Doch genau hier liegt das Problem: Viel hilft nicht immer viel. Die Bewertungen der Kunden mit Enterprise-Lösungen zeigen oft ein ganz anderes Bild. Bei absence.io beschäftigen wir uns seit etlichen Jahren mit dem Thema, freilich vor allem aus Eigeninteresse. In diesem Artikel fassen wir euch die häufigsten Kritikpunkte, die Nutzer einer All-in-One-Lösung geäußert haben, zusammen. Ihr könnt anschließend selbst entscheiden, was für euch wirklich Sinn ergibt.

Viele entscheiden sich für die großen Softwareanbieter, weil ihre Markenpräsenz groß ist, sie etabliert sind und damit automatisch wie die richtige Wahl wirken.

Was dabei oft untergeht: Es gibt auch viele kleinere Anbieter, die genau die Funktionen anbieten, die ihr wirklich braucht.

Was als “kann alles”-Lösung verkauft wird, entpuppt sich im Alltag oft als unnötig komplizierte Software mit hohen Kosten und wenig Mehrwert. Besonders häufig berichten Nutzer von einem zentralen Problem: Die Software kann theoretisch zwar alles, aber in der Realität geht der Nutzen aufgrund der hohen Komplexität oft verloren. Eine Enterprise-Lösung versucht, möglichst viele Features anzubieten, worunter die Qualität der einzelnen Funktionen oft leidet. Nicht wenige Unternehmen nutzen deshalb neben einer All-in-One-Lösung noch eine spezialisierte Software wie z. B. absence.io für die Zeiterfassung, weil diese einfach funktioniert.

Dazu ein kleines Beispiel aus unserem Alltag:

Ende letzten Jahres hat uns ein jetziger Kunde in einer Produktdemo erzählt, dass er mit weniger als 10 Mitarbeitenden für eine All-in-One-Lösung 7000 € im Jahr bezahlt und die von ihm benötigten Funktionen nicht richtig funktionieren. Jetzt nutzt er das Pro-Paket von absence.io für nicht mal 50 € im Monat und ist super happy.

Diese Erfahrung ist kein Einzelfall, sondern spiegelt sich in vielen Kundenbewertungen wider. Wir haben die typischen Probleme einmal für dich zusammengefasst.

Eine Software, die Prozesse eigentlich vereinfachen sollte, macht sie in der Realität oft noch komplizierter:

• langwieriges, kompliziertes Onboarding oder gar Schulungen
• unübersichtliche Oberflächen
• fehlende Praxisnähe

HR-Teams verbringen mehr Zeit mit dem Einführen und Verstehen des Tools, als sie am Ende dadurch sparen.

Ein weiteres häufiges Problem: mangelnde Flexibilität.

• lange Mindestlaufzeiten
• Kündigungen werden rausgezögert
• automatische Verlängerungen ohne klare Kommunikation

Das Ergebnis: Unternehmen zahlen weiter hohe Preise, obwohl die Software längst nicht mehr wirklich genutzt wird.

Eines der größten Probleme: Wenn etwas nicht funktioniert oder man aufgrund der Komplexität eine Frage hat, gibt es oft keine schnelle Hilfe:

• Antwortzeiten von mehreren Tagen oder Wochen
• kein direkter Ansprechpartner
• Antworten ohne konkrete Lösungshilfen

Man würde denken, dass große HR-Softwareanbieter auch einen entsprechend starken Support haben, der seinen Kunden jederzeit hilft. Das ist in der Realität aber leider oft nicht der Fall, was viele Kundenbewertungen zeigen. Vor allem im HR ist das ungünstig. Wenn Urlaubsanträge, Abwesenheiten oder Zeiterfassungen nicht funktionieren, gibt es ganz schnell großes Chaos.

Viele Enterprise-Lösungen wirken im ersten Moment erschwinglich, bis man tatsächlich mit ihnen arbeitet:

• Zusatzkosten für essenzielle Features
• teure Schnittstellen und Module
• Preiserhöhungen nach Vertragsabschluss

Was als Investition geplant war, kann schnell zum ungeplanten Kostenfaktor ohne klaren Mehrwert werden.

Im Sales-Prozess wird oft viel versprochen:

• „All-in-One“-Lösungen für alle HR-Prozesse
• nahtlose Integrationen
• vollständige Automatisierungen

In der Praxis sieht das aber oft ganz anders aus: Viele Funktionen fehlen, funktionieren nicht richtig oder sind nur gegen Aufpreis verfügbar.

All-in-One-Lösungen sind nicht automatisch unpassend. Für Unternehmen mit umfangreichen HR-Prozessen kann so eine Lösung richtig gut funktionieren, vor allem, wenn die Features auch wirklich genutzt werden. Schwierig wird es, wenn das nicht passiert.

Kurzum: Man sollte nur das bezahlen, was man braucht.

absence.io konzentriert sich auf das Wesentliche: Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung und digitale Personalakte, alles ohne unnötige Komplexität.

• klare, transparente Preisstruktur
• keine versteckten Kosten
• keine teuren Zusatzmodule

Bei absence.io gibt es keine versteckten Kosten oder Aufpreise für einzelne Features. Bei uns gibt es Pakete, die alles transparent darstellen.

• Monatlich kündbar

Da wir von der Qualität unserer Software restlos überzeugt sind, binden wir euch an keine Mindestvertragslaufzeit.

• schnelle Reaktionszeiten
• echte Menschen als Ansprechpartner
• lösungsorientierter Support

Bei absence.io bekommst du schnellen und persönlichen Support, ohne Stunden, Tage oder Wochen lang warten zu müssen. Im Schnitt melden wir uns innerhalb von nur 42 Minuten bei dir.

• intuitive Bedienung
• Prozesse, die sich an HR orientieren, nicht umgekehrt
• sicher und zuverlässig

absence.io ist darauf ausgelegt, dir den Arbeitsalltag zu erleichtern, damit HR-Prozesse wirklich einfach, klar und zuverlässig funktionieren.

Die Entscheidung für eine HR-Software sollte nicht davon abhängen, wie viele Features sie hat, sondern davon, wie gut sie die tatsächlichen Anforderungen erfüllt.

Mit absence.io bekommt ihr eine Lösung, die wirklich intuitiv zu bedienen ist, preislich total fair ist und im Alltag zuverlässig läuft, ohne unnötige Komplexität oder versteckte Kosten.

Genau das hören wir auch von unseren Kunden:

Wenn ihr Lust habt, das Ganze einfach mal auszuprobieren, könnt ihr absence.io 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Außerdem stehen euch unsere Produkt-Profis jederzeit zur Verfügung. Bucht einfach einen Termin, und wir werfen gemeinsam einen Blick in unsere Software.

• Digitale Zeiterfassung für dein Unternehmen: Schritt für Schritt zur erfolgreichen Implementierung
• Die digitale Personalakte wird 2027 Pflicht: Was bedeutet das für Unternehmen? 10 Fragen und Antworten
• Arbeitszeiterfassung mit Excel: Langwierig, unsicher und teuer

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Die Frage ist also nicht mehr ob ihr eine HR-Software braucht, sondern wie umfassend sie für eure Zwecke sein sollte. In diesem Artikel zeigen wir euch die Unterschiede zwischen dem Pro- und Complete-Paket von absence.io, damit ihr wisst, welches am besten zu euch passt.

Das Pro-Paket ist ideal für Unternehmen, die:

• ihre HR-Prozesse professionell gestalten wollen
• gesetzliche Anforderungen automatisch berücksichtigen möchten
• aktuell noch mit Excel, Papier oder Einzellösungen arbeiten

Egal, ob ihr ein kleines Team mit 3 Personen seid oder ein Unternehmen mit 3.000 Mitarbeitenden habt, das Pro-Paket von absence.io passt zu jeder Unternehmensgröße.

Ein wichtiger Bestandteil des Pro-Pakets ist die digitale Personalakte.

Mit Blick in die Zukunft ist klar, dass die digitale Verwaltung von Personaldokumenten ab 2027 verpflichtend wird.

Das bedeutet:

• Unternehmen müssen sowieso digitalisieren
• ein späterer Umstieg wird eventuell stressig und aufwendiger
• frühe Implementierung schafft frühe Vorteile

Wer jetzt startet, vermeidet späteren Migrationsstress und profitiert schon jetzt von den Vorteilen.

Arbeitszeiten müssen systematisch erfasst werden, ob ihr wollt oder nicht.

Mit Pro:

• erfüllt ihr die aktuellen gesetzlichen Anforderungen immer automatisch
• sorgt ihr für Transparenz bei Mitarbeitenden und Führungskräften
• reduziert ihr rechtliche Risiken

Hier geht’s zu unserem Artikel zu den Vorteilen der digitalen Zeiterfassung. Ihr werdet merken, dass ihr die Funktion eigentlich schon längst nutzen wollt.

Viele Unternehmen jonglieren noch mit:

• Excel-Listen für Urlaube
• separaten Tools für Arbeitszeiten
• Papierakten für HR

Pro bringt alles zusammen:

• Abwesenheiten
• Arbeitszeiten
• Personaldokumente

Ergebnis: ein zentrales, übersichtliches HR-System, das eure Arbeit spürbar erleichtert.

Pro ist kein „Nice-to-have“, sondern essenziell. Ihr bezahlt nur für aktive Nutzer und es gibt keine Mindestanzahl an Usern.

Das Complete-Paket ist perfekt für Unternehmen, in denen Mitarbeitende häufig Spesen abrechnen müssen, zum Beispiel im Außendienst. Mit dem Complete-Pakete von absence.io läuft alles direkt in einem System und ihr erspart euch umständliche manuelle Prozesse.

Reisen oder Ausgaben einreichen bedeutet sonst oft:

• manuelle Arbeitsschritte
• Fehler bei der Abrechnung
• viel Zeitaufwand

Mit Complete läuft alles automatisch im System. Ihr spart Zeit, Nerven und reduziert Fehler.

Mit Complete könnt ihr:

• HR-Daten problemlos in andere Systeme übertragen
• Automationen aufbauen

Für alle Unternehmen mit regelmäßigen Spesenabrechnungen ist das Complete-Paket von absence.io für nur 7,99 € monatlich pro Nutzer unschlagbar.

Pro passt perfekt, wenn ihr eure HR-Prozesse digitalisieren, Excel & Papier loswerden und alles rund um Abwesenheiten, Arbeitszeiten und Personaldokumente zentral im Griff haben wollt.

Complete ist die richtige Wahl, wenn ihr Spesen, Reisekosten und Integrationen nutzen möchtet.

Egal, für welches Paket ihr euch entscheidet: Mit absence.io werden eure HR-Prozesse endlich einfacher, übersichtlicher und stressfreier.

Wie das in der Praxis aussieht, zeigen Erfahrungen wie die von Christian Roessler:

Wenn ihr Lust habt, das Ganze einfach mal auszuprobieren, könnt ihr absence.io 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Außerdem stehen euch unsere Produkt-Profis jederzeit zur Verfügung. Bucht euch einen Termin und lasst euch mehr über unsere Software erzählen.

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Klare Antwort: Ja, auch für kleine Teams lohnt sich eine digitale Abwesenheitsverwaltung auf alle Fälle.

Viele kleine Unternehmen fragen sich: “Brauchen wir wirklich eine digitale Abwesenheitsverwaltung? Reicht nicht eine Excel-Liste? Ist das nicht nur etwas für große Firmen?”

Bei absence.io haben wir fast 400 Kunden mit weniger als 10 Mitarbeitenden, die unsere digitale Abwesenheitsverwaltung erfolgreich nutzen und uns von signifikanten Entlastungen berichten, vor allem in Sachen Zeitersparnis.

Warum das so ist und weshalb sich ein digitales Abwesenheitsmanagement oft schon nach wenigen Stunden amortisiert, erklären wir in diesem Artikel.

Weil Zeit gerade in kleinen Teams besonders wertvoll ist.

In Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitenden gibt es meistens keine eigene Personalabteilung. Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder Home-Office Tage werden per E-Mail, Chat oder Excel organisiert.

Das Problem dabei:

• Abstimmungen kosten Zeit
• Rückfragen häufen sich
• Resturlaub muss manuell geprüft werden
• Vertretungen sind nicht klar geregelt
• Informationen sind nicht zentral verfügbar
• Vorlagen für Urlaubsanträge werden lange gesucht
• Urlaubsanträge gehen auf und unter Schreibtischen verloren

Gerade in kleinen Teams wirkt sich jede Abwesenheit unmittelbar auf Projekte und Kunden aus.

Eine digitale Abwesenheitsverwaltung schafft hier sofort Transparenz.

Ja und das oft schneller als gedacht.

Stellen wir uns beispielsweise ein Team mit 8 Mitarbeitenden vor.

Wie viel Zeit geht pro Monat für manuelle Urlaubsverwaltung drauf?

• Suchen von Formularen und Vorlagen
• Abstimmung von Urlaubsanträgen
• Nachfragen zum Resturlaub
• Eintragen in Excel
• Kontrolle von Überschneidungen

Der ganze Prozess wird durch absence.io deutlich effizienter.

Bei einem durchschnittlichen Stundenlohn von 26 €, reicht schon eine einzige gesparte Arbeitsstunde im Monat aus, um die monatlichen Kosten von 23,92 € bei 8 Mitarbeitenden vollständig zu decken.

Kurzfristig vielleicht. Langfristig selten.

Excel-Listen haben viele Schwächen:

• manuelle Pflege
• Fehleranfälligkeit
• keine automatischen Genehmigungsprozesse
• keine Erinnerungen
• keine Transparenz in Echtzeit
• Chaos beim Teilen von Dateien

Sobald mehrere Personen Zugriff brauchen oder Vertretungen geplant werden müssen, steigt der Aufwand schnell an.

Eine digitale Abwesenheitsverwaltung automatisiert genau diese Prozesse.

• Wer ist im Urlaub?
• Wer arbeitet im Homeoffice?
• Wer ist krank?
• Wer ist auf Dienstreise?
• etc.

Ein Blick ins System reicht aus. Weniger Rückfragen, keine Unsicherheiten.

