Spätestens mit Blick auf zukünftige gesetzliche Anforderungen wird klar: Eine gut gepflegte Personalakte ist kein „Nice-to-have“ mehr, sondern ein Muss.

In diesem Artikel erfährst du:

• was genau eine Personalakte ist
• welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht
• welche Rechte Mitarbeitende haben
• und warum die digitale Personalakte schon heute unverzichtbar ist

Die Personalakte beinhaltet alle wichtigen Informationen und Dokumente eines Mitarbeitenden, die in direktem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.

Sie hilft dabei, die Personalverwaltung zu organisieren, und sorgt gleichzeitig für rechtliche Sicherheit im Unternehmen.

Wichtig ist: In der Personalakte befinden sich vertrauliche Daten, deshalb sollten nur berechtigte Personen Zugriff darauf haben.

Grundsätzlich gilt: Alles, was einen klaren Bezug zum Arbeitsverhältnis hat, darf in der Personalakte gespeichert werden.

Es gibt aber dennoch klare Grenzen. Datenschutzrechtliche und betriebsverfassungsrechtliche Vorgaben sowie die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden müssen immer beachtet werden.

Heißt konkret: Es darf nicht einfach alles gespeichert werden.

Nicht erlaubt sind private oder irrelevante Informationen. Dazu zählen zum Beispiel:

• private Fotos
• persönliche Vorlieben
• Krankheitslisten
• ärztliche oder psychologische Gutachten

Kurz gesagt: Sensible Gesundheitsdaten oder private Informationen ohne direkten Bezug zur Arbeit dürfen in der Personalakte nicht gespeichert werden.

Für Mitarbeitende ist die Personalakte keine „Blackbox“. Sie haben klare Rechte:

• Sie dürfen jederzeit Einsicht nehmen, ohne einen Grund angeben zu müssen.
• Sie können Notizen machen und Kopien erstellen.
• Sie dürfen den Betriebsrat hinzuziehen.
• Sie können eigene Stellungnahmen oder Gegendarstellungen ergänzen.
• Sie haben das Recht, falsche Daten korrigieren zu lassen.

Personalakten enthalten viele sensible und vertrauliche Informationen. Zugriff sollten daher immer nur berechtigte Personen haben.

Unternehmen müssen dabei:

• Datenschutzvorgaben einhalten
• eine sichere Speicherung gewährleisten
• die Einwilligung zur Datennutzung haben

Damit das im Alltag auch wirklich funktioniert, braucht es eine strukturierte und sichere Lösung. Digitale Personalakten, wie die von absence.io, liefern hier eine intuitive und sichere Möglichkeit, die alle Anforderungen umsetzt. Bei der Auswahl der passenden Software sollte darauf geachtet werden, wie hoch die Datensicherheit ist, zum Beispiel, wo die Server stehen und wie die Daten verschlüsselt werden.

Aktuell gibt es noch keine festen gesetzlichen Vorgaben, was eine Personalakte im Detail beinhalten muss.

Grundsätzlich gilt: Alles, was einen direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis hat, kann aufgenommen werden. Typische Inhalte sind zum Beispiel Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen oder Leistungsbeurteilungen.

Hier findet ihr eine praktische Checkliste, die auch dabei hilft, alle relevanten Daten eurer Mitarbeitenden zu sammeln.

Für Beamte und Angestellte im öffentlichen Dienst gelten Sonderregelungen. Mehr Infos dazu findet ihr hier.

Eine gut strukturierte und gepflegte Personalakte hat viele Vorteile und zahlt sich im Arbeitsalltag schnell aus:

• erhöht Effizienz in HR-Prozessen
• sorgt für rechtliche Sicherheit
• schützt sensible Daten
• unterstützt langfristige Unternehmensorganisation

Besonders relevant wird das Ganze mit Blick auf das nächste Jahr.

Ab 2027 wird sie gesetzlich verpflichtend: Bestimmte Personalunterlagen müssen dann digital und zentral verwaltet werden. Dazu gehören zum Beispiel Krankenkassenbescheinigungen, Arbeitszeitnachweise, Entgeltabrechnungen und Immatrikulationsnachweise.

Wichtig zu wissen: Mit „digital“ ist dabei nicht gemeint, die Dokumente als PDF auf irgendwelchen Laufwerken abzuspeichern. Die Unterlagen müssen digital strukturiert sein und jederzeit eindeutig den jeweiligen Mitarbeitenden zugeordnet werden können.

Digitale Personalakten sind also keine praktische Alternative mehr, sondern der neue (rechtliche) Standard. Sie erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen und erleichtern euch die Personalverwaltung sehr.

Vorteile einer digitalen Personalakte:

• DSGVO- und Rechtskonformität
• schneller, ortsunabhängiger Zugriff auf alle relevanten Daten
• eine klare, zentrale Struktur anstatt verteilter Einzelablagen
• eine deutlich höhere Datensicherheit durch moderne Systeme und Berechtigungen

Wenn ihr Lust habt, schon jetzt auf der sicheren Seite zu sein, könnt ihr absence.io 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich nutzen. Außerdem stehen euch unsere Produkt-Profis jederzeit zur Verfügung. Bucht einfach einen Termin, und wir werfen gemeinsam einen Blick in unsere Software.

