Einige haben Angst, dass die Einführung eines Zeiterfassungssystems kompliziert und zeitaufwendig ist. Diese Sorge ist jedoch oft unbegründet. Moderne Zeiterfassungssysteme lassen sich einfach und schnell einrichten, und der Aufwand bleibt unabhängig von der Teamgröße meist sehr gering.

In diesem Artikel erfährst du, wie du die Arbeitszeiterfassung in deinem Unternehmen Schritt für Schritt einführst, welche Herausforderungen auftreten können und am Ende findest du noch eine Checkliste für eine erfolgreiche Implementierung.

Eine strukturierte Einführung macht es für alle Beteiligten nachvollziehbar und einfach. So gehst du vor:

Bevor du eine Zeiterfassung einführst, solltest du genau wissen, was dein Unternehmen braucht.

• Arbeiten die Mitarbeitenden im Büro, im Homeoffice oder mobil?
• Gibt es Teams im Außendienst, die eine mobile Lösung benötigen?
• Soll die Arbeitszeiterfassung im Außendienst direkt über eine mobile App erfolgen?
• Müssen Projektzeiten erfasst werden?
• Braucht ihr eine Funktion zur Schicht- oder Dienstplanung?
• Welche bestehenden Systeme sollen integriert werden, damit Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Lohnabrechnungen automatisch synchronisiert werden?

Gerade für mobile Teams ist eine digitale Zeiterfassung besonders praktisch. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten direkt über Smartphone oder Tablet erfassen, egal wo sie gerade sind. Der größte Nutzen entsteht, wenn die Zeiterfassung mit bestehenden Systemen verbunden wird. Moderne Lösungen bieten Schnittstellen zu HR-Systemen, Lohnabrechnung und Buchhaltung, sodass Arbeitszeiten automatisch in die Lohnabrechnung fließen.

Eine klare Analyse ist die Grundlage für eine erfolgreiche Einführung.

Bevor du das System dauerhaft einführst, starte zunächst eine Testphase, wenn du dir noch nicht sicher bist. Wenn du schon davon überzeugt bist, dass die Software zu euch passt, kann die Testphase selbstverständlich auch übersprungen werden.

Einen Guide für die erste Einrichtung der Zeiterfassung von absence.io findest du hier in Text– oder Videoform. Die Einrichtung ist super einfach und ihr könnt schon nach wenigen Minuten mit der Software starten.

Profi-Tipp: Plane deine Testphase ausreichend in deinen Kalender ein! Häufig werden Test-Accounts angelegt, obwohl man keine Kapazitäten für einen ordentlichen Test eingeplant hat. 14 Tage sind vorbei wie nichts und die kostenlose Testphase ist abgelaufen. (Unter uns: Sollte dir das bei absence passieren, können wir deinen Test-Zeitraum auch ein wenig verlängern.)

Wenn ihr von der Tauglichkeit der Software überzeugt seid, wird es Zeit, eure Mitarbeitenden mit an Bord zu holen. Eine kurze Einweisung erleichtert den Einstieg für alle Beteiligten. Komplizierte Workshops sind bei den meisten digitalen Zeiterfassungssystemen nicht nötig.

Tipps für einen erfolgreichen Start:

• Kurze Einweisung aller Mitarbeitenden in die wichtigsten Funktionen:
  • Zeiterfassung mit nur einem Klick starten und stoppen
  • Abwesenheiten eintragen
  • Vertretungen einteilen
• Ansprechpartner für Rückfragen bereitstellen

Erkläre nicht nur die Technik, sondern auch die Vorteile der digitalen Zeiterfassung für euer Unternehmen.

Damit die Einführung gut klappt, sind Akzeptanz und Offenheit im Team entscheidend. Transparenz zu schaffen ist daher sehr wichtig.

Erkläre deinem Team, warum ihr eine digitale Zeiterfassung einführt und welche Vorteile sie bringt:

• transparente Arbeitszeiten
• weniger Papierkram
• einfachere Urlaubsplanung
• bessere Übersicht über Überstunden
• Betriebsrat (falls vorhanden) frühzeitig einbeziehen – das unterstützt bei Regelungen und Datenschutzfragen
• Datenschutz ernst nehmen: Zeige deinem Team, welche Daten genau erfasst werden, wie sie geschützt sind und dass die Softwarelösungen meist DSGVO-konform sind

So fühlen sich alle Beteiligten eingebunden und erkennen die Vorteile der digitalen Zeiterfassung.

Nach einer erfolgreichen Testphase kann die digitale Zeiterfassung im Unternehmen genutzt werden. Und auch wenn ihr euch ohne Testphase für eine Software entschieden habt, ist die Implementierung nicht das Ende des Prozesses. Gerade in den ersten Monaten lohnt es sich, regelmäßig Feedback bei den Mitarbeitenden einzuholen:

• Funktioniert die Zeiterfassung im Alltag?
• Gibt es Unklarheiten bei bestimmten Funktionen?
• Welche Prozesse lassen sich noch vereinfachen?

So können Missverständnisse oder Probleme früh erkannt und einfach gelöst werden.

Die Praxis zeigt, dass bei der Einführung häufig ähnliche Fehler gemacht werden.

Typische Stolperfallen sind:

1. Fehlende Kommunikation: Mitarbeitende sollten darüber informiert werden, warum das System eingeführt wird
2. Betriebsrat zu spät einbeziehen: Frühzeitige Abstimmung erleichtert die Umsetzung
3. Zu komplexe Software: Einfache und intuitive Lösungen sind erfolgreicher
4. Keine Testphase: Ohne Testphase werden Probleme oft erst spät sichtbar
5. Keine Integration in bestehende Systeme: So entstehen unnötige manuelle Prozesse

Ja, in Deutschland müssen Unternehmen ein System zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einrichten.

Nein. Auch für große Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden geht die Einführung einfach und schnell.

Sie reduziert den Verwaltungsaufwand, erhöht die Transparenz und sichert dein Unternehmen rechtlich ab.

Das hängt natürlich von verschiedenen Faktoren ab. Bei absence.io haben wir allerdings die Erfahrung gemacht, dass unsere Kunden in der Regel nach wenigen Tagen startklar sind. Die Bedienung unserer Zeiterfassung ist sehr einfach und intuitiv. Sobald die Mitarbeitenden angelegt und eingewiesen sind, kann es losgehen.

Grundsätzlich lassen sich Arbeitszeiten mit Excel gut erfassen. Wie gut das funktioniert, hängt jedoch stark von der Zuverlässigkeit der Admins und Nutzer ab. Letztlich ist es bei der Zeiterfassung mit Excel das gleiche Dilemma wie mit allen lokalen Dateien: Werden sie zuverlässig gepflegt? Haben alle die aktuelle Version? Werden sie am richtigen Ort gespeichert? Haben nur die Personen Zugriff, die ihn auch haben dürfen? Bei der Zeiterfassung mit Excel läufst du schnell Gefahr, nicht nur ein Datenschutzproblem zu bekommen, sondern auch gegen gesetzliche Vorgaben zur systematischen Arbeitszeiterfassung zu verstoßen. Unser Tipp: Investiert ein paar Euro in eine professionelle Lösung und vermeidet dieses Risiko.

Wenn du die Arbeitszeiterfassung endlich stressfrei, transparent und effizient gestalten willst, ist jetzt der genau richtige Zeitpunkt. Mit der digitalen Zeiterfassung von absence.io bekommst du eine Lösung, die sofort spürbare Entlastung bringt, ohne komplizierte Installation.

• Arbeitszeiterfassungspflicht: Ab wann gilt sie und lohnt sich eine digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe?
• Arbeitszeiterfassung mit Excel: Langwierig, unsicher und teuer
• Zehn Gründe für die digitale Zeiterfassung
• Ausnahmen bei der Zeiterfassungspflicht: Welche gibt es?

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Klare Antwort: Ja, auch für kleine Teams lohnt sich eine digitale Abwesenheitsverwaltung auf alle Fälle.

Viele kleine Unternehmen fragen sich: “Brauchen wir wirklich eine digitale Abwesenheitsverwaltung? Reicht nicht eine Excel-Liste? Ist das nicht nur etwas für große Firmen?”

Bei absence.io haben wir fast 400 Kunden mit weniger als 10 Mitarbeitenden, die unsere digitale Abwesenheitsverwaltung erfolgreich nutzen und uns von signifikanten Entlastungen berichten, vor allem in Sachen Zeitersparnis.

Warum das so ist und weshalb sich ein digitales Abwesenheitsmanagement oft schon nach wenigen Stunden amortisiert, erklären wir in diesem Artikel.

Weil Zeit gerade in kleinen Teams besonders wertvoll ist.

In Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitenden gibt es meistens keine eigene Personalabteilung. Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder Home-Office Tage werden per E-Mail, Chat oder Excel organisiert.

Das Problem dabei:

• Abstimmungen kosten Zeit
• Rückfragen häufen sich
• Resturlaub muss manuell geprüft werden
• Vertretungen sind nicht klar geregelt
• Informationen sind nicht zentral verfügbar
• Vorlagen für Urlaubsanträge werden lange gesucht
• Urlaubsanträge gehen auf und unter Schreibtischen verloren

Gerade in kleinen Teams wirkt sich jede Abwesenheit unmittelbar auf Projekte und Kunden aus.

Eine digitale Abwesenheitsverwaltung schafft hier sofort Transparenz.

Ja und das oft schneller als gedacht.

Stellen wir uns beispielsweise ein Team mit 8 Mitarbeitenden vor.

Wie viel Zeit geht pro Monat für manuelle Urlaubsverwaltung drauf?

• Suchen von Formularen und Vorlagen
• Abstimmung von Urlaubsanträgen
• Nachfragen zum Resturlaub
• Eintragen in Excel
• Kontrolle von Überschneidungen

Der ganze Prozess wird durch absence.io deutlich effizienter.

Bei einem durchschnittlichen Stundenlohn von 26 €, reicht schon eine einzige gesparte Arbeitsstunde im Monat aus, um die monatlichen Kosten von 23,92 € bei 8 Mitarbeitenden vollständig zu decken.

Kurzfristig vielleicht. Langfristig selten.

Excel-Listen haben viele Schwächen:

• manuelle Pflege
• Fehleranfälligkeit
• keine automatischen Genehmigungsprozesse
• keine Erinnerungen
• keine Transparenz in Echtzeit
• Chaos beim Teilen von Dateien

Sobald mehrere Personen Zugriff brauchen oder Vertretungen geplant werden müssen, steigt der Aufwand schnell an.

Eine digitale Abwesenheitsverwaltung automatisiert genau diese Prozesse.

• Wer ist im Urlaub?
• Wer arbeitet im Homeoffice?
• Wer ist krank?
• Wer ist auf Dienstreise?
• etc.

Ein Blick ins System reicht aus. Weniger Rückfragen, keine Unsicherheiten.

• Urlaubsanträge werden mit 2 Klicks erstellt und mit einem genehmigt
• Resturlaub wird automatisch berechnet und angezeigt
• Fehlzeiten werden sauber dokumentiert

Das spart super viel Zeit. Erfahrungsgemäß bleibt es nicht bei nur einer gesparten Stunde pro Monat.

Mitarbeitende können:

• ihren Resturlaub jederzeit einsehen
• Abwesenheiten selbst beantragen
• den Genehmigungsstatus direkt verfolgen

Das reduziert Rückfragen und stärkt Eigenverantwortung.

Wenn du die Verwaltung von Abwesenheiten endlich stressfrei, transparent und effizient gestalten willst, ist jetzt der genau richtige Zeitpunkt. Mit dem Abwesenheitsmanagement von absence.io bekommst du eine Lösung, die auch für kleine Teams super funktioniert und sofort spürbare Entlastung bringt, ohne komplizierte Installation.