• Urlaubsanträge werden mit 2 Klicks erstellt und mit einem genehmigt
• Resturlaub wird automatisch berechnet und angezeigt
• Fehlzeiten werden sauber dokumentiert

Das spart super viel Zeit. Erfahrungsgemäß bleibt es nicht bei nur einer gesparten Stunde pro Monat.

Mitarbeitende können:

• ihren Resturlaub jederzeit einsehen
• Abwesenheiten selbst beantragen
• den Genehmigungsstatus direkt verfolgen

Das reduziert Rückfragen und stärkt Eigenverantwortung.

Wenn du die Verwaltung von Abwesenheiten endlich stressfrei, transparent und effizient gestalten willst, ist jetzt der genau richtige Zeitpunkt. Mit dem Abwesenheitsmanagement von absence.io bekommst du eine Lösung, die auch für kleine Teams super funktioniert und sofort spürbare Entlastung bringt, ohne komplizierte Installation.

Andreas von retush weiß, wie sich echte Entlastung anfühlt:

Wenn ihr Lust habt das ganze einfach mal auszuprobieren könnt ihr absence.io 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Außerdem stehen euch unsere Produkt-Profis jederzeit zur Verfügung. Bucht einfach einen Termin und lasst euch mehr zum Thema digitales Abwesenheitsmanagement erzählen.

• Warum Abwesenheitsmanagement für Startups nicht chaotisch sein muss
• Digitaler Abwesenheitskalender: Kein Nice-to-Have mehr
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Unser Urlaubsplaner erfasst dabei nicht nur Urlaub, sondern auch Krankheits- und Home-Office-Tage. Gleichzeitig ist die Vorlage einfach, flexibel und zuverlässig. Viel Spaß damit!

VORLAGE HERUNTERLADEN

Anleitung: So benutzt du die Urlaubsplaner Excel-Vorlage von absence.io

Schritt 1: Am unteren Rand des Urlaubsplaners findest du einen Reiter für jeden Monat. Gehe in den Januar und trage dort deine Mitarbeitenden ein. Diese werden dann bereits automatisch für den jeden Monat und die Gesamtübersicht übernommen.

Schritt 2: Trage im letzten Reiter „Zusammenfassung“ bei „Urlaubs-Kontingent“ die entsprechende Anzahl an Urlaubstagen ein. Diese lassen sich für jede Person separat angeben, wenn du z.B. Vollzeit- und Teilzeit-Kräfte hast.

Schritt 3: Los geht’s! Setze ein „U“ für Urlaub, ein „K“ für Krankheit oder ein „HO“ für Home-Office bei den entsprechenden Tagen ein. In der rechten Tabelle siehst du dann die Summe der einzelnen Abwesenheitstage.

Schritt 4: Im letzten Reiter „Übersicht“ bietet die Excel-Vorlage eine Gesamtübersicht:

• Urlaubstage: Die Anzahl aller im Jahr bisher genommenen Urlaubstage
• Krankheit: Die Anzahl aller Krankheitstage
• Home Office: Die Anzahl aller Home Office Tage
• Urlaubs-Kontingent: Die Anzahl des entsprechenden Urlaubsanspruchs
• Resturlaub: Die Anzahl der noch nicht genommenen Urlaubstage

Unsere Urlaubsplaner Excel-Vorlage ist simpel und effektiv. Du kannst alle Urlaube (und mehr) damit erfassen. Mit der entsprechenden Übersichtsseite behältst du gleichzeitig den nötigen Überblick.
Viel Spaß damit!

VORLAGE HERUNTERLADEN

Weitere Optionen

Wenn du den Urlaub über eine Google Drive Tabelle verwalten möchtest, findest du hier eine entsprechende Vorlage. Um sie zu nutzen, klicke einfach oben links auf „Datei –> Kopie erstellen“.

Ihr braucht noch die Vorlage für 2025? Die könnt ihr euch direkt hier herunterladen.

Hast du Lust auf eine noch bessere Lösung zur Urlaubsplanung?

Unsere Excel-Vorlage zur Urlaubsplanung ist großartig, keine Frage. Es gibt aber eine Lösung die noch einfacher, sicherer und übersichtlicher ist: unser digitaler Urlaubsplaner.

absence.io setzt einen Schritt weiter vorne an. Alle Mitarbeitenden bekommen ihren eigenen Account. Darüber wird alles beantragt und freigegeben.

Beispiel:

Beantragen
Antonia möchte im September eine Woche Urlaub nehmen. Sie wählt in absence.io die entsprechenden Tage aus und beantragt mit nur einem Klick den gewünschten Urlaub.

Freigeben
Ihre Vorgesetzte, Mascha, bekommt eine entsprechende Benachrichtigung (z.B. per Mail, Teams oder Slack) und kann den gewünschten Urlaub entsprechend
freigeben oder nicht.

Automatisierung und Übersicht
Im Hintergrund wird alles entsprechend deiner Statuten erfasst und überwacht. Angestellte und Vorgesetzte haben stets einen allumfassenden Überblick über die Urlaubs- und Abwesenheitssituation. Dazu kommen viele praktische Automatismen.
Hat jemand z.B. keine Urlaubstage mehr übrig, kann er oder sie auch nichts mehr beantragen. Uvm.

Zeit sparen, Geld sparen und Sicherheit
Das ist nicht nur bequem für Angestellte und Vorgesetzte sondern reduziert deinen HR-Aufwand signifikant. Gleichzeitig wird die Sache deutlich sicherer. Excel ist anfällig. Bei absence.io ist alles nach höchsten Sicherheitsstandards verschlüsselt und mit den entsprechenden Berechtigungen ideal vor unbefugten Zugriffen geschützt. Alle sehen nur das, was sie sehen dürfen.

Bereit?

Klingt simpel oder? Wenn du bereit bist, dich von Excel-Vorlagen zu verabschieden und deine Urlaubsverwaltung auf das nächste Level zu heben, bist du bei uns richtig. Teste unsere Software 14 Tage unverbindlich und kostenlos – oder vereinbare einen Beratungstermin mit unseren Produkt-Experten!

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Hier erfährst du, warum eine strukturierte Urlaubsplanung von Anfang an wichtig ist, welche typischen Fehler Startups vermeiden sollten und wie eine digitale Lösung wie absence.io dabei hilft, den Überblick zu behalten.

Gründerinnen und Gründen schnell wachsender Startups unterschätzen im großes Anfangstrubel gerne den Umfang von wichtigen HR-Tasks. Zu lange sind sie davon überzeugt, dass sie sich um die Urlaubsplanung des Teams selbst kümmern können. Doch plötzlich sind z.B. zwei Senior-Entwickler zur gleichen Zeit im Urlaub und man hat Stillstand. Das darf nicht passieren. Verfolgt man den Gedanken weiter, kann falsches oder fehlendes Abwesenheitsmanagement in Startups im schlimmsten Fall sogar zum Scheitern des ganzen Projekts führen.

• Vermeidung von Engpässen: Wenn mehrere Schlüsselpersonen gleichzeitig im Urlaub sind, kann das den Fortschritt im Unternehmen erheblich bremsen.
• Transparenz für alle Mitarbeitenden: Jeder sollte wissen, wann Kolleginnen und Kollegen abwesend sind, um Projekte besser zu planen.
• Vertrauen und Fairness: Eine einheitliche Regelung sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden die gleichen Chancen auf Urlaub und freie Tage haben.

In vielen Startups gibt es keine zentrale Plattform zur Urlaubsverwaltung. Urlaubsanträge werden per E-Mail oder Chat-Nachricht gestellt und können leicht verloren gehen. Führungskräfte behalten den Überblick nicht und es kommt zu doppelten Genehmigungen oder Konflikten.

➡ Lösung: Eine digitale Plattform wie absence.io sammelt alle Abwesenheitsanfragen an einem zentralen Ort und sorgt dafür, dass Anträge nicht untergehen. Mitarbeitende und Führungskräfte haben jederzeit eine Übersicht über genehmigte und ausstehende Anträge.

Viele Startups haben keine festen Richtlinien für Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder Sonderurlaub. Das führt zu Unsicherheit, Verzögerungen bei der Bearbeitung und sogar zu Unzufriedenheit im Team.

➡ Lösung: Ein fester Urlaubsprozess mit definierten Fristen, Verantwortlichkeiten und Richtlinien schafft Klarheit. Eine digitale Lösung ermöglicht es, Richtlinien direkt in das System zu integrieren, sodass Mitarbeitende automatisch informiert werden, wenn sie einen Antrag stellen.

Viele Startups setzen auf Excel-Tabellen oder manuelle Notizen, um Abwesenheiten zu erfassen. Dies führt häufig zu Tippfehlern, veralteten Informationen oder vergessenen Einträgen, wodurch doppelte Urlaubsbuchungen oder fehlende Krankmeldungen auftreten.

➡ Lösung: Automatisierte Systeme wie absence.io minimieren Fehlerquellen, indem sie Urlaubsanträge und Krankmeldungen in Echtzeit aktualisieren. Dank automatischer Synchronisation mit Kalendern und HR-Tools bleibt die Planung immer aktuell.

Moderne Softwarelösungen wie absence.io machen das Abwesenheitsmanagement für Startups einfach und effizient.

Mit absence.io können Mitarbeitende Urlaubsanträge direkt in der Software stellen. Führungskräfte werden automatisch benachrichtigt und können mit einem Klick genehmigen oder ablehnen. Dadurch entfällt das Hin- und Herschreiben von E-Mails oder Slack-Nachrichten.

absence.io stellt sicher, dass alle Teammitglieder jederzeit sehen können, wer wann im Urlaub ist. Das reduziert Missverständnisse und erleichtert die Projektplanung. Eine visuelle Darstellung hilft dabei, Engpässe frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig gegenzusteuern.

Viele Startups nutzen bereits Kalender- oder HR-Systeme. absence.io lässt sich nahtlos in bestehende Tools integrieren, sodass Abwesenheiten automatisch synchronisiert werden. Das reduziert den Verwaltungsaufwand und stellt sicher, dass alle Daten aktuell bleiben.

Eine lückenlose, DSGVO-konforme Dokumentation ist gerade in wachsenden Unternehmen essenziell. absence.io speichert alle Abwesenheiten sicher und nachvollziehbar, sodass Startups jederzeit auf eine rechtskonforme Historie zugreifen können.

Ein gut organisiertes Abwesenheitsmanagement spart Zeit, vermeidet Stress und sorgt für ein produktives Team. Startups, die frühzeitig auf digitale Lösungen setzen, schaffen Transparenz und Effizienz – und können sich voll und ganz auf ihr Wachstum konzentrieren.

Neben der Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung spielt auch die digitale Zeiterfassung eine entscheidende Rolle. Gerade für Startups ist es wichtig, von Anfang an eine rechtskonforme und transparente Arbeitszeiterfassung zu implementieren, um Überstunden zu vermeiden und eine gesunde Work-Life-Balance zu gewährleisten.

Mit absence.io lassen sich sowohl Abwesenheiten als auch Arbeitszeiten zentral verwalten – für eine effiziente und DSGVO-konforme Lösung von Anfang an.

Im nächsten Beitrag unseres Startup Content Hubs gehen wir noch tiefer darauf ein, warum eine digitale Zeiterfassung für Startups unverzichtbar ist und welche Best Practices sich bewährt haben. Bleibt dran!

➡ Starte jetzt mit absence.io und bring Ordnung in dein Abwesenheitsmanagement!

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Beitragsbild von Anastasiia Nelen.

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In einer digitalisierten Arbeitswelt wird deutlich: Eine digitale Krankmeldung ist der Schlüssel zu effizienteren Prozessen und einer besseren Transparenz. Arbeitgeber profitieren von einer zentralisierten Verwaltung und sparen wertvolle Zeit, während Mitarbeitende von einer einfachen und schnellen Abwicklung profitieren.

In diesem Artikel erfahrt ihr, warum die Umstellung auf eine digitale Krankmeldung unverzichtbar ist, welche Vorteile sie speziell für Arbeitgeber bietet und wie ihr Best Practices für eine erfolgreiche Einführung umsetzen könnt.

In der modernen Arbeitswelt steigen die Anforderungen an eine effiziente und transparente Verwaltung von Krankmeldungen. Traditionelle Methoden, wie das Sammeln von Krankmeldungen per E-Mail oder in Papierform, stoßen dabei schnell an ihre Grenzen. Hier sind die wichtigsten Gründe, warum digitale Krankmeldungen heute unverzichtbar sind:

Herausforderungen der traditionellen Methode

1. Unübersichtliche Zettelwirtschaft oder verstreute E-Mails
   Krankmeldungen, die per Telefon, E-Mail oder als physisches Dokument eingehen, landen oft an unterschiedlichen Stellen. Das führt zu einer unübersichtlichen Ablage, die den Überblick erschwert und zu Verzögerungen bei der Bearbeitung führt.
2. Zeitintensive Nachverfolgung fehlender Informationen
   Häufig fehlen in den eingehenden Krankmeldungen wichtige Details, wie der genaue Zeitraum der Abwesenheit oder der Grund für die Meldung. Personalabteilungen müssen dann mühsam nachfragen und wertvolle Zeit investieren, um die Daten zu vervollständigen.
3. Fehleranfälligkeit bei der Dokumentation und Weitergabe
   Traditionelle Methoden sind anfällig für Übertragungsfehler. Sei es bei der händischen Übertragung in digitale Systeme oder bei der Weiterleitung an die zuständigen Führungskräfte. Die manuelle Verwaltung birgt Risiken, die sich durch Digitalisierung vermeiden lassen.

Veränderte Arbeitswelt: Hybrides Arbeiten und neue gesetzliche Vorgaben

1. Hybrides Arbeiten und Remote-Work erfordern digitale Prozesse
   In einer Arbeitswelt, die immer flexibler wird, sind Mitarbeitende nicht mehr ausschließlich im Büro erreichbar. Besonders in hybriden oder Remote-Arbeitsmodellen ist es entscheidend, dass Krankmeldungen digital eingereicht und verarbeitet werden können, ohne auf physische Präsenz angewiesen zu sein.
2. Gesetzliche Vorgaben wie die digitale Krankschreibung (eAU)
   Mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) in Deutschland ist die Digitalisierung von Krankmeldungen nicht mehr nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit. Arbeitgeber müssen in der Lage sein, Krankmeldungen digital von den Krankenkassen zu empfangen und diese in ihre internen Prozesse einzubinden. Eine digitale Lösung sorgt hier nicht nur für Rechtssicherheit, sondern auch für eine reibungslose Umsetzung der neuen Vorschriften.