Die digitale Personalakte wird 2027 Pflicht: Was bedeutet das für Unternehmen? 10 Fragen und Antworten

5 Gründe, warum die digitale Personalakte schon jetzt unverzichtbar ist

Personalverwaltung – Disziplin mit Optimierungsbedarf

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Doch genau hier liegt das Problem: Viel hilft nicht immer viel. Die Bewertungen der Kunden mit Enterprise-Lösungen zeigen oft ein ganz anderes Bild. Bei absence.io beschäftigen wir uns seit etlichen Jahren mit dem Thema, ehrlicherweise vor allem aus Eigeninteresse. In diesem Artikel fassen wir euch die häufigsten Kritikpunkte, die Nutzer einer All-in-One-Lösung geäußert haben, zusammen. Ihr könnt anschließend selbst entscheiden, was für euch wirklich Sinn ergibt.

Viele entscheiden sich für große HR-Suites, weil ihre Markenpräsenz groß ist, sie etabliert sind und damit automatisch wie die richtige Wahl wirken. Außerdem verleitet der „All-in-One“ Slogan dazu, sich voll ausgestattet zu fühlen. Das Trügerische dabei: Die meisten brauchen gar nicht „All“, vor allem nicht im KMU-Segment.

Was als “Kann-alles”-Lösung verkauft wird, entpuppt sich im Alltag oft als unnötig komplizierte Software mit hohen Kosten und wenig Mehrwert. Besonders häufig berichten Nutzer von einem zentralen Problem: Die Software kann theoretisch zwar alles, aber in der Realität geht der Nutzen aufgrund der hohen Komplexität oft verloren. Eine Enterprise-Lösung versucht, möglichst viele Features anzubieten, worunter die Qualität der einzelnen Funktionen oft leidet. Nicht wenige Unternehmen nutzen deshalb neben einer All-in-One-Lösung noch eine spezialisierte Software wie z. B. absence.io für die Zeiterfassung, weil diese einfach funktioniert.

Dazu ein kleines Beispiel aus unserem Alltag:

Ende letzten Jahres hat uns ein jetziger Kunde in einer Produktdemo erzählt, dass er mit weniger als 10 Leuten für eine All-in-One-Lösung 7.000 € im Jahr bezahlt und die von ihm benötigten Funktionen nicht richtig funktionieren. Jetzt nutzt er das Pro-Paket von absence.io für nicht mal 50 € im Monat und ist super happy.

Diese Erfahrung ist kein Einzelfall, sondern spiegelt sich in vielen Kundenbewertungen wider. Wir haben die typischen Probleme einmal für dich zusammengefasst.

Eine Software, die Prozesse eigentlich vereinfachen sollte, macht sie in der Realität oft noch komplizierter:

• langwieriges, kompliziertes Onboarding oder gar Schulungen
• unübersichtliche Oberflächen
• fehlende Praxisnähe

HR-Teams verbringen mehr Zeit mit dem Einführen und Verstehen des Tools, als sie am Ende dadurch sparen.

Ein weiteres häufiges Problem: mangelnde Flexibilität.

• lange Mindestlaufzeiten
• Kündigungen werden rausgezögert
• automatische Verlängerungen ohne klare Kommunikation

Das Ergebnis: Unternehmen zahlen weiter hohe Preise, obwohl die Software längst nicht mehr wirklich genutzt wird.

Eines der größten Probleme: Wenn etwas nicht funktioniert oder man aufgrund der Komplexität eine Frage hat, gibt es oft keine schnelle Hilfe:

• Antwortzeiten von mehreren Tagen oder Wochen
• kein direkter Ansprechpartner
• Antworten ohne konkrete Lösungshilfen

Man würde denken, dass große HR-Softwareanbieter auch einen entsprechend starken Support haben, der seinen Kunden jederzeit hilft. Das ist in der Realität aber leider oft nicht der Fall, was viele Kundenbewertungen zeigen. Vor allem im HR ist das ungünstig. Wenn Urlaubsanträge, Abwesenheiten oder Zeiterfassungen nicht funktionieren, gibt es ganz schnell großes Chaos.

Viele Enterprise-Lösungen wirken im ersten Moment erschwinglich, bis man tatsächlich mit ihnen arbeitet:

• Zusatzkosten für essenzielle Features
• teure Schnittstellen und Module
• Preiserhöhungen nach Vertragsabschluss

Was als Investition geplant war, kann schnell zum ungeplanten Kostenfaktor ohne klaren Mehrwert werden.

Im Sales-Prozess wird oft viel versprochen:

• „All-in-One“-Lösungen für alle HR-Prozesse
• nahtlose Integrationen
• vollständige Automatisierungen

In der Praxis sieht das aber oft ganz anders aus: Viele Funktionen fehlen, funktionieren nicht richtig oder sind nur gegen Aufpreis verfügbar.

Das Argument hören wir sehr häufig von Neukunden. Ihre aktuelle HR-Suite bietet viele Funktionen, die sie nicht brauchen. Das macht die Software – auf Kosten der Übersichtlichkeit – nicht nur größer als nötig, sondern auch teurer. Niemand zahlt gerne für etwas, das er nicht braucht.

Manchmal ist weniger eben doch mehr. Schont euer Budget!

All-in-One-Lösungen sind nicht automatisch unpassend. Dieser Artikel ist kein Rant. Für Unternehmen mit umfangreichen HR-Prozessen kann so eine Lösung richtig gut funktionieren, vor allem, wenn die Features auch wirklich genutzt werden. Schwierig wird es, wenn das nicht passiert.

Kurzum: Man sollte nur das bezahlen, was man braucht.

absence.io konzentriert sich auf das Wesentliche: Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung und digitale Personalakte. Das brauchen einfach alle.

• klare, transparente Preisstruktur
• keine versteckten Kosten
• keine teuren Zusatzmodule

Bei uns gibt es Pakete, die alles transparent darstellen. Es gibt keine Zusatzkosten, Credits oder eine Mindestanzahl an Lizenzen. Der Preis ist der Preis: pro User pro Monat.

