Dos und Don’ts beim Personalfragebogen

Personalakte

Der Personalfragebogen ist eine der ersten Aufgaben, die ein neuer Mitarbeiter* von seinem Arbeitgeber bekommt. Hier werden klassisch alle Eckdaten abgefragt, die für die Arbeit der Personalabteilung – Lohn, Gehalt, Urlaubsplanung – unerlässlich sind. Aber was gehört eigentlich in den Personalfragebogen? Und was darf auf keinen Fall abgefragt werden? Welche Chancen gibt es hier – und welche Risiken? 

 

Der klassische Personalfragebogen

Der klassische Personalfragebogen fragt alles ab, was die Personalabteilung für die Anlage und die künftige Abrechnung des neuen Mitarbeiters benötigt. Zulässige Fragen sind Fragen nach den persönlichen Verhältnissen, z.B. Personalien, Familienstand und Wohnort, Fragen nach dem beruflichen Werdegang, Qualifikationen und Zeugnissen sowie Fragen nach Kontodaten, Sozialversicherungsdaten und Lohnsteuermerkmalen. Fragen nach dem Gesundheitszustand, Vorstrafen oder sogar den Vermögensverhältnissen sind nur zulässig, wenn ein enger sachlicher Zusammenhang mit dem einzugehenden Arbeitsverhältnis besteht. Wenn mit dem vorherigen Arbeitgeber ein Wettbewerbsverbot vereinbart wurde, muss der Mitarbeiter das sogar von sich aus angeben – eine Abfrage ist dementsprechend erlaubt.

Benötigte Bescheinigungen

Für die Lohnbuchhaltung sollten auch bestimmte Bescheinigungen abgefragt und zusammengetragen werden, damit bei der Überweisung später auch nichts schief geht. Dazu gehören der Arbeitsvertrag, die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse – privat oder gesetzlich, der Sozialversicherungsausweis, die Lohnsteuer Details, die Einverständniserklärung über die elektronische Übermittlung der Daten und, bei Studenten, die Immatrikulationsbescheinigung. 

Die No Gos des Personalfragebogen

Alles kann und darf man im Personalfragebogen natürlich nicht fragen, dafür sorgt in Deutschland das AGG, das Allgemeine Gleichstellungsgesetz. Nach diesem Gesetz müssen Unternehmen den Schutz der Mitarbeiter vor Diskriminierung der Merkmale Geschlecht, Alter, Behinderung, ethnischer Herkunft, sexueller Identität, Religion und Weltanschauung sicherstellen. Aus diesem Gesetz ergeben sich einige absolute No Gos. Allerdings muss man hier auch zwischen Fragen vor der Einstellung und nach der Einstellung eines Mitarbeiters unterscheiden. Die Frage nach der Religionszugehörigkeit ist vor der Einstellung eines Mitarbeiters absolut verboten – nach der Einstellungen allerdings, also mit dem Personalfragebogen, sollte die Religionszugehörigkeit abgefragt werden, damit die Kirchensteuer richtig abgeführt werden kann.

Fragen nach Schwangerschaft oder Familienplanung sind absolut nicht zulässig. Ausnahme ist hierbei nur, wenn der Arbeitnehmer z.B. mit giftigen Chemikalien arbeiten müsste. Dann dürfte auch eine Schwangerschaft abgefragt werden, da diese ein sofortiges Beschäftigungsverbot nach sich ziehen würde. Im Falle von unzulässigen Fragen, muss der neue Mitarbeiter nicht antworten und darf sogar wahrheitswidrig antworten, wenn ihm die Wahrheit negativ ausgelegt werden könnte. Deshalb sollte man diese Bereiche ganz außen vorlassen, denn im Zweifelsfall kann man sich hier sogar strafbar machen. 

Vertraulichkeit

Die Informationen, die im Personalfragebogen abgefragt werden, sind größtenteils vertraulich und dementsprechend müssen sie vom Zugriff von Unbefugten geschützt werden. Zu dem Personenkreis, die auf die Daten zugreifen dürfen gehören der Mitarbeiter selbst, der Arbeitgeber und die Personalverantwortlichen. Klassisch wurde die Personalakte deshalb früher im Aktenschrank eingesperrt – heute können Zugriffsrechte digital vergeben werden. Zuständig für die Vergabe und Überwachung dieser Zugriffsrechte ist dafür der Datenschützer des Unternehmens.

 

Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte hat – im Gegensatz zur analogen – den Vorteil, dass sie jederzeit unkompliziert angepasst und bearbeitet werden kann, dass die Zugriffsrechte hinterlegt und nachvollzogen werden können und dass die Informationen von überall her abrufbar sind. 

Potenzial des Personalfragebogens

Wir sehen, dass es auch in einem so drögen Thema wie dem Personalfragebogen spannende Fragen gibt. Auch wenn das Ausfüllen des Fragebogens erstmal eine recht nervige Arbeit für den neuen Mitarbeiter ist, ist es dennoch eine wichtige Aufgabe. Nur so können wichtige Informationen zusammengetragen werden und an die Personalabteilung weitergegeben werden. Deshalb muss man hier die Waage finden und sich gut überlegen: welche Informationen brauche ich unbedingt und was kann ich weglassen. 

Digitale Personalakte

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* Die Nennung nur eines Geschlechts dient hier rein dem Lesefluss. Wir möchten aber darauf hinweisen, dass wir alle Geschlechter (m/w/d) ansprechen und miteinbeziehen wollen.