Eine digitale Personalakte ist die elektronische Form der klassischen Personalakte, in der relevante Mitarbeiterdokumente zentral, strukturiert und digital gespeichert und verwaltet werden können. Sie ersetzt Papierakten oder hybride Ablagestrukturen und ermöglicht schnellen Zugriff, transparente Strukturen und revisionssichere Archivierung.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen in Deutschland bestimmte personal- und entgeltbezogene Unterlagen ausschließlich digital geführt und verfügbar sein. Die bis dahin mögliche hybride oder papierbasierte Ablage erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nach diesem Datum nicht mehr.

Nein. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, jede einzelne Personalakte komplett digital zu führen, gibt es aktuell nicht.

Rechtlich verbindlich ist die digitale Führung bestimmter entgelt- und sozialversicherungsrelevanter Unterlagen (z. B. Entgeltabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise). Vollständig digital zu arbeiten ist zwar praktisch notwendig, rechtlich aber nicht ausdrücklich für jede Akte vorgeschrieben.

Die Verpflichtung ergibt sich aus mehreren rechtlichen Regelwerken:

• Beitragsverfahrensverordnung (BVV) – § 8 Abs. 2 schreibt vor, dass Entgeltunterlagen vollständig digital geführt und verfügbar sein müssen.
• 7. Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IV) – baut den Rahmen weiter aus und schafft die Grundlage dafür, dass digitale Unterlagen ab 2027 der Standard sind.
• Zusätzlich spielt die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) eine wichtige Rolle. Dieses Verfahren der Deutschen Rentenversicherung ermöglicht es, entgelt- und sozialversicherungsrelevante Daten digital zu übermitteln und zu prüfen. Ab 2027 erfolgt die Prüfung verpflichtend auf digitaler Grundlage – papierbasierte Entgeltunterlagen reichen dafür nicht mehr aus.

Diese Regelungen zielen darauf ab, dass Daten komplett digital verfügbar, prüfbar und revisionssicher archiviert werden.

Verpflichtend digital geführt werden müssen insbesondere entgelt- und sozialversicherungsbezogene Unterlagen wie:

• Dokumente zur Beschäftigungsform (z. B. Werkstudent, geringfügige Beschäftigung)

• Entgeltabrechnungen

• Mitglieds- und Nachweisdokumente der Krankenkasse

• Sozialversicherungsnachweise

• Meldungen zur Versicherungspflicht/-freiheit

Tatsächlich befinden wir uns schon in der Übergangsfrist. Diese endet am 31.12.2026.

Ziel ist es, HR-Prozesse effizienter und prüfungssicherer zu machen, die Bereitstellung relevanter Unterlagen bei Betriebs- oder Sozialversicherungsprüfungen zu erleichtern und organisatorische Risiken zu reduzieren. Viele Unternehmen nutzen diese Notwendigkeit, um ihre HR-Strukturen nachhaltig zu modernisieren.

Unternehmen, die die digitalen Vorgaben ab 2027 nicht erfüllen, können bei Betriebsprüfungen Probleme bekommen, etwa:

• erschwerte Prüfungsprozesse
• erhöhter Aufwand bei Bereitstellung analoger Unterlagen
• eventuelle Beanstandungen durch Sozialversicherungsträger oder Finanzbehörden

Rechtlich nicht zwingend — aber praktisch ist sie oft der effektivste Weg, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Ein digitales System bietet neben Compliance auch:

• effiziente Ablage und Suche
• zentrale Verfügbarkeit
• revisionssichere Archivierung
• DSGVO-konforme Prozesse

HR-Verantwortliche sollten frühzeitig planen, um:

• den Digitalisierungsgrad ihrer Akten zu prüfen
• geeignete Software auszuwählen
• organisatorische Prozesse zu definieren
• Datenschutz- und Archivierungsanforderungen zu berücksichtigen

• Ab 2027 müssen bestimmte Unterlagen digital und revisionssicher geführt werden – das ist gesetzlich verpflichtend.
• Eine vollständig digitale Personalakte erleichtert dies wesentlich, ist aber nicht pauschal für jeden Dokumententyp rechtlich vorgeschrieben.
• Frühzeitige Vorbereitung verschafft HR-Teams Zeit, Ressourcen und rechtliche Sicherheit.

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Schaut rein!

• 5 Gründe, warum die digitale Personalakte schon jetzt unverzichtbar ist
• Kostenlose Personalfragebogen Vorlage – für Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte und Minijobber
• Digitale Krankmeldung: Vorteile und Best Practices für Arbeitgeber

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Die dargestellten gesetzlichen Anforderungen beziehen sich insbesondere auf die digitale Führung entgelt- und sozialversicherungsrelevanter Unterlagen gemäß Beitragsverfahrensverordnung (BVV) und den entsprechenden Änderungen im SGB IV. Ob und in welchem Umfang für Ihr Unternehmen konkrete Pflichten bestehen, sollte im Einzelfall mit einer Rechtsberatung oder Steuerberatung geprüft werden.

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In einer digitalisierten Arbeitswelt wird deutlich: Eine digitale Krankmeldung ist der Schlüssel zu effizienteren Prozessen und einer besseren Transparenz. Arbeitgeber profitieren von einer zentralisierten Verwaltung und sparen wertvolle Zeit, während Mitarbeitende von einer einfachen und schnellen Abwicklung profitieren.

In diesem Artikel erfahrt ihr, warum die Umstellung auf eine digitale Krankmeldung unverzichtbar ist, welche Vorteile sie speziell für Arbeitgeber bietet und wie ihr Best Practices für eine erfolgreiche Einführung umsetzen könnt.

In der modernen Arbeitswelt steigen die Anforderungen an eine effiziente und transparente Verwaltung von Krankmeldungen. Traditionelle Methoden, wie das Sammeln von Krankmeldungen per E-Mail oder in Papierform, stoßen dabei schnell an ihre Grenzen. Hier sind die wichtigsten Gründe, warum digitale Krankmeldungen heute unverzichtbar sind:

Herausforderungen der traditionellen Methode

1. Unübersichtliche Zettelwirtschaft oder verstreute E-Mails
   Krankmeldungen, die per Telefon, E-Mail oder als physisches Dokument eingehen, landen oft an unterschiedlichen Stellen. Das führt zu einer unübersichtlichen Ablage, die den Überblick erschwert und zu Verzögerungen bei der Bearbeitung führt.
2. Zeitintensive Nachverfolgung fehlender Informationen
   Häufig fehlen in den eingehenden Krankmeldungen wichtige Details, wie der genaue Zeitraum der Abwesenheit oder der Grund für die Meldung. Personalabteilungen müssen dann mühsam nachfragen und wertvolle Zeit investieren, um die Daten zu vervollständigen.
3. Fehleranfälligkeit bei der Dokumentation und Weitergabe
   Traditionelle Methoden sind anfällig für Übertragungsfehler. Sei es bei der händischen Übertragung in digitale Systeme oder bei der Weiterleitung an die zuständigen Führungskräfte. Die manuelle Verwaltung birgt Risiken, die sich durch Digitalisierung vermeiden lassen.

Veränderte Arbeitswelt: Hybrides Arbeiten und neue gesetzliche Vorgaben

1. Hybrides Arbeiten und Remote-Work erfordern digitale Prozesse
   In einer Arbeitswelt, die immer flexibler wird, sind Mitarbeitende nicht mehr ausschließlich im Büro erreichbar. Besonders in hybriden oder Remote-Arbeitsmodellen ist es entscheidend, dass Krankmeldungen digital eingereicht und verarbeitet werden können, ohne auf physische Präsenz angewiesen zu sein.
2. Gesetzliche Vorgaben wie die digitale Krankschreibung (eAU)
   Mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) in Deutschland ist die Digitalisierung von Krankmeldungen nicht mehr nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit. Arbeitgeber müssen in der Lage sein, Krankmeldungen digital von den Krankenkassen zu empfangen und diese in ihre internen Prozesse einzubinden. Eine digitale Lösung sorgt hier nicht nur für Rechtssicherheit, sondern auch für eine reibungslose Umsetzung der neuen Vorschriften.

Die Herausforderungen der traditionellen Methoden und die Anforderungen der modernen Arbeitswelt machen eine digitale Krankmeldung zu einer unverzichtbaren Lösung für Unternehmen. Mit digitalen Prozessen können Arbeitgeber nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch Transparenz und Effizienz in der Verwaltung ihrer Mitarbeitenden steigern.

Die digitale Verwaltung von Krankmeldungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die nicht nur die Arbeit der Personalabteilung erleichtern, sondern auch die gesamte Organisation effizienter und zukunftssicher machen. Hier sind die zentralen Vorteile im Überblick:

Zeitersparnis durch Automatisierung

Manuelle Prozesse wie das Entgegennehmen, Dokumentieren und Weiterleiten von Krankmeldungen sind zeitaufwändig und fehleranfällig. Mit einer digitalen Lösung werden diese Schritte automatisiert:

• Krankmeldungen können direkt von Mitarbeitenden digital eingereicht werden.
• Automatische Benachrichtigungen informieren die zuständigen Personen (z. B. Vorgesetzte, HR).
• Daten werden ohne manuellen Aufwand erfasst und verarbeitet.

Das spart wertvolle Zeit und entlastet die Personalabteilung sowie Führungskräfte.

Bessere Übersicht durch zentralisierte Daten

Digitale Systeme ermöglichen eine zentrale Verwaltung aller Krankmeldungen an einem Ort. Das schafft klare Strukturen und sorgt für eine bessere Übersicht:

• Verantwortliche können jederzeit auf aktuelle Abwesenheitsdaten zugreifen.
• Es wird einfacher, Trends oder Muster bei Fehlzeiten zu erkennen.
• Abteilungen behalten den Überblick, um rechtzeitig Vertretungsregelungen zu treffen.

Ob im Büro oder remote – die Daten sind jederzeit verfügbar und übersichtlich dargestellt.

Fehlerreduktion durch integrierte Workflows

Mit digitalen Lösungen wird die Fehleranfälligkeit deutlich reduziert:

• Automatische Erinnerungen stellen sicher, dass wichtige Informationen vollständig eingereicht werden.
• Krankmeldungen werden direkt an die richtigen Personen weitergeleitet, ohne dass sie verloren gehen oder vergessen werden.
• Integrierte Workflows sorgen dafür, dass alle Schritte – von der Erfassung bis zur Dokumentation – nahtlos und korrekt ablaufen.

Fehler bei der Weitergabe oder bei manuellen Eingaben gehören damit der Vergangenheit an.

Rechtliche Sicherheit und DSGVO-Konformität

Die digitale Krankmeldung bringt nicht nur Effizienz, sondern auch Sicherheit in der Datenverarbeitung:

• Alle Daten werden DSGVO-konform gespeichert und verarbeitet, sodass sensible Mitarbeitendendaten geschützt bleiben.
• Mit der Integration von eAU-Systemen (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) werden Krankmeldungen direkt und rechtssicher in das digitale System übermittelt.
• Eine zentrale Speicherung der Daten ermöglicht eine einfache und sichere Nachverfolgung, ohne die gesetzlichen Vorgaben zu verletzen.

Diese rechtliche Sicherheit gibt sowohl Arbeitgebern als auch Mitarbeitenden ein gutes Gefühl und schützt das Unternehmen vor potenziellen Datenschutzproblemen.

Die Umstellung auf eine digitale Verwaltung von Krankmeldungen lohnt sich aus vielen Gründen: Unternehmen sparen Zeit, reduzieren Fehler und bleiben rechtlich auf der sicheren Seite – ein unverzichtbarer Schritt in einer modernen Arbeitswelt.

Der Erfolg digitaler Krankmeldungsprozesse hängt nicht nur von der richtigen Software, sondern auch von einer durchdachten Implementierung ab. Mit diesen Best Practices stellt ihr sicher, dass die Umstellung reibungslos gelingt und von allen Beteiligten akzeptiert wird:

Klare Richtlinien aufstellen

Bevor ihr digitale Krankmeldungen einführt, ist es wichtig, klare und transparente Regeln für deren Nutzung zu definieren:

• Kommuniziert frühzeitig, wie und über welche Plattform Mitarbeitende Krankmeldungen einreichen können.
• Stellt sicher, dass alle relevanten Informationen (z. B. Meldezeitpunkt, Details zur Abwesenheit) in der neuen Lösung erfasst werden.
• Dokumentiert die Richtlinien und macht diese für alle Mitarbeitenden leicht zugänglich, z. B. im Intranet oder in Mitarbeitendenhandbüchern.

Klare Vorgaben fördern die Akzeptanz und verhindern Unsicherheiten.