• monatlich kündbar

Da wir von der Qualität unserer Software restlos überzeugt sind, binden wir euch an keine Mindestvertragslaufzeit. Sollte es nicht passen, dürft ihr auch gehen.

• schnelle Reaktionszeiten
• echte Menschen als Ansprechpartner
• lösungsorientierter Support

Bei absence.io bekommst du schnellen und persönlichen Support, ohne Stunden, Tage oder Wochen lang warten zu müssen. Im Schnitt melden wir uns innerhalb von nur 42 Minuten bei dir.

• intuitive Bedienung
• Prozesse, die sich an HR orientieren, nicht umgekehrt
• sicher und zuverlässig

Wir folgen seit Tag 1 dem gleichen Gedanken: Die grundlegenden HR-Prozesse sollen für alle Leute im Unternehmen so einfach wie möglich sein. Urlaube beantragen und genehmigen. Arbeitszeiten erfassen und prüfen. Personalakten pflegen. Gute Preise, gute Software.

Klingt trivial, ist aber erfahrungsgemäß nicht selbstverständlich. Die Entscheidung für eine HR-Software sollte nicht davon abhängen, wie viele Features sie hat, sondern davon, wie gut sie die tatsächlichen Anforderungen erfüllt.

Mit absence.io bekommt ihr eine Lösung, die wirklich intuitiv zu bedienen ist, preislich total fair ist und im Alltag zuverlässig läuft, ohne unnötige Komplexität oder versteckte Kosten.

Genau das hören wir auch von unseren Kunden:

Wenn ihr Lust habt, das Ganze einfach mal auszuprobieren, könnt ihr absence.io 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Außerdem stehen euch unsere Produkt-Profis jederzeit zur Verfügung. Bucht einfach einen Termin, und wir werfen gemeinsam einen Blick in unsere Software.

• Digitale Zeiterfassung für dein Unternehmen: Schritt für Schritt zur erfolgreichen Implementierung
• Die digitale Personalakte wird 2027 Pflicht: Was bedeutet das für Unternehmen? 10 Fragen und Antworten
• Arbeitszeiterfassung mit Excel: Langwierig, unsicher und teuer

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Die Frage ist also nicht mehr ob ihr eine HR-Software braucht, sondern wie umfassend sie für eure Zwecke sein sollte. In diesem Artikel zeigen wir euch die Unterschiede zwischen dem Pro- und Complete-Paket von absence.io, damit ihr wisst, welches am besten zu euch passt.

Das Pro-Paket ist ideal für Unternehmen, die:

• ihre HR-Prozesse professionell gestalten wollen
• gesetzliche Anforderungen automatisch berücksichtigen möchten
• aktuell noch mit Excel, Papier oder Einzellösungen arbeiten

Egal, ob ihr ein kleines Team mit 3 Personen seid oder ein Unternehmen mit 3.000 Mitarbeitenden habt, das Pro-Paket von absence.io passt zu jeder Unternehmensgröße.

Ein wichtiger Bestandteil des Pro-Pakets ist die digitale Personalakte.

Mit Blick in die Zukunft ist klar, dass die digitale Verwaltung von Personaldokumenten ab 2027 verpflichtend wird.

Das bedeutet:

• Unternehmen müssen sowieso digitalisieren
• ein späterer Umstieg wird eventuell stressig und aufwendiger
• frühe Implementierung schafft frühe Vorteile

Wer jetzt startet, vermeidet späteren Migrationsstress und profitiert schon jetzt von den Vorteilen.

Arbeitszeiten müssen systematisch erfasst werden, ob ihr wollt oder nicht.

Mit Pro:

• erfüllt ihr die aktuellen gesetzlichen Anforderungen immer automatisch
• sorgt ihr für Transparenz bei Mitarbeitenden und Führungskräften
• reduziert ihr rechtliche Risiken

Hier geht’s zu unserem Artikel zu den Vorteilen der digitalen Zeiterfassung. Ihr werdet merken, dass ihr die Funktion eigentlich schon längst nutzen wollt.

Viele Unternehmen jonglieren noch mit:

• Excel-Listen für Urlaube
• separaten Tools für Arbeitszeiten
• Papierakten für HR

Pro bringt alles zusammen:

• Abwesenheiten
• Arbeitszeiten
• Personaldokumente

Ergebnis: ein zentrales, übersichtliches HR-System, das eure Arbeit spürbar erleichtert.

Pro ist kein „Nice-to-have“, sondern essenziell. Ihr bezahlt nur für aktive Nutzer und es gibt keine Mindestanzahl an Usern.

Das Complete-Paket ist perfekt für Unternehmen, in denen Mitarbeitende häufig Spesen abrechnen müssen, zum Beispiel im Außendienst. Mit dem Complete-Pakete von absence.io läuft alles direkt in einem System und ihr erspart euch umständliche manuelle Prozesse.

Reisen oder Ausgaben einreichen bedeutet sonst oft:

• manuelle Arbeitsschritte
• Fehler bei der Abrechnung
• viel Zeitaufwand

Mit Complete läuft alles automatisch im System. Ihr spart Zeit, Nerven und reduziert Fehler.

Mit Complete könnt ihr:

• HR-Daten problemlos in andere Systeme übertragen
• Automationen aufbauen

Für alle Unternehmen mit regelmäßigen Spesenabrechnungen ist das Complete-Paket von absence.io für nur 7,99 € monatlich pro Nutzer unschlagbar.

Pro passt perfekt, wenn ihr eure HR-Prozesse digitalisieren, Excel & Papier loswerden und alles rund um Abwesenheiten, Arbeitszeiten und Personaldokumente zentral im Griff haben wollt.