Die Herausforderungen der traditionellen Methoden und die Anforderungen der modernen Arbeitswelt machen eine digitale Krankmeldung zu einer unverzichtbaren Lösung für Unternehmen. Mit digitalen Prozessen können Arbeitgeber nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch Transparenz und Effizienz in der Verwaltung ihrer Mitarbeitenden steigern.

Die digitale Verwaltung von Krankmeldungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die nicht nur die Arbeit der Personalabteilung erleichtern, sondern auch die gesamte Organisation effizienter und zukunftssicher machen. Hier sind die zentralen Vorteile im Überblick:

Zeitersparnis durch Automatisierung

Manuelle Prozesse wie das Entgegennehmen, Dokumentieren und Weiterleiten von Krankmeldungen sind zeitaufwändig und fehleranfällig. Mit einer digitalen Lösung werden diese Schritte automatisiert:

• Krankmeldungen können direkt von Mitarbeitenden digital eingereicht werden.
• Automatische Benachrichtigungen informieren die zuständigen Personen (z. B. Vorgesetzte, HR).
• Daten werden ohne manuellen Aufwand erfasst und verarbeitet.

Das spart wertvolle Zeit und entlastet die Personalabteilung sowie Führungskräfte.

Bessere Übersicht durch zentralisierte Daten

Digitale Systeme ermöglichen eine zentrale Verwaltung aller Krankmeldungen an einem Ort. Das schafft klare Strukturen und sorgt für eine bessere Übersicht:

• Verantwortliche können jederzeit auf aktuelle Abwesenheitsdaten zugreifen.
• Es wird einfacher, Trends oder Muster bei Fehlzeiten zu erkennen.
• Abteilungen behalten den Überblick, um rechtzeitig Vertretungsregelungen zu treffen.

Ob im Büro oder remote – die Daten sind jederzeit verfügbar und übersichtlich dargestellt.

Fehlerreduktion durch integrierte Workflows

Mit digitalen Lösungen wird die Fehleranfälligkeit deutlich reduziert:

• Automatische Erinnerungen stellen sicher, dass wichtige Informationen vollständig eingereicht werden.
• Krankmeldungen werden direkt an die richtigen Personen weitergeleitet, ohne dass sie verloren gehen oder vergessen werden.
• Integrierte Workflows sorgen dafür, dass alle Schritte – von der Erfassung bis zur Dokumentation – nahtlos und korrekt ablaufen.

Fehler bei der Weitergabe oder bei manuellen Eingaben gehören damit der Vergangenheit an.

Rechtliche Sicherheit und DSGVO-Konformität

Die digitale Krankmeldung bringt nicht nur Effizienz, sondern auch Sicherheit in der Datenverarbeitung:

• Alle Daten werden DSGVO-konform gespeichert und verarbeitet, sodass sensible Mitarbeitendendaten geschützt bleiben.
• Mit der Integration von eAU-Systemen (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) werden Krankmeldungen direkt und rechtssicher in das digitale System übermittelt.
• Eine zentrale Speicherung der Daten ermöglicht eine einfache und sichere Nachverfolgung, ohne die gesetzlichen Vorgaben zu verletzen.

Diese rechtliche Sicherheit gibt sowohl Arbeitgebern als auch Mitarbeitenden ein gutes Gefühl und schützt das Unternehmen vor potenziellen Datenschutzproblemen.

Die Umstellung auf eine digitale Verwaltung von Krankmeldungen lohnt sich aus vielen Gründen: Unternehmen sparen Zeit, reduzieren Fehler und bleiben rechtlich auf der sicheren Seite – ein unverzichtbarer Schritt in einer modernen Arbeitswelt.

Der Erfolg digitaler Krankmeldungsprozesse hängt nicht nur von der richtigen Software, sondern auch von einer durchdachten Implementierung ab. Mit diesen Best Practices stellt ihr sicher, dass die Umstellung reibungslos gelingt und von allen Beteiligten akzeptiert wird:

Klare Richtlinien aufstellen

Bevor ihr digitale Krankmeldungen einführt, ist es wichtig, klare und transparente Regeln für deren Nutzung zu definieren:

• Kommuniziert frühzeitig, wie und über welche Plattform Mitarbeitende Krankmeldungen einreichen können.
• Stellt sicher, dass alle relevanten Informationen (z. B. Meldezeitpunkt, Details zur Abwesenheit) in der neuen Lösung erfasst werden.
• Dokumentiert die Richtlinien und macht diese für alle Mitarbeitenden leicht zugänglich, z. B. im Intranet oder in Mitarbeitendenhandbüchern.

Klare Vorgaben fördern die Akzeptanz und verhindern Unsicherheiten.

Schulungen anbieten

Die Einführung neuer Tools kann für Mitarbeitende und Führungskräfte eine Herausforderung sein. Schulungen stellen sicher, dass alle Beteiligten die Software effektiv nutzen können:

• Bietet einfache Tutorials oder interaktive Workshops an, um den Umgang mit der neuen Lösung zu erklären.
• Vermittelt nicht nur die technischen Funktionen, sondern auch den Nutzen der digitalen Krankmeldung – für die Personalabteilung, Führungskräfte und die Mitarbeitenden selbst.
• Stellt eine Ansprechperson oder ein Support-Team bereit, das bei Fragen oder Problemen schnell helfen kann.

Je besser die Beteiligten geschult sind, desto schneller wird die digitale Lösung zum Erfolg.

Automatisierte Workflows einrichten

Ein zentraler Vorteil digitaler Krankmeldungsprozesse ist die Möglichkeit, Abläufe zu automatisieren. Nutzt diese Funktion, um den Verwaltungsaufwand zu minimieren:

• Richtet automatisierte Benachrichtigungen ein, die zuständige Führungskräfte oder die HR-Abteilung sofort über eingereichte Krankmeldungen informieren.
• Lasst das System automatisch überprüfen, ob alle notwendigen Informationen vollständig sind, um Nachfragen zu vermeiden.
• Plant Reminder für Mitarbeitende, falls eine Meldung unvollständig bleibt oder zusätzliche Dokumente (z. B. Krankschreibung) nachgereicht werden müssen.

Automatisierte Workflows schaffen nicht nur Effizienz, sondern verhindern auch Fehler.

Integration prüfen

Damit die digitale Krankmeldung optimal funktioniert, sollte die neue Lösung nahtlos in bestehende Systeme eingebunden werden:

• Prüft, ob die Software mit anderen HR-Systemen kompatibel ist, z. B. mit Zeitmanagement- oder Gehaltsabrechnungstools.
• Achtet darauf, dass die Plattform die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) unterstützt, um gesetzliche Vorgaben in Deutschland zu erfüllen.
• Plant ausreichend Zeit für die technische Integration und testet die Schnittstellen, bevor das System unternehmensweit genutzt wird.

Eine reibungslose Integration sorgt dafür, dass digitale Krankmeldungen zu einem festen Bestandteil Ihrer HR-Prozesse werden.

Mit diesen Best Practices stellt ihr sicher, dass die Einführung digitaler Krankmeldungsprozesse in eurem Unternehmen erfolgreich verläuft. Klare Kommunikation, umfassende Schulungen, effiziente Workflows und eine gute Integration sind die Schlüssel, um sowohl die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden zu fördern als auch den administrativen Aufwand nachhaltig zu reduzieren.

Die digitale Verwaltung von Krankmeldungen steht und fällt mit der richtigen Software. Eine gute Lösung bietet nicht nur eine zentrale Plattform für alle Beteiligten, sondern sorgt auch für reibungslose Abläufe, rechtliche Sicherheit und eine einfache Bedienung. Doch worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl achten?

Was sollte eine gute Lösung bieten?

1. Einfache Bedienung für Mitarbeitende und HR
   Eine intuitive Benutzeroberfläche ist entscheidend, damit Mitarbeitende Krankmeldungen schnell und unkompliziert einreichen können. Gleichzeitig sollte die Software für die HR-Abteilung leicht zugänglich und verständlich sein, um Prozesse effizient zu verwalten.
2. Automatisierte Erinnerungen und Benachrichtigungen
   Eine gute Lösung benachrichtigt die zuständigen Personen automatisch, sobald eine Krankmeldung eingegangen ist. Zudem können Erinnerungen integriert werden, etwa wenn noch Unterlagen fehlen oder Fristen eingehalten werden müssen. Das spart Zeit und verhindert Verzögerungen.
3. DSGVO-konforme Speicherung und Zugriffskontrolle
   Die Sicherheit sensibler Personaldaten hat oberste Priorität. Eine gute Software speichert alle Informationen DSGVO-konform und bietet klare Zugriffskontrollen, sodass nur berechtigte Personen auf Krankmeldungen zugreifen können.
4. Integration mit bestehenden HR-Tools
   Eine digitale Lösung sollte nahtlos mit vorhandenen HR-Systemen wie Gehaltsabrechnungs- oder Zeiterfassungstools zusammenarbeiten. Dies ermöglicht eine ganzheitliche Verwaltung und reduziert den Aufwand für manuelle Datenübertragungen.

Beispiele gängiger Lösungen

Es gibt zahlreiche Softwarelösungen, die speziell für die digitale Verwaltung von Krankmeldungen entwickelt wurden. Eine der führenden Lösungen ist absence.io.

• absence.io
  Mit absence.io wird die Verwaltung von Krankmeldungen so einfach wie nie zuvor. Die Software ermöglicht:
  • Digitale Erfassung und automatische Weiterleitung von Krankmeldungen.
  • Smarte Erinnerungsfunktionen, die sicherstellen, dass keine Information verloren geht.
  • DSGVO-konforme Speicherung und sichere Zugriffskontrollen.
  • Eine nahtlose Integration mit anderen HR-Tools, um Prozesse zu optimieren.

absence.io bietet zudem eine benutzerfreundliche Oberfläche, die Mitarbeitende und HR gleichermaßen überzeugt. Egal, ob im Büro oder unterwegs: Die Plattform ist mobil zugänglich und flexibel einsetzbar.

Mit einer Lösung wie absence.io sparen Unternehmen nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern schaffen auch die Basis für ein modernes und rechtssicheres Krankmeldungsmanagement.

Die digitale Verwaltung von Krankmeldungen ist mehr als nur ein Trend – sie ist für euch als Arbeitgeber unverzichtbar, wenn ihr eure Personalprozesse modernisieren und effizienter gestalten möchtet. Automatisierte Prozesse sparen wertvolle Zeit, zentrale Daten schaffen Transparenz und integrierte Workflows reduzieren Fehler. Zudem stellt ihr mit einer digitalen Lösung sicher, dass gesetzliche Vorgaben wie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) reibungslos umgesetzt werden und sensible Daten stets DSGVO-konform bleiben.

Für euch bedeutet das nicht nur eine Entlastung in der Verwaltung, sondern auch zufriedenere Mitarbeitende, die von klaren und einfachen Prozessen profitieren. Mit der richtigen Strategie und einer passenden Software gelingt euch der Übergang zu einem zukunftssicheren System schnell und reibungslos.

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Eine Urlaubsbescheinigung ist ein offizielles Dokument, das von einem Arbeitgeber ausgestellt wird, um zu bestätigen, dass ein Arbeitnehmer während eines bestimmten Zeitraums Urlaub genommen hat. Dieses Dokument kann für verschiedene Zwecke benötigt werden, wie zum Beispiel für die Beantragung von Reiseversicherungen, die Vorlage bei Behörden oder die Vorlage bei einem neuen Arbeitgeber, um nachzuweisen, dass der Arbeitnehmer den Urlaub bereits genommen hat.

Die Urlaubsbescheinigung enthält in der Regel Informationen wie den Namen des Arbeitnehmers, den Zeitraum des genehmigten Urlaubs, die Dauer des Urlaubs und eventuell den Resturlaub, der nach diesem Zeitraum noch verbleibt. Sie dient als Nachweis dafür, dass der Urlaub korrekt beantragt und genehmigt wurde.

Eine Urlaubsbescheinigung muss in der Regel in folgenden Situationen ausgestellt werden:

Beendigung des Arbeitsverhältnisses:

• Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sei es durch Kündigung, Aufhebungsvertrag oder Renteneintritt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine Urlaubsbescheinigung auszustellen. Diese Bescheinigung informiert den neuen Arbeitgeber über den bereits gewährten und noch offenen Urlaub des Mitarbeiters.

Arbeitgeberwechsel:

• Bei einem Wechsel des Arbeitgebers innerhalb eines Kalenderjahres ist es notwendig, dem neuen Arbeitgeber eine Urlaubsbescheinigung vorzulegen. Diese Bescheinigung dient dazu, Doppelansprüche auf Urlaub zu verhindern und den Urlaubsanspruch korrekt zu berechnen.

Auf Anfrage des Mitarbeiters:

• In manchen Fällen kann der Mitarbeiter auch während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses eine Urlaubsbescheinigung anfordern, z. B. bei einer innerbetrieblichen Versetzung oder bei einer längeren Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses.

Auf Verlangen des neuen Arbeitgebers:

• Ein neuer Arbeitgeber kann explizit eine Urlaubsbescheinigung vom Mitarbeiter verlangen, um sicherzustellen, dass der Urlaubsanspruch korrekt übertragen wird.

Der Zeitpunkt für die Ausstellung der Bescheinigung ist also in erster Linie durch das Ende des Arbeitsverhältnisses bestimmt. Die Bescheinigung sollte möglichst zeitnah nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses erstellt und dem Mitarbeiter ausgehändigt werden.

Die Berechtigung zur Anforderung einer Urlaubsbescheinigung liegt in der Regel bei folgenden Personen:

Der ausscheidende Mitarbeiter:

• Ein Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, sei es durch Kündigung, Aufhebungsvertrag, Renteneintritt oder andere Gründe, hat das Recht, eine Urlaubsbescheinigung anzufordern. Diese Bescheinigung dient dazu, den Resturlaub und den bereits genommenen Urlaub für den neuen Arbeitgeber transparent zu machen.