Andreas von retush weiß, wie sich echte Entlastung anfühlt:

Wenn ihr Lust habt das ganze einfach mal auszuprobieren könnt ihr absence.io 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Außerdem stehen euch unsere Produkt-Profis jederzeit zur Verfügung. Bucht einfach einen Termin und lasst euch mehr zum Thema digitales Abwesenheitsmanagement erzählen.

• Warum Abwesenheitsmanagement für Startups nicht chaotisch sein muss
• Digitaler Abwesenheitskalender: Kein Nice-to-Have mehr
• Digitale Krankmeldung: Vorteile und Best Practices für Arbeitgeber

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Für viele kleine Unternehmen ist die Einführung einer Zeiterfassung jedoch nicht nur eine organisatorische Aufgabe, sondern bringt auch einige Herausforderungen mit sich. Die Anforderungen an die Dokumentation der Arbeitszeiten sind durch neue gesetzliche Regelungen gestiegen, wie etwa das Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022, das die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch für Kleinbetriebe festgelegt hat. Hinzu kommt der Anspruch an Datenschutz und DSGVO-Konformität, der sich oft nur schwer mit herkömmlichen, manuellen Methoden umsetzen lässt.

Doch eine verlässliche Zeiterfassung muss kein komplexes Unterfangen sein. Moderne, digitale Lösungen bieten heute flexible und benutzerfreundliche Funktionen, die sich speziell für die Bedürfnisse kleiner Unternehmen eignen. Sie ermöglichen es euch, Zeitmanagement und Compliance zu vereinbaren und gleichzeitig eine präzise Grundlage für eine effiziente Betriebsführung zu schaffen.

In diesem Artikel erfahrt ihr, wie ihr die Zeiterfassung in eurem Kleinbetrieb optimal umsetzen könnt, welche Anforderungen erfüllt werden müssen und welche Vorteile eine digitale Zeiterfassung für euer Unternehmen bringen kann.

 Die Zeiterfassung ist nicht nur eine Frage der Organisation – sie ist auch eine gesetzliche Pflicht. Gerade für Kleinbetriebe ist es wichtig, die rechtlichen Anforderungen zu kennen und umzusetzen, um potenzielle Risiken und Strafen zu vermeiden.

Gesetzliche Anforderungen

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom September 2022 besteht eine klare Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung für Unternehmen jeder Größe, einschließlich Kleinbetrieben. Dieses Urteil baut auf einer früheren Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) auf, die die Notwendigkeit zur genauen Erfassung der Arbeitszeiten zur Einhaltung der Arbeitszeitgesetze betonte. Damit soll sichergestellt werden, dass Mitarbeitende vor Überarbeitung geschützt sind und ihre gesetzlich festgelegten Ruhezeiten eingehalten werden. (Mehr Informationen dazu findet ihr auch auf der offiziellen Website des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales.)

Für euch als Kleinbetrieb bedeutet dies konkret, dass die Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden systematisch und vollständig dokumentiert werden müssen. Dazu gehören Start- und Endzeiten der Arbeitszeit, Überstunden und Pausen. Eine verlässliche Erfassung bietet nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch eine wertvolle Übersicht über die Arbeitszeiten eures Teams.

Bedeutung der DSGVO-Konformität

Da die Zeiterfassung personenbezogene Daten umfasst, unterliegt sie den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die DSGVO schreibt vor, dass alle personenbezogenen Daten sicher verarbeitet und gespeichert werden müssen und nur für den festgelegten Zweck genutzt werden dürfen. Für die Zeiterfassung bedeutet das: Ihr müsst sicherstellen, dass die Arbeitszeitdaten eurer Mitarbeitenden vor unbefugtem Zugriff geschützt sind, und die Verarbeitung dieser Daten muss transparent und nachvollziehbar sein.

Eine DSGVO-konforme Zeiterfassung sollte daher Zugriffsrechte einschränken, sodass nur berechtigte Personen die Daten einsehen können, und zudem sicherstellen, dass die Daten verschlüsselt und geschützt gespeichert werden. Moderne Zeiterfassungstools, die auf DSGVO-Konformität ausgelegt sind, können euch hier wertvolle Unterstützung bieten und rechtliche Unsicherheiten verringern.

Folgen einer Nichteinhaltung

Die Nichteinhaltung der gesetzlichen Anforderungen zur Zeiterfassung kann für Kleinbetriebe ernsthafte Konsequenzen haben. Verstöße gegen die Arbeitszeitgesetze können zu empfindlichen Bußgeldern führen, und auch eine unzureichende Erfassung oder fehlerhafte Dokumentation kann bei Prüfungen durch die Aufsichtsbehörden Probleme bereiten. Zudem drohen bei Verstößen gegen die DSGVO ebenfalls hohe Strafen, die bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes betragen können – eine Summe, die gerade für kleinere Unternehmen schwer zu stemmen wäre.

Darüber hinaus birgt die Nichteinhaltung der Zeiterfassungspflicht auch interne Risiken. Unvollständige oder fehlerhafte Aufzeichnungen können zu Missverständnissen mit Mitarbeitenden führen, Vertrauen beeinträchtigen und die Arbeitsmoral senken.

Indem ihr die gesetzlichen Vorgaben zur Zeiterfassung beachtet und eine DSGVO-konforme Lösung wählt, sorgt ihr nicht nur für Rechtssicherheit, sondern stärkt auch das Vertrauen und die Zufriedenheit eures Teams.

Die Zeiterfassung stellt Kleinbetriebe vor spezifische Herausforderungen. Oft fehlen die Ressourcen, um ein umfassendes System zu implementieren, und die Balance zwischen Zeitaufwand und Genauigkeit der Erfassung ist nicht immer einfach zu finden. In diesem Abschnitt beleuchten wir die typischen Schwierigkeiten und gehen auf die Abwägung zwischen digitaler und manueller Zeiterfassung ein, um euch bei der Auswahl der passenden Methode zu unterstützen.