Complete ist die richtige Wahl, wenn ihr Spesen, Reisekosten und Integrationen nutzen möchtet.

Egal, für welches Paket ihr euch entscheidet: Mit absence.io werden eure HR-Prozesse endlich einfacher, übersichtlicher und stressfreier.

Wie das in der Praxis aussieht, zeigen Erfahrungen wie die von Christian Roessler:

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• Digitale Zeiterfassung für dein Unternehmen: Schritt für Schritt zur erfolgreichen Implementierung
• Arbeitszeiterfassung mit Excel: Langwierig, unsicher und teuer
• Die digitale Personalakte wird 2027 Pflicht: Was bedeutet das für Unternehmen? 10 Fragen und Antworten
• Manuelle vs. digitale Spesenabrechnung: Welche Lösung passt besser zu eurem Startup?

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Eine digitale Personalakte ist die elektronische Form der klassischen Personalakte, in der relevante Mitarbeiterdokumente zentral, strukturiert und digital gespeichert und verwaltet werden können. Sie ersetzt Papierakten oder hybride Ablagestrukturen und ermöglicht schnellen Zugriff, transparente Strukturen und revisionssichere Archivierung.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen in Deutschland bestimmte personal- und entgeltbezogene Unterlagen ausschließlich digital geführt und verfügbar sein. Die bis dahin mögliche hybride oder papierbasierte Ablage erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nach diesem Datum nicht mehr.

Nein. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, jede einzelne Personalakte komplett digital zu führen, gibt es aktuell nicht.

Rechtlich verbindlich ist die digitale Führung bestimmter entgelt- und sozialversicherungsrelevanter Unterlagen (z. B. Entgeltabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise). Vollständig digital zu arbeiten ist zwar praktisch notwendig, rechtlich aber nicht ausdrücklich für jede Akte vorgeschrieben.

Die Verpflichtung ergibt sich aus mehreren rechtlichen Regelwerken:

• Beitragsverfahrensverordnung (BVV) – § 8 Abs. 2 schreibt vor, dass Entgeltunterlagen vollständig digital geführt und verfügbar sein müssen.
• 7. Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IV) – baut den Rahmen weiter aus und schafft die Grundlage dafür, dass digitale Unterlagen ab 2027 der Standard sind.
• Zusätzlich spielt die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) eine wichtige Rolle. Dieses Verfahren der Deutschen Rentenversicherung ermöglicht es, entgelt- und sozialversicherungsrelevante Daten digital zu übermitteln und zu prüfen. Ab 2027 erfolgt die Prüfung verpflichtend auf digitaler Grundlage – papierbasierte Entgeltunterlagen reichen dafür nicht mehr aus.

Diese Regelungen zielen darauf ab, dass Daten komplett digital verfügbar, prüfbar und revisionssicher archiviert werden.

Verpflichtend digital geführt werden müssen insbesondere entgelt- und sozialversicherungsbezogene Unterlagen wie:

• Dokumente zur Beschäftigungsform (z. B. Werkstudent, geringfügige Beschäftigung)

• Entgeltabrechnungen

• Mitglieds- und Nachweisdokumente der Krankenkasse

• Sozialversicherungsnachweise

• Meldungen zur Versicherungspflicht/-freiheit

Tatsächlich befinden wir uns schon in der Übergangsfrist. Diese endet am 31.12.2026.

Ziel ist es, HR-Prozesse effizienter und prüfungssicherer zu machen, die Bereitstellung relevanter Unterlagen bei Betriebs- oder Sozialversicherungsprüfungen zu erleichtern und organisatorische Risiken zu reduzieren. Viele Unternehmen nutzen diese Notwendigkeit, um ihre HR-Strukturen nachhaltig zu modernisieren.

Unternehmen, die die digitalen Vorgaben ab 2027 nicht erfüllen, können bei Betriebsprüfungen Probleme bekommen, etwa:

• erschwerte Prüfungsprozesse
• erhöhter Aufwand bei Bereitstellung analoger Unterlagen
• eventuelle Beanstandungen durch Sozialversicherungsträger oder Finanzbehörden

Rechtlich nicht zwingend — aber praktisch ist sie oft der effektivste Weg, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Ein digitales System bietet neben Compliance auch:

• effiziente Ablage und Suche
• zentrale Verfügbarkeit
• revisionssichere Archivierung
• DSGVO-konforme Prozesse

HR-Verantwortliche sollten frühzeitig planen, um:

• den Digitalisierungsgrad ihrer Akten zu prüfen
• geeignete Software auszuwählen
• organisatorische Prozesse zu definieren
• Datenschutz- und Archivierungsanforderungen zu berücksichtigen

• Ab 2027 müssen bestimmte Unterlagen digital und revisionssicher geführt werden – das ist gesetzlich verpflichtend.
• Eine vollständig digitale Personalakte erleichtert dies wesentlich, ist aber nicht pauschal für jeden Dokumententyp rechtlich vorgeschrieben.
• Frühzeitige Vorbereitung verschafft HR-Teams Zeit, Ressourcen und rechtliche Sicherheit.

Wenn ihr direkt loslegen und euch schon jetzt eine digitale Personalakte ansehen möchtet, dann testet am besten absence.io. 14 Tage lange unverbindlich und kostenlos. ihr braucht keine Zahlungsdaten angeben und der Testzeitraum endet automatisch.

Besonders praktisch: absence.io hat neben der Personalakte auch noch eine digitale und mobile Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung.

Schaut rein!