Der neue Arbeitgeber:

• Der neue Arbeitgeber kann vom Mitarbeiter eine Urlaubsbescheinigung verlangen, um den verbleibenden Urlaubsanspruch korrekt zu berechnen und Doppelansprüche zu vermeiden. Der neue Arbeitgeber hat somit ein berechtigtes Interesse daran, eine solche Bescheinigung zu erhalten.

Die Personalabteilung:

• Die Personalabteilung des Unternehmens, in dem der Mitarbeiter neu eingestellt wird, kann ebenfalls berechtigt sein, eine Urlaubsbescheinigung direkt vom vorherigen Arbeitgeber anzufordern, um administrative Prozesse zu erleichtern und die korrekten Urlaubsansprüche festzuhalten.

Der Betriebsrat:

• In bestimmten Fällen, insbesondere wenn es zu Unstimmigkeiten bezüglich der Urlaubstage kommt, kann auch der Betriebsrat eines Unternehmens berechtigt sein, eine Urlaubsbescheinigung anzufordern, um die Interessen des Mitarbeiters zu vertreten.

Grundsätzlich hat jeder Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, Anspruch auf eine Urlaubsbescheinigung, und sowohl der Mitarbeiter selbst als auch sein zukünftiger Arbeitgeber können diese Bescheinigung anfordern.

Eine Urlaubsbescheinigung muss bestimmte wesentliche Informationen enthalten, um den Urlaubsanspruch des Mitarbeiters korrekt und transparent zu dokumentieren. Folgende Angaben sollten in der Bescheinigung enthalten sein:

Daten des Arbeitnehmers:

• Vollständiger Name und Anschrift des Mitarbeiters.

Daten des Arbeitgebers:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers, der die Urlaubsbescheinigung ausstellt.

Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses:

• Datum des Eintritts in das Unternehmen und das Datum des Ausscheidens (Beendigung des Arbeitsverhältnisses).

Urlaubsanspruch im laufenden Kalenderjahr:

• Gesamter Urlaubsanspruch des Mitarbeiters für das laufende Kalenderjahr, angegeben in Tagen.

Bereits gewährter und genommener Urlaub:

• Anzahl der Urlaubstage, die der Mitarbeiter im laufenden Kalenderjahr bereits genommen hat.

Verbleibender Resturlaub:

• Anzahl der noch offenen Urlaubstage, die dem Mitarbeiter für das laufende Kalenderjahr zustehen.

Übertragener Resturlaub aus dem Vorjahr:

• Falls anwendbar, Anzahl der Urlaubstage, die aus dem Vorjahr in das laufende Kalenderjahr übertragen wurden.

Urlaub, der durch Beendigung des Arbeitsverhältnisses abgegolten wurde:

• Falls Urlaubstage finanziell abgegolten wurden, sollte dies ebenfalls vermerkt werden, einschließlich der Anzahl der abgegoltenen Urlaubstage.

Besondere Hinweise:

• Eventuell spezielle Vereinbarungen oder Hinweise, z.B. zu gesetzlichem oder tariflichem Mehrurlaub, der nicht im laufenden Jahr genommen wurde.

Datum und Unterschrift:

• Datum der Ausstellung der Bescheinigung sowie die Unterschrift des Arbeitgebers oder eines vertretungsberechtigten Mitarbeiters der Personalabteilung.

Diese Informationen sind wichtig, um dem neuen Arbeitgeber einen vollständigen Überblick über den Urlaubsstatus des Mitarbeiters zu geben und sicherzustellen, dass keine Missverständnisse oder Doppelansprüche entstehen.

Die Urlaubsbescheinigung wird in der Regel von der Personalabteilung des Unternehmens ausgestellt. Hier sind die wesentlichen Details:

Verantwortliche Abteilung:

• Die Personalabteilung ist normalerweise für die Ausstellung der Urlaubsbescheinigung zuständig, da sie Zugang zu den relevanten Informationen über den Urlaubsanspruch, den genommenen Urlaub und eventuelle Resturlaubstage des Mitarbeiters hat.

Zuständige Person:

• Innerhalb der Personalabteilung ist meist ein spezifischer Mitarbeiter oder ein Team verantwortlich für die Erstellung und Ausgabe der Bescheinigung. Diese Person sollte in der Lage sein, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen und die Bescheinigung offiziell zu unterzeichnen.

Freigabe durch Vorgesetzte:

• In einigen Unternehmen kann es erforderlich sein, dass die Urlaubsbescheinigung vor ihrer Ausgabe von einer vorgesetzten Person oder dem Leiter der Personalabteilung freigegeben wird, um sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt und vollständig sind.

Automatisierte Systeme:

• In Unternehmen mit fortgeschrittenen HR-Systemen kann die Urlaubsbescheinigung auch automatisch durch das Personalmanagementsystem generiert und ausgestellt werden, wobei die Personalabteilung dennoch die finale Kontrolle und Freigabe übernimmt.

In jedem Fall trägt der Arbeitgeber, vertreten durch die Personalabteilung, die Verantwortung dafür, dass die Urlaubsbescheinigung korrekt und rechtzeitig ausgestellt wird.

Die Aufbewahrung und Archivierung der Urlaubsbescheinigung ist ein wichtiger Aspekt im Personalmanagement, da sie sowohl rechtlichen als auch organisatorischen Anforderungen genügen muss. Hier sind die wesentlichen Schritte und Best Practices:

Aufbewahrungspflicht und Fristen:

• Gesetzliche Aufbewahrungspflicht: In vielen Ländern, einschließlich Deutschland, müssen Personalunterlagen, zu denen auch die Urlaubsbescheinigungen zählen können, in der Regel mindestens drei Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden. Diese Frist entspricht der allgemeinen Verjährungsfrist für arbeitsrechtliche Ansprüche.
• Verlängerte Aufbewahrung: Bei steuerrechtlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen kann eine längere Aufbewahrungsfrist gelten, beispielsweise bis zu zehn Jahre.

Elektronische Archivierung:

• Digitale Speicherung: In modernen Unternehmen werden Urlaubsbescheinigungen oft elektronisch gespeichert. Dies kann entweder in einem Personalmanagementsystem (HR-System) oder in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) erfolgen.
• Zugriffskontrollen: Es sollten klare Richtlinien zur Zugriffskontrolle implementiert werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den gespeicherten Dokumenten haben.
• Datensicherheit: Die elektronische Archivierung muss den Datenschutzanforderungen entsprechen, insbesondere im Hinblick auf die Speicherung sensibler persönlicher Daten. Dies schließt die Verschlüsselung der Daten und die regelmäßige Sicherung ein.

Physische Archivierung:

• Papierbasierte Aufbewahrung: Falls die Urlaubsbescheinigungen in Papierform aufbewahrt werden, sollten sie in einem sicheren, verschlossenen Schrank oder Archiv aufbewahrt werden, der nur für autorisierte Mitarbeiter zugänglich ist.
• Ordnungssystem: Es ist wichtig, ein systematisches Ordnungssystem zu verwenden, das eine schnelle Auffindbarkeit der Dokumente gewährleistet.

Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist:

• Rechtzeitige Vernichtung: Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sollten die Urlaubsbescheinigungen sicher und datenschutzkonform vernichtet werden. Bei physischen Dokumenten kann dies durch Schreddern erfolgen, bei digitalen Dokumenten durch eine sichere Löschung der Daten.
• Protokollierung: Es ist sinnvoll, die Vernichtung der Dokumente zu protokollieren, um nachweisen zu können, dass die Daten ordnungsgemäß entsorgt wurden.

Datenschutz und Compliance:

• Einhaltung der DSGVO: Die Archivierung der Urlaubsbescheinigungen muss den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen. Das bedeutet, dass Mitarbeiter jederzeit das Recht haben, Auskunft über die von ihnen gespeicherten Daten zu erhalten oder deren Löschung zu verlangen, sofern keine rechtliche Verpflichtung zur Aufbewahrung besteht.
• Regelmäßige Überprüfung: Unternehmen sollten regelmäßig ihre Archivierungsprozesse überprüfen, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den rechtlichen Anforderungen und Best Practices entsprechen.

Durch eine sorgfältige Aufbewahrung und Archivierung der Urlaubsbescheinigungen wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen bei Bedarf verfügbar sind und rechtliche Vorgaben eingehalten werden.

Die rechtlichen Anforderungen an eine Urlaubsbescheinigung sind vor allem im deutschen Arbeitsrecht verankert und betreffen verschiedene Aspekte, die sowohl den Inhalt als auch die Ausstellung der Bescheinigung betreffen. Hier sind die wichtigsten Punkte:

Rechtliche Grundlage:

• Die Pflicht zur Ausstellung einer Urlaubsbescheinigung ergibt sich aus dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), insbesondere aus § 6 Abs. 2 BUrlG. Diese Regelung soll sicherstellen, dass der Arbeitnehmer nicht mehr Urlaub erhält, als ihm insgesamt zusteht, wenn er den Arbeitgeber wechselt.

Inhalt der Urlaubsbescheinigung:

Die Bescheinigung muss folgende wesentliche Angaben enthalten:

• Gesamtanspruch auf Urlaub für das laufende Kalenderjahr.
• Bereits genommener Urlaub im laufenden Kalenderjahr.
• Resturlaub zum Zeitpunkt des Ausscheidens aus dem Unternehmen.
• Eventuell übertragener Resturlaub aus dem Vorjahr.

Diese Informationen sind notwendig, um dem neuen Arbeitgeber die Berechnung des korrekten Urlaubsanspruchs zu ermöglichen.

Zeitpunkt der Ausstellung:

• Die Urlaubsbescheinigung muss unverzüglich nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt werden. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber sie zeitnah nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters zur Verfügung stellen muss.

Aufbewahrungspflichten:

• Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Urlaubsbescheinigung sowie die dazugehörigen Urlaubsnachweise für eine bestimmte Zeit aufzubewahren, typischerweise für drei Jahre, entsprechend der Verjährungsfrist für arbeitsrechtliche Ansprüche nach § 195 BGB.

Verwendung der Urlaubsbescheinigung:

• Der neue Arbeitgeber ist verpflichtet, die vorgelegte Urlaubsbescheinigung bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs des Mitarbeiters zu berücksichtigen, um eine Doppelgewährung von Urlaub zu vermeiden.

Datenschutz:

• Die Verarbeitung und Aufbewahrung der Urlaubsbescheinigung müssen in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfolgen. Dies beinhaltet die Notwendigkeit, dass nur berechtigte Personen Zugang zu den Informationen haben und dass die Daten sicher und geschützt aufbewahrt werden.

Konsequenzen bei Verstößen:

• Werden diese Anforderungen nicht erfüllt, kann dies zu arbeitsrechtlichen Konflikten führen. Zum Beispiel könnte der neue Arbeitgeber den Urlaubsanspruch des Mitarbeiters falsch berechnen, was zu Rechtsstreitigkeiten führen kann. Zudem können Verstöße gegen die Datenschutzrichtlinien Bußgelder nach sich ziehen.

Durch die Einhaltung dieser rechtlichen Anforderungen stellt der Arbeitgeber sicher, dass die Urlaubsbescheinigung korrekt ausgestellt wird und sowohl den Ansprüchen des Mitarbeiters als auch den gesetzlichen Vorgaben entspricht.

Die Übermittlung der Urlaubsbescheinigung an den Mitarbeiter kann auf verschiedene Weisen erfolgen. Wichtig ist, dass die Methode den rechtlichen Anforderungen entspricht und die Bescheinigung sicher beim Mitarbeiter ankommt. Hier sind die gängigen Übermittlungsarten:

Persönliche Übergabe:

• Direkte Aushändigung: Die Urlaubsbescheinigung kann dem Mitarbeiter persönlich übergeben werden, etwa am letzten Arbeitstag oder im Rahmen eines Abschlussgesprächs.
• Vorteil: Die persönliche Übergabe bietet die Möglichkeit, eventuelle Fragen sofort zu klären und eine direkte Bestätigung des Erhalts zu erhalten.

Postversand:

• Versand per Briefpost: Die Bescheinigung kann per Einschreiben oder als einfacher Brief an die Privatadresse des Mitarbeiters gesendet werden.
• Einschreiben: Ein Versand per Einschreiben mit Rückschein bietet den Vorteil, dass der Erhalt der Bescheinigung dokumentiert ist.
• Vorteil: Dies ist eine sichere Methode, insbesondere wenn der Mitarbeiter nicht mehr regelmäßig im Unternehmen ist.

Elektronische Übermittlung:

• E-Mail: Die Urlaubsbescheinigung kann als PDF-Dokument per E-Mail an die private E-Mail-Adresse des Mitarbeiters gesendet werden.
• Verschlüsselung: Um den Datenschutz zu gewährleisten, sollte die Datei idealerweise verschlüsselt werden.
• Digitale Signatur: Eine digitale Signatur kann zusätzlich die Echtheit des Dokuments bestätigen.
• Vorteil: Diese Methode ist schnell und effizient, erfordert jedoch sicherheitsbewussten Umgang mit den Daten.

HR-Systeme und Mitarbeiterportale:

• Online-Zugriff: In Unternehmen, die moderne HR-Systeme oder Mitarbeiterportale nutzen, kann die Urlaubsbescheinigung dem Mitarbeiter direkt über ein geschütztes Online-Portal zur Verfügung gestellt werden.
• Sicherheit: Der Zugriff erfolgt in der Regel passwortgeschützt, und der Mitarbeiter kann das Dokument dort sicher herunterladen.
• Vorteil: Dies ist eine bequeme und moderne Methode, die zudem den Vorteil bietet, dass das Dokument jederzeit für den Mitarbeiter zugänglich ist.

Abholung im Unternehmen:

• Abholung vor Ort: Falls der Mitarbeiter dies wünscht oder falls andere Übermittlungswege nicht praktikabel sind, kann die Bescheinigung auch zur Abholung im Unternehmen hinterlegt werden.
• Vorteil: Dies ist eine Option für Mitarbeiter, die nach dem Ausscheiden noch Zugang zum Unternehmen haben oder in der Nähe wohnen.

