Kaum hat der Ex-Mitarbeiter die Bürotür ein letztes Mal hinter sich geschlossen, rollen seine Personalunterlagen auch schon durch den Reißwolf? So einfach ist das nicht! Für Personalakten gibt es gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen. Pauschal lässt sich leider nicht sagen, wann die Unterlagen vernichtet werden dürfen. 3 Jahre? 10 Jahre? Oder doch 30 Jahre? In unserer Checkliste findest du die genauen Fristen.
Aufbewahrungsfrist Personalakten: Was sagt das Arbeitsrecht?
Bei der Aufbewahrung von Personalunterlagen greifen verschiedene Gesetze. Als Erstes kümmern wir uns um die arbeitsrechtlichen Fristen. Drei Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verjähren die im BGB geregelten Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis. Bis dahin hat der ehemalige Mitarbeiter Zeit, Schadensersatzansprüche geltend zu machen oder sein Arbeitszeugnis einzufordern. Die Frist gilt erst ab dem 31. Dezember des Jahres, in dem der Arbeitsvertrag endet. Bis diese abgelaufen ist, solltest du die Personalakte auf keinen Fall vernichten.
Wie lange muss ich Personalunterlagen steuerrechtlich aufbewahren?
Auch das Steuerrecht hat Einfluss auf die Aufbewahrungsfrist der Personalakte. Du musst den Steuerbehörden sowie Sozialversicherungsträger bei Betriebsprüfungen oder einer Lohnsteuer-Außenprüfung Einsicht in die steuerrechtlich relevanten Bestandteile der Personalunterlagen gewähren. Hierbei geht es zum Beispiel um die ordnungsgemäße Abführung der Beiträge an Sozialversicherungen, den Solidaritätszuschlag, die Kirchensteuer oder die Lohnsteuer. Relevante Unterlagen wie Freistellungsbescheinigungen, Reisekostenabrechnungen oder Arbeitszeitlisten anhand der Zeiterfassung der Arbeitszeit dürfen erst nach sechs Jahren vernichtet werden.
Für alle Dokumente, die zur Gewinnermittlung eines Betriebs nötig sind gilt sogar eine Frist von zehn Jahren. Hierzu zählen beispielsweise Lohnsteuerunterlagen, Jahresabschlüsse oder Lohnlisten.
Das sagt das Sozialgesetzbuch zu diesem Thema
Hierbei geht es um die Beitragsabrechnungen und -nachweise des Gesamtsozialversicherungsbeitrags. Wenn sich entsprechende Lohnnachweise über die Arbeitsstunden und das gezahlte Entgelt in der Personalakte befinden, gilt für diese eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren.
Für die Aufzeichnungen und Unterlagen im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersvorsorge gelten Sonderregeln. Nimmt der Arbeitnehmer die betriebliche Altersvorsorge erst mehr als sechs Jahr nach Arbeitsvertragsende in Anspruch, müssen die Dokumente bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden. Eine spätere korrekte Besteuerung der betrieblichen Altersversorgungsbezüge muss sichergestellt werden.
Eine Checkliste zur Aufbewahrung von Personalunterlagen
Hier haben wir für dich noch einmal alle Fristen auf einen Blick zusammengefasst:
| Wo geregelt? | Wie lange? | Welche Unterlagen (Beispiele)? |
| Arbeitsrecht | 3 Jahre | Gesamte Personalakte |
| Steuerrecht | 6 Jahre | LohnkontenFreistellungsbescheinigungenReisekostenabrechnungen Fahrtenbücher Rechnungsbelege über Auslagenersatz Arbeitszeitlisten |
| Steuerrecht (für betriebliche Gewinnermittlung benötigte Unterlagen) | 10 Jahre | LohnlistenLohnsteuerunterlagenJahresabschlüsse Jahresabschlusserläuterungen Buchungsbelege Buchführungsunterlagen Inventarlisten Inventarunterlagen |
| Sozialversicherungsrecht | 5 Jahre | Lohnnachweise über die Arbeitsstunden und das gezahlte Entgelt |
| Sozialversicherungsrecht (Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge) | 30 Jahre (wenn der Versorgungsfall erst nach der 6-Jahresfrist eintritt) | Aufzeichnungen und Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge |
In unserem Artikel zum Inhalt der Personalakte findest du eine genaue Aufstellung, was in die Akte darf. Außerdem haben wir dir eine Personalakten-Checkliste zum Download zusammengestellt.
Die digitale Personalakte und die Aufbewahrungsfristen
Jetzt stellt sich die Frage: Arbeitest du noch analog oder bist du schon auf eine digitale Personaldatenbank umgestiegen? Die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen bringen eine regelmäßige Kontrolle mit sich. Verwaltest du die Personaldaten in Papierform, kann es einige Zeit in Anspruch nehmen, bis alle Aktenschränke durchgeschaut sind. Da du die alten Personalakten bis zu 30 Jahre aufbewahren musst, wird der Platz irgendwann einmal knapp. Und wer will schon ein zweites Büro nur für Aktenschränke anmieten?! Bei der digitalen Lösung sind alle Daten sicher und platzsparend in der Cloud verstaut und können auf einen Klick abgerufen werden. So lassen sich Personalakten zeit- und kosteneffizient verwalten.
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