• 5 Gründe, warum die digitale Personalakte schon jetzt unverzichtbar ist
• Kostenlose Personalfragebogen Vorlage – für Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte und Minijobber
• Digitale Krankmeldung: Vorteile und Best Practices für Arbeitgeber

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Die dargestellten gesetzlichen Anforderungen beziehen sich insbesondere auf die digitale Führung entgelt- und sozialversicherungsrelevanter Unterlagen gemäß Beitragsverfahrensverordnung (BVV) und den entsprechenden Änderungen im SGB IV. Ob und in welchem Umfang für Ihr Unternehmen konkrete Pflichten bestehen, sollte im Einzelfall mit einer Rechtsberatung oder Steuerberatung geprüft werden.

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Bei geringfügig Beschäftigten unterscheiden sich die erforderlichen Angaben teilweise von denen für Voll- und Teilzeitkräfte. In diesem Beitrag erklären wir dir alles, was du über Personalfragebögen wissen musst, inklusive praktischer Vorteile bezüglich der Nutzung von DATEV. Damit du im Anschluss direkt loslegen kannst, findet du in diesem Beitrag kostenlose Personalfragebogen Vorlagen zum Herunterladen – eine für Voll- und Teilzeitkräfte und eine für Minijobber.

Was ist ein Personalfragebogen und wofür wird er verwendet?

Ein Personalfragebogen ist ein Formular, mit dem Arbeitgebende wichtige Informationen über ihre Mitarbeitenden erfassen. Typische Inhalte sind:

• Angaben zur Person (Name, Adresse, Geburtsdatum)
• Bankverbindung
• Steuer- und Sozialversicherungsinformationen
• ggf. weitere Beschäftigungsverhältnisse

Durch einen gut strukturierten Personalfragebogen lassen sich administrative Prozesse wie Lohnabrechnungen, Arbeitsvertragserstellungen und Meldungen an die Sozialversicherung deutlich vereinfachen.

Personalfragebogen für Arbeitnehmende: Inhalte nach Beschäftigungsart

Je nach Beschäftigungsform unterscheiden sich die Anforderungen an einen Personalfragebogen. Während Vollzeit- und Teilzeitkräfte umfangreiche Angaben machen müssen, gelten für Minijobber besondere steuer- und sozialversicherungsrechtliche Regelungen. Hier bekommst du eine kompakte Übersicht der relevanten Inhalte – strukturiert nach Beschäftigungsart.

Bei Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten ist der Personalfragebogen besonders umfassend. Neben den grundlegenden personenbezogenen Daten werden häufig zusätzliche Informationen benötigt, um eine korrekte Abrechnung und Verwaltung sicherzustellen.

Typische Angaben im Personalfragebogen für Voll- und Teilzeitkräfte sind:

• Personenbezogene Daten
• Steuerliche Angaben
• Sozialversicherungs- und Beitragsgruppen
• Angaben zu Qualifikationen, Aus- und Weiterbildungen
• Ggf. weitere beschäftigungsrelevante Informationen

Minijobber sind geringfügig Beschäftigte und unterliegen daher besonderen Regelungen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Entsprechend ist auch der Personalfragebogen speziell auf diese Anforderungen zugeschnitten.

Ein Personalfragebogen für Minijobbende sollte folgende Inhalte abdecken:

• Personenbezogene Daten
• Beschäftigungsstatus zu Beginn des Minijobs
• Angaben zur Krankenversicherung
• Informationen zu weiteren Beschäftigungen
• Antrag zur Befreiung der Rentenversicherung

Grundsätzlich gilt immer, dass im Personalfragebogen ausschließlich Fragen gestellt werden dürfen, die für Arbeitgebende im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Bedeutung sind.

Kostenlose Personalfragebogen-Vorlagen zum Downloaden

DATEV: ein strukturierter Personalfragebogen erleichtert die Lohnabrechnung

DATEV ist ein Standardtool für die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland. Die übersichtlich geordneten Daten aus dem Personalfragebogen lassen sich einfach in DATEV einpflegen, um:

• Lohnabrechnungen korrekt zu erstellen
• Sozialversicherungsmeldungen zu generieren
• Steuerrelevante Angaben wie Steuerklasse oder Freibeträge zu berücksichtigen

Für Minijobber ist das besonders praktisch, da die geringfügige Beschäftigung in DATEV als eigene Kategorie geführt wird. So werden Abgaben korrekt berechnet, ohne dass umfangreiche Anpassungen nötig sind.

Ein Personalfragebogen darf ausschließlich Informationen abfragen, die für das konkrete Arbeitsverhältnis erforderlich sind. Rechtliche Grundlage dafür ist das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), das Bewerbende und Mitarbeitende vor Diskriminierung schützt und klare Grenzen für zulässige Fragen setzt.

Folgende Angaben dürfen grundsätzlich nicht abgefragt werden:

• Weltanschauung
• ethnische Herkunft
• sexuelle Identität
• Familienplanung oder Schwangerschaft (außer es besteht ein direkter Bezug zur Arbeitssicherheit, z. B. bei der Arbeit mit giftigen Chemikalien)

Fragen, die während des Bewerbungsprozesses verboten, nach einer Anstellung jedoch zulässig sind:

• Geschlecht
• Alter
• Behinderung
• Religion

Mitarbeitende und Bewerbende sind nicht verpflichtet, unzulässige Fragen zu beantworten.

Für Arbeitgeber ist es wichtig, sich gut darüber zu informieren, welche Fragen gestellt werden dürfen, da sie für unzulässige Fragen, die zu einer Benachteiligung im Sinne des AGG führen, belangt werden können (§ 15 AGG).

