Zeiterfassung mit Excel: Langwierig, unsicher und teuer

Zeiterfassung mit Software ist besser

Zeiterfassung klingt gut: Arbeitnehmer und Arbeitgeber können gut nachvollziehen, wer wann wie viel arbeitet. Alles ist ordentlich dokumentiert und gerecht für beide Seiten. Und auch Zeiterfassung mit Excel klingt (erstmal) gut. Excel ist so gut wie kostenlos, flexibel und Mitarbeiter können ihre Zeiten einfach und schnell selbst eintragen. Aber läuft die Zeiterfassung mit Excel wirklich immer so problemlos? Wir denken nicht.

Zeiterfassung mit Excel – ein Stolperstein nach dem anderen

Sind wir mal ehrlich: Wie läuft es, wenn die Arbeitszeit der Mitarbeiter mit Hilfe einer Excel-Tabelle erfasst werden soll? Wahrscheinlich so: Zuerst sucht man einen Mitarbeiter, der sich bei dem Wort „Excel-Tabelle“ nicht sofort unter seinem Schreibtisch versteckt. Der Mutige öffnet also Excel und beginnt, eine Tabelle zur Arbeitszeiterfassung zu erstellen. Spätestens wenn er zum dritten Mal die automatische Datumseingabe in Excel ändern muss, hat er keine Lust mehr und sucht im Internet nach einer Vorlage.

Okay, die Excel-Tabelle steht: Jetzt müssen die Mitarbeiter nur noch täglich und zuverlässig ihre Arbeitszeiten eintragen. Hört sich das realistisch an? Wer hat schon Lust, jeden Tag seine Zeiten einzutragen? Das schiebt man doch am besten auf das Ende der Woche und macht gleich alles in Einem. So können nur leider sehr große Ungenauigkeiten bei der Zeiterfassung entstehen, die das Unternehmen mitunter viel kosten können. Außerdem ist Excel selbst recht fehleranfällig: Wird beispielsweise aus Versehen eine Formel gelöscht, ist die ganze Tabelle durcheinander – und die Stimmung im Keller.

Wir dürfen es nochmal zusammenfassen – Das bringt dir eine Zeiterfassung mit Excel:

  1. Aufwändige Erstellung der Excel-Tabelle: Die Erstellung einer Excel-Tabelle für die Zeiterfassung erfordert Zeit und Mühe. Es müssen Formeln, Formatierungen und automatische Berechnungen eingefügt werden, was zusätzliche Komplexität mit sich bringt.
  2. Großer Zeitaufwand zum Eintragen der Arbeitszeiten: Mitarbeiter müssen ihre Arbeitszeiten manuell in die Excel-Tabelle eintragen, was zeitaufwendig sein kann. Dies kann dazu führen, dass Mitarbeiter ihre Zeiten nur sporadisch aktualisieren oder diese am Ende der Woche zusammenfassen, was zu Ungenauigkeiten führen kann.
  3. Ungenauigkeit beim Erfassen der Arbeitszeiten: Durch manuelle Eingaben besteht ein erhöhtes Risiko von Fehlern und Ungenauigkeiten bei der Zeiterfassung. Tippfehler oder falsche Formeln können zu falschen Arbeitszeitdaten führen, was die Genauigkeit beeinträchtigt.
  4. Fehleranfälligkeit von Excel: Excel-Tabellen sind anfällig für Fehler, insbesondere wenn nicht sorgfältig damit umgegangen wird. Das Löschen oder Ändern von Formeln oder das Verschieben von Daten kann die Integrität der Arbeitszeiterfassungstabelle beeinträchtigen und ungenaue Ergebnisse liefern.
  5. Intransparenz: Mit Excel ist es schwierig, einen umfassenden Überblick über die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter zu erhalten. Die Daten sind in verschiedenen Tabellenblättern oder Dateien verstreut, was die Konsolidierung und Auswertung erschwert.

Eine Mitarbeiterin verzweifelt an der Arbeitszeiterfassung mit Excel

Geht das auch besser?

