Das gehört in die Personalakte: Die komplette Checkliste

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Gut geführte, vollständige und aktuelle Personalakten sind das Rückgrat einer effektiven Personalverwaltung. Vor allem aber sind sie eine wirksame Rechtsschutzversicherung für jedes Unternehmen.

In der Personalakte werden verschiedenste Unterlagen und Informationen aufbewahrt, die das gesamte Beschäftigungsverhältnis eines Mitarbeiters dokumentieren: vom Bewerbungsschreiben über den Arbeitsvertrag bis hin zum Exit-Gespräch. Diese Informationen sind streng vertraulich und dürfen nur für ganz bestimmte Personen wie etwa den Personalmanager zugänglich sein.

Wenn du erfolgreich sein willst, musst du Daten sammeln!

Wer als Unternehmen langfristig erfolgreich sein will, braucht nicht zuletzt eine solide Datenverwaltung. Die Personalakte spielt dabei eine besonders wichtige Rolle. Ihr Inhalt zeigt, welche Mitarbeiterdaten einem Unternehmen z.B. aus rechtlichen oder organisatorischen Gründen am wichtigsten sind. Dies beschränkt sich übrigens nicht nur auf tatsächlich eingestellte Mitarbeiter; viele Firmen dokumentieren auch abgelehnte Bewerbungen.

Sorge für den besten Schutz für sensible Daten!

Wie bereits angedeutet, kannst du durch den richtigen Umgang mit Personalakten einen wichtigen Beitrag zum Schutz deines Unternehmens und eurer Mitarbeiter leisten. Stichwort Datenschutz. Beim Anlegen und Aufbewahren müssen bestimmte Vorgaben erfüllt werden – sonst drohen Geldstrafen oder Haftungskosten, die schnell ins Geld gehen können. Welche gesetzlichen Vorschriften konkret gelten, ist von Land zu Land verschieden. Wenn dein Unternehmen weltweit tätig ist, greifen unter Umständen ganz unterschiedliche Vorgaben.

Um sich flexibel an Gesetzesänderungen anpassen und gegen hohe Haftungs- und Aufbewahrungskosten absichern zu können, empfiehlt sich ein umfassendes Dokumentenverwaltungssystem. Ein zentralisiertes Datenmanagement verbessert dabei die Effizienz der Personalverwaltung und trägt dazu bei, dass gesetzliche Vorschriften zuverlässig eingehalten werden.

Möchtest du wissen, wie du die Verwaltung von Mitarbeiterinformationen in deinem Unternehmen verbessern kannst?

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