5 Gründe, warum eine digitale Personaldatenbank einfach fantastisch ist

Vorteile einer digitalen personaldatenbank

Wer hat schon Lust im verstaubten Archiv stundenlang nach der richtigen Akte zu suchen? Dazu kommt, dass die analogen Daten schnell mal in falsche Hände geraten. Gut, dass das bei einer digitalen Personaldatenbank nicht passieren kann. Was sonst noch für eine Software-Lösung spricht, verraten dir diese fünf GIFs. Viel Spaß!
 

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Du sparst eine ganze Menge Platz

Die verstaubten Archive eigneten sich vielleicht prima, um über die Kollegen aus der IT-Abteilung zu lästern, aber nicht zur effektiven Datenverwaltung. Nutze den Platz lieber als Chillout-Lounge – die Archivdaten sind besser in einer Software aufgehoben. In der digitalen Personaldatenbank kannst du alle Kontaktdaten, Unterlagen, Informationen und Co. zentral sammeln, verwalten und bearbeiten. Am Ende haben alle etwas davon: Du sparst dir viel Zeit und Nerven, du musst nicht erst die Atemschutzmaske anziehen, wenn du mal schnell einen Blick in eine Personalakte werfen willst und deine Kollegen werden dich für die neue Lounge lieben.
 

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Die digitale Personaldatenbank ist immer und überall verfügbar

Mit einer Cloud-Lösung bist du nicht mehr an Anwesenheiten oder Arbeitszeiten gebunden. So ist die Personaldatenbank 24 Stunden und 7 Tage die Woche von überall erreichbar. Das bedeutet nicht, dass du nun auch im Urlaub nachts um drei aus dem tropischen Regenwald Personaldaten bearbeiten sollst – vielmehr erleichtert die digitale Datenbank Home-Office, Gleitzeit und vieles mehr. Hatten beispielsweise vorab nur zwei Mitarbeiter einen Schlüssel für die verstaubte Archiv-Hölle, waren die anderen aufgeschmissen, wenn diese gerade mal nicht da waren.
 

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Deine Kollegen können dir ein großes Stück Arbeit abnehmen

Der Personalfragebogen ist an sich nichts Neues. Jeder zukünftige Mitarbeiter muss vor Arbeitsbeginn darauf die wichtigsten Fragen zu Kontaktdaten, Versicherungen und Co. beantworten. Doch was passiert dann damit: Abtippen und in einer Excel-Datenbank abspeichern? Kopieren und auf Nimmerwiedersehen in den Tiefen der Personalakten-Archiv-Hölle verschwinden lassen? Wir hätten da eine bessere Idee: Einfach den neuen Kollegen einen digitalen Fragebogen ausfüllen lassen und mit einem Klick in die Personaldatenbank importieren. Ziemlich einfach, oder?!
 

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Die Informationen gelangen nicht in die falschen Hände

Ups, die Gehaltsabrechnung im Kopierer liegen gelassen! Oder – zack – die Aufstellung der Personalkosten an die falschen E-Mail-Adresse versendet! Wenn du mit verschiedenen Tools, Dateien oder sogar noch analog arbeitest, sind Fehler vorprogrammiert. Dabei geht es in der Personalverwaltung um hochsensible Personaldaten, die nicht in die falschen Hände geraten sollten. Leider ist kein Mensch unfehlbar und Missgeschicke lassen sich nicht vermeiden. Mit einer digitalen Personaldatenbank wie der von absence.io kann dir das nicht passieren – hier kannst du genau festlegen, wer Zugriff auf welche Daten hat. Und da alles zentral in der Software gesammelt und verwaltet wird, kann auch nicht mehr die Gehaltsabrechnung im Drucker liegen bleiben.
 

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Alle wichtigen Daten auf einen Klick

Wenn mal wieder jemand vor dir steht und nach Hans-Dieters Gehaltsabrechnung aus dem Februar fragt, dann musst du zukünftig nicht mehr ins Schwitzen geraten. Wenn dir jetzt das Bild vor Augen kommt, wie du Schweiß überströmt drei Stunden im schlecht klimatisierten, total verstaubten Archiv stehst und nach Hans-Dieters Personalakte suchst, die natürlich mal wieder falsch abgelegt ist – dann kannst du dich jetzt entspannt zurücklehnen!

Bist du bereit für eine digitale Personaldatenbank?

Wir sind jetzt am Ende des Artikels angekommen und du kannst es kaum erwarten eine digitale Personaldatenbank zu haben? Dann solltest du hierauf einen Blick werfen:

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