Schulungen anbieten

Die Einführung neuer Tools kann für Mitarbeitende und Führungskräfte eine Herausforderung sein. Schulungen stellen sicher, dass alle Beteiligten die Software effektiv nutzen können:

• Bietet einfache Tutorials oder interaktive Workshops an, um den Umgang mit der neuen Lösung zu erklären.
• Vermittelt nicht nur die technischen Funktionen, sondern auch den Nutzen der digitalen Krankmeldung – für die Personalabteilung, Führungskräfte und die Mitarbeitenden selbst.
• Stellt eine Ansprechperson oder ein Support-Team bereit, das bei Fragen oder Problemen schnell helfen kann.

Je besser die Beteiligten geschult sind, desto schneller wird die digitale Lösung zum Erfolg.

Automatisierte Workflows einrichten

Ein zentraler Vorteil digitaler Krankmeldungsprozesse ist die Möglichkeit, Abläufe zu automatisieren. Nutzt diese Funktion, um den Verwaltungsaufwand zu minimieren:

• Richtet automatisierte Benachrichtigungen ein, die zuständige Führungskräfte oder die HR-Abteilung sofort über eingereichte Krankmeldungen informieren.
• Lasst das System automatisch überprüfen, ob alle notwendigen Informationen vollständig sind, um Nachfragen zu vermeiden.
• Plant Reminder für Mitarbeitende, falls eine Meldung unvollständig bleibt oder zusätzliche Dokumente (z. B. Krankschreibung) nachgereicht werden müssen.

Automatisierte Workflows schaffen nicht nur Effizienz, sondern verhindern auch Fehler.

Integration prüfen

Damit die digitale Krankmeldung optimal funktioniert, sollte die neue Lösung nahtlos in bestehende Systeme eingebunden werden:

• Prüft, ob die Software mit anderen HR-Systemen kompatibel ist, z. B. mit Zeitmanagement- oder Gehaltsabrechnungstools.
• Achtet darauf, dass die Plattform die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) unterstützt, um gesetzliche Vorgaben in Deutschland zu erfüllen.
• Plant ausreichend Zeit für die technische Integration und testet die Schnittstellen, bevor das System unternehmensweit genutzt wird.

Eine reibungslose Integration sorgt dafür, dass digitale Krankmeldungen zu einem festen Bestandteil Ihrer HR-Prozesse werden.

Mit diesen Best Practices stellt ihr sicher, dass die Einführung digitaler Krankmeldungsprozesse in eurem Unternehmen erfolgreich verläuft. Klare Kommunikation, umfassende Schulungen, effiziente Workflows und eine gute Integration sind die Schlüssel, um sowohl die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden zu fördern als auch den administrativen Aufwand nachhaltig zu reduzieren.

Die digitale Verwaltung von Krankmeldungen steht und fällt mit der richtigen Software. Eine gute Lösung bietet nicht nur eine zentrale Plattform für alle Beteiligten, sondern sorgt auch für reibungslose Abläufe, rechtliche Sicherheit und eine einfache Bedienung. Doch worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl achten?

Was sollte eine gute Lösung bieten?

1. Einfache Bedienung für Mitarbeitende und HR
   Eine intuitive Benutzeroberfläche ist entscheidend, damit Mitarbeitende Krankmeldungen schnell und unkompliziert einreichen können. Gleichzeitig sollte die Software für die HR-Abteilung leicht zugänglich und verständlich sein, um Prozesse effizient zu verwalten.
2. Automatisierte Erinnerungen und Benachrichtigungen
   Eine gute Lösung benachrichtigt die zuständigen Personen automatisch, sobald eine Krankmeldung eingegangen ist. Zudem können Erinnerungen integriert werden, etwa wenn noch Unterlagen fehlen oder Fristen eingehalten werden müssen. Das spart Zeit und verhindert Verzögerungen.
3. DSGVO-konforme Speicherung und Zugriffskontrolle
   Die Sicherheit sensibler Personaldaten hat oberste Priorität. Eine gute Software speichert alle Informationen DSGVO-konform und bietet klare Zugriffskontrollen, sodass nur berechtigte Personen auf Krankmeldungen zugreifen können.
4. Integration mit bestehenden HR-Tools
   Eine digitale Lösung sollte nahtlos mit vorhandenen HR-Systemen wie Gehaltsabrechnungs- oder Zeiterfassungstools zusammenarbeiten. Dies ermöglicht eine ganzheitliche Verwaltung und reduziert den Aufwand für manuelle Datenübertragungen.

Beispiele gängiger Lösungen

Es gibt zahlreiche Softwarelösungen, die speziell für die digitale Verwaltung von Krankmeldungen entwickelt wurden. Eine der führenden Lösungen ist absence.io.

• absence.io
  Mit absence.io wird die Verwaltung von Krankmeldungen so einfach wie nie zuvor. Die Software ermöglicht:
  • Digitale Erfassung und automatische Weiterleitung von Krankmeldungen.
  • Smarte Erinnerungsfunktionen, die sicherstellen, dass keine Information verloren geht.
  • DSGVO-konforme Speicherung und sichere Zugriffskontrollen.
  • Eine nahtlose Integration mit anderen HR-Tools, um Prozesse zu optimieren.

absence.io bietet zudem eine benutzerfreundliche Oberfläche, die Mitarbeitende und HR gleichermaßen überzeugt. Egal, ob im Büro oder unterwegs: Die Plattform ist mobil zugänglich und flexibel einsetzbar.

Mit einer Lösung wie absence.io sparen Unternehmen nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern schaffen auch die Basis für ein modernes und rechtssicheres Krankmeldungsmanagement.

Die digitale Verwaltung von Krankmeldungen ist mehr als nur ein Trend – sie ist für euch als Arbeitgeber unverzichtbar, wenn ihr eure Personalprozesse modernisieren und effizienter gestalten möchtet. Automatisierte Prozesse sparen wertvolle Zeit, zentrale Daten schaffen Transparenz und integrierte Workflows reduzieren Fehler. Zudem stellt ihr mit einer digitalen Lösung sicher, dass gesetzliche Vorgaben wie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) reibungslos umgesetzt werden und sensible Daten stets DSGVO-konform bleiben.

Für euch bedeutet das nicht nur eine Entlastung in der Verwaltung, sondern auch zufriedenere Mitarbeitende, die von klaren und einfachen Prozessen profitieren. Mit der richtigen Strategie und einer passenden Software gelingt euch der Übergang zu einem zukunftssicheren System schnell und reibungslos.

Wenn ihr nach einer benutzerfreundlichen und zuverlässigen Lösung sucht, um Krankmeldungen digital zu verwalten, ist absence.io genau das Richtige. Mit Funktionen wie der automatisierten Erfassung, smarten Erinnerungen, nahtloser Integration und DSGVO-konformer Datenverwaltung bietet absence.io alles, was ihr für ein effizientes Fehlzeitenmanagement braucht.

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1. Normalarbeitszeit

Die Normalarbeitszeit ist der Rahmen, innerhalb dessen Arbeitnehmer:innen regulär tätig sind.

• Tägliche Normalarbeitszeit: Maximal 8 Stunden pro Tag.
• Wöchentliche Normalarbeitszeit: Maximal 40 Stunden pro Woche.

Ausnahmen und Flexibilität

• Kollektivverträge und Betriebsvereinbarungen: Diese können Abweichungen ermöglichen, z. B. in Form einer Vier-Tage-Woche, bei der 10 Stunden pro Tag gearbeitet wird.
• Gleitzeitregelungen: Bei Gleitzeitmodellen kann die tägliche Normalarbeitszeit auf bis zu 12 Stunden ausgedehnt werden, sofern dies durch eine schriftliche Vereinbarung festgelegt ist.

2. Überstundenregelung

Überstunden sind Arbeitszeiten, die über die festgelegte Normalarbeitszeit hinausgehen.

• Tägliche Höchstgrenze: Bis zu 12 Stunden Arbeit pro Tag, einschließlich Überstunden.
• Wöchentliche Höchstgrenze: Maximal 60 Stunden pro Woche.
• Durchschnittliche Grenze: Über einen Zeitraum von 17 Wochen darf die Arbeitszeit im Durchschnitt 48 Stunden pro Woche nicht überschreiten.

Vergütung von Überstunden

• Überstunden sind entweder finanziell zu vergüten (z. B. mit einem Zuschlag von 50 %) oder in Form von Zeitausgleich abzugelten.
• Der Anspruch auf Zeitausgleich muss innerhalb von 6 Monaten erfüllt werden.

Freiwilligkeit

Arbeitnehmer:innen dürfen Überstunden ablehnen, wenn berechtigte Gründe vorliegen (z. B. familiäre Verpflichtungen).

3. Ruhepausen und Ruhezeiten

Um die Erholung der Arbeitnehmer:innen sicherzustellen, definiert das AZG klare Pausen- und Ruhezeiten.

• Ruhepausen: Bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden ist eine Pause von mindestens 30 Minuten gesetzlich vorgeschrieben.
• Tägliche Ruhezeit: Zwischen zwei Arbeitstagen müssen mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit eingehalten werden.
• Wochenruhezeit: Eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 36 Stunden pro Woche, die den Sonntag umfasst, ist vorgeschrieben.

Ausnahmen

In bestimmten Branchen wie Gastronomie oder Gesundheitswesen sind abweichende Regelungen möglich, die jedoch durch Kollektivverträge oder Sondergesetze geregelt werden.

4. Nachtarbeit

Nachtarbeit, die zwischen 22:00 und 5:00 Uhr geleistet wird, unterliegt besonderen Schutzbestimmungen.

• Arbeitszeitgrenzen: Arbeitnehmer:innen, die regelmäßig Nachtarbeit leisten, dürfen nicht mehr als 8 Stunden pro Schicht arbeiten.
• Gesundheitsschutz: Arbeitgeber sind verpflichtet, regelmäßige Gesundheitschecks anzubieten.
• Ersatzarbeitszeit: In bestimmten Fällen können Nachtarbeitszeiten durch verlängerte Ruhezeiten ausgeglichen werden.

5. Arbeitszeiterfassung

Das AZG schreibt eine umfassende Erfassung der Arbeitszeiten vor.

• Pflicht des Arbeitgebers: Beginn, Ende und Pausenzeiten der Arbeitszeit müssen genau dokumentiert werden.
• Form der Aufzeichnung: Dies kann schriftlich oder elektronisch erfolgen.
• Aufbewahrungspflicht: Die Aufzeichnungen sind mindestens drei Jahre aufzubewahren und den Arbeitsinspektoraten auf Verlangen vorzulegen.

6. Sanktionen bei Verstößen

Arbeitgeber, die gegen die Bestimmungen des AZG verstoßen, müssen mit empfindlichen Strafen rechnen.

• Geldstrafen: Verstöße gegen Arbeitszeitvorgaben oder die Dokumentationspflicht können mit Geldbußen geahndet werden.
• Kontrolle: Die Einhaltung des AZG wird durch die Arbeitsinspektorate überwacht.

7. Besondere Regelungen und Ausnahmen

Das AZG sieht für bestimmte Branchen und Berufsgruppen spezielle Bestimmungen vor:

• Gastronomie und Tourismus: Längere tägliche Arbeitszeiten sind während der Hauptsaison erlaubt.
• Gesundheits- und Sozialwesen: Flexiblere Arbeitszeitmodelle sind möglich, insbesondere im Schichtdienst.
• Führungskräfte: Personen in leitenden Positionen unterliegen teilweise gelockerten Arbeitszeitregelungen.

Fazit

Das österreichische Arbeitszeitgesetz schafft einen klaren rechtlichen Rahmen, der Arbeitnehmer:innen schützt und gleichzeitig flexible Arbeitszeitmodelle ermöglicht. Es ist für Arbeitgeber unerlässlich, die Bestimmungen des AZG einzuhalten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und ein faires, gesundes Arbeitsumfeld zu fördern.

Mit seiner Kombination aus festen Vorgaben und flexiblen Möglichkeiten trägt das AZG dazu bei, die Work-Life-Balance der Arbeitnehmer:innen zu sichern und die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen zu stärken.

Für mehr Details und Informationen besucht die offizielle Website des Rechtsinformationssystems des Bundes. Dort findet ihr den vollständigen Gesetzestext des AZG.

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Die Informationen in diesem Artikel stammen direkt und ausschließlich aus dem deutschen Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und von der offiziellen Website des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Wenn ihr mehr Informationen braucht oder in’s Detail gehen wollt, besucht am besten diese Websites. Dort findet ihr die Informationen aus erster Hand.

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Die Arbeitszeit ist der zentrale Bestandteil der Zeiterfassung. Sie umfasst den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit sowie die Dauer der Arbeitszeit insgesamt. Arbeitgeber sind verpflichtet, sicherzustellen, dass die gesetzlich geregelten Höchstarbeitszeiten eingehalten werden.

Nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) dürfen Mitarbeiter in der Regel nicht mehr als acht Stunden täglich arbeiten, wobei eine Verlängerung auf zehn Stunden möglich ist, wenn innerhalb von sechs Monaten ein Ausgleich erfolgt.

Praxis-Tipp: Mit absence.io können Beginn und Ende der Arbeitszeit unkompliziert dokumentiert werden. Das spart Zeit und reduziert Fehler.

Neben der Arbeitszeit müssen Arbeitgeber auch die Pausen dokumentieren. Das ArbZG gibt hierzu klare Vorgaben:

• Ab 6 Stunden Arbeitszeit: Mindestens 30 Minuten Pause.
• Ab 9 Stunden Arbeitszeit: Mindestens 45 Minuten Pause.

Die Dokumentation der Pausen dient dem Nachweis, dass diese eingehalten wurden und schützt gleichzeitig die Gesundheit der Mitarbeiter.
Fehlende oder zu kurze Pausen könnten bei einer Prüfung durch die zuständige Aufsichtsbehörde zu Problemen führen.

Praxis-Tipp: absence.io verfügt über eine Funktion zur Pausenregelung und hilft euch dabei, diese Vorgaben automatisch zu berücksichtigen. So bleibt kein wichtiger Nachweis auf der Strecke.

Überstunden zählen ebenso zur Arbeitszeit und müssen vollständig erfasst werden. Dazu gehören alle Arbeitszeiten, die über die vertraglich vereinbarte oder gesetzlich zulässige Arbeitszeit hinausgehen.
Für Arbeitgeber ist dies nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch notwendig, um korrekte Gehaltsabrechnungen oder Überstundenausgleiche zu gewährleisten.

Warum ist das wichtig?

• Transparenz für Mitarbeiter und Arbeitgeber.
• Schutz vor Streitigkeiten über geleistete Überstunden.
• Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes.

Praxis-Tipp: absence.io bietet spezielle Funktionen zur automatischen Berechnung von Überstunden, die auch in Berichten exportiert werden können.

Auch Bereitschaftsdienste und Rufbereitschaften zählen zur Arbeitszeit, wenn die Mitarbeiter in dieser Zeit tatsächlich zur Verfügung stehen müssen. Das bedeutet, dass auch diese Zeiten dokumentiert werden müssen, um die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten zu gewährleisten.

Beispiel: Ein Mitarbeiter, der während eines Bereitschaftsdienstes mehrfach angerufen wird und arbeiten muss, darf die gesetzliche Ruhezeit von mindestens 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen nicht unterschreiten.

Praxis-Tipp: Arbeitgeber sollten klare Regelungen treffen und diese Zeiten genauso dokumentieren wie reguläre Arbeitszeiten.

Nach dem Arbeitszeitgesetz müssen zwischen zwei Arbeitstagen mindestens 11 Stunden Ruhezeit liegen. Diese Regelung wird indirekt über die Dokumentation von Arbeitsbeginn und -ende überprüfbar gemacht. Eine Verletzung dieser Ruhezeit kann zu Bußgeldern führen.

Praxis-Tipp: absence.io kann Personalabteilung bzw. Arbeitgeber automatisch warnen, wenn Ruhezeiten nicht eingehalten werden.

Die Dokumentationspflicht von Arbeitszeiten umfasst weit mehr als nur den reinen Arbeitstag. Arbeitgeber sind verpflichtet, folgende Zeiten zu erfassen:

1. Die reguläre Arbeitszeit.
2. Pausen gemäß den gesetzlichen Vorgaben.
3. Überstunden oder Mehrarbeit.
4. Bereitschaftsdienste und Rufbereitschaften.
5. Indirekt: Die Einhaltung der Ruhezeiten.

Mit absence.io können Arbeitgeber die gesetzlichen Vorgaben erfüllen, Konflikte vermeiden und gleichzeitig den administrativen Aufwand reduzieren.

Wenn auch ihr auf Nummer sicher gehen wollt, bucht euch am besten direkt einen Termin mit unseren Expertinnen und Experten. Sie stehen euch für Unklarheiten und Fragen kostenlos zur Verfügen und zeigen euch – wenn ihr wollt – auch direkt unsere Software. Los geht’s!

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Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer das Recht auf bezahlten Urlaub. Im Bundesurlaubsgesetz (Burlg) steht dazu in:

Folglich darf der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Urlaub nicht verweigern. Informationen über spezielle Fälle wie Beispielsweise dem Urlaubsanspruch für Teilzeitkräfte, Minijobber oder Werkstudenten, findet ihr in unserem Blog.

Eine häufig gestellte Frage zielt auf den Urlaubszeitraum ab. Darf der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Zeitraum seines Urlaubs vorschreiben bzw. verweigern?

Im Bundesurlaubsgesetz steht dazu:

Der Arbeitgeber darf zwar Urlaubszeiten nicht willkürlich sperren bzw. dem Mitarbeiter verweigern, gibt es allerdings „dringende betriebliche Gründe“, darf er das durchaus.

Dringende betriebliche Gründe können z.B. sein:

• Personalengpässe: Der Arbeitgeber dürfte einen Urlaubsantrag ablehnen, wenn die Abwesenheit des entsprechenden Mitarbeiters den Betrieb des Unternehmens oder einer Abteilung gefährden würde.
• Besondere und wichtige betriebliche Ereignisse: Darunter fallen z.B. Messen, wichtige Kampagnen, Großprojekte oder unerwartete Auftragszuwächse.
• Betriebliche Urlaubsvorschriften: Unternehmen haben abseits des Burlg bestimmte Rechte Urlaubsvorschriften zu erlassen, dass z.B. nicht alle Mitarbeiter einer Abteilung im Urlaub sein dürfen.

In Bezug auf den ersten und den letzten Punkt ist zudem wichtig, dass bei Konflikten diejenigen Mitarbeiter bevorzugt werden, „die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen“. Dazu ein klassisches Beispiel: Hat Mitarbeiter A z.B. schulpflichtige Kinder und kann nur zur Ferienzeit Urlaub nehmen, bekommt der den Vorrang vor dem kinderlosen Mitarbeiter B.

Wichtig: Der Arbeitgeber muss den betroffenen Mitarbeitern die Gründe für seine Entscheidung in solchen Fällen klar und deutlich mitteilen.

In Deutschland hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf bezahlten Urlaub. Grundsätzlich kann der Arbeitnehmer diesen Urlaub nehmen, wann er will. Der Arbeitgeber darf nur in besonderen Ausnahmen Einfluss auf die Urlaubszeit nehmen. Bei „dringenden betrieblichen Belangen“ darf er dem Arbeitnehmer eine bestimmte Urlaubszeit verweigern. Sollte es zu Konflikten mit Kollegen kommen, haben diejenige ein Vorrecht, „die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen“.

Weitere Informationen zum Thema findet ihr im Bundesurlaubsgesetz und beim Deutschen Gewerkschaftsbund.

Dieser Artikel ist keine offizielle Rechtsberatung. In entsprechenden Konfliktsituationen sollte eine solche stets hinzugezogen werden.

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Sind halbe Urlaubstage also grundsätzlich nicht möglich? Nicht ganz. Wie es sich mit halben Tagen genau verhält, erklären wir euch im Detail.

Der rechtliche Hintergrund – kurz und knapp

Im Mindesturlaubsgesetz für Arbeitnehmer (Bundesurlaubsgesetz) § 3 ist von „Mindesturlaub“ die Rede. „Der Urlaub beträgt jährlich mindestens 24 Werktage“. Die Krux um den halben Urlaubstag findet sich bereits in dieser Formulierung. Warum 24?

In Deutschland hat die Woche 6 Werktage: Montag bis Samstag. Die 24 entspringt der Intention, dass Arbeitnehmenden 4 Wochen Urlaub im Jahr zustehen sollen.
4 x 6 = 24.

Die größte Verwirrung schafft der Begriff „Werktage“. Werktage bedeutet nicht Urlaubstage! Arbeitet man z.B. 5 Tage die Woche, beträgt der gesetzliche Mindesturlaub 20 Tage. Arbeitet man 4 Tage die Woche bekommt man 16, usw. Die Anzahl der Urlaubstage berechnet sich immer auf Basis der 4 Wochen Urlaub.
Stellt sich die Frage: Warum ist das im BUrlG so verwirrend formuliert?

In § 7 Abs. 2 steht: „Der Urlaub ist zusammenhängend zu gewähren […].“ Würde man also den gesetzlichen Mindesturlaub am Stück nehmen, hätte man 24 Werkstage am Stück frei. Daher rührt wahrscheinlich die etwas eigenartige Formulierung im BUrlG.
Davon abgewichen werden darf laut Gesetzestext tatsächlich nur, wenn „[…] dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe eine Teilung des Urlaubs erforderlich machen.“
Dieser Absatz macht dem halben Urlaubstag den Garaus.

Landesarbeitsgericht: Kein gesetzlicher Anspruch auf halbe Urlaubstage

2017 klagte ein Arbeitnehmer aus Baden-Württemberg gegen seinen Arbeitgeber. Er forderte Anspruch auf halbe Urlaubstage, um einer Nebentätigkeit nachgehen zu können (mehr Details hier). Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg wies die Klage mit der Begründung zurück, dass die „Zerstückelung“ der Urlaubstage dem Erholungsgedanken des Urlaubs, der im BUrlG verankert ist, widerspricht.
Ergo: Arbeitnehmer haben keinen Anspruch auf halbe Urlaubstage.
Sind halbe Urlaubstage also grundsätzlich nicht möglich?

Nein. Das Landesarbeitsgericht wies die Klage auch deshalb zurück, weil im Arbeitsvertrag des Klägers kein “Selbstbeurlaubungsrecht“ vereinbart war, das den Urlaub betrifft, der den gesetzlichen Mindesturlaub übersteigt.
Dieser ist für Arbeitnehmer und -geber leichter individuell anpassbar.

Mindesturlaub vs. Mehrurlaub

Über den Mindesturlaub hinaus, darf der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmenden so viel Urlaub gewähren wie er möchte. Im Gesetzestext findet sich keine Obergrenze. Es gibt also keinen „Maximalurlaub“. Bei allem was über den Mindesturlaub hinausgeht, ist der Gesetzgeber deutlich liberaler, weil es im Grunde nicht mehr in seinen „Zuständigkeitsbereich“ fällt. Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber bedeutet das, dass sie für diesen Urlaub gewisse Sonderregeln vereinbaren können, z.B. halbe Urlaubstage.
Aber Vorsicht: Derartige Sonderregeln müssen vertraglich detailliert festgehalten werden!
Stehen diese nicht explizit im Arbeitsvertrag, gelten für den Mehrurlaub die gleichen gesetzlichen Regeln wie für den Mindesturlaub. Die Klage des Arbeitnehmers im obigen Fall ist gescheitert, weil die halben Urlaubstage aus seinem Mehrurlaub nicht im Arbeitsvertrag festgeschrieben waren.

Das Fazit für Arbeitgeber und Personalabteilung

Halbe Urlaubstage sind nicht gänzlich unmöglich. Beim gesetzlichen Mindesturlaub existiert kein Anspruch, auch dann nicht, wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber es im Vertrag anderweitig vereinbaren. Hier steht Gesetz über Arbeitsvertrag.
Bekommt der Arbeitnehmer aber Mehrurlaub über den Mindesturlaub hinaus, sind halbe Urlaubstage durchaus möglich. Allerdings müssen diese konkret im entsprechenden Arbeitsvertrag geregelt werden.

Die Arbeitnehmerseite kann sich also bei entsprechenden Anfragen immer auf die Gesetzeslage berufen. Nach dieser gilt ganz klar: Es existiert kein gesetzlicher Anspruch auf halbe Urlaubstage.

Aussagen wie: „Ich arbeite freitags aber nur bis 13:00 Uhr, also brauche ich auch nur einen halben Urlaubstag.“ könnt ihr also getrost abblocken. Gleichzeitig solltet ihr aber unbedingt die Gegenseite beachten! Wenn Person A freitags immer nur bis 13:00 Uhr arbeitet, bekommt sie dafür trotzdem einen ganzen Urlaubstag.