Bestätigung des Erhalts:

• Dokumentation: Unabhängig von der gewählten Methode sollte der Erhalt der Urlaubsbescheinigung dokumentiert werden. Dies kann durch eine Empfangsbestätigung, die der Mitarbeiter unterschreibt, oder durch eine Lesebestätigung bei E-Mail-Versand erfolgen.

Durch die sorgfältige Auswahl der Übermittlungsart und die Sicherstellung einer nachvollziehbaren Dokumentation wird gewährleistet, dass der Mitarbeiter die Urlaubsbescheinigung sicher und zeitnah erhält.

Eine fehlerhafte Urlaubsbescheinigung kann verschiedene negative Auswirkungen haben, sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Mitarbeiter. Hier sind die möglichen Konsequenzen im Detail:

Doppelansprüche auf Urlaub:

• Fehlerhafte Angaben: Wenn die Urlaubsbescheinigung unvollständige oder falsche Angaben enthält, kann dies dazu führen, dass der neue Arbeitgeber den Urlaub des Mitarbeiters falsch berechnet. Der Mitarbeiter könnte dadurch mehr Urlaubstage in Anspruch nehmen, als ihm tatsächlich zustehen.
• Konsequenzen: Dies kann rechtliche Auseinandersetzungen zwischen dem neuen Arbeitgeber und dem Mitarbeiter nach sich ziehen, insbesondere wenn der Mitarbeiter zu viele Urlaubstage beansprucht hat und diese nachträglich korrigiert werden müssen.

Finanzielle Risiken für den Arbeitgeber:

• Urlaubsabgeltung: Wenn die Bescheinigung falsche Angaben über bereits abgegoltenen Urlaub enthält, könnte der Mitarbeiter fälschlicherweise eine erneute Auszahlung oder zusätzliche Urlaubstage verlangen.
• Nachforderungen: Der Arbeitgeber könnte durch solche Fehler in die Lage kommen, Nachzahlungen leisten zu müssen, oder es könnte zu Streitigkeiten über den korrekten Urlaubsanspruch kommen.

Arbeitsrechtliche Konflikte:

• Rechtliche Ansprüche: Der Mitarbeiter könnte rechtliche Schritte gegen den alten Arbeitgeber einleiten, wenn ihm durch eine fehlerhafte Bescheinigung Nachteile entstehen, z. B. indem ihm zu wenig Urlaubstage angerechnet werden.
• Kündigungsschutz: In extremen Fällen könnten fehlerhafte Bescheinigungen als Verstoß gegen arbeitsrechtliche Pflichten ausgelegt werden, was unter Umständen zu Schadenersatzansprüchen führen könnte.

Vertrauensverlust:

• Vertrauensbruch: Fehler in der Urlaubsbescheinigung können das Vertrauen des Mitarbeiters in den alten Arbeitgeber erheblich beeinträchtigen. Dies könnte negative Auswirkungen auf das Unternehmensimage haben, insbesondere wenn der Mitarbeiter den Fehler öffentlich macht oder im Rahmen eines Rechtsstreits publik wird.
• Mitarbeiterbindung: Solche Fehler könnten auch die Wahrnehmung des Unternehmens bei verbleibenden Mitarbeitern beeinflussen, was sich negativ auf die Mitarbeiterbindung auswirken könnte.

Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben:

• Verletzung der Ausstellungspflicht: Wird die Urlaubsbescheinigung gar nicht oder fehlerhaft ausgestellt, könnte dies als Verletzung der gesetzlichen Verpflichtungen des Arbeitgebers angesehen werden, was zu Bußgeldern oder rechtlichen Konsequenzen führen kann.
• DSGVO-Konformität: Fehlerhafte oder unzureichend geschützte Daten in der Bescheinigung könnten gegen Datenschutzvorschriften (z. B. DSGVO) verstoßen, was zusätzliche rechtliche Risiken birgt.

Korrekturaufwand und zusätzliche Kosten:

• Nachträgliche Korrektur: Wird ein Fehler entdeckt, muss die Urlaubsbescheinigung korrigiert und erneut ausgestellt werden. Dies verursacht zusätzlichen administrativen Aufwand und Kosten.
• Zeitverzögerungen: Die Korrektur kann Zeit in Anspruch nehmen, was den neuen Arbeitgeber und den Mitarbeiter in ihrer Planung behindern könnte.

Negative Auswirkungen auf zukünftige Arbeitsverhältnisse:

• Fehlende oder falsche Urlaubstage: Wenn der neue Arbeitgeber die fehlerhafte Bescheinigung als Grundlage für die Urlaubsplanung nutzt, kann dies zu Problemen im neuen Arbeitsverhältnis führen, z. B. durch ungenaue Urlaubskalender oder Konflikte über bereits genommene Urlaubstage.

Eine sorgfältige und korrekte Ausstellung der Urlaubsbescheinigung ist daher von großer Bedeutung, um rechtliche, finanzielle und zwischenmenschliche Konflikte zu vermeiden. Der Arbeitgeber sollte sicherstellen, dass alle relevanten Informationen korrekt erfasst und rechtzeitig an den Mitarbeiter übermittelt werden.

Bei einem Arbeitgeberwechsel spielt die Urlaubsbescheinigung eine wichtige Rolle, um den Urlaubsanspruch des Mitarbeiters korrekt zu ermitteln und Doppelansprüche zu vermeiden. Die Berücksichtigung der Urlaubsbescheinigung erfolgt in folgenden Schritten:

Vorlage der Urlaubsbescheinigung:

• Übermittlung durch den Mitarbeiter: Der Mitarbeiter ist verpflichtet, die vom vorherigen Arbeitgeber ausgestellte Urlaubsbescheinigung dem neuen Arbeitgeber vorzulegen. Diese Bescheinigung dokumentiert, wie viele Urlaubstage im laufenden Kalenderjahr bereits genommen wurden und wie viele noch offen sind.
• Zeitpunkt: Die Bescheinigung sollte idealerweise unmittelbar nach Beginn des neuen Arbeitsverhältnisses oder vor dem ersten geplanten Urlaubstermin vorgelegt werden.

Prüfung durch den neuen Arbeitgeber:

• Überprüfung der Angaben: Der neue Arbeitgeber prüft die Angaben in der Urlaubsbescheinigung, um den verbliebenen Urlaubsanspruch des Mitarbeiters korrekt zu berechnen. Dabei wird insbesondere geprüft, wie viele Urlaubstage im laufenden Kalenderjahr bereits genommen wurden und wie viele noch zustehen.
• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Der neue Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die gesetzlichen Bestimmungen zum Urlaubsanspruch eingehalten werden, insbesondere in Bezug auf den gesetzlichen Mindesturlaub.

Berechnung des Resturlaubs:

• Anrechnung des genommenen Urlaubs: Der neue Arbeitgeber berücksichtigt die bereits genommenen Urlaubstage bei der Berechnung des Resturlaubs. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter im bisherigen Arbeitsverhältnis bereits 10 von 30 Urlaubstagen genommen hat, bleiben ihm beim neuen Arbeitgeber noch 20 Tage.
• Pro-rata-Berechnung: Wenn der Mitarbeiter das Unternehmen mitten im Kalenderjahr wechselt, wird der Urlaubsanspruch oft anteilig berechnet. Dies bedeutet, dass der Mitarbeiter nur für die verbleibenden Monate im neuen Unternehmen einen anteiligen Urlaubsanspruch hat.

Übertragung von Resturlaub:

• Übertragungsregelungen: Wenn ein Mitarbeiter im alten Arbeitsverhältnis noch Resturlaub aus dem Vorjahr hat, der ins laufende Jahr übertragen wurde, muss der neue Arbeitgeber prüfen, ob dieser Resturlaub ebenfalls angerechnet werden kann. Hierbei gelten häufig spezifische betriebliche oder tarifliche Regelungen.
• Verfall von Urlaubsansprüchen: In einigen Fällen kann nicht genommener Urlaub aus dem vorherigen Arbeitsverhältnis verfallen, wenn er nicht innerhalb einer bestimmten Frist genommen wird. Der neue Arbeitgeber muss solche Regelungen berücksichtigen.

Urlaubsplanung im neuen Unternehmen:

• Integration in den Urlaubsplan: Der Resturlaub des Mitarbeiters wird in die Urlaubsplanung des neuen Unternehmens integriert. Der Mitarbeiter hat Anspruch auf den verbleibenden Urlaub, basierend auf den Informationen aus der Urlaubsbescheinigung und der anteiligen Berechnung durch den neuen Arbeitgeber.
• Kommunikation: Es ist wichtig, dass der neue Arbeitgeber und der Mitarbeiter offen kommunizieren, um Missverständnisse bei der Urlaubsplanung zu vermeiden. Der Mitarbeiter sollte über die Anzahl der verbleibenden Urlaubstage informiert werden.

Dokumentation:

• Archivierung der Bescheinigung: Der neue Arbeitgeber sollte die Urlaubsbescheinigung als Teil der Personalakte des Mitarbeiters archivieren. Dies dient der Dokumentation und kann im Falle von Unstimmigkeiten als Nachweis herangezogen werden.
• Kontinuität in der Urlaubsverwaltung: Die Bescheinigung hilft dem neuen Arbeitgeber, die Urlaubsansprüche kontinuierlich und korrekt zu verwalten, ohne dass es zu Lücken oder Überschneidungen kommt.

Rechtliche Verpflichtungen:

• Vermeidung von Doppelansprüchen: Durch die Berücksichtigung der Urlaubsbescheinigung stellt der neue Arbeitgeber sicher, dass der Mitarbeiter nicht mehr Urlaub erhält, als ihm gesetzlich und tariflich zusteht.
• Compliance: Der neue Arbeitgeber erfüllt durch die korrekte Anwendung der Urlaubsbescheinigung seine rechtlichen Pflichten und vermeidet potenzielle arbeitsrechtliche Konflikte.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Urlaubsbescheinigung bei einem Arbeitgeberwechsel ein zentrales Instrument ist, um den Urlaubsanspruch des Mitarbeiters korrekt zu übertragen und mögliche Missverständnisse oder rechtliche Probleme zu vermeiden. Der neue Arbeitgeber muss die Bescheinigung sorgfältig prüfen und entsprechend handeln.

Hier kannst du dir eine Mustervorlage für eine Urlaubsbescheinigung als .docx Word-Datei kostenlos herunterladen.

Hinweise zur Verwendung:

• Firmendaten und Mitarbeiterdaten sind entsprechend anzupassen.
• Der Gesamtanspruch umfasst in der Regel den gesetzlichen Mindesturlaub sowie eventuelle zusätzliche vertragliche oder tarifliche Urlaubstage.
• Übertragener Resturlaub wird angegeben, wenn der Mitarbeiter Urlaubstage aus dem Vorjahr in das laufende Jahr übertragen hat.
• Urlaubsabgeltung wird ausgefüllt, wenn Urlaubstage am Ende des Arbeitsverhältnisses abgegolten wurden (finanzielle Auszahlung).
• Bemerkungen können genutzt werden, um spezifische Besonderheiten oder abweichende Regelungen zu dokumentieren.

Diese Vorlage dient als allgemeines Beispiel und kann je nach betrieblichen Erfordernissen oder rechtlichen Vorgaben angepasst werden.

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Das ganze ist in nur 30 Sekunden global für alle Mitarbeitenden erledigt.

Um die Nachweispflicht zu aktivieren geht ihr einfach in eurem Admin-Account oben rechts auf „Einstellungen“. Danach klickt ihr in der Sidebar links auf „Abwesenheitstypen“ und wählt anschließend den Typen aus, den ihr bearbeiten wollt. In unserem Account wäre das „Krankheit / Sickness“ (Vielleicht habt ihr ihn anders benannt.).

Anschließend könnt ihr die „Nachweispflicht aktivieren“ in dem ihr auf den Toggle klickt. Hier lassen sich verschiedene Dinge einstellen:

• Ab welcher Anzahl an aufeinander folgenden Krankheitstage soll die Nachweispflicht aktiviert werden?
• Sollen die Arbeitstage der Mitarbeitenden oder Kalendertage (zweites ergibt nur in wenigen Ausnahmefällen Sinn) gezählt werden?
• Ab wann soll die Nachweispflicht gelten?

Alle Änderungen die ihr vornehmt werden automatisch gespeichert. Ihr müsst dafür keinen separaten Button klicken.

Wenn die entsprechende Anzahl an aufeinander folgenden Krankheitstage erreicht wird, bekommen User und Admin eine entsprechende Benachrichtigung. Das reduziert das Risiko, dass das Einreichen des entsprechenden Nachweises vergessen wird gegen Null.

Falls ihr das noch nicht wusstet: Bescheinigungen und Atteste können direkt in die entsprechende Abwesenheit hochgeladen werden. Damit habt ihr immer alles beieinander.

In den ersten Tagen erreichte uns ein sehr wertvolles User-Feedback: Was passiert bei unterschiedlichen, direkt aufeinander folgenden Krankheiten?

Beispiel:
In Josephs Arbeitsvertrag steht, dass er ab dem zweiten Krankheitstag ein ärztliches Attest einreichen muss. Angenommen er hat am Montag starke Kopfschmerzen und holt sich am Dienstag eine Lebensmittelvergiftung.
In diesem Fall würde Joseph zwei Krankheitstage hintereinander eintragen aber zwei unterschiedliche Krankheiten.

Um zu verhindern, dass Joseph nun am Dienstag eine Benachrichtigung bekommt, dass er ein Attest einreichen muss, haben wir gestern eine zusätzliche Funktion gebaut.
Ihr könnt über den Toggle „Anlegen aufeinanderfolgender Abwesenheiten dieses Typs deaktivieren“ festlegen, ob der gleiche Abwesenheitstyp – in dem Fall „Krankheit“ – an aufeinander folgenden Tagen eingetragen werden kann, ohne dass diese als eine Abwesenheit zusammenhängen.

An dieser Stelle noch ein herzliches Dankeschön an unsere User, die uns immer wieder mit hilfreichem Feedback versorgen und damit helfen, unsere Software jeden Tag besser zu machen.