Die im Personalfragebogen abgefragten Daten sind vertraulich und unterliegen strengen Datenschutzanforderungen. Zugriff darauf sollten daher nur bestimmte Personen haben:

• die Mitarbeitenden selbst
• die Personalabteilung
• der Arbeitgeber bzw. die zuständige Führungskraft

Voll- und Teilzeitkräfte sollten in einem Personalfragebogen persönliche Daten, Bankverbindung, Informationen zur Krankenversicherung sowie zur Lohnsteuer und Angaben zur Beschäftigung geben.

Ja, der Personalfragebogen für Minijobber ist deutlich schlanker. Geringfügig Beschäftigte müssen lediglich persönliche Daten, Bankverbindung und Sozialversicherung angeben. Zudem haben sie die Möglichkeit einen Antrag auf Befreiung der Rentenversicherungspflicht zu stellen, dieser ist unserem Personalfragebogen für Minijobber beigefügt. Weitere Angaben sind in der Regel nicht nötig.

Es dürfen ausschließlich Daten erhoben werden, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind.

Digitale Personalfragebögen bieten zahlreiche Vorteile, sie ermöglichen:

• schnelle und effiziente Datenerfassung
• direkte Integration in Softwarelösungen wie DATEV
• sichere, zentrale Speicherung aller Mitarbeitendendaten

Dadurch sparen Unternehmen Zeit, reduzieren Verwaltungsaufwand und können Personalinformationen jederzeit abrufen.

Um all diese Vorteile zu nutzen und Prozesse zu vereinfachen, hat absence.io bereits 2017 eine digitale Personalakte eingeführt.

Mit der digitalen Personalakte von absence.io werden alle relevanten Informationen an einem Ort gespeichert:

• Personalfragebögen
• Vertrags- und Mitarbeiterdokumente
• Steuer- und Sozialversicherungsdaten
• Historien und Änderungen jederzeit nachvollziehbar

Alle Daten sind DSGVO-konform, sicher gespeichert und jederzeit abrufbar.

Wenn du mehr zu diesem Thema erfahren willst, zeigt dir dieser Blogartikel 5 überzeugende Gründe für die digitale Personalakte – der fünfte Grund ist dabei besonders entscheidend.

Ob Vollzeit, Teilzeit oder Minijob – absence.io unterstützt dich dabei, deine Personalprozesse zu digitalisieren, Verwaltungsaufwand zu reduzieren und Fehlerquellen zu minimieren.

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Ihr kennt das: Papierberge stapeln sich, HR-Aufgaben fressen Stunden und gleichzeitig muss man auf alle Datenschutz- und Gesetzesvorgaben achten. Mit der digitalen Personalakte wird all das einfacher – effizient, sicher und zukunftsfähig.

Hier sind die 5 wichtigsten Gründe, warum ihr jetzt auf eine digitale Personalakte umsteigen solltet – vom direkten Nutzen bis zum stärksten, rechtlich relevanten Argument:

1. Kann eine digitale Personalakte HR-Mitarbeitenden Zeit ersparen?

Ja, wenn ihr eure HR-Prozesse digitalisiert, spart ihr enorm viel Zeit. Urlaubsanträge, Vertragsdokumente oder Abwesenheiten sind mit wenigen Klicks verfügbar, papierlos und jederzeit abrufbar. Mit einer digitalen Personalakte können HR-Mitarbeitende sich auf wesentliche Aufgaben konzentrieren, statt stundenlang Dokumente zu suchen.

2. Wie verbessert eine digitale Personalakte das Management von Personaldaten?

Eine digitale Personalakte ermöglicht die volle Kontrolle über alle Personaldaten. Alle Informationen sind zentral gespeichert, Zugriffsrechte lassen sich individuell steuern, Dokumente gehen nicht verloren und alle Vorgänge werden nachvollziehbar. Weniger Chaos, enorme Zeitersparnis, mehr Sicherheit und das für das gesamte Team.

3. Ist die digitale Personalakte DSGVO-konform und sicher?

Ja, mit absence.io sind alle Daten DSGVO-konform verschlüsselt, geschützt und jederzeit nachvollziehbar. Ihr minimiert Risiken von Datenschutzverletzungen und sorgt für maximale Sicherheit eurer Mitarbeiterinformationen. Das ist besonders wichtig, da Personaldaten sehr sensibel sind.

4. Ist die digitale Personalakte immer automatisch rechtlich auf dem neuesten Stand?

Gesetzesänderungen und neue Vorschriften gehören zum HR-Alltag. Viele Software-Anbieter, wie absence.io, haben den Anspruch, ihre Kunden stets rechtlich auf dem neuesten Stand zu halten. Mit automatischen Updates übernimmt die Software die Prüfung und Anpassung. Ihr spart Zeit, Ressourcen und bleibt ohne Aufwand immer rechtlich abgesichert.

5. Warum sollten Unternehmen so schnell wie möglich auf die digitale Personalakte umsteigen?

Ab 2027 müssen Unternehmen ihre Personalakten digital führen. Wer jetzt auf die digitale Personalakte von absence.io umsteigt, ist vorbereitet und vermeidet Stress im Jahresendspurt. Rechtlich sicher, effizient und digital – das ist die Zukunft der Personalverwaltung.

Wenn ihr mehr zu den rechtlichen Vorgaben ab 2027 wissen möchtet, findet ihr alle wichtigen Informationen dazu in diesem Blogartikel.

Fazit

Die digitale Personalakte von absence.io macht HR-Arbeit einfacher, sicherer und effizienter. Ihr spart wertvolle Zeit, behaltet die volle Kontrolle über alle Personaldaten und bleibt jederzeit DSGVO-konform und rechtlich abgesichert. Wer jetzt auf digitale HR-Prozesse setzt, ist optimal vorbereitet – für den Alltag, für die Zukunft und für die Pflicht ab 2027.