Klar! Und zwar mit einer Software zur Zeiterfassung. Arbeitszeiten werden automatisch erfasst und sparen dem Mitarbeiter das lästige Eintragen der Stunden per Hand. So spart er sich Zeit und kann sich auf wichtigere Dinge konzentrieren – seine Arbeit zum Beispiel. Außerdem ist so eine Software viel genauer und kann Arbeitszeiten auch einzelnen Projekten, Aufgaben oder Kunden zuordnen. Falsche Eintragungen, versehentlich gelöschte Daten und intransparente Zeiterfassung sind damit Geschichte! Denn auch Fehlzeiten, Krankheitstage, Urlaub und Überstunden erfasst eine Software automatisch und genau. Wer das früher alles manuell verwaltet hat, weiß, welcher Aufwand dahintersteckt.

Warum trägt eine Software auch zur guten Stimmung im Unternehmen bei? Weil sie Transparenz schafft! Jeder Mitarbeiter weiß, dass seine Arbeitszeiten exakt erfasst werden und die seines Kollegen auch. So kann die Mitarbeiterzufriedenheit enorm gesteigert werden. Und das allerbeste? Eine Software zur Zeiterfassung spart enorm viel Zeit und Nerven und kostet dein Unternehmen (bei den richtigen Anbietern) dabei nur sehr wenig.

Du hättest gerne alle Vorteile einer Zeiterfassung per Software im Überblick? Voilà:

  1. Automatisierte und dadurch schnellere Zeiterfassung: Durch die automatische Erfassung der Arbeitszeiten entfällt der manuelle Aufwand für Mitarbeiter, ihre Zeiten einzutragen. Dies spart Zeit und erhöht die Effizienz.
  2. Größere Genauigkeit bei der Arbeitszeiterfassung: Eine Software zur Zeiterfassung eliminiert Fehlerquellen, die bei der manuellen Eingabe von Arbeitszeiten auftreten können. Dadurch werden genaue und zuverlässige Daten gewährleistet.
  3. Erfassung von Fehlzeiten, Krankheitstagen, Urlaub und Überstunden: Eine Software zur Zeiterfassung erfasst nicht nur die Arbeitszeiten, sondern auch andere wichtige Informationen wie Fehlzeiten, Krankheitstage, Urlaub und Überstunden. Dies ermöglicht eine umfassende und genaue Verwaltung der Mitarbeiterzeiten.
  4. Transparenz und gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit: Durch eine transparente Zeiterfassung mit einer Software fühlen sich Mitarbeiter fair behandelt und können sicher sein, dass ihre Arbeitszeiten genau erfasst werden. Dies trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei und schafft ein positives Arbeitsumfeld.
  5. Kostengünstige Anbieter: Es gibt eine Vielzahl von Anbietern, die Softwarelösungen zur Zeiterfassung anbieten, die für Unternehmen kostengünstig sind. Die Investition in eine solche Software bietet langfristige Effizienzvorteile und einen positiven Return on Investment.

Wir bringen es nochmal auf den Punkt: Zeiterfassung mit einer Software ist schneller, transparenter, verlässlicher, exakter, sehr günstig und macht deine Mitarbeiter zufriedener! Hört sich gut an, oder? Das finden wir bei absence.io auch. Deshalb bietet unsere Software auch alles, was das Zeiterfassungs-Herz begehrt – und noch viel mehr. Nicht nur die Arbeitszeiterfassung, auch die Urlaubsplanung, das Fehlzeitenmanagement und die digitale Personalverwaltung sind mit absence.io kein Problem mehr. Wir haben dich noch nicht ganz überzeugt? Dann überzeuge dich selbst und teste absence.io kostenlos!

* Die Nennung nur eines Geschlechts dient hier rein dem Lesefluss. Wir möchten aber darauf hinweisen, dass wir alle Geschlechter (m/w/d) ansprechen und miteinbeziehen wollen.

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