Personalakte Inhalt: Was darf rein? Wer darf was einsehen?

Beim Thema Personalakte stehen Personaler häufig vor einem Rätsel: Es gibt kein Gesetz zum Führen einer Personalakte, es gibt keine eindeutige Definition, was das überhaupt ist und es gibt dementsprechend auch keine klare Ansage, wie der Inhalt einer Personalakte aussehen muss. Wer sich jetzt aber denkt: „Super, dann kann ich damit ja machen, was ich will.“ So ist es nicht! Es gibt wiederum klare Regelungen, was sich beispielsweise nicht darin befinden und wer die Personalakte einsehen darf. Wir bringen Licht ins Personalakten-Chaos!

Welche Inhalte gehören in eine Personalakte?

Einzig und allein für Beamte gibt es eine offizielle Definition des Begriffs „Personalakte“. Diese ist in §6 des Deutschen Beamtenrechts festgehalten und besagt:

„Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden.“

Ähnlich verhält es sich aber auch mit den restlichen Personalakten. Es handelt sich um eine Sammlung der Daten eines Arbeitnehmers und der Inhalt muss relevant für das Arbeitsverhältnis sein. Doch was bedeutet das nun konkret? Wir haben eine kleine Eselsbrücke für dich: Alles, was im Vorstellungsgespräch gefragt werden darf, darf in der Akte stehen.

Wenn du jetzt noch im Dunklen tappst, um welche Personaldaten es sich genau handelt – wir haben eine Checkliste für dich zusammengestellt!

Was darf in eine Personalakte? Der Aufbau

Zulässige Unterlagen einer Personalakte sind beispielsweise:

Bewerbungsunterlagen
Arbeitsvertrag und zusätzliche Vereinbarungen
Personalfragebogen
Zeugnisse
Angaben zur Sozialversicherung
Steuerunterlagen
Ergebnisse von Auswahlprüfungen oder Eignungstests
Lohnpfändungen
Darlehen
Abmahnungen (Löschung nach bestimmter Zeit)
Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und -nehmer
Urlaubsanträge und -bewilligungen
Kündigungsschreiben und Arbeitszeugnis
Mitgliedschaft im Betriebsrat

Inhalt der Personalakte: Welche Informationen darf der Arbeitgeber nicht sammeln?

Auf der anderen Seite gibt es natürlich auch Informationen, die der Arbeitgeber nicht sammeln darf. Zum Beispiel hat das Foto von der letzten Party, das Mitarbeiter XY auf Facebook gepostet hat, nichts in seiner Personalakte verloren. Genauso wenig ein Screenshot seines Instagram-Accounts oder eine Sammlung seiner persönlichen Vorlieben. Die Personalabteilung oder der Arbeitgeber darf auch keine Liste über die Krankheitstage führen und in der Akte abheften. Genauso wenig haben ärztliche Unterlagen oder psychologische Gutachten etwas darin verloren. In die Personalakte gehören nur Informationen sowie Unterlagen, die relevant für das Arbeitsverhältnis sind.

Darf der Arbeitnehmer die Personalakte einsehen?

Diese Frage lässt sich mit einem klaren „Ja“ beantworten. Wenn also dein Mitarbeiter um die Ecke kommt und sagt: „Hey, ich möchte meine Personalakte einsehen.“ Dann kannst du ihm das nicht einfach verbieten. Der Arbeitnehmer darf seine Personalakte laut Betriebsverfassungsgesetz jederzeit und ohne Angabe eines Grundes einsehen. Doch die Arbeitnehmer-Rechte gehen hier sogar noch weiter. Welche genau das sind, haben wir für dich gesammelt:

Was darf der Arbeitnehmer?

die Personalakte jederzeit und ohne Grund einsehen
sich Notizen machen und Kopien anfertigen
ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen
Stellung dazu nehmen
Erklärungen und Gegendarstellungen verfassen, die der Personalakte hinzugefügt werden
Die Entfernung von unrichtigen Angaben verlangen
Diese Rechte bleiben nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bestehen

Hallo digitale Personalakte! Bye-bye, Aktenschrank!

Vorbei sind die Zeiten der verstaubten Ordner im Aktenschrank der Personalabteilung. Heute liegen die Personalakten meist in digitaler Form vor. Doch dabei kommt der Datenschutz wieder ins Spiel. Hierbei muss nämlich sichergestellt werden, dass die Inhalte vertraulich behandelt werden und keine Weitergabe an Dritte erfolgt. Der Arbeitgeber braucht sogar eine explizite Einwilligung des Mitarbeiters zur Erhebung, Übermittlung und Speicherung der Daten. Diese kann auch in Form einer Betriebsvereinbarung erfolgen.

Mit der digitalen Personalakte von absence.io musst du dir keine Gedanken um das Thema „Datenschutz“ machen. Wir bieten dir absolute Sicherheit für deine sensiblen Mitarbeiterdaten. Außerdem ist die Software kinderleicht zu bedienen und du kannst eine Menge Zeit sowie Geld sparen. Das klingt spannend? Dann nichts wie los: