Effiziente Zeiterfassung für Kleinbetriebe: Einfach, sicher und DSGVO-konform

In Kleinbetrieben ist jeder Tag ein Balanceakt zwischen operativen Aufgaben, Kundenbetreuung und der Verwaltung des täglichen Geschäftsbetriebs. Die Zeiterfassung ist in diesem Kontext oft eine Herausforderung, wird jedoch zunehmend wichtiger. Ob als Basis für die Abrechnung von Projekten, zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben oder zur Optimierung des Arbeitsalltags – die Zeiterfassung spielt eine zentrale Rolle, um den Überblick über die Arbeitszeiten eures Teams zu behalten.

Für viele kleine Unternehmen ist die Einführung einer Zeiterfassung jedoch nicht nur eine organisatorische Aufgabe, sondern bringt auch einige Herausforderungen mit sich. Die Anforderungen an die Dokumentation der Arbeitszeiten sind durch neue gesetzliche Regelungen gestiegen, wie etwa das Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022, das die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch für Kleinbetriebe festgelegt hat. Hinzu kommt der Anspruch an Datenschutz und DSGVO-Konformität, der sich oft nur schwer mit herkömmlichen, manuellen Methoden umsetzen lässt.

Doch eine verlässliche Zeiterfassung muss kein komplexes Unterfangen sein. Moderne, digitale Lösungen bieten heute flexible und benutzerfreundliche Funktionen, die sich speziell für die Bedürfnisse kleiner Unternehmen eignen. Sie ermöglichen es euch, Zeitmanagement und Compliance zu vereinbaren und gleichzeitig eine präzise Grundlage für eine effiziente Betriebsführung zu schaffen.

In diesem Artikel erfahrt ihr, wie ihr die Zeiterfassung in eurem Kleinbetrieb optimal umsetzen könnt, welche Anforderungen erfüllt werden müssen und welche Vorteile eine digitale Zeiterfassung für euer Unternehmen bringen kann.

 Die Zeiterfassung ist nicht nur eine Frage der Organisation – sie ist auch eine gesetzliche Pflicht. Gerade für Kleinbetriebe ist es wichtig, die rechtlichen Anforderungen zu kennen und umzusetzen, um potenzielle Risiken und Strafen zu vermeiden.

Gesetzliche Anforderungen

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom September 2022 besteht eine klare Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung für Unternehmen jeder Größe, einschließlich Kleinbetrieben. Dieses Urteil baut auf einer früheren Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) auf, die die Notwendigkeit zur genauen Erfassung der Arbeitszeiten zur Einhaltung der Arbeitszeitgesetze betonte. Damit soll sichergestellt werden, dass Mitarbeitende vor Überarbeitung geschützt sind und ihre gesetzlich festgelegten Ruhezeiten eingehalten werden. (Mehr Informationen dazu findet ihr auch auf der offiziellen Website des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales.)

Für euch als Kleinbetrieb bedeutet dies konkret, dass die Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden systematisch und vollständig dokumentiert werden müssen. Dazu gehören Start- und Endzeiten der Arbeitszeit, Überstunden und Pausen. Eine verlässliche Erfassung bietet nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch eine wertvolle Übersicht über die Arbeitszeiten eures Teams.

Bedeutung der DSGVO-Konformität

Da die Zeiterfassung personenbezogene Daten umfasst, unterliegt sie den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die DSGVO schreibt vor, dass alle personenbezogenen Daten sicher verarbeitet und gespeichert werden müssen und nur für den festgelegten Zweck genutzt werden dürfen. Für die Zeiterfassung bedeutet das: Ihr müsst sicherstellen, dass die Arbeitszeitdaten eurer Mitarbeitenden vor unbefugtem Zugriff geschützt sind, und die Verarbeitung dieser Daten muss transparent und nachvollziehbar sein.

Eine DSGVO-konforme Zeiterfassung sollte daher Zugriffsrechte einschränken, sodass nur berechtigte Personen die Daten einsehen können, und zudem sicherstellen, dass die Daten verschlüsselt und geschützt gespeichert werden. Moderne Zeiterfassungstools, die auf DSGVO-Konformität ausgelegt sind, können euch hier wertvolle Unterstützung bieten und rechtliche Unsicherheiten verringern.

Folgen einer Nichteinhaltung

Die Nichteinhaltung der gesetzlichen Anforderungen zur Zeiterfassung kann für Kleinbetriebe ernsthafte Konsequenzen haben. Verstöße gegen die Arbeitszeitgesetze können zu empfindlichen Bußgeldern führen, und auch eine unzureichende Erfassung oder fehlerhafte Dokumentation kann bei Prüfungen durch die Aufsichtsbehörden Probleme bereiten. Zudem drohen bei Verstößen gegen die DSGVO ebenfalls hohe Strafen, die bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes betragen können – eine Summe, die gerade für kleinere Unternehmen schwer zu stemmen wäre.

Darüber hinaus birgt die Nichteinhaltung der Zeiterfassungspflicht auch interne Risiken. Unvollständige oder fehlerhafte Aufzeichnungen können zu Missverständnissen mit Mitarbeitenden führen, Vertrauen beeinträchtigen und die Arbeitsmoral senken.

Indem ihr die gesetzlichen Vorgaben zur Zeiterfassung beachtet und eine DSGVO-konforme Lösung wählt, sorgt ihr nicht nur für Rechtssicherheit, sondern stärkt auch das Vertrauen und die Zufriedenheit eures Teams.

Die Zeiterfassung stellt Kleinbetriebe vor spezifische Herausforderungen. Oft fehlen die Ressourcen, um ein umfassendes System zu implementieren, und die Balance zwischen Zeitaufwand und Genauigkeit der Erfassung ist nicht immer einfach zu finden. In diesem Abschnitt beleuchten wir die typischen Schwierigkeiten und gehen auf die Abwägung zwischen digitaler und manueller Zeiterfassung ein, um euch bei der Auswahl der passenden Methode zu unterstützen.

Typische Schwierigkeiten

Kleinbetriebe sehen sich häufig mit einigen Hindernissen konfrontiert, wenn es um die Einführung eines Zeiterfassungssystems geht:

• Begrenzte Ressourcen: Anders als in größeren Unternehmen stehen in kleinen Betrieben oft weniger finanzielle und personelle Mittel zur Verfügung. Ein aufwendiges, kostenintensives System zur Zeiterfassung ist daher meist keine Option, weshalb eine einfache, kostengünstige Lösung gefragt ist.
• Fehlende IT-Kenntnisse: Nicht jeder Kleinbetrieb hat Zugang zu einer eigenen IT-Abteilung oder zu spezialisierten Mitarbeitenden, die sich um die Einführung und Verwaltung einer digitalen Lösung kümmern können. Das macht einfache, benutzerfreundliche Tools, die ohne großen technischen Aufwand eingesetzt werden können, besonders attraktiv.
• Zeitaufwand: Die Einführung und Pflege eines Zeiterfassungssystems kostet Zeit, und gerade in Kleinbetrieben ist Zeit oft Mangelware. Ein zu kompliziertes System kann daher mehr Aufwand als Nutzen bringen. Eine effiziente Lösung, die sich unkompliziert in den Betriebsalltag integrieren lässt, ist daher entscheidend.

Abwägung zwischen digitaler und manueller Erfassung

Bei der Zeiterfassung in Kleinbetrieben stellt sich häufig die Frage: Soll die Zeiterfassung digital oder manuell erfolgen? Beide Methoden haben Vor- und Nachteile, die speziell in kleinen Unternehmen ins Gewicht fallen.