Zusammenfassung zum halben Urlaubstag

Wir haben die wichtigsten Aspekte in Stichpunkten zusammengefasst:

• Der gesetzlich festgelegte Mindesturlaub dient der Erholung und darf daher nicht zerstückelt werden
• Es gibt folglich keinen gesetzlichen und grundsätzlich Anspruch auf halbe Urlaubstage
• Das Gesetz regelt nur den dort festgeschriebenen Mindesturlaub, nicht aber einen darüber hinausgehenden Mehrurlaub
• Beim Mehrurlaub sind halbe Urlaubstage möglich
• Eine entsprechende Regelung muss allerdings detailliert im Arbeitsvertrag festgeschrieben werden
• Ist eine derartige (oder andere) Sondervereinbarung nicht im Vertrag festgeschrieben, gelten für den Mehrurlaub die gleichen Regeln wie für den Mindesturlaub

Anmerkung

Das Urteil des Landesarbeitsgerichts in Baden-Württemberg bezieht sich lediglich auf den Anspruch. Im genannten Fall, ging es dem Arbeitnehmer darum, seinen grundsätzlichen Anspruch auf halbe Urlaubstage einzuklagen. Auf Basis des BUrlG hat das Gericht die Klage abgewiesen. Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch auf halbe Urlaubstage. Das bedeutet allerdings nicht automatisch, dass der Arbeitgeber dem Arbeitsnehmer keine halben Urlaubstage gewähren darf.

Solange sich Arbeitnehmer und -geber über die Situation einig sind, gibt es auch kein Problem. Wenn Manfred seine Vorgesetzte fragt, ob er einen halben Tag frei bekommen kann und sie sagt: „Klar!“, ist auch die Situation klar. Denn: Wo kein Kläger da kein Richter. Dies gilt nicht nur für potentiellen Mehrurlaub sondern auch für den gesetzlichen Mindesturlaub.
Das aber nur am Rande. 😉

In eigener Sache

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Grundsätzliches zum Mindesturlaub

Zunächst einmal muss betont werden, dass das deutsche Arbeitsrecht in Bezug auf den Mindesturlaub sehr klar ist.

Jeder Arbeitnehmer hat einen gesetzlichen Anspruch auf bezahlten Urlaub.

Dieser Anspruch ist im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt und beträgt mindestens 24 Werktage pro Jahr. Diese Zahl entspringt dem Umstand, dass auch der Samstag in Deutschland nach wie vor als Werktag zählt. Jeder Arbeitnehmende soll 4 Wochen Mindesturlaub bekommen. Daher die 24 Tage.
Das Gesetzt ist sehr missverständlich formuliert. Die „4 Wochen“ sind die verständlichere Ausgangsposition. Bei einer 5-Tage-Woche entspricht der Mindesturlaub 20 Urlaubstage, also 20 bezahlten Arbeitstagen. Arbeitnehmer, die weniger als 5 Tage pro Woche arbeiten, haben entsprechend weniger Urlaubsanspruch. Mit 4 Arbeitstage pro Woche hättest du also 16 Urlaubstage. Und bei 3 Arbeitstagen?
Richtig, 12 Tage.

Mindesturlaub im Minijob

Aber wie sieht es bei Minijobbern aus? Zunächst ist wichtig: Auch sie haben einen gesetzlichen Anspruch auf bezahlten Urlaub, und zwar in Höhe des anteiligen gesetzlichen Mindesturlaubs. Das Gesetz macht hier – entgegen der weitverbreiteten Meinung – keinen Unterschied zwischen Vollzeit- und Teilzeitkräften. An dieser Stelle also der vielleicht wichtigste Aspekt für Arbeitgeber:
Der gesetzliche Mindesturlaub gilt auch für den Minijob, uneingeschränkt, und kann nicht durch tarifvertragliche Regelungen oder Betriebsvereinbarungen reduziert werden.

Selbst ein Minijobber der nur einen Tag in der Woche arbeitet, hat Anspruch auf bezahlten Urlaub!

Arbeitet eine Minijobberin das gesamte Jahr immer am Montag, hat sie Anspruch auf 4 voll bezahlte Urlaubstage im Jahr. Diese Info ist nicht nur für die Arbeitnehmenden, sondern in gleichem Maß für Arbeitgebende wichtig.

Das gibt es bei Urlaub und Minijob zusätzlich zu beachten

Der Urlaubsanspruch gilt auch für Minijobber immer pro rata temporis (anteilig zum Beschäftigungszeitraum). Das bedeutet, dass ein Minijobber, der beispielsweise erst im Juli anfängt zu arbeiten, nur Anspruch auf den anteiligen Urlaub für die verbleibenden Monate des Jahres hat. Die gilt nach § 5+6 BurlG.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Abgeltung des Urlaubsanspruchs. Das BUrlG sieht vor, dass der Urlaubsanspruch in der Regel innerhalb des Kalenderjahres gewährt und genommen werden muss. Wenn der Arbeitnehmer jedoch seinen Urlaub nicht nehmen kann, weil er z.B. krank ist oder aus anderen Gründen nicht arbeiten kann, kann er den Urlaub auch auf das nächste Kalenderjahr übertragen, muss aber bis zum 31.03. genommen werden. Das gilt auch für Minijobber.

Zudem ist wichtig, dass der Urlaub in der Regel nicht abgegolten werden kann, d.h. der Arbeitgeber kann den Urlaub nicht einfach auszahlen. Eine Ausnahme besteht, wenn das Arbeitsverhältnis endet und der Arbeitnehmer seinen Urlaub nicht nehmen konnte. In diesem Fall hat er nach § 7 Abs. 4 BurlG Anspruch auf eine finanzielle Abgeltung seines Urlaubsanspruchs.

Gerade im Zusammenhang mit Teilzeitkräften ist immer wieder die Rede von „halben Urlaubstagen„. Fakt ist: es gibt keine halben Urlaubstage. Wer das BurlG rauf und runter liest, wird keine Spur davon finden. Vor allem bei Minijobs ist diese Info für Arbeitgeber wichtig. Wenn Anja das ganze Jahr jeden Montag von 09:00 Uhr bis 12:00 Uhr und dazu mittwochs von 13:00 bis 17:00 Uhr arbeitet, bekommt sie nicht nur 4 Urlaubstage im Jahr, sondern 8. Auch wenn Anja nur den halben Tag effektiv arbeitet, arbeitet sie trotzdem 2 Tage die Woche. Um also auf die 4 Wochen Mindesturlaub zu kommen, bekommt Anja 8 bezahlte Urlaubstage.
Unzählige Minijobber sind hier durch Unwissenheit des Arbeitgebers schon um einiges an bezahltem Urlaub „betrogen“ worden.
Dieses Thema bringt uns abschließend noch zu einem etwas komplexeren: unregelmäßige Arbeitszeiten.

Mindesturlaub bei unregelmäßigen Arbeitszeiten von Minijobbern

Im einfachen Fall ist der Mindesturlaub für Minijobber also einfach berechnet:

4 x Arbeitstage pro Woche = Mindesturlaub

Nicht selten arbeiten Minijobber aber unregelmäßig. Wie verhält es sich hier mit dem Mindesturlaub?
Sind die Arbeitstage im Vornherein festgelegt, ist die Sache noch relativ einfach. Milos arbeitet im 3-Wochen-Rythmus immer 3-2-1. Er arbeitet also in der ersten Woche 3 Tage, in der zweiten 2 und in der dritten 1 Tag. Der Urlaubsanspruch wird dann anteilig zum Urlaub von Vollzeitenkräften im Unternehmen berechnet:

(Jahresurlaub bei Vollzeit x Arbeitstage von Milos in drei Wochen) / Werktage im Betrieb in drei Wochen = Urlaubstage von Milos

Vollzeitkräfte haben im Jahr 20 Tage Urlaub. Sie arbeiten in drei Wochen 15 Tage. Milos arbeitet in 3 Wochen nur 6 Tage und bekommt nach dieser Rechnung also nur 8.

(20 x 6) / 15 = 8

Die Berechnung funktioniert auch mit 2 Wochen, 4 Wochen, 5 Wochen, etc.

Komplizierter ist die Sache allerdings bei Abrufarbeit, was bei Minijobbern verbreitet ist wie z.B. bei Springern in der Gastronomie. Dieses Thema ist rechtlich nicht 100% geklärt. Hierbei ist es für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, den Urlaubsanspruch von Beginn an auf Basis einer „fiktiven“ festen Arbeitszeit zu definieren. Das ist für euch als Arbeitgeber nicht nur für den Urlaubsanspruch extrem wichtig!

Ruft euch immer wieder in’s Gedächtnis: Minijobber sind Teilzeitkräfte. Im Gesetz über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge (Teilzeit- und Befristungsgesetz – TzBfG) steht in § 12 Abs. 1 eindeutig: „Wenn die Dauer der wöchentlichen Arbeitszeit nicht festgelegt ist, gilt eine Arbeitszeit von 20 Stunden als vereinbart.“ Diese müssen vom Arbeitgeber dann auch Vergütet werden, auch wenn die aktive Arbeitszeit nur z.B. 8 Stunden betragen hat.

Du solltest mit Minijobbern auf Abruf also unbedingt feste Arbeitszeiten vereinbaren. Auch wenn diese schließlich nicht der Realität entsprechen, hast du trotzdem eine gute Grundlage um die Urlaubstage zu berechnen.
Fiktion und Realität lassen sich dabei am besten in Form von Stunden vereinbaren. Angenommen Maya kann oder will 10 Stunden die Woche als Springerin arbeiten. In diesem Fall könnte man also sagen, dass Maya offiziell immer Montags und Dienstag von 19:00 Uhr bis 24:00 Uhr arbeitet. Auch wenn sie in der Realität die 10 Stunden dann an anderen Tagen oder gelegentlich auch mal auf 3 Tage arbeitet, hätten Arbeitnehmer und Arbeitgeber immer noch eine für beide Seiten vernünftige Grundlage für vereinbarte Urlaubstage.
In diesem Fall wären es dann?
Richtig, 8 bezahlte Urlaubstage im Jahr.

Fazit: Die wichtigsten Infos zum Mindesturlaub im Minijob

Abschließend noch einmal die wichtigsten Aspekte zusammengefasst:

1. Minijobber haben Anspruch auf bezahlten Mindesturlaub
2. Minijobber gelten als Teilzeitkräfte
3. Das Gesetz macht beim Mindesturlaub keinen Unterschied zwischen Teil- und Vollzeitkräften
4. In Deutschland gilt ein Mindesturlaub von 24 Werktagen bzw. 4 Wochen
5. Die Anzahl der bezahlten Urlaubstage richtet sich nach den Arbeitstagen pro Woche: Arbeitstage pro Woche x 4
6. Auch im Minijob gilt pro rata temporis: Urlaub Anteilig zum Beschäftigungszeitraum im Jahr
7. Der Urlaub darf nur unter bestimmten Voraussetzungen ausbezahlt werden
8. Es gibt keine halben Urlaubstage
9. Bei unregelmäßigen Arbeitszeiten wird die Anzahl der Urlaubstage im Verhältnis zu den Urlaubstagen der Vollzeitkräfte berechnet
10. Bei einem Abrufarbeitsverhältnis sollten unbedingt „fiktive“ feste Arbeitstage definiert werden um den Urlaubsanspruch berechnen zu können.

Wir hoffen der Artikel hat dir bei deiner Recherche weitergeholfen. Sollte dein Unternehmen noch auf der Suche nach einer guten Software zur Urlaubsverwaltung sein, schau bei absence vorbei.
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Auch im Handwerk fragen sich viele, was sie nun tun sollen und wie genau die Zeiterfassungspflicht im eigenen Unternehmen umgesetzt werden muss. In diesem Artikel findest du einige wichtige Fakten zum Thema Zeiterfassung im Handwerk.

Fakt 1: Eine Pflicht zur digitalen Zeiterfassung im Handwerk gibt es nicht!

Weder das Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019 noch das jüngste BAG-Urteil erwähnen die Pflicht, eine digitale Zeiterfassung einzuführen.

Das BAG lässt die letztendliche Form der Zeiterfassung offen, es unterstreicht vor allem die Pflicht, diese überhaupt einzuführen.

Im oft zitierten “Stechuhr-Urteil” des EuGH heißt es, dass die Dokumentation der erfassten Arbeitszeiten „unmittelbar, elektronisch und manipulationssicher“ zu erfolgen habe.

Fakt 2: Laut BAG gibt es bereits eine allgemeine Zeiterfassungspflicht (auch für Handwerker)

Das BAG ist der Meinung, dass das bestehende deutsche Arbeitsschutzgesetz bereits eine allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung enthält. Das Gericht verweist auf das Stechuhr-Urteil des EuGH, das die Zeiterfassung als unabdingbar für den Schutz der Gesundheit und der Ruhezeiten der Angestellten ansieht.

Fakt 3: Zeiterfassung im Handwerk: Bisherige Regelungen

Wie in den meisten anderen Branchen, müssen Handwerksbetriebe bisher nur geleistete Überstunden (sobald die tägliche Arbeitszeit 8 Stunden überschreitet) sowie Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen festhalten.

Dabei müssen der Beginn und das Ende sowie die Dauer der Arbeitszeit dokumentiert werden.

