Spätestens mit Blick auf zukünftige gesetzliche Anforderungen wird klar: Eine gut gepflegte Personalakte ist kein „Nice-to-have“ mehr, sondern ein Muss.

In diesem Artikel erfährst du:

• was genau eine Personalakte ist
• welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht
• welche Rechte Mitarbeitende haben
• und warum die digitale Personalakte schon heute unverzichtbar ist

Die Personalakte beinhaltet alle wichtigen Informationen und Dokumente eines Mitarbeitenden, die in direktem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.

Sie hilft dabei, die Personalverwaltung zu organisieren, und sorgt gleichzeitig für rechtliche Sicherheit im Unternehmen.

Wichtig ist: In der Personalakte befinden sich vertrauliche Daten, deshalb sollten nur berechtigte Personen Zugriff darauf haben.

Grundsätzlich gilt: Alles, was einen klaren Bezug zum Arbeitsverhältnis hat, darf in der Personalakte gespeichert werden.

Es gibt aber dennoch klare Grenzen. Datenschutzrechtliche und betriebsverfassungsrechtliche Vorgaben sowie die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden müssen immer beachtet werden.

Heißt konkret: Es darf nicht einfach alles gespeichert werden.

Nicht erlaubt sind private oder irrelevante Informationen. Dazu zählen zum Beispiel:

• private Fotos
• persönliche Vorlieben
• Krankheitslisten
• ärztliche oder psychologische Gutachten

Kurz gesagt: Sensible Gesundheitsdaten oder private Informationen ohne direkten Bezug zur Arbeit dürfen in der Personalakte nicht gespeichert werden.

Für Mitarbeitende ist die Personalakte keine „Blackbox“. Sie haben klare Rechte:

• Sie dürfen jederzeit Einsicht nehmen, ohne einen Grund angeben zu müssen.
• Sie können Notizen machen und Kopien erstellen.
• Sie dürfen den Betriebsrat hinzuziehen.
• Sie können eigene Stellungnahmen oder Gegendarstellungen ergänzen.
• Sie haben das Recht, falsche Daten korrigieren zu lassen.

Personalakten enthalten viele sensible und vertrauliche Informationen. Zugriff sollten daher immer nur berechtigte Personen haben.

Unternehmen müssen dabei:

• Datenschutzvorgaben einhalten
• eine sichere Speicherung gewährleisten
• die Einwilligung zur Datennutzung haben

Damit das im Alltag auch wirklich funktioniert, braucht es eine strukturierte und sichere Lösung. Digitale Personalakten, wie die von absence.io, liefern hier eine intuitive und sichere Möglichkeit, die alle Anforderungen umsetzt. Bei der Auswahl der passenden Software sollte darauf geachtet werden, wie hoch die Datensicherheit ist, zum Beispiel, wo die Server stehen und wie die Daten verschlüsselt werden.

Aktuell gibt es noch keine festen gesetzlichen Vorgaben, was eine Personalakte im Detail beinhalten muss.

Grundsätzlich gilt: Alles, was einen direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis hat, kann aufgenommen werden. Typische Inhalte sind zum Beispiel Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen oder Leistungsbeurteilungen.

Hier findet ihr eine praktische Checkliste, die auch dabei hilft, alle relevanten Daten eurer Mitarbeitenden zu sammeln.

Für Beamte und Angestellte im öffentlichen Dienst gelten Sonderregelungen. Mehr Infos dazu findet ihr hier.

Eine gut strukturierte und gepflegte Personalakte hat viele Vorteile und zahlt sich im Arbeitsalltag schnell aus:

• erhöht Effizienz in HR-Prozessen
• sorgt für rechtliche Sicherheit
• schützt sensible Daten
• unterstützt langfristige Unternehmensorganisation

Besonders relevant wird das Ganze mit Blick auf das nächste Jahr.

Ab 2027 wird sie gesetzlich verpflichtend: Bestimmte Personalunterlagen müssen dann digital und zentral verwaltet werden. Dazu gehören zum Beispiel Krankenkassenbescheinigungen, Arbeitszeitnachweise, Entgeltabrechnungen und Immatrikulationsnachweise.

Wichtig zu wissen: Mit „digital“ ist dabei nicht gemeint, die Dokumente als PDF auf irgendwelchen Laufwerken abzuspeichern. Die Unterlagen müssen digital strukturiert sein und jederzeit eindeutig den jeweiligen Mitarbeitenden zugeordnet werden können.

Digitale Personalakten sind also keine praktische Alternative mehr, sondern der neue (rechtliche) Standard. Sie erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen und erleichtern euch die Personalverwaltung sehr.

Vorteile einer digitalen Personalakte:

• DSGVO- und Rechtskonformität
• schneller, ortsunabhängiger Zugriff auf alle relevanten Daten
• eine klare, zentrale Struktur anstatt verteilter Einzelablagen
• eine deutlich höhere Datensicherheit durch moderne Systeme und Berechtigungen

Wenn ihr Lust habt, schon jetzt auf der sicheren Seite zu sein, könnt ihr absence.io 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich nutzen. Außerdem stehen euch unsere Produkt-Profis jederzeit zur Verfügung. Bucht einfach einen Termin, und wir werfen gemeinsam einen Blick in unsere Software.

Die digitale Personalakte wird 2027 Pflicht: Was bedeutet das für Unternehmen? 10 Fragen und Antworten

5 Gründe, warum die digitale Personalakte schon jetzt unverzichtbar ist

Personalverwaltung – Disziplin mit Optimierungsbedarf

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Bei geringfügig Beschäftigten unterscheiden sich die erforderlichen Angaben teilweise von denen für Voll- und Teilzeitkräfte. In diesem Beitrag erklären wir dir alles, was du über Personalfragebögen wissen musst, inklusive praktischer Vorteile bezüglich der Nutzung von DATEV. Damit du im Anschluss direkt loslegen kannst, findet du in diesem Beitrag kostenlose Personalfragebogen Vorlagen zum Herunterladen – eine für Voll- und Teilzeitkräfte und eine für Minijobber.

Was ist ein Personalfragebogen und wofür wird er verwendet?

Ein Personalfragebogen ist ein Formular, mit dem Arbeitgebende wichtige Informationen über ihre Mitarbeitenden erfassen. Typische Inhalte sind:

• Angaben zur Person (Name, Adresse, Geburtsdatum)
• Bankverbindung
• Steuer- und Sozialversicherungsinformationen
• ggf. weitere Beschäftigungsverhältnisse

Durch einen gut strukturierten Personalfragebogen lassen sich administrative Prozesse wie Lohnabrechnungen, Arbeitsvertragserstellungen und Meldungen an die Sozialversicherung deutlich vereinfachen.

Personalfragebogen für Arbeitnehmende: Inhalte nach Beschäftigungsart

Je nach Beschäftigungsform unterscheiden sich die Anforderungen an einen Personalfragebogen. Während Vollzeit- und Teilzeitkräfte umfangreiche Angaben machen müssen, gelten für Minijobber besondere steuer- und sozialversicherungsrechtliche Regelungen. Hier bekommst du eine kompakte Übersicht der relevanten Inhalte – strukturiert nach Beschäftigungsart.

Bei Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten ist der Personalfragebogen besonders umfassend. Neben den grundlegenden personenbezogenen Daten werden häufig zusätzliche Informationen benötigt, um eine korrekte Abrechnung und Verwaltung sicherzustellen.

Typische Angaben im Personalfragebogen für Voll- und Teilzeitkräfte sind:

• Personenbezogene Daten
• Steuerliche Angaben
• Sozialversicherungs- und Beitragsgruppen
• Angaben zu Qualifikationen, Aus- und Weiterbildungen
• Ggf. weitere beschäftigungsrelevante Informationen

Minijobber sind geringfügig Beschäftigte und unterliegen daher besonderen Regelungen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Entsprechend ist auch der Personalfragebogen speziell auf diese Anforderungen zugeschnitten.

Ein Personalfragebogen für Minijobbende sollte folgende Inhalte abdecken:

• Personenbezogene Daten
• Beschäftigungsstatus zu Beginn des Minijobs
• Angaben zur Krankenversicherung
• Informationen zu weiteren Beschäftigungen
• Antrag zur Befreiung der Rentenversicherung

Grundsätzlich gilt immer, dass im Personalfragebogen ausschließlich Fragen gestellt werden dürfen, die für Arbeitgebende im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Bedeutung sind.

Kostenlose Personalfragebogen-Vorlagen zum Downloaden

DATEV: ein strukturierter Personalfragebogen erleichtert die Lohnabrechnung

DATEV ist ein Standardtool für die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland. Die übersichtlich geordneten Daten aus dem Personalfragebogen lassen sich einfach in DATEV einpflegen, um:

• Lohnabrechnungen korrekt zu erstellen
• Sozialversicherungsmeldungen zu generieren
• Steuerrelevante Angaben wie Steuerklasse oder Freibeträge zu berücksichtigen

Für Minijobber ist das besonders praktisch, da die geringfügige Beschäftigung in DATEV als eigene Kategorie geführt wird. So werden Abgaben korrekt berechnet, ohne dass umfangreiche Anpassungen nötig sind.

Ein Personalfragebogen darf ausschließlich Informationen abfragen, die für das konkrete Arbeitsverhältnis erforderlich sind. Rechtliche Grundlage dafür ist das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), das Bewerbende und Mitarbeitende vor Diskriminierung schützt und klare Grenzen für zulässige Fragen setzt.

Folgende Angaben dürfen grundsätzlich nicht abgefragt werden:

• Weltanschauung
• ethnische Herkunft
• sexuelle Identität
• Familienplanung oder Schwangerschaft (außer es besteht ein direkter Bezug zur Arbeitssicherheit, z. B. bei der Arbeit mit giftigen Chemikalien)

Fragen, die während des Bewerbungsprozesses verboten, nach einer Anstellung jedoch zulässig sind:

• Geschlecht
• Alter
• Behinderung
• Religion

Mitarbeitende und Bewerbende sind nicht verpflichtet, unzulässige Fragen zu beantworten.

Für Arbeitgeber ist es wichtig, sich gut darüber zu informieren, welche Fragen gestellt werden dürfen, da sie für unzulässige Fragen, die zu einer Benachteiligung im Sinne des AGG führen, belangt werden können (§ 15 AGG).

Die im Personalfragebogen abgefragten Daten sind vertraulich und unterliegen strengen Datenschutzanforderungen. Zugriff darauf sollten daher nur bestimmte Personen haben:

• die Mitarbeitenden selbst
• die Personalabteilung
• der Arbeitgeber bzw. die zuständige Führungskraft

Voll- und Teilzeitkräfte sollten in einem Personalfragebogen persönliche Daten, Bankverbindung, Informationen zur Krankenversicherung sowie zur Lohnsteuer und Angaben zur Beschäftigung geben.

Ja, der Personalfragebogen für Minijobber ist deutlich schlanker. Geringfügig Beschäftigte müssen lediglich persönliche Daten, Bankverbindung und Sozialversicherung angeben. Zudem haben sie die Möglichkeit einen Antrag auf Befreiung der Rentenversicherungspflicht zu stellen, dieser ist unserem Personalfragebogen für Minijobber beigefügt. Weitere Angaben sind in der Regel nicht nötig.

Es dürfen ausschließlich Daten erhoben werden, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind.

Digitale Personalfragebögen bieten zahlreiche Vorteile, sie ermöglichen:

• schnelle und effiziente Datenerfassung
• direkte Integration in Softwarelösungen wie DATEV
• sichere, zentrale Speicherung aller Mitarbeitendendaten

Dadurch sparen Unternehmen Zeit, reduzieren Verwaltungsaufwand und können Personalinformationen jederzeit abrufen.

Um all diese Vorteile zu nutzen und Prozesse zu vereinfachen, hat absence.io bereits 2017 eine digitale Personalakte eingeführt.

Mit der digitalen Personalakte von absence.io werden alle relevanten Informationen an einem Ort gespeichert:

• Personalfragebögen
• Vertrags- und Mitarbeiterdokumente
• Steuer- und Sozialversicherungsdaten
• Historien und Änderungen jederzeit nachvollziehbar

Alle Daten sind DSGVO-konform, sicher gespeichert und jederzeit abrufbar.

Wenn du mehr zu diesem Thema erfahren willst, zeigt dir dieser Blogartikel 5 überzeugende Gründe für die digitale Personalakte – der fünfte Grund ist dabei besonders entscheidend.

Ob Vollzeit, Teilzeit oder Minijob – absence.io unterstützt dich dabei, deine Personalprozesse zu digitalisieren, Verwaltungsaufwand zu reduzieren und Fehlerquellen zu minimieren.

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Du brauchst noch die Vorlage für 2025? Die gibt es hier.

1. In der Vorlage sind 8 Stunden Arbeitszeit pro Tag vordefiniert. Diese kannst du aber unter der Zelle „Arbeitsstunden / Tag“ anpassen.
2. In der Vorlage sind alle Wochentage (Mo-Fr) als Arbeitstage definiert. Wie viele Arbeitstage es tatsächlich pro Monat sind (beeinflusst z.B. durch Feiertage, die je nach Staat und Bundesland variieren oder Samstagsarbeit), kannst du unter der Zelle „Arbeitstage / Monat“ anpassen.

1. Bei Start trägst du ein, wann du deinen Arbeitstag begonnen hast (z.B. 09:00).
2. Bei Ende trägst du ein, wann du deinen Arbeitstag beendet hast (z.B. 16:00).
3. Wenn du eine Pause gemacht hast, trägst du bei Pause die Länge deiner Pause in Minuten ein (z.B. 00:30).

Alles wird in dem Format hh:mm eingetragen, also z.B. 09:00 für 9 Uhr vormittags.
Auch die Pausenzeit trägst du in diesem Format ein, also z.B. 00:30 für 30 Minuten Pause.