• Manuelle Zeiterfassung
  Die manuelle Zeiterfassung mit Stundenzetteln oder Excel-Tabellen ist eine kostengünstige Lösung, die keine speziellen technischen Kenntnisse erfordert. Mitarbeitende tragen ihre Arbeitszeiten selbst ein, und die Daten werden händisch weiterverarbeitet. Für Betriebe mit wenigen Mitarbeitenden oder einfachen Arbeitszeitmodellen kann dies eine ausreichende Lösung sein.
  Vorteile:
  • Geringe Kosten, da keine spezielle Software benötigt wirdEinfach und flexibel anpassbar an die BetriebsgrößeKeine technischen Vorkenntnisse erforderlich
  Nachteile:
  • Hoher Zeitaufwand für die manuelle Eingabe und Kontrolle der Daten
  • Höheres Risiko für Fehler und Unvollständigkeiten
  • Erhöhte Schwierigkeit, DSGVO-konform zu bleiben, da manuelle Systeme oft weniger sicher sind
• Digitale Zeiterfassung
  Digitale Lösungen bieten eine automatisierte Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten und sind häufig DSGVO-konform gestaltet. Für Kleinbetriebe, die eine einfache und flexible Zeiterfassung suchen, gibt es kostengünstige Tools, die speziell auf die Anforderungen kleiner Unternehmen zugeschnitten sind. Moderne Systeme wie absence.io ermöglichen es Mitarbeitenden, ihre Zeiten per App oder am PC zu erfassen, was den Zeitaufwand und die Fehlerquote minimiert.
  Vorteile:
  • Automatische Erfassung und Speicherung der Daten reduziert Fehler und AufwandErhöhte Sicherheit und Datenschutz durch verschlüsselte SpeicherungEinfache Auswertung und Nachverfolgung der Arbeitszeiten in Echtzeit
• Nachteile:
  • Höhere initiale Kosten im Vergleich zur manuellen Erfassung
  • Einführung erfordert oft eine kurze Schulung und Umstellung

Die Wahl zwischen digitaler und manueller Zeiterfassung hängt von den individuellen Bedürfnissen und Ressourcen eures Unternehmens ab. Während manuelle Methoden in sehr kleinen Teams ausreichen können, bietet die digitale Erfassung klare Vorteile bei Effizienz und Compliance – besonders, wenn gesetzliche Anforderungen konsequent eingehalten werden sollen.

Die Auswahl eines passenden Zeiterfassungssystems ist entscheidend, um den Arbeitsalltag in eurem Kleinbetrieb zu erleichtern und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Ein gutes Zeiterfassungstool sollte benutzerfreundlich und flexibel sein und die spezifischen Bedürfnisse eures Unternehmens berücksichtigen. In diesem Abschnitt gehen wir auf die wichtigsten Kriterien ein, die ihr bei der Auswahl beachten solltet.

Anforderungen an ein Zeiterfassungstool

Ein Zeiterfassungssystem sollte sich leicht in den Arbeitsalltag integrieren lassen und eure Prozesse unterstützen, statt zusätzlichen Aufwand zu verursachen. Hier sind einige zentrale Anforderungen:

• Benutzerfreundlichkeit: Ein Zeiterfassungstool muss für alle Mitarbeitenden leicht zu bedienen sein, unabhängig von deren technischen Kenntnissen. Eine intuitive Oberfläche und klare Funktionen helfen, die Nutzung des Tools zu vereinfachen und sicherzustellen, dass alle Arbeitszeiten zuverlässig erfasst werden.
• Flexibilität: Gerade in Kleinbetrieben ist Flexibilität gefragt. Ein Zeiterfassungssystem sollte daher an die spezifischen Arbeitsmodelle eures Betriebs anpassbar sein, ob ihr nun feste Arbeitszeiten, Gleitzeit oder Schichtarbeit nutzt. Ein flexibles Tool ermöglicht es, auch individuelle Arbeitszeiten oder spontane Änderungen problemlos zu erfassen.
• Kosten: Da das Budget in Kleinbetrieben oft begrenzt ist, spielt der Preis eine wichtige Rolle. Einige Anbieter bieten speziell für kleinere Unternehmen kostengünstige Lösungen an, die den vollen Funktionsumfang ohne hohe monatliche Gebühren bieten. Es lohnt sich, Angebote und Preismodelle zu vergleichen und darauf zu achten, dass keine versteckten Kosten anfallen.