Typische Schwierigkeiten

Kleinbetriebe sehen sich häufig mit einigen Hindernissen konfrontiert, wenn es um die Einführung eines Zeiterfassungssystems geht:

• Begrenzte Ressourcen: Anders als in größeren Unternehmen stehen in kleinen Betrieben oft weniger finanzielle und personelle Mittel zur Verfügung. Ein aufwendiges, kostenintensives System zur Zeiterfassung ist daher meist keine Option, weshalb eine einfache, kostengünstige Lösung gefragt ist.
• Fehlende IT-Kenntnisse: Nicht jeder Kleinbetrieb hat Zugang zu einer eigenen IT-Abteilung oder zu spezialisierten Mitarbeitenden, die sich um die Einführung und Verwaltung einer digitalen Lösung kümmern können. Das macht einfache, benutzerfreundliche Tools, die ohne großen technischen Aufwand eingesetzt werden können, besonders attraktiv.
• Zeitaufwand: Die Einführung und Pflege eines Zeiterfassungssystems kostet Zeit, und gerade in Kleinbetrieben ist Zeit oft Mangelware. Ein zu kompliziertes System kann daher mehr Aufwand als Nutzen bringen. Eine effiziente Lösung, die sich unkompliziert in den Betriebsalltag integrieren lässt, ist daher entscheidend.

Abwägung zwischen digitaler und manueller Erfassung

Bei der Zeiterfassung in Kleinbetrieben stellt sich häufig die Frage: Soll die Zeiterfassung digital oder manuell erfolgen? Beide Methoden haben Vor- und Nachteile, die speziell in kleinen Unternehmen ins Gewicht fallen.

• Manuelle Zeiterfassung
  Die manuelle Zeiterfassung mit Stundenzetteln oder Excel-Tabellen ist eine kostengünstige Lösung, die keine speziellen technischen Kenntnisse erfordert. Mitarbeitende tragen ihre Arbeitszeiten selbst ein, und die Daten werden händisch weiterverarbeitet. Für Betriebe mit wenigen Mitarbeitenden oder einfachen Arbeitszeitmodellen kann dies eine ausreichende Lösung sein.
  Vorteile:
  • Geringe Kosten, da keine spezielle Software benötigt wirdEinfach und flexibel anpassbar an die BetriebsgrößeKeine technischen Vorkenntnisse erforderlich
  Nachteile:
  • Hoher Zeitaufwand für die manuelle Eingabe und Kontrolle der Daten
  • Höheres Risiko für Fehler und Unvollständigkeiten
  • Erhöhte Schwierigkeit, DSGVO-konform zu bleiben, da manuelle Systeme oft weniger sicher sind
• Digitale Zeiterfassung
  Digitale Lösungen bieten eine automatisierte Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten und sind häufig DSGVO-konform gestaltet. Für Kleinbetriebe, die eine einfache und flexible Zeiterfassung suchen, gibt es kostengünstige Tools, die speziell auf die Anforderungen kleiner Unternehmen zugeschnitten sind. Moderne Systeme wie absence.io ermöglichen es Mitarbeitenden, ihre Zeiten per App oder am PC zu erfassen, was den Zeitaufwand und die Fehlerquote minimiert.
  Vorteile:
  • Automatische Erfassung und Speicherung der Daten reduziert Fehler und AufwandErhöhte Sicherheit und Datenschutz durch verschlüsselte SpeicherungEinfache Auswertung und Nachverfolgung der Arbeitszeiten in Echtzeit
• Nachteile:
  • Höhere initiale Kosten im Vergleich zur manuellen Erfassung
  • Einführung erfordert oft eine kurze Schulung und Umstellung

Die Wahl zwischen digitaler und manueller Zeiterfassung hängt von den individuellen Bedürfnissen und Ressourcen eures Unternehmens ab. Während manuelle Methoden in sehr kleinen Teams ausreichen können, bietet die digitale Erfassung klare Vorteile bei Effizienz und Compliance – besonders, wenn gesetzliche Anforderungen konsequent eingehalten werden sollen.

Die Auswahl eines passenden Zeiterfassungssystems ist entscheidend, um den Arbeitsalltag in eurem Kleinbetrieb zu erleichtern und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Ein gutes Zeiterfassungstool sollte benutzerfreundlich und flexibel sein und die spezifischen Bedürfnisse eures Unternehmens berücksichtigen. In diesem Abschnitt gehen wir auf die wichtigsten Kriterien ein, die ihr bei der Auswahl beachten solltet.

Anforderungen an ein Zeiterfassungstool

Ein Zeiterfassungssystem sollte sich leicht in den Arbeitsalltag integrieren lassen und eure Prozesse unterstützen, statt zusätzlichen Aufwand zu verursachen. Hier sind einige zentrale Anforderungen:

• Benutzerfreundlichkeit: Ein Zeiterfassungstool muss für alle Mitarbeitenden leicht zu bedienen sein, unabhängig von deren technischen Kenntnissen. Eine intuitive Oberfläche und klare Funktionen helfen, die Nutzung des Tools zu vereinfachen und sicherzustellen, dass alle Arbeitszeiten zuverlässig erfasst werden.
• Flexibilität: Gerade in Kleinbetrieben ist Flexibilität gefragt. Ein Zeiterfassungssystem sollte daher an die spezifischen Arbeitsmodelle eures Betriebs anpassbar sein, ob ihr nun feste Arbeitszeiten, Gleitzeit oder Schichtarbeit nutzt. Ein flexibles Tool ermöglicht es, auch individuelle Arbeitszeiten oder spontane Änderungen problemlos zu erfassen.
• Kosten: Da das Budget in Kleinbetrieben oft begrenzt ist, spielt der Preis eine wichtige Rolle. Einige Anbieter bieten speziell für kleinere Unternehmen kostengünstige Lösungen an, die den vollen Funktionsumfang ohne hohe monatliche Gebühren bieten. Es lohnt sich, Angebote und Preismodelle zu vergleichen und darauf zu achten, dass keine versteckten Kosten anfallen.

Mobile Erfassung und Offline-Funktionalität

Für viele Kleinbetriebe mit Mitarbeitenden im Außendienst oder ohne festen Arbeitsplatz ist die Möglichkeit zur mobilen Zeiterfassung von großem Vorteil. Mobile Zeiterfassungstools bieten Mitarbeitenden die Flexibilität, ihre Arbeitszeiten von unterwegs aus über das Smartphone oder Tablet zu erfassen, was Zeit spart und die Dokumentation der Arbeitszeiten in Echtzeit ermöglicht.

Darüber hinaus ist eine Offline-Funktionalität in bestimmten Situationen unverzichtbar. Beispielsweise benötigen Mitarbeitende, die in Gebieten ohne stabile Internetverbindung arbeiten, die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten auch offline einzugeben. Eine gute Zeiterfassungslösung speichert die Daten lokal und synchronisiert sie automatisch, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. So bleibt die Erfassung zuverlässig und lückenlos.

Integration in bestehende Systeme

Ein effizientes Zeiterfassungssystem sollte sich nahtlos in eure vorhandenen Systeme integrieren lassen, um eine doppelte Dateneingabe zu vermeiden und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Die wichtigsten Integrationsmöglichkeiten umfassen:

• Lohnbuchhaltung: Wenn die Zeiterfassung direkt mit eurer Lohnbuchhaltungssoftware verbunden ist, werden die erfassten Arbeitszeiten automatisch für die Gehaltsabrechnung bereitgestellt. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern bei der manuellen Übertragung.
• HR-Systeme: Ein Zeiterfassungstool, das sich mit eurem HR-System verbindet, bietet eine einheitliche Datenquelle für Personalverwaltung und Arbeitszeiten. Dies ermöglicht es euch, die Mitarbeitendenverwaltung, Urlaubstage und Abwesenheiten zentral zu koordinieren.
• ERP-Systeme: Für Unternehmen, die ihre Zeiterfassung mit Projektmanagement oder Ressourcenplanung kombinieren möchten, ist die Integration in ein ERP-System sinnvoll. Arbeitszeiten lassen sich direkt den Projekten zuordnen und bieten eine detaillierte Kostenübersicht für eine bessere Ressourcenplanung.

Durch die Integration des Zeiterfassungssystems in eure bestehenden Tools wird die Verwaltung vereinfacht, und die Effizienz steigt. Datenflüsse werden nahtlos und die Genauigkeit der erfassten Zeiten steigt – ein echter Mehrwert für euren Betrieb.

Zusammengefasst

Ein ideales Zeiterfassungssystem sollte benutzerfreundlich, flexibel und kostengünstig sein und sich nahtlos in euren Betriebsalltag integrieren. Die mobile Erfassung und Offline-Funktionalität bieten zusätzliche Flexibilität für Mitarbeitende im Außendienst oder bei schlechter Netzabdeckung, während die Integration in Lohnbuchhaltungs-, HR- und ERP-Systeme die Effizienz im Arbeitsalltag erhöht.

Die Wahl der richtigen Zeiterfassungslösung ist entscheidend, um die Arbeitszeiten in eurem Kleinbetrieb effizient und zuverlässig zu dokumentieren. Kleinbetriebe stehen häufig vor der Frage: Sollte die Zeiterfassung digital erfolgen, oder reicht eine manuelle Methode aus? Im Folgenden vergleichen wir Softwarelösungen mit klassischen Methoden wie Excel-Tabellen und Stundenzetteln und geben euch eine Übersicht über kostengünstige Optionen.

Softwarelösungen vs. manuelle Methoden

Je nach Größe des Betriebs und den spezifischen Anforderungen können sowohl Softwarelösungen als auch manuelle Methoden ihre Vor- und Nachteile haben. Hier ist ein kurzer Vergleich der gängigsten Methoden:

• Manuelle Zeiterfassung (Stundenzettel)
  Stundenzettel sind die einfachste und kostengünstigste Möglichkeit, Arbeitszeiten zu erfassen. Mitarbeitende tragen ihre Zeiten auf Papier oder in einem festgelegten Dokument ein, das dann zur Abrechnung gesammelt wird. Diese Methode ist in kleinen Teams ohne komplexe Schichtmodelle oft ausreichend, jedoch besonders anfällig für Fehler und Zeitaufwand.
  Vorteile:
  • Keine AnschaffungskostenEinfach und sofort einsetzbarIdeal für sehr kleine Teams oder Einzelunternehmen
  Nachteile:
  • Hoher Zeitaufwand durch manuelle Eingabe und Auswertung
  • Fehleranfällig und anfällig für Unvollständigkeiten
  • Weniger sicher und schwerer DSGVO-konform zu halten
• Excel-Tabellen
  Viele Kleinbetriebe setzen auf Excel-Tabellen zur Zeiterfassung, da diese flexibel angepasst und leicht erstellt werden können. Mitarbeitende tragen ihre Zeiten in eine Tabelle ein, die zentral gespeichert und ausgewertet wird. Für Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden oder einfachen Arbeitszeitmodellen kann dies eine gute Lösung sein, allerdings erfordert Excel eine manuelle Pflege und ist ebenfalls fehleranfällig.
  Vorteile:
  • Geringe Kosten, da Excel oft bereits verfügbar istFlexibel und einfach anpassbarEinfache Auswertung und Filtermöglichkeiten
  Nachteile:
  • Manuelle Eingabe notwendig, was zu Fehlern führen kann
  • Eingeschränkte Funktionen und begrenzte Skalierbarkeit
  • Erfordert technisches Grundwissen und ist anfällig für Sicherheitsrisiken
• Digitale Zeiterfassungssoftware
  Digitale Lösungen bieten eine automatische und sichere Erfassung der Arbeitszeiten. Sie ermöglichen eine genaue Dokumentation und vereinfachen die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. Software wie absence.io erlaubt es Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten per App oder über den Browser einzugeben, was die Genauigkeit und Effizienz steigert. Für Kleinbetriebe gibt es oft spezielle Angebote mit niedrigeren Kosten und weniger komplexen Funktionen.
  Vorteile:
  • Automatische Erfassung, minimiert Fehler und AufwandHohe Sicherheit und DSGVO-KonformitätEchtzeit-Auswertung und flexible Auswertungsoptionen
  Nachteile:
  • Initiale Anschaffungskosten oder monatliche Gebühren
  • Kurze Einarbeitung und Schulung erforderlich

