Ein Kalender mit vielen bunten Einträgen an der Wand, Urlaubsplanung in Papierform und vielleicht noch eine Übersicht der Krankheitstage – so sieht die Situation in vielen deutschen Büros aus. Effizient und strukturiert ist definitiv anders. Doch nicht nur für dich stellt diese analoge Verwaltung eine große Herausforderung dar, auch deine Mitarbeiter leiden darunter. Deshalb haben wir fünf gute Gründe gesammelt, weshalb dich deine Mitarbeiter für einen digitalen Abwesenheitskalender lieben werden.
Tu deinen Mitarbeitern etwas Gutes
Wenn es um die Abwesenheitsverwaltung geht, denken viele Unternehmen weiterhin analog und in einzelnen Sektionen. Da gibt es die Urlaubsanträge, die ausgedruckt und ausgefüllt werden, da gibt es einen Wandkalender, in den die Urlaube händisch eingetragen werden, da gibt es einen Kalender, in den sich der Vorgesetzte die Homeoffice-Tage einträgt und dann gibt es noch ein Tool, in dem die Krankheitstage erfasst werden. Eine Übersicht aller Abwesenheiten? Fehlanzeige! Außer der Vorgesetzte trägt manuell und fein säuberlich alle Urlaube, Krankheitstage und Co. in einen Kalender ein. Dabei wünschen sich immer mehr Mitarbeiter eine digitale Übersicht der Abwesenheiten.
Werfen wir also mal einen Blick auf die Vorteile, die ein digitaler Abwesenheitskalender deinen Mitarbeitern bringt:
#1 Ein Abwesenheitskalender für alles
Ein großer Wandkalender, in den mit vielen bunten Farben jeder seinen Urlaub einträgt, wieder durchstreicht, dabei wahrscheinlich noch einen Termin eines Kollegen erwischt, um dann an anderer Stelle seinen Urlaub zu platzieren – klingt chaotisch und so gar nicht nach dem 21. Jahrhundert. Aber genauso sah bei fünf meiner letzten sieben Arbeitgeber die Urlaubsplanung aus. Danach musste ein schriftlicher Urlaubsantrag gestellt werden. Für Krankheitstage gab es einen weiteren Kalender und für Homeoffice-Tage noch einmal einen anderen. Da kann man als Mitarbeiter, aber auch als Vorgesetzter, schnell mal den Überblick verlieren. Bei einem Online-Tool wie absence.io mit einem digitalen Abwesenheitskalender passiert das nicht: In nur einem Kalender werden alle Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Homeoffice angezeigt. So muss man sich nicht erst alle Infos aus verschiedenen Kalendern zusammensuchen.
#2 Jeder behält den Überblick
Das bringt uns auch direkt zu Punkt Nummer zwei: Häufig hat nur der Vorgesetzte oder die HR-Abteilung den Überblick über die Abwesenheiten. Mit einem digitalen Abwesenheitskalender gilt das auch für die Mitarbeiter. Ein großer Vorteil! Wer kennt nicht Situationen wie: „Wo ist denn Bettina heute? Keine Ahnung, vielleicht im Homeoffice. Der Chef müsste das wissen. Der ist heute nicht da.“ In diesem Fall könnte nun der Mitarbeiter selbst einen Blick in den Online-Kalender werfen und schon wäre die Frage geklärt.
#3 Urlaubsplanung von überall und zu jeder Zeit
In der Regel planen Angestellte ihren nächsten Urlaub von zu Hause aus (das sollten sie jedenfalls). Max wirft also einen Blick in den Wandkalender und sieht, dass im Juni noch kein Kollege Urlaub hat. Er setzt sich also am Wochenende mit seiner Frau zusammen, die beiden entscheiden sich für ein Reiseziel und stellen dann fest, dass im Juni alles ausgebucht ist. Dafür gibt es im August tolle Angebote. Nun weiß Max aber nicht, ob zu der Zeit nicht schon ein Kollege im Urlaub ist und kann es auch nicht nachschauen – schließlich hängt der Kalender im Büro an der Wand. Nun müssen die beiden ihre Urlaubsplanung verschieben und bis Montag warten. Mit viel Pech, hat schon ein Kollege im August Urlaub und Max muss wieder von vorne anfangen. Du erkennst das Problem? Einen digitalen Abwesenheitsplaner können Mitarbeiter rund um die Uhr und von überall einsehen – beispielsweise ganz bequem auf dem Smartphone. So hätte Max direkt nachschauen können, wer wann im Urlaub ist.
#4 Keine Engpässe mehr
Bei drei oder vier verschiedenen Kalendern kann es schon mal sein, dass du etwas übersiehst und am Ende zu viele Mitarbeiter gleichzeitig abwesend sind. Für Angestellte bedeutet das dann: Frau oder Herr XY sitzt zwei Wochen allein im Büro und weiß vor Arbeit gar nicht mehr wohin. Das kann mit einem Abwesenheitskalender nicht mehr passieren: Dort wird alles zentral gesammelt und du siehst auf den ersten Blick, ob sich Abwesenheiten überschneiden. Frau oder Herr XY wird dir danken, wenn sie oder er nicht zwei Wochen allein die Stellung halten muss.
#5 Ein Abwesenheitskalender, der sich intuitiv bedienen lässt
Für manche Tools musst du gefühlt erstmal ein Studium absolvieren, bevor die Funktionen klar sind. Beim digitalen Abwesenheitskalender von absence.io ist das anders: Dieser lässt sich intuitiv bedienen – ohne stundenlange Einführung. Das werden auch deine Mitarbeiter zu schätzen wissen. Sobald sie einen Login haben, können sie direkt starten. Das Tool ist so intuitiv bedienbar, dass sie nicht bei jeder Verwendung wieder in ihren Notizen nachschauen müssen, wie nun dies oder jenes funktioniert. Das spart Zeit und Nerven!
Abwesenheitsverwaltung? Nur noch digital!
Unter dem Strich lässt sich also sagen, dass ein digitaler Abwesenheitskalender viele Vorteile mit sich bringt. Nicht nur du kannst davon profitieren, sondern auch deine Mitarbeiter. Sie haben einen besseren Überblick, müssen nur noch ein Tool nutzen, es kommt nicht mehr zu Engpässen im Büro und sie benötigen keine stundenlange Einführung. Worauf wartest du also noch?
* Die Nennung nur eines Geschlechts dient hier rein dem Lesefluss. Wir möchten aber darauf hinweisen, dass wir alle Geschlechter (m/w/d) ansprechen und miteinbeziehen wollen.