Mobile Erfassung und Offline-Funktionalität

Für viele Kleinbetriebe mit Mitarbeitenden im Außendienst oder ohne festen Arbeitsplatz ist die Möglichkeit zur mobilen Zeiterfassung von großem Vorteil. Mobile Zeiterfassungstools bieten Mitarbeitenden die Flexibilität, ihre Arbeitszeiten von unterwegs aus über das Smartphone oder Tablet zu erfassen, was Zeit spart und die Dokumentation der Arbeitszeiten in Echtzeit ermöglicht.

Darüber hinaus ist eine Offline-Funktionalität in bestimmten Situationen unverzichtbar. Beispielsweise benötigen Mitarbeitende, die in Gebieten ohne stabile Internetverbindung arbeiten, die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten auch offline einzugeben. Eine gute Zeiterfassungslösung speichert die Daten lokal und synchronisiert sie automatisch, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. So bleibt die Erfassung zuverlässig und lückenlos.

Integration in bestehende Systeme

Ein effizientes Zeiterfassungssystem sollte sich nahtlos in eure vorhandenen Systeme integrieren lassen, um eine doppelte Dateneingabe zu vermeiden und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Die wichtigsten Integrationsmöglichkeiten umfassen:

• Lohnbuchhaltung: Wenn die Zeiterfassung direkt mit eurer Lohnbuchhaltungssoftware verbunden ist, werden die erfassten Arbeitszeiten automatisch für die Gehaltsabrechnung bereitgestellt. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern bei der manuellen Übertragung.
• HR-Systeme: Ein Zeiterfassungstool, das sich mit eurem HR-System verbindet, bietet eine einheitliche Datenquelle für Personalverwaltung und Arbeitszeiten. Dies ermöglicht es euch, die Mitarbeitendenverwaltung, Urlaubstage und Abwesenheiten zentral zu koordinieren.
• ERP-Systeme: Für Unternehmen, die ihre Zeiterfassung mit Projektmanagement oder Ressourcenplanung kombinieren möchten, ist die Integration in ein ERP-System sinnvoll. Arbeitszeiten lassen sich direkt den Projekten zuordnen und bieten eine detaillierte Kostenübersicht für eine bessere Ressourcenplanung.

Durch die Integration des Zeiterfassungssystems in eure bestehenden Tools wird die Verwaltung vereinfacht, und die Effizienz steigt. Datenflüsse werden nahtlos und die Genauigkeit der erfassten Zeiten steigt – ein echter Mehrwert für euren Betrieb.

Zusammengefasst

Ein ideales Zeiterfassungssystem sollte benutzerfreundlich, flexibel und kostengünstig sein und sich nahtlos in euren Betriebsalltag integrieren. Die mobile Erfassung und Offline-Funktionalität bieten zusätzliche Flexibilität für Mitarbeitende im Außendienst oder bei schlechter Netzabdeckung, während die Integration in Lohnbuchhaltungs-, HR- und ERP-Systeme die Effizienz im Arbeitsalltag erhöht.

Die Wahl der richtigen Zeiterfassungslösung ist entscheidend, um die Arbeitszeiten in eurem Kleinbetrieb effizient und zuverlässig zu dokumentieren. Kleinbetriebe stehen häufig vor der Frage: Sollte die Zeiterfassung digital erfolgen, oder reicht eine manuelle Methode aus? Im Folgenden vergleichen wir Softwarelösungen mit klassischen Methoden wie Excel-Tabellen und Stundenzetteln und geben euch eine Übersicht über kostengünstige Optionen.