Bei absence.io könnt ihr euch jetzt unverbindlich, kostenlos und persönlich zur digitalen Personalakte beraten lassen. Bucht euch jetzt einen Termin mit uns.

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Der klassische Personalfragebogen

Der klassische Personalfragebogen fragt alles ab, was die Personalabteilung für die Anlage und die künftige Abrechnung des neuen Mitarbeiters benötigt. Zulässige Fragen sind Fragen nach den persönlichen Verhältnissen, z.B. Personalien, Familienstand und Wohnort, Fragen nach dem beruflichen Werdegang, Qualifikationen und Zeugnissen sowie Fragen nach Kontodaten, Sozialversicherungsdaten und Lohnsteuermerkmalen. Fragen nach dem Gesundheitszustand, Vorstrafen oder sogar den Vermögensverhältnissen sind nur zulässig, wenn ein enger sachlicher Zusammenhang mit dem einzugehenden Arbeitsverhältnis besteht. Wenn mit dem vorherigen Arbeitgeber ein Wettbewerbsverbot vereinbart wurde, muss der Mitarbeiter das sogar von sich aus angeben – eine Abfrage ist dementsprechend erlaubt.

Benötigte Bescheinigungen

Für die Lohnbuchhaltung sollten auch bestimmte Bescheinigungen abgefragt und zusammengetragen werden, damit bei der Überweisung später auch nichts schief geht. Dazu gehören der Arbeitsvertrag, die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse – privat oder gesetzlich, der Sozialversicherungsausweis, die Lohnsteuer Details, die Einverständniserklärung über die elektronische Übermittlung der Daten und, bei Studenten, die Immatrikulationsbescheinigung. 

Die No Gos des Personalfragebogen

Alles kann und darf man im Personalfragebogen natürlich nicht fragen, dafür sorgt in Deutschland das AGG, das Allgemeine Gleichstellungsgesetz. Nach diesem Gesetz müssen Unternehmen den Schutz der Mitarbeiter vor Diskriminierung der Merkmale Geschlecht, Alter, Behinderung, ethnischer Herkunft, sexueller Identität, Religion und Weltanschauung sicherstellen. Aus diesem Gesetz ergeben sich einige absolute No Gos. Allerdings muss man hier auch zwischen Fragen vor der Einstellung und nach der Einstellung eines Mitarbeiters unterscheiden. Die Frage nach der Religionszugehörigkeit ist vor der Einstellung eines Mitarbeiters absolut verboten – nach der Einstellungen allerdings, also mit dem Personalfragebogen, sollte die Religionszugehörigkeit abgefragt werden, damit die Kirchensteuer richtig abgeführt werden kann.

Fragen nach Schwangerschaft oder Familienplanung sind absolut nicht zulässig. Ausnahme ist hierbei nur, wenn der Arbeitnehmer z.B. mit giftigen Chemikalien arbeiten müsste. Dann dürfte auch eine Schwangerschaft abgefragt werden, da diese ein sofortiges Beschäftigungsverbot nach sich ziehen würde. Im Falle von unzulässigen Fragen, muss der neue Mitarbeiter nicht antworten und darf sogar wahrheitswidrig antworten, wenn ihm die Wahrheit negativ ausgelegt werden könnte. Deshalb sollte man diese Bereiche ganz außen vorlassen, denn im Zweifelsfall kann man sich hier sogar strafbar machen. 

Vertraulichkeit

Die Informationen, die im Personalfragebogen abgefragt werden, sind größtenteils vertraulich und dementsprechend müssen sie vom Zugriff von Unbefugten geschützt werden. Zu dem Personenkreis, die auf die Daten zugreifen dürfen gehören der Mitarbeiter selbst, der Arbeitgeber und die Personalverantwortlichen. Klassisch wurde die Personalakte deshalb früher im Aktenschrank eingesperrt – heute können Zugriffsrechte digital vergeben werden. Zuständig für die Vergabe und Überwachung dieser Zugriffsrechte ist dafür der Datenschützer des Unternehmens.

Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte hat – im Gegensatz zur analogen – den Vorteil, dass sie jederzeit unkompliziert angepasst und bearbeitet werden kann, dass die Zugriffsrechte hinterlegt und nachvollzogen werden können und dass die Informationen von überall her abrufbar sind. 

Potenzial des Personalfragebogens

Wir sehen, dass es auch in einem so drögen Thema wie dem Personalfragebogen spannende Fragen gibt. Auch wenn das Ausfüllen des Fragebogens erstmal eine recht nervige Arbeit für den neuen Mitarbeiter ist, ist es dennoch eine wichtige Aufgabe. Nur so können wichtige Informationen zusammengetragen werden und an die Personalabteilung weitergegeben werden. Deshalb muss man hier die Waage finden und sich gut überlegen: welche Informationen brauche ich unbedingt und was kann ich weglassen. 

Digitale Personalakte

Mit unserer Lösung für eine digitale Personalakte schaffst du nicht nur automatisierte Abfragen und Zugriffsrechte, durch unsere Cloud Lösung hast du auch von überall her Zugriff auf die wichtigsten Daten deiner Mitarbeiter – gerade in Zeiten von hybridem Arbeiten und Homeoffice unabdingbar. Du willst dir unsere Lösung einmal ansehen? Hier kannst du dir einen unverbindlichen Testaccount anlegen:

Digitale Personalakte

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* Die Nennung nur eines Geschlechts dient hier rein dem Lesefluss. Wir möchten aber darauf hinweisen, dass wir alle Geschlechter (m/w/d) ansprechen und mit einbeziehen wollen.