Die Tabelle errechnet dein Stundenkonto automatisch.
Bei Stundenkonto siehst du, wie viele Stunden du in dem entsprechenden Monat noch arbeiten musst. Hat die Zahl am Ende des Monats die 0 überschritten und erreicht den Plus-Bereich, siehst du automatisch deine Überstunden.

Urlaub: Die Anzahl deiner Urlaubstage im jeweiligen Monat trägst du bei „Urlaubstage“ ein. Die Stunden werden dann von den zu arbeitenden Stunden entsprechend abgezogen. Für eine bessere Übersicht, kannst du deine Urlaubstage z.B. farbig markieren.

Vorlage als Google Drive Tabelle

Wenn ihr eure Arbeitszeiten mit einer Google Drive Tabelle erfassen möchtet, bieten wir euch auch dort eine Vorlage an.

Um sie zu verwenden, klickt ihr einfach oben links auf „Datei“ und dann auf „Kopie erstellen“. Diese Kopie könnt ihr in eurem Google Drive Account speichern und die Zeiterfassungsvorlage individuell verwenden.

Wenn du auf der Suche nach einer Stundenzettel-Vorlage bist, kannst du dir hier eine PDF- oder Word-Vorlage herunterladen.

Grundsätzlich ist die Arbeitszeiterfassung mit Excel in Deutschland zulässig.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in einem Urteil vom 13. September 2022 (Az.: 1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen.

Die Art und Weise der Zeiterfassung ist jedoch nicht vorgeschrieben.

Excel kann daher als geeignetes Werkzeug für die Arbeitszeiterfassung verwendet werden.

Es gibt jedoch einige Voraussetzungen, die bei der Verwendung von Excel für die Zeiterfassung beachtet werden müssen:

• Die Zeiterfassung muss vollständig und lückenlos sein.
• Sie muss täglich erfolgen.
• Es müssen die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten erfasst werden.
• Die Zeiterfassung muss manipulationssicher sein.

Es ist jedoch wichtig, darauf zu achten, dass die Excel-Vorlage zur Zeiterfassung den oben genannten Anforderungen entspricht. Gerade der letzte Punk kann sich dabei als schwierig erweisen.

Folgende Aspekte sollte man bei einer Zeiterfassung mit Excel-Vorlage allerdings beachten:

1. Aufwändige Erstellung der Excel-Tabelle: Die Erstellung erfordert Zeit und Mühe, da Formeln und Formatierungen eingefügt werden müssen, was zusätzliche Komplexität bedeutet.
2. Großer Zeitaufwand zum Eintragen der Arbeitszeiten: Manuelles Eintragen kann zeitaufwendig sein, führt möglicherweise zu sporadischen Aktualisierungen und Ungenauigkeiten.
3. Ungenauigkeit beim Erfassen der Arbeitszeiten: Manuelle Eingaben erhöhen das Risiko von Fehlern und Ungenauigkeiten.
4. Fehleranfälligkeit von Excel: Excel-Tabellen sind anfällig für Fehler, insbesondere bei unsachgemäßem Umgang.
5. Intransparenz: Schwierigkeiten beim Erhalten eines umfassenden Überblicks über die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter aufgrund von verstreuten Daten.

Du solltest zu dem Thema auch einen Blick auf unseren Artikel Arbeitszeiterfassung mit Excel: Langwierig, unsicher und teuer werfen.

Wer bei der Zeiterfassung auf Nummer sicher gehen und trotzdem sein Budget schonen möchte, sollte sich für eine absence.io entscheiden. Da wir von unserem Produkt maßlos überzeugt sind und unsere Zeiterfassungssoftware für die beste halten, dürfen wir sie euch wärmsten an’s Herz legen.

Im Gegensatz zu jeder Excel-Vorlage bieten wir euch digitale Zeiterfassung mit:

Digitaler Stoppuhr, Stempelterminal oder manuellen Einträgen

Smartem und automatischem Überstundenmanagement

Nutzbarkeit via Web und mobile App (iOS & Android)

Optimaler Übersicht für Admins und Nutzer

Trustpilot

Wenn du deine Zeiterfassung auf das nächste Level bringen möchtest, kannst du unsere Software jetzt 14 Tage kostenlos und vollkommen unverbindlich testen. Du musst keine Zahlungsdaten hinterlegen und der Textzeitraum endet automatisch. Probier es einfach aus!

Unsere Expertinnen und Experten stehen dir dabei jeder kostenlos mit Rat und Tat zur Seite.