Softwarelösungen vs. manuelle Methoden

Je nach Größe des Betriebs und den spezifischen Anforderungen können sowohl Softwarelösungen als auch manuelle Methoden ihre Vor- und Nachteile haben. Hier ist ein kurzer Vergleich der gängigsten Methoden:

• Manuelle Zeiterfassung (Stundenzettel)
  Stundenzettel sind die einfachste und kostengünstigste Möglichkeit, Arbeitszeiten zu erfassen. Mitarbeitende tragen ihre Zeiten auf Papier oder in einem festgelegten Dokument ein, das dann zur Abrechnung gesammelt wird. Diese Methode ist in kleinen Teams ohne komplexe Schichtmodelle oft ausreichend, jedoch besonders anfällig für Fehler und Zeitaufwand.
  Vorteile:
  • Keine AnschaffungskostenEinfach und sofort einsetzbarIdeal für sehr kleine Teams oder Einzelunternehmen
  Nachteile:
  • Hoher Zeitaufwand durch manuelle Eingabe und Auswertung
  • Fehleranfällig und anfällig für Unvollständigkeiten
  • Weniger sicher und schwerer DSGVO-konform zu halten
• Excel-Tabellen
  Viele Kleinbetriebe setzen auf Excel-Tabellen zur Zeiterfassung, da diese flexibel angepasst und leicht erstellt werden können. Mitarbeitende tragen ihre Zeiten in eine Tabelle ein, die zentral gespeichert und ausgewertet wird. Für Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden oder einfachen Arbeitszeitmodellen kann dies eine gute Lösung sein, allerdings erfordert Excel eine manuelle Pflege und ist ebenfalls fehleranfällig.
  Vorteile:
  • Geringe Kosten, da Excel oft bereits verfügbar istFlexibel und einfach anpassbarEinfache Auswertung und Filtermöglichkeiten
  Nachteile:
  • Manuelle Eingabe notwendig, was zu Fehlern führen kann
  • Eingeschränkte Funktionen und begrenzte Skalierbarkeit
  • Erfordert technisches Grundwissen und ist anfällig für Sicherheitsrisiken
• Digitale Zeiterfassungssoftware
  Digitale Lösungen bieten eine automatische und sichere Erfassung der Arbeitszeiten. Sie ermöglichen eine genaue Dokumentation und vereinfachen die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. Software wie absence.io erlaubt es Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten per App oder über den Browser einzugeben, was die Genauigkeit und Effizienz steigert. Für Kleinbetriebe gibt es oft spezielle Angebote mit niedrigeren Kosten und weniger komplexen Funktionen.
  Vorteile:
  • Automatische Erfassung, minimiert Fehler und AufwandHohe Sicherheit und DSGVO-KonformitätEchtzeit-Auswertung und flexible Auswertungsoptionen
  Nachteile:
  • Initiale Anschaffungskosten oder monatliche Gebühren
  • Kurze Einarbeitung und Schulung erforderlich

Preis-Leistungs-Vergleich

Für Kleinbetriebe ist das Preis-Leistungs-Verhältnis ein zentraler Faktor bei der Auswahl einer Zeiterfassungslösung. Hier sind einige gängige Optionen und ihre jeweiligen Kosten:

1. Stundenzettel und Excel-Tabellen
   Diese Methoden sind kostengünstig oder kostenfrei, setzen jedoch auf manuelle Pflege, die mit der Zeit sehr aufwändig werden kann. Die Zeitkosten für die Verwaltung und Auswertung sollten daher bedacht werden.
2. Einfachere Zeiterfassungssoftware (z. B. absence.io)
   Digitale Lösungen bieten oft preiswerte Basisversionen, die speziell für kleinere Unternehmen und Betriebe entwickelt wurden. Diese kosten im Schnitt zwischen 2 und 5 Euro pro Mitarbeitendem im Monat. Für Kleinbetriebe, die eine zuverlässige und gleichzeitig kostengünstige Lösung suchen, kann dies die optimale Wahl sein.
3. Umfassende Zeiterfassungssysteme
   Für Unternehmen mit komplexeren Anforderungen gibt es umfangreiche Tools, die Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Lohnabrechnung kombinieren. Diese Systeme sind meist teurer und liegen zwischen 5 und 15 Euro pro Mitarbeitendem. Für viele Kleinbetriebe ist dies jedoch eine unnötige Investition, da solche Systeme in ihrer Funktionalität oft überdimensioniert sind.

Fazit zum Vergleich

Die Wahl der richtigen Methode hängt stark von den Anforderungen und dem Budget eures Betriebs ab. Während Stundenzettel und Excel für sehr kleine Teams ausreichen können, bieten digitale Zeiterfassungstools klare Vorteile in Bezug auf Effizienz, Sicherheit und Compliance. Gerade für Kleinbetriebe, die langfristig Zeit und Aufwand sparen möchten, lohnt sich die Investition in eine einfache, benutzerfreundliche Softwarelösung – idealerweise mit einer flexiblen Preisstruktur, die speziell für kleine Unternehmen geeignet ist.

Die Einführung eines Zeiterfassungssystems in eurem Kleinbetrieb kann den Arbeitsalltag erleichtern und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellen. Damit die Implementierung reibungslos verläuft und das System optimal genutzt wird, ist eine schrittweise Einführung sinnvoll. Hier findet ihr eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung zur erfolgreichen Einführung der Zeiterfassung – von der Planung über die Testphase bis hin zur Feinabstimmung.

1. Planung und Auswahl

Bevor ihr ein Zeiterfassungssystem einführt, ist eine gründliche Planung entscheidend. Folgende Fragen solltet ihr im Vorfeld klären:

• Bedarfsermittlung: Welche Anforderungen stellt euer Betrieb an die Zeiterfassung? Soll das System nur Anwesenheiten erfassen oder auch Abwesenheiten und Überstunden dokumentieren?
• Budget: Definiert ein Budget, das ihr für die Zeiterfassung aufwenden könnt und möchtet. Digitale Lösungen wie absence.io bieten oft flexible Preismodelle, die sich an den Bedürfnissen von Kleinbetrieben orientieren.
• Technische Anforderungen: Prüft, ob das neue System problemlos mit euren vorhandenen Geräten (z. B. Smartphones, Computer) und ggf. vorhandener Software kompatibel ist.
• Auswahl der Lösung: Vergleicht die Zeiterfassungssysteme anhand eurer Kriterien. Achtet dabei besonders auf Benutzerfreundlichkeit, DSGVO-Konformität und mögliche Integrationen mit anderen Systemen (wie Lohnbuchhaltung oder HR).

Eine gute Planung sorgt dafür, dass die Einführung des Zeiterfassungssystems auf eure spezifischen Anforderungen zugeschnitten ist und unnötige Komplikationen vermieden werden.

2. Testphase und Mitarbeitereinbindung

Bevor das System vollständig eingeführt wird, ist eine Testphase sinnvoll. Dabei wird das Zeiterfassungssystem zunächst in einer kleineren Gruppe oder in einer Abteilung getestet. Diese Phase bietet euch die Möglichkeit, eventuelle Probleme frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen.

• Pilotgruppe auswählen: Wählt ein kleines Team oder eine Abteilung aus, um das System zunächst im Alltag auszuprobieren. So lassen sich mögliche Schwierigkeiten erkennen, ohne dass alle Mitarbeitenden betroffen sind.
• Schulung des Teams: Führt die Mitarbeitenden in die Nutzung des Systems ein. Erklärt die wichtigsten Funktionen und beantwortet Fragen zur Bedienung. Eine kurze Schulung sorgt dafür, dass sich alle sicher im Umgang mit dem Tool fühlen.
• Feedback einholen: Nutzt die Testphase, um Feedback von der Pilotgruppe zu sammeln. Fragen wie „Ist das Tool benutzerfreundlich?“ und „Wird der Prozess der Zeiterfassung erleichtert?“ helfen, die ersten Eindrücke der Nutzenden zu verstehen und Schwachstellen des Systems zu identifizieren.

Eine gut geplante Testphase und die aktive Einbindung der Mitarbeitenden fördern die Akzeptanz und sorgen dafür, dass das System optimal auf die Anforderungen des Betriebs angepasst wird.