Wenn ihr noch Fragen zum neuen Feature habt, stehen wir euch natürlich jederzeit zur Verfügung. Lest auch unseren Artikel zum Thema Digitale Krankmeldung.

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Was soll das Ganze? 
Ich erkläre es an ein paar Anwendungsfällen.

Wenn ihr z.B. Firmenwagen habt, die von euren Mitarbeitenden genutzt werden können, könnt ihr einem Abwesenheitstyp “Firmenwagen” erstellen, mit der ein Auto gebucht werden kann.
Angenommen ihr habt 5 Autos, gebt ihr dem Abwesenheitstyp “Firmenwagen” ein Kontingent von 5. 

Wurden an einem Tag bereits alle Autos reserviert, kann dieser Abwesenheitstyp kein weiteres Mal verwendet werden.

Die Funktion lässt sich auch für Werkzeuge, Räume, Softwarelizenzen etc. verwenden.

Ein weiterer Anwendungsfall sind begrenzte Arbeitsplätze im Büro. In Zeiten von Remote-Arbeit und Home Office reduzieren viele Unternehmen ihre Bürokapazitäten oder verzichten gar komplett auf eigene Räume, nutzen z.B. Coworking Spaces wie beispielsweise “WeWork”. 

In diesem Fall ist unser neues Feature äußerst hilfreich. Ihr erstellt z.B. einen Anwesenheitstyp “Büro München”. Wenn ihr dort 10 Arbeitsplätze habt, gebt ihr ihm ein Kontingent von 10. 

Für euch gilt nun das Prinzip “Wer zuerst kommt, malt zuerst.” Ist “Büro München” an einem Tag bereits 10 Mal gebucht, sind alle Arbeitsplätze besetzt und der Anwesenheitstyp kann nicht weiter gebucht werden. 

Damit verhindert ihr die äußerst ärgerliche Situation, dass Leute im Büro stehen und keinen Platz haben. Das freut Arbeitgeber und -nehmer.

“Es können nicht alle gleichzeitig Urlaub machen.” Ein echter Klassiker bei der Urlaubsplanung.
Mit unserer neuen Kontingent-Funktion könnt ihr diese Situation ein wenig optimieren. 

Angenommen ihr habt einen Betrieb, in dem immer jemand da sein muss, um die Geschäftsfähigkeit sicherzustellen, z.B. in der Logistik. 

Ihr habt beispielsweise 10 Logistiker. 2 davon müssen ständig anwesend sein. Ihr gebt der Abwesenheitsart “Urlaub” oder “Urlaub Logistik” also ein Kontingent von 8. Auch hier gilt das Prinzip des frühen Vogels.

Wurde die entsprechende Abwesenheit in einem bestimmten Zeitraum bereits 8 Mal gebucht, kann sie kein weiteres Mal gebucht werden. Die oder der Angestellte bekommt eine Benachrichtigung und kann sich direkt einen alternativen Zeitraum aussuchen.
Über den Teamkalender in absence sieht er übrigens genau, wann wer im Urlaub ist und kann sich damit die Suche etwas erleichtern. 

Diese kleine, aber feine Funktion verhindert unnötige Überbuchungen und unangenehme Diskussionen. Wenn ihr die Funktion klug einsetzt, spart ihr viel Zeit, Nerven und Geld. 

Ihr findet die Funktion direkt in der Verwaltung eurer Abwesenheitsarten. Bei Fragen stehen wir euch jederzeit zur Verfügung.

• Online Urlaubsplaner – Warum am Ende alle davon profitieren
• Urlaubsanspruch bei Teilzeit
• Urlaubsverwaltung mit dem Google Kalender – Fluch oder Segen?

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Unsere Vorlage umfasst die wichtigsten und gängigsten Informationen.

• Mitarbeiterinformationen
• Antragsdetails
• Vertretung
• Rückmeldung
• Genehmigung

Wenn ihr mit einem internen Server oder einer Cloud für euer Dokumenten-Management arbeitet, empfehlen wir euch die Urlaubsantrag-Vorlage zentral abzulegen, damit sie von jedem der sie benötigt schnell und einfach gefunden werden kann.

Die Mitarbeitenden sollten die Vorlage einfach ausdrucken können. Das beinhaltet nicht nur ein schnelles Finden der Vorlage sondern eine gute Formatierung für den Druck. Wenn ihr unsere PDF-Vorlage verwendet, habt ihr damit keine Schwierigkeiten.
Stellt zudem sicher, dass der Druckvorgang keine Schwierigkeiten bereitet. Papier, Tinte, Verbindung und Co. sollten nicht Sorgen der Angestellten sein.

Bei einem analogen Prozess sollte man immer darauf achten, dass die Mitarbeitenden den Antrag unkompliziert einreichen können und schnell eine Rückmeldung bekommen. Bei der Urlaubsplanung ist zügige Gewissheit und Planungssicherheit das A und O.

Wenn du alle Schwierigkeiten und Ärgernisse der Urlaubsverwaltung beseitigen möchtest, vergiss die Urlaubsantrag-Vorlage und hol dir eine digitale Lösung.

Mit einer Urlaubsplaner Software und App muss niemand mehr nach Vorlagen suchen. Das spart Zeit und Nerven.

Deine Angestellten müssen keine Urlaubsantrag-Vorlagen mehr ausdrucken. Das verhindert nicht nur das Ringen mit Druckgeräten. Ihr spart Papier, Tinte und im Idealfall den ganzen Drucker. Das schont Umwelt und Unternehmenskonto.

Speziell für Unternehmen, in denen nicht immer alle Angestellten vor Ort sind, ist eine Software-Lösung optimal. Der Urlaubsantrag kann einfach digital eingereicht, geprüft und bestätigt werden.

Mit einer digitalen Lösung sind nicht nur die Anträge deutlich schneller gestellt als mit einer Papiervorlage. Der oder die Vorgesetzte bekommt direkt eine Benachrichtigung per E-Mail, Teams oder Slack und kann den Antrag zügig bearbeiten. Mit einem Klick ist dieser bestätigt. Das macht Vorgesetzte und Angestellte glücklich.

Manuelles Eintragen birgt immer ein hohes Fehlerrisiko. Digitale Lösungen reduzieren durch entsprechende Funktionen und Meldungen mögliche Fehler deutlich.

Eine digitale Urlaubsverwaltung vereinfacht eure Prozesse mit praktischen Features, die eine Vorlage nicht hat. Z.B. haben Vorgesetzte und Teammitglieder über den Teamkalender stets einen genauen Überblick, wer wann im Urlaub ist.

Software-Lösungen wie absence.io bieten viele praktische Zusatzfunktionen:

• Verschieden Abwesenheitstypen: absence.io erfasst nicht nur Urlaub sondern auch Krankheitstage, Dienstreisen, Standortwechsel, Home Office und Co.
• Digitale Arbeitszeiterfassung: Abwesenheit und Anwesenheit gehen Hand in Hand. Deshalb ist die digitale Zeiterfassung oft inklusive oder hinzu buchbar.
• Einfache Integration: Um nicht ständig zwischen verschiedenen Anwendungen springen zu müssen, lässt sich absence.io optimal mit Microsoft, Google, Slack und Co. verknüpfen.

In einer Software sind alle sensiblen und persönlichen Daten sicher verwahrt. Jeder sieht nur das, was er sehen darf. Das ist bei der Papiervorlage nicht gegeben, Stichwort: „Rumliegen lassen“.
Zudem muss auch beim Urlaubsantrag perspektivisch gedacht werden. Die Pflicht zur digitalen Zeiterfassung ist bereits in Kraft getreten. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis die digitale Urlaubsverwaltung Pflicht wird. Starte deshalb am besten gleich jetzt!

Stellt man die klassische Urlaubsantrag-Vorlage und eine digitale Lösung gegenüber, kann es nur einen Sieger geben.
Eine Software ist:

• schneller
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Eine Software ist sogar günstiger. Die digitale Urlaubsverwaltung von absence.io kostet nur 2€ pro Nutzer und Monat. Rechnet man Papier, Drucker, Tinte, Zeitmehraufwand, Personal etc. dagegen, kommt ihr mit einer Software günstiger weg als mit der staubigen Papierarbeit.

Also: Verabschiedet euch vom Zettelchaos der Urlaubsantrag-Vorlage und kommt zu absence.io!

Ihr könnt unsere Software 14 Tage kostenlos testen oder direkt einen kostenlosen Beratungstermin mit unseren Experten vereinbaren. Wir beantworten alle eure Fragen und gehen individuell auf eure Unternehmenssituation ein um die optimale Lösung für euch zu finden.

• Kostenlose Excel Urlaubsplaner Vorlage für 2025
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• Stundenzettel-Vorlage kostenlos herunterladen
• Zeiterfassung Excel-Vorlage kostenlos herunterladen
• Urlaubsbescheinigung – 10 Fragen, 10 Antworten und eine Mustervorlage

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Vor allem im Bereich der Prozessoptimierung sehen wir großes Potenzial, aber auch im Service. Wir möchten euch einen kurzen Einblick in unsere bisherigen Gedankengänge geben

Nach dem Sign-Up wollen viele Nutzer das Set-Up selbst erledigen. Obwohl unser User-Guide ein tatkräftiger und erfolgreicher Unterstützer ist, lässt sich mit einem KI-Assistenten viel Zeit sparen und Fehler vermeiden.

Auf Basis seines Know-hows über unsere Software, entsprechende rechtliche Vorgaben (des jeweiligen Landes) und ihr zur Verfügung gestellte Unternehmensinformationen, könnte der User auf fehlende Informationen, Fehler oder rechtliche Unregelmäßigkeiten hinweisen.

Auf Basis historischer Daten könnte eine KI z.B. Zeiträume mit großen personellen Kapazitäten identifizieren.

„Weil in den letzten Jahren im April viele Entwickler verfügbar waren, hätten wir hier gut Platz für Projekt X.“ 

Gleichzeitig ließen sich personelle Engpässe erkennen. Verbunden mit einem Projektmanagement-Tool, ließe sich z.B. der Product-Owner entsprechend warnen, dass im geplanten Zeitraum in den letzten Jahren viele Entwickler im Urlaub oder krank waren.

Verknüpft mit entsprechenden Tools und Software, könnte eine KI automatisiert die Arbeitszeiten für bestimmte Tasks erfassen. Das klingt zwar ein wenig nach George Orwell, ist aber praktisch. Ohne alles manuell eintragen zu müssen, könnte eine KI automatisiert erfassen, wie viel Zeit ein Entwickler z.B. mit Programmieren, Recherchieren oder in Meetings verbringt. 

Durch die KI-Arbeitszeiterfassung ließe sich die Auslastung von Mitarbeitenden bestimmen. Bei geringer Auslastung könnten bestimmte offene Task vorgeschlagen oder direkt zugewiesen werden. Bei einer Überlastung könnten Aufgaben entsprechend umverteilt werden.

In Verbindung mit der Arbeitszeiterfassung und einer Verknüpfung zu Projektmanagement-Tools, ließen sich auf Basis von Erfahrungswerten, wie viele Arbeitsstunden auf ähnliche Projekte in der Vergangenheit verwendet wurden, Zeitaufwände für Projekte verlässlich einschätzen.

Mit gut gepflegten Abwesenheitstypen, könnte eine KI notwendige Office-Kapazitäten berechnen. Auf Grundlage erfasster Geschäftsreisen, Homeoffice, Urlaube oder Krankheiten könnte die KI verlässlich analysieren, wie viele Arbeitsplätze ein Unternehmen tatsächlich braucht. Damit ließen sich ungenutzte Büroflächen verhindern und Mietkosten sparen. 

KI, verknüpft mit allen erfassten Daten und Informationen im Account, könnte sich als wertvoller Analyst erweisen. Über Sprach- oder Texteingabe ließen sich wichtige Informationen beschafft werden:
„Wie viele Vertriebsmitarbeiter stehen uns in der 2. Juli-Woche zur Verfügung?“
oder
„Wie viele Krankheitstage hatte X in diesem Jahr?“ 
etc. 

Menschen machen Feierabend, Maschinen nicht. Mit KI ließe sich ein 24/7 Kundensupport realisieren. Über eine Chatfunktion und auf Basis optimaler Kenntnisse unserer Software, könnte die KI im Grunde alle Userfragen beantworten und Probleme lösen, unabhängig von den Arbeitszeiten der Support-Abteilung. 

Im Zentrum jeder Idee steht der Nutzen für unsere User. Wir versuchen jeden Tag unsere Software noch besser zu machen und KI ist dabei ein Hebel, der uns großartige Funktionen für euch ermöglicht. Gleichzeitig werden wir bei der Entwicklung immer sicherstellen, dass sich jeder mit den entsprechenden Funktionen wohlfühlt, egal ob Admin oder User. Besonders die User sollen nicht das Gefühl bekommen, überwacht zu werden oder die Kontrolle zu verlieren. Jede KI-Funktion soll euch helfen, nicht verunsichern. 
Bleibt gespannt! 

Im zweiten Teil werden wir einen Blick auf Anwendungsfälle von KI im HR in den Bereichen Personalverwaltung und Spesen- und Reisekostenabrechnung werfen. Coming soon! 

Solltest du unsere Software noch nicht nutzen, kannst du sie jetzt 14 Tage kostenlos testen. Verwalte Abwesenheiten und Urlaube, erfasse Arbeitszeiten,  lege digitale Personalakten an und entdecke die Vorzüge einer digitalen Spesen- und Reisekostenabrechnung. Los geht’s!

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Sind halbe Urlaubstage also grundsätzlich nicht möglich? Nicht ganz. Wie es sich mit halben Tagen genau verhält, erklären wir euch im Detail.

Der rechtliche Hintergrund – kurz und knapp

Im Mindesturlaubsgesetz für Arbeitnehmer (Bundesurlaubsgesetz) § 3 ist von „Mindesturlaub“ die Rede. „Der Urlaub beträgt jährlich mindestens 24 Werktage“. Die Krux um den halben Urlaubstag findet sich bereits in dieser Formulierung. Warum 24?

In Deutschland hat die Woche 6 Werktage: Montag bis Samstag. Die 24 entspringt der Intention, dass Arbeitnehmenden 4 Wochen Urlaub im Jahr zustehen sollen.
4 x 6 = 24.