Preis-Leistungs-Vergleich

Für Kleinbetriebe ist das Preis-Leistungs-Verhältnis ein zentraler Faktor bei der Auswahl einer Zeiterfassungslösung. Hier sind einige gängige Optionen und ihre jeweiligen Kosten:

1. Stundenzettel und Excel-Tabellen
   Diese Methoden sind kostengünstig oder kostenfrei, setzen jedoch auf manuelle Pflege, die mit der Zeit sehr aufwändig werden kann. Die Zeitkosten für die Verwaltung und Auswertung sollten daher bedacht werden.
2. Einfachere Zeiterfassungssoftware (z. B. absence.io)
   Digitale Lösungen bieten oft preiswerte Basisversionen, die speziell für kleinere Unternehmen und Betriebe entwickelt wurden. Diese kosten im Schnitt zwischen 2 und 5 Euro pro Mitarbeitendem im Monat. Für Kleinbetriebe, die eine zuverlässige und gleichzeitig kostengünstige Lösung suchen, kann dies die optimale Wahl sein.
3. Umfassende Zeiterfassungssysteme
   Für Unternehmen mit komplexeren Anforderungen gibt es umfangreiche Tools, die Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Lohnabrechnung kombinieren. Diese Systeme sind meist teurer und liegen zwischen 5 und 15 Euro pro Mitarbeitendem. Für viele Kleinbetriebe ist dies jedoch eine unnötige Investition, da solche Systeme in ihrer Funktionalität oft überdimensioniert sind.

Fazit zum Vergleich

Die Wahl der richtigen Methode hängt stark von den Anforderungen und dem Budget eures Betriebs ab. Während Stundenzettel und Excel für sehr kleine Teams ausreichen können, bieten digitale Zeiterfassungstools klare Vorteile in Bezug auf Effizienz, Sicherheit und Compliance. Gerade für Kleinbetriebe, die langfristig Zeit und Aufwand sparen möchten, lohnt sich die Investition in eine einfache, benutzerfreundliche Softwarelösung – idealerweise mit einer flexiblen Preisstruktur, die speziell für kleine Unternehmen geeignet ist.

Die Einführung eines Zeiterfassungssystems in eurem Kleinbetrieb kann den Arbeitsalltag erleichtern und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellen. Damit die Implementierung reibungslos verläuft und das System optimal genutzt wird, ist eine schrittweise Einführung sinnvoll. Hier findet ihr eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung zur erfolgreichen Einführung der Zeiterfassung – von der Planung über die Testphase bis hin zur Feinabstimmung.

1. Planung und Auswahl

Bevor ihr ein Zeiterfassungssystem einführt, ist eine gründliche Planung entscheidend. Folgende Fragen solltet ihr im Vorfeld klären:

• Bedarfsermittlung: Welche Anforderungen stellt euer Betrieb an die Zeiterfassung? Soll das System nur Anwesenheiten erfassen oder auch Abwesenheiten und Überstunden dokumentieren?
• Budget: Definiert ein Budget, das ihr für die Zeiterfassung aufwenden könnt und möchtet. Digitale Lösungen wie absence.io bieten oft flexible Preismodelle, die sich an den Bedürfnissen von Kleinbetrieben orientieren.
• Technische Anforderungen: Prüft, ob das neue System problemlos mit euren vorhandenen Geräten (z. B. Smartphones, Computer) und ggf. vorhandener Software kompatibel ist.
• Auswahl der Lösung: Vergleicht die Zeiterfassungssysteme anhand eurer Kriterien. Achtet dabei besonders auf Benutzerfreundlichkeit, DSGVO-Konformität und mögliche Integrationen mit anderen Systemen (wie Lohnbuchhaltung oder HR).

Eine gute Planung sorgt dafür, dass die Einführung des Zeiterfassungssystems auf eure spezifischen Anforderungen zugeschnitten ist und unnötige Komplikationen vermieden werden.

2. Testphase und Mitarbeitereinbindung

Bevor das System vollständig eingeführt wird, ist eine Testphase sinnvoll. Dabei wird das Zeiterfassungssystem zunächst in einer kleineren Gruppe oder in einer Abteilung getestet. Diese Phase bietet euch die Möglichkeit, eventuelle Probleme frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen.

• Pilotgruppe auswählen: Wählt ein kleines Team oder eine Abteilung aus, um das System zunächst im Alltag auszuprobieren. So lassen sich mögliche Schwierigkeiten erkennen, ohne dass alle Mitarbeitenden betroffen sind.
• Schulung des Teams: Führt die Mitarbeitenden in die Nutzung des Systems ein. Erklärt die wichtigsten Funktionen und beantwortet Fragen zur Bedienung. Eine kurze Schulung sorgt dafür, dass sich alle sicher im Umgang mit dem Tool fühlen.
• Feedback einholen: Nutzt die Testphase, um Feedback von der Pilotgruppe zu sammeln. Fragen wie „Ist das Tool benutzerfreundlich?“ und „Wird der Prozess der Zeiterfassung erleichtert?“ helfen, die ersten Eindrücke der Nutzenden zu verstehen und Schwachstellen des Systems zu identifizieren.