3. Feinabstimmung und Anpassungen

Nach der erfolgreichen Testphase und dem Feedback der Mitarbeitenden ist es Zeit, das System endgültig einzuführen. Dabei solltet ihr auf eine kontinuierliche Optimierung und Feinabstimmung achten.

• Anpassungen vornehmen: Nehmt basierend auf dem Feedback der Testphase letzte Anpassungen vor, um die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz des Systems zu verbessern. Eventuell müssen Zugriffsrechte angepasst oder kleine Änderungen in der Benutzeroberfläche vorgenommen werden.
• Schrittweise Einführung im gesamten Betrieb: Rollt das System nun im gesamten Unternehmen aus. Plant eine kurze Einführung für alle Mitarbeitenden und stellt sicher, dass Support und Hilfestellungen für die ersten Wochen verfügbar sind.
• Regelmäßiges Feedback und Optimierungen: Auch nach der Einführung ist es sinnvoll, regelmäßig Feedback zur Nutzung des Systems einzuholen. So könnt ihr frühzeitig reagieren, wenn sich Anforderungen ändern oder Schwierigkeiten auftauchen.

Durch eine gründliche Planung, die Einbindung des Teams in die Testphase und die kontinuierliche Optimierung des Systems stellt ihr sicher, dass die Zeiterfassung optimal in euren Betrieb integriert wird. Das Ziel ist ein reibungsloses und benutzerfreundliches System, das den Arbeitsalltag erleichtert und eine präzise Erfassung der Arbeitszeiten gewährleistet.

Eine Zeiterfassungslösung kann Kleinbetrieben erheblich helfen, die Arbeitszeiten genau zu erfassen und rechtliche Vorgaben einzuhalten. Mit den richtigen Maßnahmen könnt ihr sicherstellen, dass euer System effizient, datenschutzkonform und ressourcenschonend arbeitet. Hier sind einige praktische Tipps zur Optimierung eurer Zeiterfassung.

Einhaltung der DSGVO

Da die Zeiterfassung personenbezogene Daten beinhaltet, unterliegt sie den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Hier sind die wichtigsten Maßnahmen, um eine DSGVO-konforme Zeiterfassung sicherzustellen:

• Datensicherheit und Verschlüsselung: Achtet darauf, dass die Daten eurer Mitarbeitenden geschützt und verschlüsselt gespeichert werden. Moderne Zeiterfassungstools bieten meist Verschlüsselungsoptionen, die sicherstellen, dass keine unbefugte Person auf die Daten zugreifen kann.
• Zugriffsrechte beschränken: Nur autorisierte Personen sollten Zugriff auf die erfassten Arbeitszeiten haben. Eine klare Festlegung der Zugriffsrechte hilft, den Datenschutz zu gewährleisten und das Risiko von Datenmissbrauch zu minimieren. Zudem sollten nur die notwendigen Daten gespeichert werden, um die DSGVO-Vorgabe der Datenminimierung zu erfüllen.
• Dokumentation und Nachvollziehbarkeit: Stellt sicher, dass alle datenschutzrelevanten Prozesse dokumentiert sind. Das betrifft auch die Verwaltung der Arbeitszeiten und Zugriffe auf die Daten. Eine DSGVO-konforme Zeiterfassungslösung unterstützt euch dabei durch Protokollierungsfunktionen, die im Fall einer Prüfung alle Verarbeitungsschritte nachvollziehbar machen.

Automatisierungsmöglichkeiten

Eine automatisierte Zeiterfassung spart Zeit und reduziert den manuellen Aufwand, was besonders in kleinen Betrieben von Vorteil ist. Automatisierung kann in verschiedenen Bereichen der Zeiterfassung angewendet werden:

• Automatische Erfassung und Synchronisation: Moderne Zeiterfassungstools ermöglichen es, dass Arbeitszeiten automatisch erfasst und mit anderen Systemen synchronisiert werden, z. B. mit der Lohnbuchhaltung. So werden die Arbeitszeiten ohne manuelles Eingreifen direkt zur Abrechnung weitergeleitet, was Fehler minimiert und den Prozess beschleunigt.
• Berichte und Auswertungen: Automatisierte Berichte bieten euch in wenigen Klicks Einblicke in Arbeitszeitmuster, Überstunden und Abwesenheiten. Das spart Zeit bei der Erstellung von Berichten und hilft euch, die Arbeitszeitplanung besser zu steuern und Ressourcen effizienter einzusetzen.
• Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement: Viele Tools bieten eine automatisierte Verwaltung von Urlaubs- und Krankmeldungen. Mitarbeitende können ihre Anträge direkt in der Software einreichen, und das System übernimmt die Verwaltung und Dokumentation – das reduziert den Aufwand und sorgt für eine lückenlose Nachverfolgung.

Ressourcenschonende Tipps

Eine effiziente Zeiterfassung muss nicht kompliziert oder zeitaufwendig sein. Mit diesen ressourcenschonenden Ansätzen könnt ihr die Zeiterfassung in euren Betriebsalltag integrieren, ohne zusätzlichen Mehraufwand:

• Intuitive Tools nutzen: Wählt eine benutzerfreundliche Zeiterfassungslösung, die keine langen Schulungen erfordert und sich nahtlos in den Alltag eures Teams integrieren lässt. Intuitive Tools ermöglichen es den Mitarbeitenden, ihre Zeiten selbstständig und schnell zu erfassen – ideal für Kleinbetriebe, die keine Zeit für umfangreiche Einarbeitungen haben.
• Mobile Erfassung für mehr Flexibilität: Eine mobile Zeiterfassungslösung, die Mitarbeitende von ihren Smartphones aus nutzen können, spart Zeit und Aufwand. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten bequem unterwegs oder im Homeoffice erfassen, was besonders für kleine Teams mit flexiblen Arbeitsmodellen praktisch ist.
• Offline-Funktionen für Außendienstmitarbeitende: Ein Tool mit Offline-Funktionalität sorgt dafür, dass Zeiten auch ohne Internetverbindung erfasst werden können und später synchronisiert werden. Das vermeidet Lücken und bietet Flexibilität für Teams, die an wechselnden Orten arbeiten.

Fazit

Eine effiziente und DSGVO-konforme Zeiterfassungslösung kann euren Kleinbetrieb entlasten und euch wertvolle Zeit sparen. Durch Automatisierung und den Einsatz intuitiver, flexibler Tools reduziert ihr den administrativen Aufwand und steigert die Genauigkeit und Sicherheit der erfassten Daten. Mit diesen Tipps könnt ihr sicherstellen, dass eure Zeiterfassung nicht nur gesetzeskonform, sondern auch praktisch und einfach in den Arbeitsalltag eures Teams integriert ist.

Die Zeiterfassung in Kleinbetrieben ist keine Spielerei mehr, sondern eine Notwendigkeit, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und den täglichen Betriebsablauf effizient zu gestalten. Die richtige Zeiterfassungslösung kann euch helfen, Arbeitszeiten transparent und fehlerfrei zu dokumentieren, und vereinfacht gleichzeitig die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben. Ob für die Ressourcennutzung, Abrechnung oder Mitarbeiterzufriedenheit – eine gut implementierte Zeiterfassung bietet euch zahlreiche Vorteile.

absence.io bietet speziell auf die Bedürfnisse von Kleinbetrieben zugeschnittene Lösungen für eine einfache, DSGVO-konforme und flexible Zeiterfassung. Testet absence.io kostenlos oder lasst euch unverbindlich von unseren Experten beraten, wie ihr die Zeiterfassung in eurem Betrieb effizient und sicher gestalten könnt.

Foto im Hero von freestocks.

• Digitale Zeiterfassung im Handwerk: Pflicht oder nicht?
• Arbeitszeiterfassung mit Excel: Langwierig, unsicher und teuer
• Ausnahmen bei der Zeiterfassungspflicht: Welche gibt es?
• Wird die Stempeluhr Pflicht? 11 Fragen und Antworten