Die größte Verwirrung schafft der Begriff „Werktage“. Werktage bedeutet nicht Urlaubstage! Arbeitet man z.B. 5 Tage die Woche, beträgt der gesetzliche Mindesturlaub 20 Tage. Arbeitet man 4 Tage die Woche bekommt man 16, usw. Die Anzahl der Urlaubstage berechnet sich immer auf Basis der 4 Wochen Urlaub.
Stellt sich die Frage: Warum ist das im BUrlG so verwirrend formuliert?

In § 7 Abs. 2 steht: „Der Urlaub ist zusammenhängend zu gewähren […].“ Würde man also den gesetzlichen Mindesturlaub am Stück nehmen, hätte man 24 Werkstage am Stück frei. Daher rührt wahrscheinlich die etwas eigenartige Formulierung im BUrlG.
Davon abgewichen werden darf laut Gesetzestext tatsächlich nur, wenn „[…] dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe eine Teilung des Urlaubs erforderlich machen.“
Dieser Absatz macht dem halben Urlaubstag den Garaus.

Landesarbeitsgericht: Kein gesetzlicher Anspruch auf halbe Urlaubstage

2017 klagte ein Arbeitnehmer aus Baden-Württemberg gegen seinen Arbeitgeber. Er forderte Anspruch auf halbe Urlaubstage, um einer Nebentätigkeit nachgehen zu können (mehr Details hier). Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg wies die Klage mit der Begründung zurück, dass die „Zerstückelung“ der Urlaubstage dem Erholungsgedanken des Urlaubs, der im BUrlG verankert ist, widerspricht.
Ergo: Arbeitnehmer haben keinen Anspruch auf halbe Urlaubstage.
Sind halbe Urlaubstage also grundsätzlich nicht möglich?

Nein. Das Landesarbeitsgericht wies die Klage auch deshalb zurück, weil im Arbeitsvertrag des Klägers kein “Selbstbeurlaubungsrecht“ vereinbart war, das den Urlaub betrifft, der den gesetzlichen Mindesturlaub übersteigt.
Dieser ist für Arbeitnehmer und -geber leichter individuell anpassbar.

Mindesturlaub vs. Mehrurlaub

Über den Mindesturlaub hinaus, darf der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmenden so viel Urlaub gewähren wie er möchte. Im Gesetzestext findet sich keine Obergrenze. Es gibt also keinen „Maximalurlaub“. Bei allem was über den Mindesturlaub hinausgeht, ist der Gesetzgeber deutlich liberaler, weil es im Grunde nicht mehr in seinen „Zuständigkeitsbereich“ fällt. Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber bedeutet das, dass sie für diesen Urlaub gewisse Sonderregeln vereinbaren können, z.B. halbe Urlaubstage.
Aber Vorsicht: Derartige Sonderregeln müssen vertraglich detailliert festgehalten werden!
Stehen diese nicht explizit im Arbeitsvertrag, gelten für den Mehrurlaub die gleichen gesetzlichen Regeln wie für den Mindesturlaub. Die Klage des Arbeitnehmers im obigen Fall ist gescheitert, weil die halben Urlaubstage aus seinem Mehrurlaub nicht im Arbeitsvertrag festgeschrieben waren.

Das Fazit für Arbeitgeber und Personalabteilung

Halbe Urlaubstage sind nicht gänzlich unmöglich. Beim gesetzlichen Mindesturlaub existiert kein Anspruch, auch dann nicht, wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber es im Vertrag anderweitig vereinbaren. Hier steht Gesetz über Arbeitsvertrag.
Bekommt der Arbeitnehmer aber Mehrurlaub über den Mindesturlaub hinaus, sind halbe Urlaubstage durchaus möglich. Allerdings müssen diese konkret im entsprechenden Arbeitsvertrag geregelt werden.

Die Arbeitnehmerseite kann sich also bei entsprechenden Anfragen immer auf die Gesetzeslage berufen. Nach dieser gilt ganz klar: Es existiert kein gesetzlicher Anspruch auf halbe Urlaubstage.

Aussagen wie: „Ich arbeite freitags aber nur bis 13:00 Uhr, also brauche ich auch nur einen halben Urlaubstag.“ könnt ihr also getrost abblocken. Gleichzeitig solltet ihr aber unbedingt die Gegenseite beachten! Wenn Person A freitags immer nur bis 13:00 Uhr arbeitet, bekommt sie dafür trotzdem einen ganzen Urlaubstag.

Zusammenfassung zum halben Urlaubstag

Wir haben die wichtigsten Aspekte in Stichpunkten zusammengefasst:

• Der gesetzlich festgelegte Mindesturlaub dient der Erholung und darf daher nicht zerstückelt werden
• Es gibt folglich keinen gesetzlichen und grundsätzlich Anspruch auf halbe Urlaubstage
• Das Gesetz regelt nur den dort festgeschriebenen Mindesturlaub, nicht aber einen darüber hinausgehenden Mehrurlaub
• Beim Mehrurlaub sind halbe Urlaubstage möglich
• Eine entsprechende Regelung muss allerdings detailliert im Arbeitsvertrag festgeschrieben werden
• Ist eine derartige (oder andere) Sondervereinbarung nicht im Vertrag festgeschrieben, gelten für den Mehrurlaub die gleichen Regeln wie für den Mindesturlaub

Anmerkung

Das Urteil des Landesarbeitsgerichts in Baden-Württemberg bezieht sich lediglich auf den Anspruch. Im genannten Fall, ging es dem Arbeitnehmer darum, seinen grundsätzlichen Anspruch auf halbe Urlaubstage einzuklagen. Auf Basis des BUrlG hat das Gericht die Klage abgewiesen. Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch auf halbe Urlaubstage. Das bedeutet allerdings nicht automatisch, dass der Arbeitgeber dem Arbeitsnehmer keine halben Urlaubstage gewähren darf.

Solange sich Arbeitnehmer und -geber über die Situation einig sind, gibt es auch kein Problem. Wenn Manfred seine Vorgesetzte fragt, ob er einen halben Tag frei bekommen kann und sie sagt: „Klar!“, ist auch die Situation klar. Denn: Wo kein Kläger da kein Richter. Dies gilt nicht nur für potentiellen Mehrurlaub sondern auch für den gesetzlichen Mindesturlaub.
Das aber nur am Rande. 😉

In eigener Sache

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Grundsätzliches zum Mindesturlaub

Zunächst einmal muss betont werden, dass das deutsche Arbeitsrecht in Bezug auf den Mindesturlaub sehr klar ist.

Jeder Arbeitnehmer hat einen gesetzlichen Anspruch auf bezahlten Urlaub.

Dieser Anspruch ist im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt und beträgt mindestens 24 Werktage pro Jahr. Diese Zahl entspringt dem Umstand, dass auch der Samstag in Deutschland nach wie vor als Werktag zählt. Jeder Arbeitnehmende soll 4 Wochen Mindesturlaub bekommen. Daher die 24 Tage.
Das Gesetzt ist sehr missverständlich formuliert. Die „4 Wochen“ sind die verständlichere Ausgangsposition. Bei einer 5-Tage-Woche entspricht der Mindesturlaub 20 Urlaubstage, also 20 bezahlten Arbeitstagen. Arbeitnehmer, die weniger als 5 Tage pro Woche arbeiten, haben entsprechend weniger Urlaubsanspruch. Mit 4 Arbeitstage pro Woche hättest du also 16 Urlaubstage. Und bei 3 Arbeitstagen?
Richtig, 12 Tage.

Mindesturlaub im Minijob

Aber wie sieht es bei Minijobbern aus? Zunächst ist wichtig: Auch sie haben einen gesetzlichen Anspruch auf bezahlten Urlaub, und zwar in Höhe des anteiligen gesetzlichen Mindesturlaubs. Das Gesetz macht hier – entgegen der weitverbreiteten Meinung – keinen Unterschied zwischen Vollzeit- und Teilzeitkräften. An dieser Stelle also der vielleicht wichtigste Aspekt für Arbeitgeber:
Der gesetzliche Mindesturlaub gilt auch für den Minijob, uneingeschränkt, und kann nicht durch tarifvertragliche Regelungen oder Betriebsvereinbarungen reduziert werden.

Selbst ein Minijobber der nur einen Tag in der Woche arbeitet, hat Anspruch auf bezahlten Urlaub!

Arbeitet eine Minijobberin das gesamte Jahr immer am Montag, hat sie Anspruch auf 4 voll bezahlte Urlaubstage im Jahr. Diese Info ist nicht nur für die Arbeitnehmenden, sondern in gleichem Maß für Arbeitgebende wichtig.

Das gibt es bei Urlaub und Minijob zusätzlich zu beachten

Der Urlaubsanspruch gilt auch für Minijobber immer pro rata temporis (anteilig zum Beschäftigungszeitraum). Das bedeutet, dass ein Minijobber, der beispielsweise erst im Juli anfängt zu arbeiten, nur Anspruch auf den anteiligen Urlaub für die verbleibenden Monate des Jahres hat. Die gilt nach § 5+6 BurlG.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Abgeltung des Urlaubsanspruchs. Das BUrlG sieht vor, dass der Urlaubsanspruch in der Regel innerhalb des Kalenderjahres gewährt und genommen werden muss. Wenn der Arbeitnehmer jedoch seinen Urlaub nicht nehmen kann, weil er z.B. krank ist oder aus anderen Gründen nicht arbeiten kann, kann er den Urlaub auch auf das nächste Kalenderjahr übertragen, muss aber bis zum 31.03. genommen werden. Das gilt auch für Minijobber.

Zudem ist wichtig, dass der Urlaub in der Regel nicht abgegolten werden kann, d.h. der Arbeitgeber kann den Urlaub nicht einfach auszahlen. Eine Ausnahme besteht, wenn das Arbeitsverhältnis endet und der Arbeitnehmer seinen Urlaub nicht nehmen konnte. In diesem Fall hat er nach § 7 Abs. 4 BurlG Anspruch auf eine finanzielle Abgeltung seines Urlaubsanspruchs.

Gerade im Zusammenhang mit Teilzeitkräften ist immer wieder die Rede von „halben Urlaubstagen„. Fakt ist: es gibt keine halben Urlaubstage. Wer das BurlG rauf und runter liest, wird keine Spur davon finden. Vor allem bei Minijobs ist diese Info für Arbeitgeber wichtig. Wenn Anja das ganze Jahr jeden Montag von 09:00 Uhr bis 12:00 Uhr und dazu mittwochs von 13:00 bis 17:00 Uhr arbeitet, bekommt sie nicht nur 4 Urlaubstage im Jahr, sondern 8. Auch wenn Anja nur den halben Tag effektiv arbeitet, arbeitet sie trotzdem 2 Tage die Woche. Um also auf die 4 Wochen Mindesturlaub zu kommen, bekommt Anja 8 bezahlte Urlaubstage.
Unzählige Minijobber sind hier durch Unwissenheit des Arbeitgebers schon um einiges an bezahltem Urlaub „betrogen“ worden.
Dieses Thema bringt uns abschließend noch zu einem etwas komplexeren: unregelmäßige Arbeitszeiten.

Mindesturlaub bei unregelmäßigen Arbeitszeiten von Minijobbern

Im einfachen Fall ist der Mindesturlaub für Minijobber also einfach berechnet:

4 x Arbeitstage pro Woche = Mindesturlaub

Nicht selten arbeiten Minijobber aber unregelmäßig. Wie verhält es sich hier mit dem Mindesturlaub?
Sind die Arbeitstage im Vornherein festgelegt, ist die Sache noch relativ einfach. Milos arbeitet im 3-Wochen-Rythmus immer 3-2-1. Er arbeitet also in der ersten Woche 3 Tage, in der zweiten 2 und in der dritten 1 Tag. Der Urlaubsanspruch wird dann anteilig zum Urlaub von Vollzeitenkräften im Unternehmen berechnet:

(Jahresurlaub bei Vollzeit x Arbeitstage von Milos in drei Wochen) / Werktage im Betrieb in drei Wochen = Urlaubstage von Milos

Vollzeitkräfte haben im Jahr 20 Tage Urlaub. Sie arbeiten in drei Wochen 15 Tage. Milos arbeitet in 3 Wochen nur 6 Tage und bekommt nach dieser Rechnung also nur 8.

(20 x 6) / 15 = 8

Die Berechnung funktioniert auch mit 2 Wochen, 4 Wochen, 5 Wochen, etc.

Komplizierter ist die Sache allerdings bei Abrufarbeit, was bei Minijobbern verbreitet ist wie z.B. bei Springern in der Gastronomie. Dieses Thema ist rechtlich nicht 100% geklärt. Hierbei ist es für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, den Urlaubsanspruch von Beginn an auf Basis einer „fiktiven“ festen Arbeitszeit zu definieren. Das ist für euch als Arbeitgeber nicht nur für den Urlaubsanspruch extrem wichtig!

Ruft euch immer wieder in’s Gedächtnis: Minijobber sind Teilzeitkräfte. Im Gesetz über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge (Teilzeit- und Befristungsgesetz – TzBfG) steht in § 12 Abs. 1 eindeutig: „Wenn die Dauer der wöchentlichen Arbeitszeit nicht festgelegt ist, gilt eine Arbeitszeit von 20 Stunden als vereinbart.“ Diese müssen vom Arbeitgeber dann auch Vergütet werden, auch wenn die aktive Arbeitszeit nur z.B. 8 Stunden betragen hat.

Du solltest mit Minijobbern auf Abruf also unbedingt feste Arbeitszeiten vereinbaren. Auch wenn diese schließlich nicht der Realität entsprechen, hast du trotzdem eine gute Grundlage um die Urlaubstage zu berechnen.
Fiktion und Realität lassen sich dabei am besten in Form von Stunden vereinbaren. Angenommen Maya kann oder will 10 Stunden die Woche als Springerin arbeiten. In diesem Fall könnte man also sagen, dass Maya offiziell immer Montags und Dienstag von 19:00 Uhr bis 24:00 Uhr arbeitet. Auch wenn sie in der Realität die 10 Stunden dann an anderen Tagen oder gelegentlich auch mal auf 3 Tage arbeitet, hätten Arbeitnehmer und Arbeitgeber immer noch eine für beide Seiten vernünftige Grundlage für vereinbarte Urlaubstage.
In diesem Fall wären es dann?
Richtig, 8 bezahlte Urlaubstage im Jahr.