Eine gut geplante Testphase und die aktive Einbindung der Mitarbeitenden fördern die Akzeptanz und sorgen dafür, dass das System optimal auf die Anforderungen des Betriebs angepasst wird.

3. Feinabstimmung und Anpassungen

Nach der erfolgreichen Testphase und dem Feedback der Mitarbeitenden ist es Zeit, das System endgültig einzuführen. Dabei solltet ihr auf eine kontinuierliche Optimierung und Feinabstimmung achten.

• Anpassungen vornehmen: Nehmt basierend auf dem Feedback der Testphase letzte Anpassungen vor, um die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz des Systems zu verbessern. Eventuell müssen Zugriffsrechte angepasst oder kleine Änderungen in der Benutzeroberfläche vorgenommen werden.
• Schrittweise Einführung im gesamten Betrieb: Rollt das System nun im gesamten Unternehmen aus. Plant eine kurze Einführung für alle Mitarbeitenden und stellt sicher, dass Support und Hilfestellungen für die ersten Wochen verfügbar sind.
• Regelmäßiges Feedback und Optimierungen: Auch nach der Einführung ist es sinnvoll, regelmäßig Feedback zur Nutzung des Systems einzuholen. So könnt ihr frühzeitig reagieren, wenn sich Anforderungen ändern oder Schwierigkeiten auftauchen.

Durch eine gründliche Planung, die Einbindung des Teams in die Testphase und die kontinuierliche Optimierung des Systems stellt ihr sicher, dass die Zeiterfassung optimal in euren Betrieb integriert wird. Das Ziel ist ein reibungsloses und benutzerfreundliches System, das den Arbeitsalltag erleichtert und eine präzise Erfassung der Arbeitszeiten gewährleistet.

Eine Zeiterfassungslösung kann Kleinbetrieben erheblich helfen, die Arbeitszeiten genau zu erfassen und rechtliche Vorgaben einzuhalten. Mit den richtigen Maßnahmen könnt ihr sicherstellen, dass euer System effizient, datenschutzkonform und ressourcenschonend arbeitet. Hier sind einige praktische Tipps zur Optimierung eurer Zeiterfassung.

Einhaltung der DSGVO

Da die Zeiterfassung personenbezogene Daten beinhaltet, unterliegt sie den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Hier sind die wichtigsten Maßnahmen, um eine DSGVO-konforme Zeiterfassung sicherzustellen:

• Datensicherheit und Verschlüsselung: Achtet darauf, dass die Daten eurer Mitarbeitenden geschützt und verschlüsselt gespeichert werden. Moderne Zeiterfassungstools bieten meist Verschlüsselungsoptionen, die sicherstellen, dass keine unbefugte Person auf die Daten zugreifen kann.
• Zugriffsrechte beschränken: Nur autorisierte Personen sollten Zugriff auf die erfassten Arbeitszeiten haben. Eine klare Festlegung der Zugriffsrechte hilft, den Datenschutz zu gewährleisten und das Risiko von Datenmissbrauch zu minimieren. Zudem sollten nur die notwendigen Daten gespeichert werden, um die DSGVO-Vorgabe der Datenminimierung zu erfüllen.
• Dokumentation und Nachvollziehbarkeit: Stellt sicher, dass alle datenschutzrelevanten Prozesse dokumentiert sind. Das betrifft auch die Verwaltung der Arbeitszeiten und Zugriffe auf die Daten. Eine DSGVO-konforme Zeiterfassungslösung unterstützt euch dabei durch Protokollierungsfunktionen, die im Fall einer Prüfung alle Verarbeitungsschritte nachvollziehbar machen.

Automatisierungsmöglichkeiten

Eine automatisierte Zeiterfassung spart Zeit und reduziert den manuellen Aufwand, was besonders in kleinen Betrieben von Vorteil ist. Automatisierung kann in verschiedenen Bereichen der Zeiterfassung angewendet werden:

• Automatische Erfassung und Synchronisation: Moderne Zeiterfassungstools ermöglichen es, dass Arbeitszeiten automatisch erfasst und mit anderen Systemen synchronisiert werden, z. B. mit der Lohnbuchhaltung. So werden die Arbeitszeiten ohne manuelles Eingreifen direkt zur Abrechnung weitergeleitet, was Fehler minimiert und den Prozess beschleunigt.
• Berichte und Auswertungen: Automatisierte Berichte bieten euch in wenigen Klicks Einblicke in Arbeitszeitmuster, Überstunden und Abwesenheiten. Das spart Zeit bei der Erstellung von Berichten und hilft euch, die Arbeitszeitplanung besser zu steuern und Ressourcen effizienter einzusetzen.
• Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement: Viele Tools bieten eine automatisierte Verwaltung von Urlaubs- und Krankmeldungen. Mitarbeitende können ihre Anträge direkt in der Software einreichen, und das System übernimmt die Verwaltung und Dokumentation – das reduziert den Aufwand und sorgt für eine lückenlose Nachverfolgung.

Ressourcenschonende Tipps

Eine effiziente Zeiterfassung muss nicht kompliziert oder zeitaufwendig sein. Mit diesen ressourcenschonenden Ansätzen könnt ihr die Zeiterfassung in euren Betriebsalltag integrieren, ohne zusätzlichen Mehraufwand:

• Intuitive Tools nutzen: Wählt eine benutzerfreundliche Zeiterfassungslösung, die keine langen Schulungen erfordert und sich nahtlos in den Alltag eures Teams integrieren lässt. Intuitive Tools ermöglichen es den Mitarbeitenden, ihre Zeiten selbstständig und schnell zu erfassen – ideal für Kleinbetriebe, die keine Zeit für umfangreiche Einarbeitungen haben.
• Mobile Erfassung für mehr Flexibilität: Eine mobile Zeiterfassungslösung, die Mitarbeitende von ihren Smartphones aus nutzen können, spart Zeit und Aufwand. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten bequem unterwegs oder im Homeoffice erfassen, was besonders für kleine Teams mit flexiblen Arbeitsmodellen praktisch ist.
• Offline-Funktionen für Außendienstmitarbeitende: Ein Tool mit Offline-Funktionalität sorgt dafür, dass Zeiten auch ohne Internetverbindung erfasst werden können und später synchronisiert werden. Das vermeidet Lücken und bietet Flexibilität für Teams, die an wechselnden Orten arbeiten.