• Reisekostenabrechnung-Vorlage: als PDF und DOCX
• Kostenlose Excel Urlaubsplaner Vorlage für 2025
• Stundenzettel-Vorlage kostenlos herunterladen
• Urlaubsantrag-Vorlage kostenlos herunterladen

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Unser Urlaubsplaner erfasst dabei nicht nur Urlaub, sondern auch Krankheits- und Home-Office-Tage. Gleichzeitig ist die Vorlage einfach, flexibel und zuverlässig. Viel Spaß damit!

VORLAGE HERUNTERLADEN

Anleitung: So benutzt du die Urlaubsplaner Excel-Vorlage von absence.io

Schritt 1: Am unteren Rand des Urlaubsplaners findest du einen Reiter für jeden Monat. Gehe in den Januar und trage dort deine Mitarbeitenden ein. Diese werden dann bereits automatisch für den jeden Monat und die Gesamtübersicht übernommen.

Schritt 2: Trage im letzten Reiter „Zusammenfassung“ bei „Urlaubs-Kontingent“ die entsprechende Anzahl an Urlaubstagen ein. Diese lassen sich für jede Person separat angeben, wenn du z.B. Vollzeit- und Teilzeit-Kräfte hast.

Schritt 3: Los geht’s! Setze ein „U“ für Urlaub, ein „K“ für Krankheit oder ein „HO“ für Home-Office bei den entsprechenden Tagen ein. In der rechten Tabelle siehst du dann die Summe der einzelnen Abwesenheitstage.

Schritt 4: Im letzten Reiter „Übersicht“ bietet die Excel-Vorlage eine Gesamtübersicht:

• Urlaubstage: Die Anzahl aller im Jahr bisher genommenen Urlaubstage
• Krankheit: Die Anzahl aller Krankheitstage
• Home Office: Die Anzahl aller Home Office Tage
• Urlaubs-Kontingent: Die Anzahl des entsprechenden Urlaubsanspruchs
• Resturlaub: Die Anzahl der noch nicht genommenen Urlaubstage

Unsere Urlaubsplaner Excel-Vorlage ist simpel und effektiv. Du kannst alle Urlaube (und mehr) damit erfassen. Mit der entsprechenden Übersichtsseite behältst du gleichzeitig den nötigen Überblick.
Viel Spaß damit!

VORLAGE HERUNTERLADEN

Weitere Optionen

Wenn du den Urlaub über eine Google Drive Tabelle verwalten möchtest, findest du hier eine entsprechende Vorlage. Um sie zu nutzen, klicke einfach oben links auf „Datei –> Kopie erstellen“.

Ihr braucht noch die Vorlage für 2025? Die könnt ihr euch direkt hier herunterladen.

Hast du Lust auf eine noch bessere Lösung zur Urlaubsplanung?

Unsere Excel-Vorlage zur Urlaubsplanung ist großartig, keine Frage. Es gibt aber eine Lösung die noch einfacher, sicherer und übersichtlicher ist: unser digitaler Urlaubsplaner.

absence.io setzt einen Schritt weiter vorne an. Alle Mitarbeitenden bekommen ihren eigenen Account. Darüber wird alles beantragt und freigegeben.

Beispiel:

Beantragen
Antonia möchte im September eine Woche Urlaub nehmen. Sie wählt in absence.io die entsprechenden Tage aus und beantragt mit nur einem Klick den gewünschten Urlaub.

Freigeben
Ihre Vorgesetzte, Mascha, bekommt eine entsprechende Benachrichtigung (z.B. per Mail, Teams oder Slack) und kann den gewünschten Urlaub entsprechend
freigeben oder nicht.

Automatisierung und Übersicht
Im Hintergrund wird alles entsprechend deiner Statuten erfasst und überwacht. Angestellte und Vorgesetzte haben stets einen allumfassenden Überblick über die Urlaubs- und Abwesenheitssituation. Dazu kommen viele praktische Automatismen.
Hat jemand z.B. keine Urlaubstage mehr übrig, kann er oder sie auch nichts mehr beantragen. Uvm.

Zeit sparen, Geld sparen und Sicherheit
Das ist nicht nur bequem für Angestellte und Vorgesetzte sondern reduziert deinen HR-Aufwand signifikant. Gleichzeitig wird die Sache deutlich sicherer. Excel ist anfällig. Bei absence.io ist alles nach höchsten Sicherheitsstandards verschlüsselt und mit den entsprechenden Berechtigungen ideal vor unbefugten Zugriffen geschützt. Alle sehen nur das, was sie sehen dürfen.

Bereit?

Klingt simpel oder? Wenn du bereit bist, dich von Excel-Vorlagen zu verabschieden und deine Urlaubsverwaltung auf das nächste Level zu heben, bist du bei uns richtig. Teste unsere Software 14 Tage unverbindlich und kostenlos – oder vereinbare einen Beratungstermin mit unseren Produkt-Experten!