Fakt 4: Die Situation beim Thema Zeiterfassung im Handwerk ist paradox!

Rechtsexperten und Arbeitgebervertreter erwarten von der Bundesregierung, dass diese das Thema Zeiterfassung schon bald gesetzlich regelt und endlich für Klarheit sorgt.

Doch aus der Urteilsbegründung des BAG geht hervor, dass es bereits eine allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung im Handwerk und in allen anderen Bereichen gibt! Diese Pflicht geht laut BAG aus dem bestehenden Arbeitsschutzgesetz hervor.

Der Linie des BAG folgend, bräuchte die Bundesregierung somit streng genommen gar nicht aktiv werden. Es wird aber erwartet, dass sie es dennoch tut, um die große Unsicherheit beim Thema Zeiterfassungspflicht zu beenden.

Fakt 5: Digitale Zeiterfassung für das Handwerk

In vielen Betrieben kommen noch immer klassische Stundenzettel zum Einsatz. Vor dem Hintergrund der aktuellen Entwicklungen dürfte es nicht mehr lange dauern, bis der Gesetzgeber die allgemeine Zeiterfassungspflicht regelt und mit Nachdruck einfordert.

Spätestens dann müssen auch Handwerker ein funktionierendes System etablieren, das nicht nur die rechtlichen Anforderungen erfüllt, sondern sich auch genau an den eigenen Betrieb anpassen lässt. Ein solches System ist absence.io.

Mit absence.io reduzieren Handwerksbetriebe ihren bürokratischen Aufwand auf ein Minimum und gewinnen mehr Zeit für die Arbeit beim Kunden. Automatisierte Prozesse reduzieren die Kosten und ermöglichen es, gewisse Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Fazit:

Digitale Zeiterfassung im Handwerk wird in den nächsten Jahren immer wichtiger werden. Die noch immer diffuse Gesetzeslage bei der Zeiterfassungspflicht könnte sich schon bald klären. Vorausschauende Handwerksbetriebe sollten daher schon heute nach einer passenden Zeiterfassungssoftware suchen und diese an die eigenen Abläufe anpassen.

Arbeitszeit digital erfassen

Wichtig: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung, sondern dient ausschließlich der Information. Er soll eine individuelle Rechtsberatung nicht ersetzen, sondern lediglich wichtige Hinweise zum Thema Zeiterfassung liefern.

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In diesem Artikel analysieren wir das EuGH-Urteil und seine Folgen. Wir zeigen Dir, wie Du Deine Zeiterfassung so aufstellst, dass du gelassen bleiben kannst – ohne Angst, dass dich das Thema Stechuhr irgendwann sticht…

NICHT VERPASSEN: Unterhalb dieses Artikels findest Du die wichtigsten Infos zur jüngsten Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG). Das Grundsatzurteil vom 13.09.2022 hat die Debatte erneut angeheizt.

Update Januar 2023:

Anfang Dezember hat das Bundesarbeitsgericht seine mit Spannung erwartete Urteilsbegründung veröffentlicht. Auf 22 Seiten erklärt das BAG sein Urteil zur Zeiterfassungspflicht.

Die wichtigsten Punkte in der Übersicht:

• Zeiterfassung ist Pflicht: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit tatsächlich auch erfassen. Es reicht nicht aus, ein System zur Zeiterfassung lediglich bereitzustellen
• Gültig ab sofort: Die Zeiterfassung gilt ab sofort, ohne Übergangsfrist
• Zeiterfassung muss nicht digital erfolgen: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten nicht zwingend auf elektronischem Wege dokumentieren
• Delegieren ist möglich: Der Arbeitgeber darf die Zeiterfassung an den Arbeitnehmer delegieren

Die genaue Form der Zeiterfassung ist leider auch weiterhin nicht endgültig geklärt. Verstöße werden wohl noch nicht sofort geahndet, sondern erst bei einem Verstoß gegen eine konkrete behördliche Anordnung

Ebenso umstritten ist die Frage, ob die Zeiterfassungspflicht nun auch für Führungskräfte gelten soll oder nicht. Diese waren bisher komplett von der Zeiterfassung ausgenommen.

Regelt die Bundesregierung die Zeiterfassung neu?

Viele Arbeitgeber wollen erst dann tätig werden, wenn der Gesetzgeber das Thema Arbeitszeiterfassung gesetzlich neu geregelt hat.

Und in der Tat hat das Bundesministerium für Arbeit angekündigt, genau das zu tun. Sie möchte noch in Q1/2023 einen Vorschlag zur Reform des Arbeitszeitgesetzes vorlegen.

Das Paradoxe dabei: Laut BAG-Urteil müsste die Regierung eigentlich gar nicht aktiv werden, denn die Zeiterfassungspflicht geht nach Auffassung des Gerichts bereits aus dem Arbeitsschutzgesetz hervor (siehe unsere Erklärung des Urteils hier).
Aus dieser Sicht besteht also die Pflicht zur Zeiterfassung schon lange – es wusste nur niemand!

Eines ist sicher: Das Thema Zeiterfassung wird uns auch im Jahr 2023 begleiten und Arbeitgeber weiter beschäftigen.

Wenn du genug von dieser unsicheren Situation hast, sichere dein Unternehmen doch einfach für alle Eventualitäten ab – mit der Digitale Zeiterfassung von absence.io.
Entdecke, wie einfach, übersichtlich und bequem Zeiterfassung in deinem Unternehmen laufen könnte!

Im Folgenden findest du alle wichtigen Infos zur Zeiterfassungspflicht.

Zeiterfassung wird Gesetz: Das EuGH-Urteil

Im Mai 2019 entschied der EuGH, dass jeder Arbeitgeber in der EU jede einzelne Arbeitsstunde seiner Angestellten dokumentieren muss. Seitdem diskutieren Rechtsexperten, Politiker, Verbände, Unternehmer und Arbeitnehmervertreter die Arbeitszeiterfassung der Zukunft.

Im Urteil heißt es, Arbeitgeber müssten ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Erfassung der Arbeitszeit einführen. Beide Seiten müssen Einsicht in die erfassten Daten erhalten, um Verstöße zu verhindern. Die Dokumentation der Arbeitsstunden müsse „unmittelbar, elektronisch und manipulationssicher“ erfolgen.

Der EuGH betonte in seinem Urteil, dass die Zeiterfassung ein Arbeitnehmergrundrecht sei. Die Höchstarbeitszeit müsse eingeschränkt werden, um die täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten einzuhalten und die Gesundheit der Arbeitnehmer zu schützen. Die konkrete Umsetzung des Urteils obliegt wie eigentlich immer den einzelnen EU-Mitgliedsstaaten.

Zeiterfassungspflicht: Die Vorgeschichte

Die spanische Gewerkschaft Federación de Servicios de Comisiones Obreras (CCOO) hatte vor dem spanischen Gerichtshof gegen den Ableger der Deutschen Bank in Spanien geklagt. Die CCOO wollte erreichen, dass die Bank die Arbeitszeiten der Angestellten erfasst. So wollte die Gewerkschaft unbezahlte Überstunden verhindern und die Bank dazu zwingen, gesetzlich vorgegebene Arbeitszeiten einzuhalten.

Die CCOO argumentierte auf Basis der Dokumentationspflicht in der Grundrechte-Charta der EU sowie der Richtlinie zur Arbeitszeitgestaltung. Der spanische Gerichtshof übergab die Sache schließlich an den EuGH.

Zeiterfassung in Deutschland: Was galt bisher?

Bisher kennt das deutsche Recht keine grundsätzliche Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit. Die Ausnahme sind Überstunden und Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen ( §16 Arbeitszeitgesetz (ArbZG)). Seit dem 1. Januar 2015 ist die Zeiterfassung zudem für Mindestlohnbeschäftigte Pflicht. Auch Pausen müssen dabei lückenlos dokumentiert werden.

Die Verantwortung für all das trägst Du als Arbeitgeber. Für einige Berufsgruppen wie Kraftfahrer müssen die Arbeitszeiten bereits erfasst werden. Durch das EU-Urteil müssen künftig auch alle anderen Branchen ihre Arbeitszeiten erfassen.

Die meisten Experten sind sich einig, dass die deutsche Regierung handeln und die nationalen Gesetze entsprechend anpassen muss.

Ist dein Unternehmen auf die kommende Zeiterfassungspflicht eingestellt? Mit diesem kostenlosen Fragebogen findest Du es in unter 10 Minuten heraus. Jetzt eintragen und den absence.io Time-Track-Check kostenfrei herunterladen:

Urteil zur Zeiterfassungspflicht: Was ändert sich für Dich als Arbeitgeber?

Noch hat Deutschland das EU-Urteil nicht in nationales Recht gegossen. Die konkreten Auswirkungen sind daher noch nicht klar. Trotz der ausstehenden Umsetzung hat das Urteil jedoch bereits Konsequenzen:

Verschiedene Arbeitsgerichte berufen sich bei Klagen zur Zeiterfassung schon jetzt auf das Urteil des EuGH. Teilweise wurden Unternehmen bereits zu schmerzhaften Lohnnachzahlungen verurteilt. Wie bereits erwähnt, liegt das Beweislastrisiko bei Dir als Arbeitgeber.

Die Reaktion auf das EuGH-Urteil zur Zeiterfassung

Gewerkschaften und Arbeitnehmervertreter begrüßen das Urteil, da es die Rechte der Arbeitnehmer sichere und ihre Gesundheit schütze. Angesichts der Tatsache, dass viele Beschäftigte regelmäßig unbezahlte Überstunden machen, erscheint das verständlich.

Die Arbeitgeberseite sieht das Urteil hingegen kritisch. So hieß es etwa von Seiten des BDA (Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände): “Wir Arbeitgeber sind gegen die generelle Wiedereinführung der Stechuhr im 21. Jahrhundert. Auf die Anforderungen der Arbeitswelt 4.0 kann man nicht mit einer Arbeitszeiterfassung 1.0 reagieren.“

Kritiker befürchten, dass die Pflicht zur Zeiterfassung bisherige Modelle zur Vertrauensarbeitszeit, zum mobilen Arbeiten oder auch zum Homeoffice in Frage stellen könnte. Weniger Flexibilität und ein deutlich höherer administrativer Aufwand könnten die Folge sein.

Die Politik diskutiert die Reform der Zeiterfassung

Im Februar 2022 brachte die Bundesregierung unter Arbeitsminister Hubertus Heil ein Gesetzespaket auf den Weg, das im Zuge der Erhöhung des Mindestlohnes u.a. auch die Zeiterfassung für bestimmte Branchen wie Baubranche und Reinigung verschärfen sollte. Koalitionspartner FDP sowie die Arbeitgebervertreter kritisierten die geplanten Maßnahmen jedoch als praxisuntauglich. So wurden diese Passagen letztlich gestrichen.

Grundsätzlich heißt es im Koalitionsvertrag der Ampel-Koalition:

“Im Dialog mit den Sozialpartnern prüfen wir, welchen Anpassungsbedarf wir angesichts der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs zum Arbeitszeitrecht sehen. Dabei müssen flexible Arbeitszeitmodelle (z.B. Vertrauensarbeitszeit) weiterhin möglich sein.”

Kurz gesagt:

Die Bundesregierung dürfte das EuGH-Urteil zur Zeiterfassungspflicht zeitnah in nationales Recht überführen. Offen bleibt, in welcher Form.

Wie kann Dein Unternehmen die Arbeitszeiten erfassen?

Du kennst nun die Vorgeschichte und die wahrscheinlichen Konsequenzen des “Stechuhr-Urteils”. Doch welche Möglichkeiten der Zeiterfassung hast Du als Arbeitgeber überhaupt?

Oldschool-Variante 1 – Papier (Excel):

Richtig, der klassische „Stundenzettel“. Auf den ersten Blick eine einfache Möglichkeit, um die Arbeitszeiten Deiner Angestellten zu dokumentieren. „Verlässlich und manipulationssicher“ ist dieses System allerdings nicht gerade. Stundenzettel können verschwinden und nicht immer lässt sich im Nachhinein noch nachvollziehen, wer einen entsprechenden Eintrag gemacht hat. Hinzu kommt der zeitliche Aufwand: Du musst die Daten erst noch mühsam per Hand in das HR-System eintippen. Das Potenzial für Fehler und Streitigkeiten ist groß.

Oldschool Variante 2 – die Stechuhr:

Die gute alte Stechuhr bzw. Stempeluhr stammt noch aus den Zeiten der Industrialisierung, als sich Fabrikarbeiter für ihre Schichten „einstempeln“ und nach getaner Arbeit „ausstempeln“ mussten. Zwar gibt es heute modernere Varianten, doch es bleibt dabei: Eine Stechuhr macht nur dann Sinn, wenn deine Mitarbeiter wirklich jeden Tag vor Ort sind. Im Hinblick auf den Trend zum mobilen Arbeiten, wechselnden Standorten und Homeoffice keine gute Wahl.