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Personalverwaltung: 100 Personalaufgaben – 1 Person

Im Personalmanagement gibt es einiges zu tun. Das reicht vom Verwalten und Herausgeben von zahlreichen Informationen über einzelne Mitarbeiter, Abteilungen oder das gesamte Personal. Dazu kommt die administrative Abwicklung von Einstellungen, Beförderungen, Austritten und vielem mehr sowie die Abrechnungen von Gehalt, Reisekosten und Co. Außerdem müssen Meldungen wie Lohnsteueranmeldungen, Arbeitsamtsmeldungen oder Entgeltnachweise erstellt werden. Die Personalverwaltung ist auch für die Überwachung von Fehlzeiten, Urlaub oder Überstunden sowie für den Arbeits- und Datenschutz des Personals zuständig. Unter dem Strich: Eine ganze Menge! Trotzdem besteht das HR-Team in vielen Unternehmen aus nur einer Person oder einem kleinen Team. Da heißt es: Arbeitsabläufe optimieren! Hier kommen ein paar Tipps, wie das gelingt:

#1 Sprich endlich mal ein Machtwort

Fehlende Atteste, falsch ausgefüllte Urlaubsanträge oder nicht eingereichte Versicherungsnachweise – die Personalabteilung muss den Mitarbeitern oft hinterherlaufen. Doch damit ist jetzt Schluss! Setze eine feste Deadline, bis wann was abgegeben sein muss und kommuniziere die möglichen Konsequenzen. Du wirst sehen: Plötzlich landen die Unterlagen pünktlich auf deinem Schreibtisch. Manchmal braucht es klare Fristen, sonst schieben die Mitarbeiter Dinge vor sich hin. Du sparst dir auf jeden Fall eine ganze Menge Hinterherlauferei sowie Herumtelefoniererei – und damit Zeit!

#2 Erstell dir Vorlagen für die Personalverwaltung

Die hundertste Einladung zum Vorstellungsgespräch oder die tausendste Erinnerung an ein fehlendes Attest – es gibt E-Mails, die du in der Personalverwaltung immer wieder schreiben musst. Statt Mal für Mal den gleichen Text in den PC einzutippen, bietet es sich an, eine Vorlage zu erstellen. Überlege dir, welche E-Mails du am häufigsten benötigst und dann speichere die Texte als Vorlagen ab. Statt jedes Mal bei Null anzufangen, kannst du den Inhalt der Nachricht jetzt einfach kopieren, personalisieren und schon bist du fertig.

#3 Do it yourself! Übergib Aufgaben an die Mitarbeiter

Es gibt viele Personalmanagement Aufgaben, die dir die Mitarbeiter abnehmen können. Das mag erst einmal komisch klingen, spart aber richtig viel Zeit. Bestes Beispiel: Die Personalakte! Oft wird hierzu ein DIN A4 Zettel an die „Neuen“ verschickt, diese füllen den Fragebogen aus, schicken ihn zurück und du musst das Gekritzel in eine analoge oder digitale Personalakte übertragen. Totaler Quatsch! Wenn du mit einer Personalverwaltungssoftware arbeitest, können die Arbeitnehmer ihre Informationen direkt in die digitale Akte eintragen. Einfach einen Link verschicken – Zeit gespart! Das gleiche gilt für Urlaubsanträge, Abwesenheitsmanagement, Atteste und vieles mehr. Mit einer digitalen Personalverwaltung können die Mitarbeiter eine ganze Menge selbst übernehmen.

#4 Setz auf digitale Unterstützung

Solltest du keine Kollegen in deiner Abteilung haben, musst du nicht auf Unterstützung verzichten. Mit einer Software sparst du dir viel Zeit und Nerven. Erstens verwaltest du alle Unterlagen und Informationen zentral an einem Ort. Tausende von Excel-Listen, meterhohe Aktenschränke und ausgedruckte Anträge gehören damit der Vergangenheit an. Urlaub kann beispielsweise ganz einfach von den Mitarbeitern selbst beantragt werden, ist mit einem Klick von der zuständigen Person bestätigt und landet automatisch im Online-Kalender. Auch die Personaldaten lassen sich viel einfacher erfassen, verwalten und ändern. Eine digitale Personalverwaltung birgt dazu noch viel weniger Risiken. Eine E-Mail ist schnell an die falsche Person verschickt und Zettel in Nullkommanichts im Drucker vergessen. Bei einer Software bekommen nur bestimmte Personen auf bestimmte Informationen Zugriff.

#5 Strukturiere deine Aufgaben

Diese Situation kennt vermutlich jeder: Man ist mit einer Aufgabe beschäftigt und dann kommt eine E-Mail rein. Anstatt die Aufgabe fertig zu bearbeiten, schaut man „schnell“ in die E-Mail rein, bearbeitet diese dann gleich und ist vollkommen raus. Am Ende fängt man bei der eigentlichen Aufgabe wieder ganz von vorne an. Daher unser letzter Tipp: Bündle deine Aufgaben und blocke dir dafür Zeitfenster. Während dieser Zeit machst du nichts anderes und lässt dich auch nicht von E-Mails und Co. ablenken. So arbeitest du viel effizienter und hast am Ende des Tages mehr geschafft.

So sieht eine effiziente Personalverwaltung aus

In Punkt vier hatten wir sie schon angesprochen – die digitale Unterstützung. Wenn du bei dir in der Personalverwaltung dringend Hilfe benötigst, dann solltest du absence.io testen. Vom Urlaubsplaner über Arbeitszeiterfassung bis zur digitalen Reisekostenabrechnung – hier bist du rundum versorgt. Teste absence.io jetzt 14 Tage kostenlos!

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