Fazit: Die wichtigsten Infos zum Mindesturlaub im Minijob

Abschließend noch einmal die wichtigsten Aspekte zusammengefasst:

1. Minijobber haben Anspruch auf bezahlten Mindesturlaub
2. Minijobber gelten als Teilzeitkräfte
3. Das Gesetz macht beim Mindesturlaub keinen Unterschied zwischen Teil- und Vollzeitkräften
4. In Deutschland gilt ein Mindesturlaub von 24 Werktagen bzw. 4 Wochen
5. Die Anzahl der bezahlten Urlaubstage richtet sich nach den Arbeitstagen pro Woche: Arbeitstage pro Woche x 4
6. Auch im Minijob gilt pro rata temporis: Urlaub Anteilig zum Beschäftigungszeitraum im Jahr
7. Der Urlaub darf nur unter bestimmten Voraussetzungen ausbezahlt werden
8. Es gibt keine halben Urlaubstage
9. Bei unregelmäßigen Arbeitszeiten wird die Anzahl der Urlaubstage im Verhältnis zu den Urlaubstagen der Vollzeitkräfte berechnet
10. Bei einem Abrufarbeitsverhältnis sollten unbedingt „fiktive“ feste Arbeitstage definiert werden um den Urlaubsanspruch berechnen zu können.

Wir hoffen der Artikel hat dir bei deiner Recherche weitergeholfen. Sollte dein Unternehmen noch auf der Suche nach einer guten Software zur Urlaubsverwaltung sein, schau bei absence vorbei.
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Arbeitszeiterfassung mit Excel – ein Stolperstein nach dem anderen

Sind wir mal ehrlich: Wie läuft es, wenn die Arbeitszeit der Mitarbeiter mit Hilfe einer Excel-Tabelle erfasst werden soll? Wahrscheinlich so: Zuerst sucht man einen Mitarbeiter, der sich bei dem Wort „Excel-Tabelle“ nicht sofort unter seinem Schreibtisch versteckt. Der Mutige öffnet also Excel und beginnt, eine Tabelle zur Arbeitszeiterfassung zu erstellen. Spätestens wenn er zum dritten Mal die automatische Datumseingabe in Excel ändern muss, hat er keine Lust mehr und sucht im Internet nach einer Vorlage für die Zeiterfassung.

Okay, die Excel-Tabelle steht: Jetzt müssen die Mitarbeiter nur noch täglich und zuverlässig ihre Arbeitszeiten eintragen. Hört sich das realistisch an? Wer hat schon Lust, jeden Tag seine Zeiten einzutragen? Das schiebt man doch am besten auf das Ende der Woche und macht gleich alles in Einem. So können nur leider sehr große Ungenauigkeiten bei der Arbeitszeiterfassung entstehen, die das Unternehmen mitunter viel kosten können. Außerdem ist Excel selbst recht fehleranfällig: Wird beispielsweise aus Versehen eine Formel gelöscht, ist die ganze Tabelle durcheinander – und die Stimmung im Keller.

Wir dürfen es nochmal zusammenfassen – Das bringt dir eine Arbeitszeiterfassung mit Excel:

1. Aufwändige Erstellung der Excel-Tabelle: Die Erstellung einer Excel-Tabelle für die Arbeitszeiterfassung erfordert Zeit und Mühe. Es müssen Formeln, Formatierungen und automatische Berechnungen eingefügt werden, was zusätzliche Komplexität mit sich bringt.
2. Großer Zeitaufwand zum Eintragen der Arbeitszeiten: Mitarbeiter müssen ihre Arbeitszeiten manuell in die Excel-Tabelle eintragen, was zeitaufwendig sein kann. Dies kann dazu führen, dass Mitarbeiter ihre Zeiten nur sporadisch aktualisieren oder diese am Ende der Woche zusammenfassen, was zu Ungenauigkeiten führen kann.
3. Ungenauigkeit beim Erfassen der Arbeitszeiten: Durch manuelle Eingaben besteht ein erhöhtes Risiko von Fehlern und Ungenauigkeiten bei der Arbeitszeiterfassung. Tippfehler oder falsche Formeln können zu falschen Arbeitszeitdaten führen, was die Genauigkeit beeinträchtigt.
4. Fehleranfälligkeit von Excel: Excel-Tabellen sind anfällig für Fehler, insbesondere wenn nicht sorgfältig damit umgegangen wird. Das Löschen oder Ändern von Formeln oder das Verschieben von Daten kann die Integrität der Arbeitszeiterfassungstabelle beeinträchtigen und ungenaue Ergebnisse liefern.
5. Intransparenz: Mit Excel ist es schwierig, einen umfassenden Überblick über die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter zu erhalten. Die Daten sind in verschiedenen Tabellenblättern oder Dateien verstreut, was die Konsolidierung und Auswertung erschwert.

Gibt es eine bessere Lösung als die Arbeitszeiterfassung mit Excel?

Klar! Und zwar mit einer Software zur Arbeitszeiterfassung. Arbeitszeiten werden automatisch erfasst und sparen dem Mitarbeiter das lästige Eintragen der Stunden per Hand. So spart er sich Zeit und kann sich auf wichtigere Dinge konzentrieren – seine Arbeit zum Beispiel. Außerdem ist so eine Software viel genauer und kann Arbeitszeiten auch einzelnen Projekten, Aufgaben oder Kunden zuordnen. Falsche Eintragungen, versehentlich gelöschte Daten und intransparente Arbeitszeiterfassung sind damit Geschichte! Denn auch Fehlzeiten, Krankheitstage, Urlaub und Überstunden erfasst eine Software automatisch und genau. Wer das früher alles manuell verwaltet hat, weiß, welcher Aufwand dahintersteckt.

Warum trägt eine Software auch zur guten Stimmung im Unternehmen bei? Weil sie Transparenz schafft! Jeder Mitarbeiter weiß, dass seine Arbeitszeiten exakt erfasst werden und die seines Kollegen auch. So kann die Mitarbeiterzufriedenheit enorm gesteigert werden. Und das allerbeste? Eine Software zur Arbeitszeiterfassung spart enorm viel Zeit und Nerven und kostet dein Unternehmen (bei den richtigen Anbietern) dabei nur sehr wenig.

Du hättest gerne alle Vorteile einer Arbeitszeiterfassung per Software im Überblick? Voilà:

1. Automatisierte und dadurch schnellere Arbeitszeiterfassung: Durch die automatische Erfassung der Arbeitszeiten entfällt der manuelle Aufwand für Mitarbeiter, ihre Zeiten einzutragen. Dies spart Zeit und erhöht die Effizienz.
2. Größere Genauigkeit bei der Arbeitszeiterfassung: Eine Software zur Arbeitszeiterfassung eliminiert Fehlerquellen, die bei der manuellen Eingabe von Arbeitszeiten auftreten können. Dadurch werden genaue und zuverlässige Daten gewährleistet.
3. Erfassung von Fehlzeiten, Krankheitstagen, Urlaub und Überstunden: Eine Software zur Arbeitszeiterfassung erfasst nicht nur die Arbeitszeiten, sondern auch andere wichtige Informationen wie Fehlzeiten, Krankheitstage, Urlaub und Überstunden. Dies ermöglicht eine umfassende und genaue Verwaltung der Mitarbeiterzeiten.
4. Transparenz und gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit: Durch eine transparente Arbeitszeiterfassung mit einer Software fühlen sich Mitarbeiter fair behandelt und können sicher sein, dass ihre Arbeitszeiten genau erfasst werden. Dies trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei und schafft ein positives Arbeitsumfeld.
5. Kostengünstige Anbieter: Es gibt eine Vielzahl von Anbietern, die Softwarelösungen zur Arbeitszeiterfassung anbieten, die für Unternehmen kostengünstig sind. Die Investition in eine solche Software bietet langfristige Effizienzvorteile und einen positiven Return on Investment.

Wir bringen es nochmal auf den Punkt

Arbeitszeiterfassung mit einer Software ist schneller, transparenter, verlässlicher, exakter, sehr günstig und macht deine Mitarbeiter zufriedener! Hört sich gut an, oder? Das finden wir bei absence.io auch. Deshalb bietet unsere Software auch alles, was das Zeiterfassungs-Herz begehrt – und noch viel mehr. Nicht nur die Arbeitszeiterfassung, auch die Urlaubsplanung, das Fehlzeitenmanagement und die digitale Personalverwaltung sind mit absence.io kein Problem mehr. Wir haben dich noch nicht ganz überzeugt? Dann überzeuge dich selbst und teste absence.io kostenlos!

DIREKT LOSLEGEN

* Die Nennung nur eines Geschlechts dient hier rein dem Lesefluss. Wir möchten aber darauf hinweisen, dass wir alle Geschlechter (m/w/d) ansprechen und miteinbeziehen wollen.

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Das sagt das deutsche Arbeitsrecht

Gemäß dem deutschen Arbeitsrecht haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf einen Mindesturlaub von 24 Werktagen pro Jahr. Wörtlich steht unter § 3 Dauer des Urlaubs des Bundesurlaubsgesetzes:
(1) Der Urlaub beträgt jährlich mindestens 24 Werktage.
(2) Als Werktage gelten alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind.

Dieser Urlaubsanspruch gilt auch für Werkstudenten.

Aber Moment: Bedeutet das, dass ein Werki, der 2 Tage die Woche arbeitet, 12 Wochen Mindesturlaub hat?

Natürlich nicht. Diese Formulierung im Bundesarbeitsgesetzt ist sehr unglücklich. Im ersten Gedanken schließt man auf 24 „Urlaubstage“. Gemeint sind aber insgesamt 24 „Werktage“ Urlaub. Geschrieben wurde das Gesetzt 1963, als samstags noch gängig gearbeitet wurde: Aus 6 Werktagen entstanden also „24 Tage“.

Deutlich verständlicher wird die Regelung, wenn man diese 24 Tage in Wochen übersetzt. In Wochen beträgt der Mindesturlaub für alle Angestellten 4 Wochen. Daraus leiten sich die entsprechenden „Urlaubstage“ ab.

Arbeitet deine Werkstudentin also 2 Tage die Woche, bekommt sie einen Mindesturlaub von 8 Tagen. Das Ganze ist also ganz einfach, oder?
Leider ist es das bei Werkis eben nicht. Die bei Werkstudierenden recht geläufigen „unregelmäßigen Arbeitszeiten“ machen die Sache etwas komplizierter.

Mindesturlaub für Werkstudenten bei unregelmäßigen Arbeitszeiten

Das Thema Mindesturlaub für Werkstudenten bei unregelmäßigen Arbeitszeiten ist ein wenig komplex und wirft die ein oder andere rechtliche und praktische Frage auf.
Häufig arbeiten Werkstudierende z.B. in den Semesterferien mehr als während des Semesters. Viele passen während eines Kalenderjahres ihre Arbeitszeiten an ihren Stundenplan an. Diese Dinge machen die Frage nach der Mindestanzahl an Urlaubstagen etwas schwierig.

Grundsätzlich ist das Thema deutlich zu komplex, um es mit einer einfachen Milchmädchenrechnung gesetzlich zu regeln. Bei allen Werkstudierenden sind die Arbeitsverhältnisse unterschiedlich. Die einen arbeiten wenig, die andern viel. Manche arbeiten während der Vorlesungszeit nur 1 Tag aber während der Ferien 5 Tage die Woche. Das bedarf Rechnerei.

Die tatsächlich einfachste Variante um den Urlaubsanspruch von Werkis zu berechnen, ist die „Jahresbezogene Umrechnung“.

Mit ihr werden die Urlaubstage der Werkstudierenden auf Basis des Urlaubsanspruchs von Vollzeitkräften ermittelt. Die Rechnung geht wie folgt:

Vereinbarte Urlaubstage der Vollzeitkräfte / Jahreswerktage des Unternehmens x tatsächlich Arbeitstage des Werkstudentin = Urlaubsanspruch der Werkstudentin

An folgendem Beispiel wird es deutlicher:

Bei Reifen Schubert haben Vollzeitkräfte einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei insgesamt 250 Arbeitstagen im Jahr. Werkstudentin Maya arbeitet insgesamt 120 Tage im Jahr.

30 / 260 x 120 = 14,4

Aufgerundet bekommt Maya also 15 Urlaubstage.

Somit weit so logisch. Es bleiben aber ein paar Fragen offen:

Wie sieht es mit Mindesturlaub aus?

Wie es sich bei unregelmäßigen Arbeitszeiten mit dem Mindesturlaub verhält, wird aus der Rechnung oben nicht 100% klar. Grundsätzlich könnt ihr die Rechnung aber mit den entsprechenden 20 Tagen Mindesturlaub für Vollzeitangestellte (5-Tage-Woche) anstellen. Damit kommt ihr sehr gut hin. Genau geregelt ist die Sache gesetzlich aber nicht!

Woher weiß ich die Gesamtanzahl der Arbeitstage der Werkis im kommenden Jahr?

Kaum ein Werkstudent kann die Anzahl seiner Arbeitstage schon im Voraus bzw. Vorjahr wissen und somit angeben. Hier bleibt nur Schätzen oder Definieren. Im Nachhinein anpassen ist schwierig.
Das bringt uns zu unserem anschließenden Ratschlag.

Tipp: Unbedingt vertraglich vereinbaren!

Um Verwirrung und vor allem Ärger zu vermeiden, würden wir euch in jedem Fall empfehlen, das Thema Urlaubstage mit euren Werkis bei Vertragsabschluss intensiv durchzusprechen. Klärt ganz genau ab, wie viele Urlaubstage im Arbeitsvertrag festgeschrieben werden und warum. Das hilft euch am Ende selbst bei den verrücktesten Arbeitszeiten eine Lösung zu finden. Am Ende lässt sich durch den Arbeitsvertrag alles außer Zweifel ziehen und somit auch die Problematik des Mindesturlaubs für Werkstudenten mit unregelmäßigen Arbeitszeiten vermeiden.

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