Die beste Lösung: Zeiterfassung per Software

In einer zunehmend digitalen Arbeitswelt erscheint es nur logisch, auch die Zeiterfassung digital per Software zu erledigen, oder? Mit einer Software gewinnst Du als Arbeitgeber auf jeden Fall an Flexibilität. Egal ob am Desktop im Büro, mit dem Smartphone von unterwegs oder am Notebook im Homeoffice – Deine Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten mit nur wenigen Klicks erfassen. Verfügt die Software über entsprechende Schnittstellen, kannst Du sie sogar mit eurer Buchhaltung verbinden und dadurch noch mehr Zeit und Aufwand sparen.

Warum Du digitale Zeiterfassung nutzen solltest

Digitale Zeiterfassung ist allen anderen Methoden zur Zeiterfassung klar überlegen:

Die richtige Software

• ist flexibel einsetzbar – ob in der Produktionshalle, im Außendienst, im Homeoffice oder im Büro
• automatisiert viele Routineabläufe und reduziert so Fehlerquellen
• bietet eine übersichtliche Dokumentation und wertvolle Erkenntnisse über mögliche Fehlentwicklungen
• schafft mehr Transparenz für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• garantiert dank Echtzeitdaten jederzeit den Überblick über die Lage
• bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, sich per Arbeitszeiterfassungs-App von überall selbst einzuloggen und ihre Arbeitszeiten flexibel zu erfassen
• ermöglicht das Erstellen Abrechnungen und Berichten durch sinnvolle Schnittstellen zu anderen Abteilungen

Insgesamt ist eine Software wie absence.io die ideale Lösung für die Arbeitszeiterfassung im digitalen Zeitalter.

Fazit: Was Du als Arbeitgeber jetzt tun solltest

Das Urteil des EuGH ist klar: Die Zeiterfassungspflicht wird kommen – auch in Deutschland. Das jüngste Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) hat dies noch einmal bekräftigt (siehe unser UPDATE weiter unten).

Auch wenn die Zeiterfassung noch nicht in Gesetz gegossen wurde: Arbeitgeber sollten sich spätestens jetzt intensiv mit digitaler Zeiterfassung beschäftigen. Solange die Bundesregierung die EU-Vorgaben nicht in nationales Recht verwandelt, lassen sich die konkreten Konsequenzen des Urteils nur sehr schwer abschätzen.

Umso wichtiger, dass Du dich als Arbeitgeber schon jetzt zukunftssicher aufstellst. Experten erwarten einen regelrechten Run auf die Anbieter von digitalen Lösungen zur Zeiterfassung. Du solltest direkt handeln und Dein Unternehmen optimal auf die Zukunft der Zeiterfassung einstellen.

Zu einem modernen Unternehmen gehört auch eine moderne, faire und flexible Form der Zeiterfassung. Mit digitaler Zeiterfassung von absence.io erfüllt Dein Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben und spart dabei noch jede Menge Zeit, Aufwand und Kosten.

PS:

Du bist Dir nicht sicher, ob Dein Unternehmen die neuen Anforderungen an die Zeiterfassung erfüllt? Mit unserem Time-Track-Check findest Du es in unter 10 Minuten heraus. Jetzt kostenlos herunterladen.

UPDATE:

Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 und die Konsequenzen für Dein Unternehmen

Nach dem ursprünglichen „Stechuhr-Urteil“ des EuGH aus dem Mai 2019 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) nun ein Grundsatzurteil gefällt:

In Deutschland besteht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

Die Begründung des Gerichts

Das BAG berief sich bei seiner Entscheidung (Aktenzeichen 1 ABR 22/21) auf das EuGH-Urteil, aber überraschenderweise auch auf einen Passus (§3) im bisherigen deutschen Arbeitsschutzgesetz. Dieses verpflichte Arbeitgeber zur Einführung eines Systems, das die Arbeitszeiten der Beschäftigten erfassen kann.

 „Wenn man das deutsche Arbeitsschutzgesetz mit der Maßgabe des Europäischen Gerichtshofs auslegt, dann besteht bereits eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung“, so die Präsidentin des BAG, Inken Gallner, die während der Verhandlung sagte: „Zeiterfassung ist auch Schutz vor Fremdausbeutung und Selbstausbeutung.“

Erste Reaktionen auf das BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassung

Rechtsexperten bezeichnen das Grundsatzurteil des BAG zur Zeiterfassungspflicht in Deutschland als „Paukenschlag“. Die Entscheidung sei „das Ende der Vertrauensarbeitszeit ohne Umsetzungsfrist“, so der Arbeitsrechtler Prof. Dr. Michael Fuhlrott.

Der Arbeitgebervertretung BDA kritisiert das Urteil als „überstürzt und nicht durchdacht.“ Das Gericht überstrecke den Anwendungsbereich des Arbeitsschutzgesetzes deutlich, so BDA-Geschäftsführer Kampeter. Mit der Entscheidung überfordere man Beschäftigte und Unternehmen “ohne gesetzliche Konkretisierung.”

Welche Konsequenzen hat das Urteil für Arbeitgeber?

Die konkreten rechtlichen Auswirkungen des BAG-Urteils sind, wie im Falle des EuGH-Urteils, noch unklar. Arbeitgebervertreter und Arbeitsrechtler verweisen auf die schriftliche Urteilsbegründung des Bundesarbeitsgerichts. Erst wenn diese vorliege, habe man genug Informationen, um eine Empfehlung aussprechen zu können. Die schriftliche Urteilsbegründung dürfte jedoch erst im November vorliegen.

Rechtsexperte Fuhlrott geht davon aus, dass durch das Urteil alle Unternehmen, egal wie klein oder groß, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten erfassen müssen. Erwartet werden massive Auswirkungen auf Vertrauensarbeitszeitmodelle, mobile Arbeit und Homeoffice.

Zeiterfassung wird Pflicht: Wie kam es zu diesem Urteil?

Eigentlich sollte das BAG nur entscheiden, ob ein Betriebsrat die Einführung der elektronischen Zeiterfassung im Rahmen der Mitbestimmung fordern kann oder nicht. Die Entscheidung des Gerichts: Die betriebliche Mitbestimmung oder ein Initiativrecht sei ausgeschlossen, wenn es bereits eine gesetzliche Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung gibt. Das Urteil reicht jedoch weit über diese Fragestellung hinaus.

Der Rechtsspruch des BAG kommt zu einer Zeit, in der die Ampel-Koalition, die Wirtschaft und Rechtsexperten noch immer kontrovers über die Konsequenzen des EuGH-Urteils von 2019 diskutieren. Dabei ging es bisher meistens um eine Änderung des ArbeitsZEITgesetzes und nicht um das ArbeitsSCHUTZgesetz, auf das sich nun das Bundesarbeitsgericht bei seiner Entscheidung berief.

Der Trend hin zu Vertrauensarbeitszeitmodellen, Homeoffice und weniger Kontrolle könnte durch die Entscheidungen von EuGH und BAG in Frage gestellt werden.

Arbeitgeber sollten nun so schnell wie möglich nach modernen Lösungen für die Zeiterfassung Ausschau halten, die nicht nur praxistauglich sind, sondern auch genau auf die besonderen Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten werden können.

Eine solche Lösung ist absence.io.

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Wichtig: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung, sondern dient ausschließlich der Information. Er soll eine individuelle Rechtsberatung nicht ersetzen, sondern allein wichtige Hinweise zum Thema Zeiterfassung liefern.

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Wer ist für die Zeiterfassung verantwortlich?

Verantwortlich ist immer der Arbeitgeber. Er kann diese Aufgabe zwar an Mitarbeiter delegieren, behält aber trotzdem die Verantwortung. Allein aus diesem Grund solltest du als Arbeitgeber alles dafür tun, eine gute Lösung in deinem Unternehmen zu etablieren.

Wie genau müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten erfassen?

Minutengenau. Sowohl die Anfangszeit als auch die Endzeit müssen auf die Minute genau erfasst werden. Das Stechuhr-Urteil des EuGH erwähnt ein „verlässliches, objektives und leicht zugängliches System”, das jeder Arbeitgeber zur Arbeitszeitmessung einführen sollte. Die Zeiten müssen einsehbar sein und sämtliche Mehrarbeit muss sauber dokumentiert werden.
Das Zeiterfassungssystem muss Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen, und muss diese Daten spätestens 7 Tage nach dem Datum eingetragen haben. Aus Gründen der Übersicht erscheint es sinnvoll, weitere Angaben wie Namen, Geburtstag, Abteilung oder Personalnummer aufzunehmen. Dabei müssen selbstverständlich alle geltenden Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Arbeitnehmer haben ein Auskunftsrecht über die Daten, die über sie gespeichert werden. Auch die Daten zur Zeiterfassung fallen darunter.

Zeiterfassung mit Stundenzettel oder digitale Zeiterfassung?

Viele Rechtsexperten gehen davon aus, dass der Gesetzgeber keine allzu engen Vorgaben für die Umsetzung der Zeiterfassungspflicht machen wird. Das bedeutet, dass veraltete und umständliche Stundenzettelmodelle auch künftig noch erlaubt sein könnten. Dabei ist eines längst klar: Die digitale Zeiterfassung per Software bietet zahlreiche Vorteile und wird immer beliebter.

Was sind die Vorteile der digitalen Zeiterfassung?

Digitale Zeiterfassung hat gegenüber klassischen Methoden viele Vorteile. Unternehmen reduzieren ihren Verwaltungsaufwand und sparen dadurch jede Menge Zeit und Kosten. Durch automatisierte Prozesse gewinnen Mitarbeiter mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.
Mit digitaler Zeiterfassung sparst du außerdem Materialkosten und erhältst einen besseren Überblick über dein Unternehmen. Du kannst bestimmte Trends deutlich früher erkennen und gezielt reagieren. Durch die Verknüpfung mit anderen Abteilungen kannst du mit digitaler Zeiterfassung dein gesamtes Unternehmen effizienter aufstellen.

Warum gibt es überhaupt Zeiterfassung?

Die Zeiterfassung entwickelte sich im Laufe der Industrialisierung, um die immer größeren Belegschaften in den Fabriken überblicken zu können. Entscheidend hierfür war auch das Aufkommen des Schichtbetriebes. Die Zeiterfassung war also zunächst hauptsächlich zur Kontrolle gedacht. Durch sie konnten und können Arbeitgeber kontrollieren, dass ihre Angestellten die vereinbarten Arbeitszeiten einhalten.
Beim aktuellen Trend in Richtung einer Zeiterfassungspflicht geht es auch um Kontrolle – allerdings mehr aus Sicht der Arbeitnehmer. Das Stechuhr-Urteil des EuGH und auch das Urteil des BAG vom September 2022 argumentieren, dass eine allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung die Arbeitsbedingungen für die Arbeitnehmer verbessert. Denn dadurch würden unbezahlte Mehrarbeit und Ausbeutung verhindert.

Wann kommt die Zeiterfassungspflicht?

Laut den Urteilen von EuGH und BAG besteht die Zeiterfassungspflicht bereits. Allerdings steht die genaue nationale Ausgestaltung dieser Vorgabe noch aus. Auch ist das Urteil des BAG keineswegs unumstritten und dürfte auch weiterhin ausgiebig diskutiert werden.
Zwar halten sich viele Rechtsexperten mit abschließenden Urteilen noch zurück, doch der Trend zeigt klar in Richtung Zeiterfassungspflicht. Ob diese am Ende wirklich minutengenau sein muss, wird sich ebenfalls noch zeigen.

Fazit: Minutengenaue Zeiterfassung lieber früher als später einführen!

Die Zeiterfassungspflicht rückt näher. Auch wenn die genaue Umsetzung noch nicht klar ist, sollten sich Unternehmen schon jetzt um die passende Lösung für die eigene Belegschaft kümmern. Moderne digitale Zeiterfassungs-Software, wie etwa von absence.io, bringt dir als Arbeitgeber zahlreiche Vorteile:

• Du sparst Aufwand, Zeit und Kosten und setzt Mitarbeiterressourcen frei.
• Du verschaffst dir einen guten Überblick über die Lage in deinem Unternehmen.
• Dank minutengenauer Zeiterfassung kannst du alle Daten rechtssicher und genau dokumentieren.

Stelle für dein Unternehmen schon heute die Weichen und verschaffe dir Stressfreiheit beim Thema Arbeitszeiterfassung. Denn sobald die Zeiterfassungspflicht tatsächlich kommt, werden die wenigen Anbieter leistungsstarker Zeiterfassungs-Software von Anfragen überhäuft werden.
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“Gibt es bei der Zeiterfassungspflicht Ausnahmen?”

