wie buche ich eine Rückstellung?

Rückstellungen stehen auf der Passivseite der Bilanz. Zu verbuchen ist ein „Aufwand an Rückstellungen“. Rückstellungen müssen aufgelöst werden, sobald es den Grund für die Rückstellungsbildung nicht mehr gibt, wenn also beispielsweise der Mitarbeiter ausgezahlt wird. Je nachdem, ob Rückstellung und Auszahlung übereinstimmen, ist die Auflösung erfolgsneutral oder es wird ein sonstiger betrieblicher Ertrag oder Aufwand verbucht.

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