Kostenlose Personalfragebogen Vorlage – für Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte und Minijobber

Ein Personalfragebogen ist ein unverzichtbares Instrument im Personalmanagement. Er dient dazu, alle wichtigen Informationen über Mitarbeitende zu erfassen – von Basisdaten über steuerliche Angaben bis hin zu sozialversicherungsrechtlichen Informationen.

Bei geringfügig Beschäftigten unterscheiden sich die erforderlichen Angaben teilweise von denen für Voll- und Teilzeitkräfte. In diesem Beitrag erklären wir dir alles, was du über Personalfragebögen wissen musst, inklusive praktischer Vorteile bezüglich der Nutzung von DATEV. Damit du im Anschluss direkt loslegen kannst, findet du in diesem Beitrag kostenlose Personalfragebogen Vorlagen zum Herunterladen – eine für Voll- und Teilzeitkräfte und eine für Minijobber.

Was ist ein Personalfragebogen und wofür wird er verwendet?

Ein Personalfragebogen ist ein Formular, mit dem Arbeitgebende wichtige Informationen über ihre Mitarbeitenden erfassen. Typische Inhalte sind:

• Angaben zur Person (Name, Adresse, Geburtsdatum)
• Bankverbindung
• Steuer- und Sozialversicherungsinformationen
• ggf. weitere Beschäftigungsverhältnisse

Durch einen gut strukturierten Personalfragebogen lassen sich administrative Prozesse wie Lohnabrechnungen, Arbeitsvertragserstellungen und Meldungen an die Sozialversicherung deutlich vereinfachen.

Personalfragebogen für Arbeitnehmende: Inhalte nach Beschäftigungsart

Je nach Beschäftigungsform unterscheiden sich die Anforderungen an einen Personalfragebogen. Während Vollzeit- und Teilzeitkräfte umfangreiche Angaben machen müssen, gelten für Minijobber besondere steuer- und sozialversicherungsrechtliche Regelungen. Hier bekommst du eine kompakte Übersicht der relevanten Inhalte – strukturiert nach Beschäftigungsart.

Bei Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten ist der Personalfragebogen besonders umfassend. Neben den grundlegenden personenbezogenen Daten werden häufig zusätzliche Informationen benötigt, um eine korrekte Abrechnung und Verwaltung sicherzustellen.

Typische Angaben im Personalfragebogen für Voll- und Teilzeitkräfte sind:

• Personenbezogene Daten
• Steuerliche Angaben
• Sozialversicherungs- und Beitragsgruppen
• Angaben zu Qualifikationen, Aus- und Weiterbildungen
• Ggf. weitere beschäftigungsrelevante Informationen

Minijobber sind geringfügig Beschäftigte und unterliegen daher besonderen Regelungen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Entsprechend ist auch der Personalfragebogen speziell auf diese Anforderungen zugeschnitten.

Ein Personalfragebogen für Minijobbende sollte folgende Inhalte abdecken:

• Personenbezogene Daten
• Beschäftigungsstatus zu Beginn des Minijobs
• Angaben zur Krankenversicherung
• Informationen zu weiteren Beschäftigungen
• Antrag zur Befreiung der Rentenversicherung

Grundsätzlich gilt immer, dass im Personalfragebogen ausschließlich Fragen gestellt werden dürfen, die für Arbeitgebende im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Bedeutung sind.

Kostenlose Personalfragebogen-Vorlagen zum Downloaden

DATEV: ein strukturierter Personalfragebogen erleichtert die Lohnabrechnung

DATEV ist ein Standardtool für die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland. Die übersichtlich geordneten Daten aus dem Personalfragebogen lassen sich einfach in DATEV einpflegen, um:

• Lohnabrechnungen korrekt zu erstellen
• Sozialversicherungsmeldungen zu generieren
• Steuerrelevante Angaben wie Steuerklasse oder Freibeträge zu berücksichtigen

Für Minijobber ist das besonders praktisch, da die geringfügige Beschäftigung in DATEV als eigene Kategorie geführt wird. So werden Abgaben korrekt berechnet, ohne dass umfangreiche Anpassungen nötig sind.

Voll- und Teilzeitkräfte sollten in einem Personalfragebogen persönliche Daten, Bankverbindung, Informationen zur Krankenversicherung sowie zur Lohnsteuer und Angaben zur Beschäftigung geben.

Ja, der Personalfragebogen für Minijobber ist deutlich schlanker. Geringfügig Beschäftigte müssen lediglich persönliche Daten, Bankverbindung und Sozialversicherung angeben. Zudem haben sie die Möglichkeit einen Antrag auf Befreiung der Rentenversicherungspflicht zu stellen, dieser ist unserem Personalfragebogen für Minijobber beigefügt. Weitere Angaben sind in der Regel nicht nötig.

Es dürfen ausschließlich Daten erhoben werden, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind.

Digitale Personalfragebögen bieten zahlreiche Vorteile, sie ermöglichen:

• schnelle und effiziente Datenerfassung
• direkte Integration in Softwarelösungen wie DATEV
• sichere, zentrale Speicherung aller Mitarbeitendendaten

Dadurch sparen Unternehmen Zeit, reduzieren Verwaltungsaufwand und können Personalinformationen jederzeit abrufen.

Um all diese Vorteile zu nutzen und Prozesse zu vereinfachen, hat absence.io bereits 2017 eine digitale Personalakte eingeführt.

Mit der digitalen Personalakte von absence.io werden alle relevanten Informationen an einem Ort gespeichert:

• Personalfragebögen
• Vertrags- und Mitarbeiterdokumente
• Steuer- und Sozialversicherungsdaten
• Historien und Änderungen jederzeit nachvollziehbar

Alle Daten sind DSGVO-konform, sicher gespeichert und jederzeit abrufbar.

Ob Vollzeit, Teilzeit oder Minijob – absence.io unterstützt dich dabei, deine Personalprozesse zu digitalisieren, Verwaltungsaufwand zu reduzieren und Fehlerquellen zu minimieren.

Das könnte dich auch interessieren:

• Personalakte Inhalt: Was darf rein? Wer darf was einsehen?
• Digitale Personaldatenbank: 5 gute Gründe
• Was sind die Aufgaben des Personalmanagements?
• Das gehört in die Personalakte: Die komplette Checkliste
• Personalverwaltungssoftware: Wie ein Ikea-Einkauf?
• Wie lang ist die Aufbewahrungsfrist für eine Personalakte?
• Personaldaten und Datenschutz – Vorsicht mit Excel!
• Personalverwaltung – Disziplin mit Optimierungsbedarf