In diesem Artikel erfährst du, wer die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter erfassen muss und wer nicht.

Zeiterfassungspflicht: aktuelle Regelungen in Deutschland

Derzeit besteht in Deutschland die allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung nur für Mehrarbeit bzw. Überstunden (alles, was über 8 Stunden täglicher Arbeit hinausgeht) sowie die Arbeit an Sonntagen und Feiertagen.

Hier muss der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der geleisteten Arbeitszeit dokumentieren.

Die viel diskutierten Urteile des EuGH und des BAG (siehe unseren laufend aktualisierten Übersichtsartikel hier) fordern hingegen die Erfassung der gesamten Arbeitszeit.

Und in der Tat stellten sich bei der derzeitigen Regelung viele Arbeitgeber die Frage:

“Wie soll die Mehrarbeit festgehalten werden, ohne die reguläre Arbeitszeit zu erfassen?”

Aus dieser Sicht erscheint eine allgemeine Zeiterfassungspflicht als logischer nächster Schritt.

Eine allgemeine Zeiterfassungspflicht gilt übrigens schon seit 2015 für Minijobber und einige Mindestlohnbranchen. Und auch für Jugendliche unter 18 Jahren muss der Arbeitgeber die Arbeitszeit vollständig dokumentieren.

Natürlich gelten auch hier einige Ausnahmen, so müssen etwa Minijobber in Privathaushalten keine Arbeitszeiten erfassen.

Zeiterfassungspflicht: Ausnahmen vorhanden

Es gibt weitere Gruppen, die nicht dem Arbeitszeitgesetz unterliegen und daher von der Pflicht zur Zeiterfassung ausgenommen sind. Darunter fallen etwa:

• Chefärzte
• Leitende Angestellte
• Leiter und leitende Personen an öffentlicher Dienststellen
• Beamte
• Soldaten
• Besatzungen von Flugzeugen

BAG-Urteil zur Zeiterfassungspflicht: Folgen noch nicht absehbar

Das Bundesarbeitsgericht berief sich in seinem Urteil auf das deutsche Arbeitsschutzgesetz. Es interpretiert das Gesetz mit Blick auf das Stechuhr-Urteil des EuGH so, dass in Deutschland bereits jetzt eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht.
Derzeit liegt die ausführliche Urteilsbegründung noch nicht vor, sondern lediglich eine kurze Pressemitteilung. Es kann noch bis Februar 2023 dauern, bis das Gericht seine Beweggründe ausführlich schildert.
Erst dann, so Rechtsexperten, könne man konkrete Schlüsse ziehen und Empfehlungen aussprechen. Die Frage nach den Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht lässt sich somit noch nicht abschließend beantworten.

Fazit: Digitale Zeiterfassung schon jetzt einführen

Der rechtliche Nebel beim Thema Zeiterfassung hat sich noch längst nicht gelüftet, doch Unternehmen sollten trotzdem schon heute aktiv werden. Es lohnt sich, die Weichen für die kommende Zeiterfassungspflicht frühzeitig zu stellen.
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Wichtig: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung, sondern dient ausschließlich der Information. Er soll eine individuelle Rechtsberatung nicht ersetzen, sondern lediglich wichtige Hinweise zum Thema Zeiterfassung liefern.[/vc_column_text][/vc_column]

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Was ist Ruhezeit?

Die Ruhezeit ist der Zeitraum zwischen Feierabend und dem nächsten Arbeitsbeginn. In diesem Zeitraum sollen sich Beschäftigte um alles kümmern – nur nicht um die Arbeit. Der Grund ist klar: Ausreichend Erholung, Familie und eine gute Balance zwischen Arbeit und Freizeit sind die Grundlage für gute Leistungen und allgemein für Gesundheit, Zufriedenheit und Freude am Leben.
Die Ruhezeit beträgt normalerweise 11 Stunden (12 Stunden bei Jugendlichen unter 18 Jahren) und darf in der Regel nicht unterbrochen werden. Falls Mitarbeitende nach 3 Stunden Ruhezeit erneut arbeiten (was in Ausnahmefällen möglich ist), werden die restlichen 8 Stunden der Ruhezeit annulliert und die Ruhezeit beginnt anschließend wieder von vorn.

Was ist der Unterschied zwischen Ruhezeit und Pausenzeit?

Der Unterschied zwischen Ruhezeit und Pausenzeit ist, dass die Ruhezeit außerhalb der Arbeit stattfindet. Die Pausenzeit hingegen dient der Regeneration während des Arbeitstages. Auch die ist gesetzlich vorgegeben, allerdings unabhängig von der Ruhezeit. Die Länge der Arbeitszeit bestimmt dabei die Länge der Pausenzeit.

Was sind die Folgen von zu wenig Ruhezeit?

Zu wenig Ruhezeit beeinträchtigt nicht nur die Leistung der Beschäftigten, sondern kann auf Dauer gesundheitliche Beeinträchtigungen wie Erschöpfung, Schlafstörungen und sogar noch gravierendere Folgen verursachen. Dass die Ruhezeit gesetzlich genau vorgegeben ist, hat also einen guten Grund. Dennoch gibt es in vielen Berufen das Problem, dass die Ruhezeit regelmäßig verkürzt wird.

Gilt Rufbereitschaft als Ruhezeit?

Rufbereitschaft gilt nur dann als Ruhezeit, wenn der Arbeitnehmer nicht arbeitet. Anders gesagt: Nur die Zeit, die der Arbeitnehmer während der Rufbereitschaft tatsächlich gearbeitet hat, gilt als Arbeitszeit. Der Rest ist Ruhezeit.
Die Rufbereitschaft zählt nur dann komplett zur Arbeitszeit, wenn die erforderliche Reaktionszeit so kurz ist, dass der Beschäftigte sich nicht in der Nähe der Arbeitsstätte aufhalten muss.
In Gesundheitseinrichtungen wie Krankenhäusern sowie in der Pflege und Betreuung gilt zudem eine Sonderregelung: Wer während der Rufbereitschaft tatsächlich arbeiten musste, kann diese Zeit zu einem späteren Zeitpunkt ausgleichen. Dies allerdings nur, wenn er oder sie nicht mehr als 50% der Ruhezeit gearbeitet hat. Im Rahmen von Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen können so auch Kürzungen der Ruhezeit und entsprechende Ausgleichszeiten vereinbart werden.

Gilt Bereitschaftsdienst als Ruhezeit?

Bereitschaftsdienst gilt im Normalfall als Arbeitszeit und nicht als Ruhezeit. Der Bereitschaftsdienst ist nicht zu verwechseln mit der Rufbereitschaft oder der Arbeitsbereitschaft. Die Unterschiede liegen vor allem in der Pflicht des Arbeitgebers, die zusätzliche Bereitschaft zu entlohnen und entsprechend auszugleichen.
Der Bereitschaftsdienst muss auch Ruhephasen beinhalten und darf die maximale Arbeitszeit nicht übersteigen. Arbeitnehmer dürfen pro Woche nicht mehr als 48 Stunden arbeiten und die tägliche Arbeitszeit inklusive Bereitschaftsdienst und Ruhepausen darf nicht länger als 24 Stunden sein.

Gilt der Arbeitsweg als Ruhezeit?

Der Arbeitsweg gilt in der Regel als Ruhezeit. Fährt ein Arbeitnehmer hingegen von seinem Zuhause direkt zu einem Kunden, zählt diese Fahrt zur Arbeitszeit und muss entsprechend bezahlt werden. Es gibt auch hier Ausnahmen, etwa bei Geschäftsreisen, der Lieferung von Waren mit einem Dienstwagen und weiteren Fällen.

Kann der Arbeitgeber die Ruhezeit verkürzen?

Ja. Der Arbeitgeber kann die Ruhezeit in bestimmten Fällen verkürzen. Die gesetzliche Ruhezeit von 11 Stunden ununterbrochener Ruhe wird in der Realität in vielen Bereichen regelmäßig verkürzt. Dazu zählen u.a. Gastronomie, Gesundheitswesen, Verkehrsbetriebe oder auch die Landwirtschaft.
Verkürzte Ruhezeiten müssen innerhalb eines Kalendermonats ausgeglichen werden, indem die Ruhezeit entsprechend verlängert wird. Tarifverträge bieten die Möglichkeit, die Ruhezeit auf nur 2 Stunden abzusenken und den Ausgleich individuell abzustimmen.
Wissenschaftlich gelten 11 Stunden ununterbrochene Ruhe zwischen den Arbeitszeiten als Mindestwert. Bei kürzeren Ruhezeiten steige die Gefahr negativer Konsequenzen für die Gesundheit und Leistungsfähigkeit der Arbeitnehmer.

Für wen gilt das Arbeitszeitgesetz nicht?

Für verschiedene Berufsgruppen gilt das Arbeitszeitgesetz nicht. In diesen Fällen gelten für die Arbeitszeiten und Ruhezeiten eigenständige Regelungen. Die folgenden Gruppen (u.a.) unterliegen dem Arbeitszeitgesetz nicht:

• Chefärzte
• Leitende Angestellte
• Leiter und leitende Personen an öffentlicher Dienststellen
• Beamte
• Soldaten
• Besatzungen von Flugzeugen

Wer kontrolliert die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes?

Die Kontrolle des Arbeitszeitgesetzes übernimmt meistens das Arbeitsschutzamt. Die Bundesländer können die Kontrollinstanz eigenständig bestimmen. Diese darf im Zweifelsfall notwendige Unterlagen einfordern. Bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz können sich Arbeitnehmer an den Betriebsrat oder auch direkt an die zuständige Kontrollbehörde wenden.

Wann muss der Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen?

In Deutschland musste der Arbeitgeber laut Arbeitsschutzgesetz bisher nur Überstunden (mehr als 8 Stunden täglicher Arbeit) und Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen dokumentieren. Zudem enthält auch das Mindestlohngesetz Pflichten zur Arbeitszeiterfassung.
Das Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs und jüngst das Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13.9.2022 haben jedoch festgelegt, dass künftig grundsätzlich alle Arbeitnehmer ein System zur Zeiterfassung einführen müssen. Die gesetzliche Umsetzung dieses Entscheids steht allerdings noch aus.

Wie lange muss der Arbeitgeber die Arbeitszeitnachweise aufbewahren?

Der Arbeitgeber muss die Arbeitszeitnachweise mindestens 2 Jahre aufbewahren. Die Angaben müssen schriftlich dokumentiert werden und der Arbeitnehmer muss die personenbezogenen Daten seiner Angestellten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) behandeln.

FAZIT: Arbeitszeitgesetz und Ruhezeiten müssen nicht kompliziert sein!

Das Arbeitszeitgesetz sieht Ruhezeiten vor, um Angestellten die nötige Zeit zur Erholung und zu allen anderen Dingen außerhalb der Arbeit zu geben. Dass der Schutz der Arbeitnehmer immer weiter in den Vordergrund rückt, zeigen auch die jüngsten Entwicklungen zum Thema Arbeitszeiterfassung. Diese wird wahrscheinlich schon bald für alle Arbeitgeber zur Pflicht werden.
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Wichtig: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung, sondern dient ausschließlich der Information. Er kann und soll eine individuelle Rechtsberatung nicht ersetzen, sondern allein wichtige Hinweise zum Thema Arbeitszeiten, Ruhezeiten und Zeiterfassung liefern. Ein Anspruch auf Vollständigkeit besteht nicht.

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Frage #1: Was ist eine Stempeluhr?

Eine Stempeluhr bzw. Stechuhr ist ein Gerät zur Messung der täglichen Arbeitszeit in einer Organisation. Mit ihr lassen sich Arbeitsbeginn und Arbeitsende von Beschäftigten aufzeichnen. Klassische Stempeluhren kamen im 19. Jahrhundert im Zuge der Industrialisierung auf. Diese Geräte druckten die Arbeitszeiten noch auf einen Pappkarte, doch mittlerweile nutzen viele Einrichtungen die elektronische Zeiterfassung über Terminals oder Chipkarten.

Frage #2: Was ist der Unterschied zwischen Stechuhr und Stempeluhr?

Es gibt keinen Unterschied.
Die Begriffe Stempeluhr und Stechuhr werden synonym gebraucht. Sie beziehen sich einfach nur auf verschiedene technische Vorgänge. Klassische Kontrolluhren stempeln auf Papier und stechen ein Loch in einen Papierstreifen. Vereinfacht lässt sich sagen, dass der Begriff Stechuhr vor allem in Mittel- und Norddeutschland verbreitet ist, während Stempeluhr vor allem im Süden Deutschlands sowie Österreich dominiert.