JETZT LOSLEGEN

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• Urlaubsrückstellung richtig berechnen und buchen

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Unsere Vorlage umfasst die wichtigsten und gängigsten Informationen.

• Mitarbeiterinformationen
• Antragsdetails
• Vertretung
• Rückmeldung
• Genehmigung

Wenn ihr mit einem internen Server oder einer Cloud für euer Dokumenten-Management arbeitet, empfehlen wir euch die Urlaubsantrag-Vorlage zentral abzulegen, damit sie von jedem der sie benötigt schnell und einfach gefunden werden kann.

Die Mitarbeitenden sollten die Vorlage einfach ausdrucken können. Das beinhaltet nicht nur ein schnelles Finden der Vorlage sondern eine gute Formatierung für den Druck. Wenn ihr unsere PDF-Vorlage verwendet, habt ihr damit keine Schwierigkeiten.
Stellt zudem sicher, dass der Druckvorgang keine Schwierigkeiten bereitet. Papier, Tinte, Verbindung und Co. sollten nicht Sorgen der Angestellten sein.

Bei einem analogen Prozess sollte man immer darauf achten, dass die Mitarbeitenden den Antrag unkompliziert einreichen können und schnell eine Rückmeldung bekommen. Bei der Urlaubsplanung ist zügige Gewissheit und Planungssicherheit das A und O.

Wenn du alle Schwierigkeiten und Ärgernisse der Urlaubsverwaltung beseitigen möchtest, vergiss die Urlaubsantrag-Vorlage und hol dir eine digitale Lösung.

Mit einer Urlaubsplaner Software und App muss niemand mehr nach Vorlagen suchen. Das spart Zeit und Nerven.

Deine Angestellten müssen keine Urlaubsantrag-Vorlagen mehr ausdrucken. Das verhindert nicht nur das Ringen mit Druckgeräten. Ihr spart Papier, Tinte und im Idealfall den ganzen Drucker. Das schont Umwelt und Unternehmenskonto.

Speziell für Unternehmen, in denen nicht immer alle Angestellten vor Ort sind, ist eine Software-Lösung optimal. Der Urlaubsantrag kann einfach digital eingereicht, geprüft und bestätigt werden.

Mit einer digitalen Lösung sind nicht nur die Anträge deutlich schneller gestellt als mit einer Papiervorlage. Der oder die Vorgesetzte bekommt direkt eine Benachrichtigung per E-Mail, Teams oder Slack und kann den Antrag zügig bearbeiten. Mit einem Klick ist dieser bestätigt. Das macht Vorgesetzte und Angestellte glücklich.

Manuelles Eintragen birgt immer ein hohes Fehlerrisiko. Digitale Lösungen reduzieren durch entsprechende Funktionen und Meldungen mögliche Fehler deutlich.

Eine digitale Urlaubsverwaltung vereinfacht eure Prozesse mit praktischen Features, die eine Vorlage nicht hat. Z.B. haben Vorgesetzte und Teammitglieder über den Teamkalender stets einen genauen Überblick, wer wann im Urlaub ist.

Software-Lösungen wie absence.io bieten viele praktische Zusatzfunktionen:

• Verschieden Abwesenheitstypen: absence.io erfasst nicht nur Urlaub sondern auch Krankheitstage, Dienstreisen, Standortwechsel, Home Office und Co.
• Digitale Arbeitszeiterfassung: Abwesenheit und Anwesenheit gehen Hand in Hand. Deshalb ist die digitale Zeiterfassung oft inklusive oder hinzu buchbar.
• Einfache Integration: Um nicht ständig zwischen verschiedenen Anwendungen springen zu müssen, lässt sich absence.io optimal mit Microsoft, Google, Slack und Co. verknüpfen.

In einer Software sind alle sensiblen und persönlichen Daten sicher verwahrt. Jeder sieht nur das, was er sehen darf. Das ist bei der Papiervorlage nicht gegeben, Stichwort: „Rumliegen lassen“.
Zudem muss auch beim Urlaubsantrag perspektivisch gedacht werden. Die Pflicht zur digitalen Zeiterfassung ist bereits in Kraft getreten. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis die digitale Urlaubsverwaltung Pflicht wird. Starte deshalb am besten gleich jetzt!

Stellt man die klassische Urlaubsantrag-Vorlage und eine digitale Lösung gegenüber, kann es nur einen Sieger geben.
Eine Software ist:

• schneller
• unkomplizierter
• sicherer
• flexibler
• nützlicher
• übersichtlicher

Eine Software ist sogar günstiger. Die digitale Urlaubsverwaltung von absence.io kostet nur 2€ pro Nutzer und Monat. Rechnet man Papier, Drucker, Tinte, Zeitmehraufwand, Personal etc. dagegen, kommt ihr mit einer Software günstiger weg als mit der staubigen Papierarbeit.

