Vorsicht bei Personaldaten! Excel ist der Feind des Datenschutzes

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Der 25. Mai 2018 dürfte schon rot in deinem Kalender markiert sein. Vermutlich hat das nichts mit dem offiziellen Handtuchtag zu tun, der an diesem Tag stattfindet – sondern viel mehr mit der neuen Datenschutzverordnung, die in Kraft tritt. Mit dieser wird sich auch einiges in Sachen Personaldaten ändern. Warum die neue Verordnung das Ende der Excel-Listen bedeutet, erklären wir dir hier!

Die neue Datenschutzverordnung 2018

Am 25. Mai 2018 tritt die europäische Datenschutz Grundverordnung in Kraft (DSGVO), die für private Unternehmen und öffentliche Organisationen innerhalb der EU gilt. Verstöße werden dann mit höheren Geldstrafen als bislang bestraft. Auf die Personalverantwortlichen kommt mit der neuen Datenschutzverordnung einiges an Mehraufwand zu, da sie tagtäglich mit sensiblen Daten arbeiten.

Was bedeutet das für die Personaldaten?

Vermutlich hat das jeder schon einmal erlebt: Aus Versehen wurde ein Anhang an die falsche Person verschickt oder sensible Informationen sind in die falschen Hände geraten und keiner wusste so recht, wie es dazu kam. Vermutlich handelte es sich in beiden Situationen um Personaldaten, die in Form von Dateien – wie beispielsweise einer Excel-Liste – festgehalten wurden. Bei de Arbeit mit einer HR-Software kann man solche Vorkommnisse nahezu ausschließen. Das bringt uns auch schon zum Punkt: Die Datenverarbeitung mit Hilfe von Listen, Dateien oder gar manuell birgt große Risiken. Doch diese solltest du spätestens mit der neuen Datenschutzverordnung aus der Welt schaffen. Sonst drohen hohen Strafen.
 
Personalakte und Personaldatenverarbeitung

Das ändert sich im Bezug auf personenbezogene Daten

Mit den neuen Verordnungen werden die Rechte der Arbeitnehmer im Bezug auf die Personaldaten noch einmal gestärkt. Bei der Nutzung und Verarbeitung dieser muss nun vermehrt auf Datenschutz geachtet werden. Für dich als HR-Verantwortlicher heißt das: Lieber dreimal vorher überlegen, bevor du irgendwelche Daten herausgibst. Denn selbst der Vorgesetzte darf nicht alle Informationen einsehen. Der Arbeitnehmer hingegen hat nun das Recht zu erfahren, welche seiner Daten durch den Arbeitgeber verarbeitet werden. Außerdem müssen alle nicht mehr benötigten Daten umgehend entfernt werden oder es muss eine entsprechende Einwilligung eingeholt werden. Außerdem muss im Falle eines Rechtsstreits nicht dem Unternehmen bewiesen werden, dass es sich nicht datenschutzkonform verhalten hat, sondern das Unternehmen muss beweisen, dass es die Datenschutzrichtlinien eingehalten hat.

Welche Vorteile bringt dir eine HR-Software?

Als Personalverantwortlicher arbeitest du täglich mit Mitarbeiterdaten – manche sind hochsensibel und andere weniger sensibel. Es macht also Sinn genau festzulegen, welche Informationen für wen freigegeben sein dürfen. Das lässt sich am besten mit einem HR-Tool wie absence.io umsetzen. Hier kannst du genau festlegen, wer welche Rechte hat und auf was zugreifen darf. Außerdem kann der Mitarbeiter jederzeit seine eigenen Personaldaten einsehen und bearbeiten – so kommst du auch gleich der Auskunftspflicht nach. Es lässt sich genau nachvollziehen, wann etwas geändert wurde und von wem. Bei einer Excel-Tabelle beispielsweise kannst du nicht mehr den Weg nachvollziehen, die diese zurückgelegt hat und du weißt auch nicht, wie viele Kopien davon noch im Umlauf sind. Wird in der Software etwas gelöscht, ist es direkt nicht mehr einsehbar. Vor allem in Hinblick auf die neue Datenschutzverordnung bringt ein HR-Tool viele Vorteile mit sich und wird dir viel Zeit und Arbeit sparen!
 

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