Frage #3: Worum ging es in dem ursprünglichen Stechuhr-Urteil des EuGH?

Der Europäische Gerichtshof hat im Mai 2019 entschieden, dass Arbeitgeber innerhalb der EU jede einzelne Arbeitsstunde ihrer Mitarbeiter erfassen müssen. In seiner Begründung betonte der EuGH, dass Zeiterfassung ein Arbeitnehmergrundrecht sei.
Nach Verkündung des Urteils entbrannte eine Debatte über die tatsächlichen Konsequenzen. Arbeitgeber- und Arbeitnehmervertreter, Rechtsexperten, Verbände und die Politik – sie alle diskutierten über viele Monate hinweg. Und sie diskutieren noch immer, denn eine klare Antwort gibt es noch nicht (dazu gleich mehr).

Frage #4: Und worum ging es in dem BAG-Urteil zur Zeiterfassungspflicht?

Drei Jahre nach dem EuGH-Urteil folgte im September 2022 die nächste wegweisende Gerichtsentscheidung. Das BAG erklärte, dass in Deutschland die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bestehe. Es begründete seine Entscheidung nicht nur mit dem Stechuhr-Urteil des EuGH, sondern auch mit dem deutschen Arbeitsschutzgesetz. Dort sei verankert, dass Arbeitgeber ein System einführen müssen, das die Arbeitszeiten der Angestellten dokumentieren kann.

Frage #5: Kommt die Stempeluhr Pflicht für alle?

Die Stempeluhr Pflicht für alle steht noch nicht endgültig fest.
Rechtsexperten sind sich bei der Interpretation des BAG-Urteils noch nicht einig. Viele gehen aber davon aus, dass das Urteil für alle Unternehmen gelten wird – ganz egal welcher Größe. Für diesen Fall werden massive Auswirkungen auf bisherige Modelle der Vertrauensarbeitszeit oder auch Remote Work erwartet.

Frage #6: Wie ist die Zeiterfassung bei Überstunden geregelt?

Auch Überstunden fallen unter die von EuGH und BAG eingeforderte Zeiterfassungspflicht. Schon vor dem Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019 mussten Arbeitgeber in Deutschland laut Arbeitszeitgesetz die Überstunden ihrer Beschäftigten aufzeichnen, wenn die tägliche Arbeitszeit von 8 Stunden überschritten wurde. Das EU-Urteil weitete die Zeiterfassungspflicht auf die gesamte tägliche Arbeitszeit aus. Denn nur so könnten Arbeitnehmer kontrollieren, ob sie die Höchstarbeitszeit und die obligatorischen Ruhezeiten einhalten.
In vielen Unternehmen wird diese Vorgabe jedoch bis heute nicht oder nur teilweise umgesetzt. Wenig verwunderlich, dass Überstunden oft als nötiges Übel abgetan werden.
Viele Unternehmen umgingen das Thema Überstunden dokumentieren bisher durch Modelle der Vertrauensarbeitszeit. Sobald jedoch die Zeiterfassungspflicht so umgesetzt wird, wie gefordert, würde dies ein Umdenken erzwingen.

Frage #7: Wann wird Zeiterfassung Pflicht?

Das ursprüngliche Stempeluhr-Urteil des EuGH gibt vor, dass die Mitgliedsstaaten die Regelungen zur Zeiterfassung zunächst in nationales Recht gießen müssen. In Deutschland ist dies bisher noch nicht geschehen, auch wenn sich die Ampel-Koalition dies als Ziel vorgenommen hatte.
Das Stechuhr-Urteil des BAG hingegen verweist auf eine bereits bestehende Pflicht zur Zeiterfassung in Deutschland (siehe auch unseren laufend aktualisierten Übersichtsartikel zum Thema Zeiterfassungspflicht). Hier steht die schriftliche Urteilsbegründung des Gerichts noch aus. Aus diesem Grund halten sich die meisten Rechtsexperten mit konkreten Empfehlungen noch zurück.

Frage #8: Für wen gilt die Stempeluhr Pflicht?

Die Pflicht zur Zeiterfassung soll für alle Arbeitgeber gelten, dies betonen sowohl EuGH als auch BAG. Da das EU-Urteil noch nicht in national geltendes Recht überführt wurde, ist diese Frage noch nicht endgültig zu beantworten. Das BAG-Urteil hingegen bezieht sich zwar auf bestehendes Recht, hier hat die Debatte um die tatsächlichen Konsequenzen jedoch gerade erst begonnen.

Frage #9: Wird es eine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung geben?

Das EU-Urteil ist eindeutig: Die Dokumentation der erfassten Arbeitszeiten müsse „unmittelbar, elektronisch und manipulationssicher“ erfolgen. Die Zeiten der klassischen Stempeluhr scheinen also tatsächlich gezählt. Jedes Unternehmen sollte sich spätestens jetzt Gedanken machen, wie sich die Stempeluhr digital umsetzen lässt.

Frage #10: Gibt es eine Stempeluhr App?

Zeiterfassungs-Apps und Software sind auf dem Vormarsch – und das aus gutem Grund: Eine allgemeine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung scheint nur noch eine Frage der Zeit zu sein. Dennoch sind traditionelle Stempeluhren und gerade Stundenzettel immer noch weit verbreitet. Längst gibt es effizientere Methoden der elektronischen Zeiterfassung via Terminals, Chipkarten oder Software.
Ein Beispiel für eine vielseitige Zeiterfassungs-Software ist absence.io. Mit absence.io erfassen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Belegschaft so flexibel, einfach und zuverlässig wie nie zuvor. Entdecken Sie all Ihre Vorteile hier.

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Frage #11: Wie geht es bei der Zeiterfassungspflicht nun weiter?

Rechtsexperten, Verbände und auch die Politik warten nun auf die abschließende Urteilsbegründung des Bundesarbeitsgerichts. Diese wird bis spätestens Ende Februar 2023 vorliegen. Die meisten Rechtsexperten werden erst dann konkrete Analysen und Ratschläge veröffentlichen.

Frage #12 und Fazit: Was sollten Unternehmen jetzt in Sachen Stempeluhr Pflicht tun?

Unabhängig davon, wie die Urteile von EU und BAG am Ende tatsächlich umgesetzt werden, sollten sich Unternehmen schon heute mit dem Thema Zeiterfassungspflicht beschäftigen. Als Arbeitgeber solltest du dir die Zeit nehmen, um die richtige Lösung für dein Unternehmen zu finden. Eine Lösung, die alle Besonderheiten und Bedürfnisse deines Arbeitsalltags berücksichtigt und dein Unternehmen für alle Fälle wappnet.
Wer erst dann reagiert, wenn die Konsequenzen zu 100% klar sind, muss am Ende mehr Zeit und oft auch deutlich mehr Geld aufwenden, um eine gängige Lösung zu implementieren. Das Beispiel DSGVO hat bereits gezeigt, dass Experten in solchen Momenten heiß begehrt sind. Vermeide also lange Wartezeiten und kümmere dich schon jetzt um eure digitale Stechuhr.

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Nach einer längeren Übergangsphase wird es zum Jahreswechsel 2022/2023 ernst. Schon seit Anfang 2022 übermitteln Ärztinnen und Ärzte die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen digital an die Krankenkassen. Dadurch ist die Papierbescheinigung für die Krankenkasse entfallen. Die erkrankten Mitarbeitenden müssen jedoch weiterhin eine Bestätigung in Papierform an ihren Arbeitgeber weiterleiten. Von 2023 an soll auch dieser Schritt entfallen. Arbeitgeber rufen die für sie bestimmten Daten stattdessen elektronisch bei den Krankenkassen ab.

eAU aktiv abfragen

Eine Bescheinigung in Papierform erhalten Arbeitnehmer*innen nach diesem Termin nur noch für ihre persönlichen Unterlagen. Die Pflicht der Erkrankten, beim beschäftigenden Unternehmen eine Bescheinigung vorzulegen, entfällt. Arbeitgeber müssen die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) aktiv bei den Krankenkassen abfragen.

Von der Bring- zur Holschuld

Aus der Bringschuld der Erkrankten wird damit eine Holschuld der Arbeitgeber. Ärztinnen und Ärzte melden die Erkrankung wie schon heute digital an die Krankenkassen, erkrankte Arbeitnehmer*innen erhalten für eine Übergangszeit noch eine einfache Ausfertigung der Bescheinigung für ihre persönlichen Unterlagen. Sie müssen sich jedoch beim Arbeitgeber krankmelden und das Datum des Arztbesuchs nennen, allerdings ohne eine Bescheinigung beizulegen. Das Datum des Arztbesuchs brauchen Arbeitgeber, um die elektronische Krankmeldung abrufen zu können.

Arbeitgeber: jetzt vorbereiten!

„Arbeitgeber müssen sich spätestens jetzt auf den Wechsel vorbereiten. Es gibt einiges zu tun – im Hinblick auf Zugänge, Prozesse und die Mitarbeiterkommunikation zum Thema“, sagt Bökey Engin, Head of Operations bei absence.io: „Nach unserem Eindruck sind längst noch nicht alle Unternehmen darauf vorbereitet.“

Datenaustausch eAU

Für den Datenabruf durch die Arbeitgeber ist nach Angaben des GKV-Spitzenverbands zwingend der Datenaustausch eAU zu verwenden. AU-Daten dürfen Arbeitgeber nur über diese gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen anfordern. Der Abruf erfolgt über das Entgeltabrechnungsprogramm. Arbeitgeber sollten deshalb sicherstellen, dass ihr Softwareanbieter das Programm rechtzeitig mit der entsprechenden Schnittstelle ausstattet.

Abläufe prüfen

Viele Unternehmen benutzen immer noch Exceltabellen, um Krankenstände zu erfassen. Das neue Verfahren erfordert es, den Prozess neu zu definieren und umzusetzen. Dabei sind einige Regeln zu beachten, so ist es zum Beispiel nicht möglich, regelmäßig „auf Verdacht“ Daten für alle Mitarbeitenden abzurufen. Grundlage ist immer die konkrete Krankmeldung einzelner erkrankter Mitarbeitender. Eine Prozessbeschreibung ist auf der Website des GKV-Spitzenverbands verfügbar.

Mitarbeitende informieren

Die eAU ist nicht nur ein Informationsthema für die Personalabteilung, sondern für alle Mitarbeitenden. Insbesondere Mitarbeitende, die nicht regelmäßig zu Ärztinnen oder Ärzten gehen, haben von den Änderungen vielleicht noch nichts mitbekommen. Das neue Verfahren entbindet Mitarbeitende zwar von der Dokumentations-, nicht aber von der Meldepflicht. „Nichtinformierte Mitarbeiter*innen versuchen sonst womöglich, den gelben Schein wie gewohnt einzureichen – oder sie melden sich in der irrigen Annahme nicht krank, das geschehe jetzt ja elektronisch“, sagt Engin.

Ausnahme: privat Versicherte

Das neue Verfahren gilt nach heutigem Stand nur für Mitglieder einer gesetzlichen Krankenversicherung. Privat versicherte Beschäftigte geben ihre Krankmeldung auch nach dem 31.12.2022 weiterhin in Papierform ab. Arbeitgeber müssen sich also darauf einrichten, dass sie zwei Prozesse für die Krankmeldung managen müssen.

Hier gibt es alle Informationen noch mal auf einen Blick zum download:

Digitale Krankmeldung bei absence.io

Die Krankmeldung war im Abwesenheitsmanager von absence.io für Unternehmen wie Arbeitnehmer*innen schon immer unkompliziert. Mitarbeitende können sich weiterhin in absence.io mit ihrem persönlichen Account krankmelden. Statt dann dort ein Dokument mit der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abzulegen, müssen bei einer Krankenkasse gesetzlich Versicherte ab 2023 nun den Tag des Arztbesuchs angeben. Mitarbeiter*innen der Personalabteilung können dann auf der Grundlage dieser Daten die eAU bei der Krankenkasse abrufen und ablegen. Alle Daten sind übersichtlich und datenschutzkonform abgelegt und können jederzeit über Reports abgerufen werden.

Über absence.io

absence.io vereinfacht das Personalmanagement in kleinen und mittelständischen Unternehmen mit Hilfe smarter modularer Applikationen. Ob Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, digitale Zeiterfassung oder digitale Personalakte – die Softwarelösungen von absence.io sind intuitiv erlernbar, schnell zu bedienen und einfach per Browser oder App zu handhaben. Damit können selbst kleine Teams ihre HR-Prozesse automatisieren, nutzerfreundlicher gestalten und Kosten sparen. Die Lösungen des Unternehmens sind in sieben Sprachen verfügbar. absence.io ist eine Tochter der softgarden e-recruiting GmbH.

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