Also: Verabschiedet euch vom Zettelchaos der Urlaubsantrag-Vorlage und kommt zu absence.io!

Ihr könnt unsere Software 14 Tage kostenlos testen oder direkt einen kostenlosen Beratungstermin mit unseren Experten vereinbaren. Wir beantworten alle eure Fragen und gehen individuell auf eure Unternehmenssituation ein um die optimale Lösung für euch zu finden.

• Kostenlose Excel Urlaubsplaner Vorlage für 2025
• Reisekostenabrechnung-Vorlage: als PDF und DOCX
• Stundenzettel-Vorlage kostenlos herunterladen
• Zeiterfassung Excel-Vorlage kostenlos herunterladen
• Urlaubsbescheinigung – 10 Fragen, 10 Antworten und eine Mustervorlage

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Viel Spaß damit!

Bevor du den Stundenzettel herunterlädst, noch ein Hinweis: Nach einem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13.09.2022, müssen Unternehmen mit über 10 Mitarbeitenden alle Arbeitszeiten zukünftig digital erfassen. Wenn das für dich/euch zutrifft, erlauben wir uns den Tipp, dich bereits jetzt mit dem Thema digitaler Arbeitszeiterfassung auseinander zu setzen. Die Pflicht kommt!

Alternativ könnt ihr euch auch unsere Excel-Voralge zur Arbeitszeiterfassung kostenlos herunterladen.

Wenn du das Ausdrucken, Stift suchen, Durchgestreiche und Co. leid bist – egal ob als Boss, Vorgesetze oder Mitarbeiter – ist es an der Zeit, dich vom klassischen Stundenzettel zu verabschieden. Die Zeit ist reif für deinen Einstieg in die digitale Zeiterfassung!

Die digitale Arbeitszeiterfassung bietet dir viele Vorteile:

1. Genauigkeit & Sicherheit: Digitale Systeme erfassen Arbeitszeiten genau und verhindern menschliche Fehler oder Manipulationen. Außerdem kannst du mit einer Zeiterfassungssoftware genau festlegen, wer was sehen darf. Das schützt vor ungewollte Einsicht in herumliegende Stundenzettel.
2. Effizienz: Es spart Zeit. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten schnell und einfach über eine Software erfassen, anstatt manuell Stundenzettel auszufüllen. Dazu kommt das Ausdrucken wenn der alte Zettel voll ist, das altbekannte Stift suchen, etc.
3. Transparenz: Mitarbeiter können ihre eigenen Arbeitszeiten überprüfen und Arbeitgeber haben einen optimalen Überblick über die geleistete Arbeitszeit.
4. Flexibilität: Mit der richtigen Zeiterfassungssoftware kann entweder eine digitale Stoppuhr verwendet werden, ein digitales Terminal zum Ein- und Ausstempeln oder ein Zeiteintrag nachträglich manuell eingetragen werden. Je nach Gusto der Vorgesetzten oder Angestellten.
5. Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung und den Verzicht auf papierbasierte Systeme können Unternehmen Kosten für Druck, Lagerung und Verwaltung von Zeiterfassungsunterlagen reduzieren.
6. Compliance: Digitale Arbeitszeiterfassung hilft dir bei der Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften und -gesetzen. Wie oben erwähnt, wird die digitale Zeiterfassung Pflicht!
7. Integration: Viele digitale Arbeitszeiterfassungssysteme können nahtlos in andere Unternehmenssoftware integriert werden, z. B. Gehaltsabrechnungssysteme oder HR-Software, was den Verwaltungsaufwand weiter reduziert und die Effizienz steigert.

Wenn du eher der traditionelle Typ bist, auf Zettel und Stift stehst und dein Unternehmen weniger als 10 Mitarbeitende hat, wirst du mit der Stundenzettel-Vorlage glücklich werden. Wenn du diese Voraussetzungen nicht erfüllst, bist du reif für die digitale Transformation. Für dich wird es Zeit für die digitale Zeiterfassung von absence.io!

Digitale Stoppuhr und Stempel-Terminal

Intelligente Überstundenverwaltung

Nutzbar via Web & App
(Android & iOS)

Praktische Statistiken, Berichte und Auswertungen

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• Zeiterfassung mit Excel: Langwierig, unsicher und teuer
• Digitale Zeiterfassung im Handwerk: Pflicht oder nicht?
• Reisekostenabrechnung-Vorlage: als PDF und DOCX
• Kostenlose Excel Urlaubsplaner Vorlage für 2025

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Der Inhalt der Reisekostenabrechnung ist gesetzlich nicht 100% definiert. Wir haben uns in unserer Vorlage deshalb auf die gängigsten Felder konzentriert.

• Vorname
• Nachname
• Personalnummer
• Abteilung

• Reisebeginn (Hier bitte das Datum eintragen)
• Uhrzeit (des Reisebeginns)
• Reiseende
• Uhrzeit
• Reiseziel
• Reisezweck
• Verkehrsmittel
• (bei PKW) Kilometer

• Fahrkosten (gesamt)
• Übernachtungskosten (gesamt)

Verpflegungsmehraufwand

• für eine eintägige Reise
• für eine mehrtägige Reise
• Abzüge für Frühstück (20%), Mittag- und Abendessen (40%) (Wenn vom Arbeitgeber kostenlos zur Verfügung gestellt)

• Reisenebenkosten (z.B. Maut, Trinkgeld, Gepäckaufbewahrung, etc.)
• Reisekosten gesamt

Wie du siehst, ist unsere Vorlage zur Reisekostenabrechnung für 9 von 10 Anwendungsfällen die richtige. Wenn du sie genau so verwenden kannst, lade dir das PDF herunter. Solltest du Sonderfelder ergänzen müssen oder auch bestimmte entfernen wollen, hol dir die Word-Datei.
Viel Spaß damit!

Die Reisekostenabrechnung mit Vorlage ist ein bewährtes System. Aber einfacher geht immer.

Vereinfachen lässt sich vor allem der Prozess. Mit einer Vorlage läuft die Reisekostenabrechnung in etwa so:

• Herbert sucht die Vorlage auf seinem Rechner oder dem Firmenserver.
• Herbert findet die Vorlage nicht.
• Er bittet seine Kollegin Vera, ihm die Vorlage zu schicken.
• Vera schickt ihm die Vorlage.
• Herbert möchte die Vorlage ausdrucken.
• Die Verbindung zum Drucker streikt.
• Er fragt Vera ob, sie ihm die Vorlage ausdrucken kann.
• Vera druckt die Vorlage für Herbert aus.
• Herbert füllt die Vorlage entsprechend aus und bringt sie zu seiner Vorgesetzten Yvonne.
• Yvonne fragt Herbert nach den Belegen.
• Herbert sucht die Belege.
• Herbert findet die Belege und bringt sie zu Yvonne.
• Yvonne prüft die Reisekostenabrechnung und die Belege.
• Yvonne bringt alles in die Buchhaltung.

Klingt stressig. Dabei kämen mit einem derartigen Ablauf alle Beteiligten noch glimpflich davon. Oft läuft das schlechter.

Deutlich effizienter läuft das mit … Trommelwirbel … einer Software!

Mit einer Softwarelösung, vor allem mit einer mobilen App, läuft die Reisekostenabrechnung deutlich einfacher.

• Herbert hat die absence.io App für Reisekostenabrechnung auf seinem Smartphone.
• Digitale Belege kann er direkt hochladen, ausgedruckte Belege wie z.B. Bewirtungsbelege kann er per Foto hochladen und Ausgaben mit seiner Firmenkreditkarte werden automatisch als Ausgabe angelegt.
• Alle weiteren Informationen kann er direkt in der App eintragen, ohne Suchen, ohne Drucken, ohne Hin und Her.
• Herbert kann die Reisekostenabrechnung noch auf der Heimfahrt digital einreichen.
• Yvonne bekommt direkt eine entsprechende Benachrichtigung. Sie kann alles digital prüfen – notfalls auch vom Sofa – und freigeben.
• Anschließend landet alles automatisch und vollständig in der Buchhaltung.
• Fertig.

Wenn du davon überzeugt bist, dass eine Softwarelösung besser zu dir passt als die klassische Reisekostenabrechnung-Vorlage dann probier es einfach aus. Du kannst absence.io 14-Tage lang kostenlos, unverbindlich und mit allen Funktionen testen. Alternativ kannst du natürlich auch eine Demo buchen und dir von unseren Expertinnen und Experten alles im Detail erklären lassen. Viel Spaß!

• Reisekostenabrechnung mit Excel: Warum es eine schlechte Idee ist.
• Reisekostenabrechnung via App: Warum digitales Einreichen und Abrechnen essentiell sind
• Digitale Reisekostenerstattung: Wie sie Prozesse verschlankt, Hürden bewältigt und die Mitarbeiterzufriedenheit steigert
• Kostenlose Excel Urlaubsplaner Vorlage
• Zeiterfassung Excel-Vorlage: Kostenlos herunterladen
• Stundenzettel-Vorlage kostenlos herunterladen
• Urlaubsantrag-Vorlage kostenlos herunterladen

The post Reisekostenabrechnung-Vorlage: als PDF und DOCX appeared first on Abwesenheiten, Zeiterfassung, Spesen - absence.io Blog.