Fazit

Eine effiziente und DSGVO-konforme Zeiterfassungslösung kann euren Kleinbetrieb entlasten und euch wertvolle Zeit sparen. Durch Automatisierung und den Einsatz intuitiver, flexibler Tools reduziert ihr den administrativen Aufwand und steigert die Genauigkeit und Sicherheit der erfassten Daten. Mit diesen Tipps könnt ihr sicherstellen, dass eure Zeiterfassung nicht nur gesetzeskonform, sondern auch praktisch und einfach in den Arbeitsalltag eures Teams integriert ist.

Die Zeiterfassung in Kleinbetrieben ist keine Spielerei mehr, sondern eine Notwendigkeit, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und den täglichen Betriebsablauf effizient zu gestalten. Die richtige Zeiterfassungslösung kann euch helfen, Arbeitszeiten transparent und fehlerfrei zu dokumentieren, und vereinfacht gleichzeitig die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben. Ob für die Ressourcennutzung, Abrechnung oder Mitarbeiterzufriedenheit – eine gut implementierte Zeiterfassung bietet euch zahlreiche Vorteile.

absence.io bietet speziell auf die Bedürfnisse von Kleinbetrieben zugeschnittene Lösungen für eine einfache, DSGVO-konforme und flexible Zeiterfassung. Testet absence.io kostenlos oder lasst euch unverbindlich von unseren Experten beraten, wie ihr die Zeiterfassung in eurem Betrieb effizient und sicher gestalten könnt.

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Auch wenn die Reisekostenabrechnung mit Excel – im Gegensatz zu Vorlage, Zettel und Stift – ein großer Schritt nach vorne ist, ist es trotzdem eine schlechte Idee, denn: es gibt deutlich bessere Alternativen.

Die folgenden Nachteile haben uns dazu veranlasst, eine Funktion zur digitalen Reisekostenabrechnung in unsere Software zu integrieren. 

Jede manuelle Eingabe birgt das Risiko von Tippfehlern. Bei Excel kommt die Gefahr falscher Formeln und versehentlich gelöschter Daten noch obendrauf. Das führt durch falsche Abrechnungen zu einem entsprechenden Mehraufwand. Kosten steigen, Arbeitszeit wird verschwendet und Nerven gehen drauf.
Übrigens: Laut einer Studie der Global Business Travel Association ist jeder fünfte (19%) manuelle Reisekostenabrechnung fehlerhaft. Jede Korrektur kostet ein Unternehmen dabei im Schnitt knapp 50 €.

Die manuelle Eingabe von Daten in Excel – gerade bei großen Datenmengen – und die entsprechende Kontrolle von Zahlen, Formeln und Co. ist extrem zeitaufwändig. 

So praktisch Excel in vielen Dingen auch sein mag, es ist trotzdem sehr schlecht skalierbar. Gerade wenn viele Mitarbeiter an einem Dokument arbeiten, ist das Chaos häufig vorprogrammiert und die Angelegenheit wird sehr schnell unübersichtlich und komplex. 

Mit dem vorangehenden Punkt eng verwandt ist das Risiko einer entsprechenden Dateninkonsistenz. Man kann noch so viele und detaillierte Guidelines und Lastenhefte schreiben: am Ende ist es doch ein Tohuwabohu.
Sollte das Unternehmen außerdem ohne internen Server oder Cloud arbeiten, besteht bei Excel immer das Risiko, dass verschiedene Versionen einer Datei im Umlauf sind und bearbeitet werden. (Eigentlich besteht das Risiko selbst bei einer Cloud.)  Das kann in einer kleinen Katastrophe enden. 

Was spart die meiste Zeit? Richtig, Automatisierung. Sie ist der wohl größte Vorteil der Digitalisierung.
Leider sind die Automatisierungsmöglichkeiten in Excel sehr begrenzt. Es ist zwar besser als Zettel und Stift, trotzdem müssen viele Prozesse manuell durchgeführt werden. Das ist zeitaufwändig und ineffizient. 

Excel-Dateien können leicht:

• kopiert
• versehentlich oder böswillig geteilt
• manipuliert oder gelöscht werden 
• oder einfach verloren gehen.

Das schwächt zum einen das Vertrauen in den entsprechenden Prozess und die Korrektheit und Vollständigkeit der Daten. Zum anderen stellt es ein hohes Risiko für die Datensicherheit dar. 

Excel ist begrenzt in seinen Möglichkeiten zur Erstellung von umfassenden Berichten und Analysen. Das Erstellen von gewünschten oder geforderten Reportings und Berichten in Excel setzt meist ein umfangreiches Know-How voraus und ist sehr zeitaufwändig. 

Das Einhalten gesetzlicher Vorschriften und die Nachverfolgbarkeit von Änderungen sind in Excel schwierig. Änderungen sind oft nicht dokumentiert oder nachvollziehbar. Das birgt ein erhöhtes Risiko rechtlicher Probleme für Mitarbeiter und Unternehmen. 

Das gemeinsame Bearbeiten einer Excel-Datei ist problematisch. Zwar gibt es durch interne Server und Cloud-Lösungen wie Google Drive die Möglichkeit, Dateien live zu bearbeiten, vollkommen rund ist die Sache aber nicht. Die Versionskontrolle und Nachvollziehbarkeit von Änderungen sind nur wenige Beispiele von dem, was hier schief laufen kann. 

Die Excel-Skills der Mitarbeiter variieren in der Regel sehr stark. Vom absoluten Excel-Profi bis zu “Ich kann was reinschreiben” ist in der Regel alles vertreten. Wird die Reisekostenabrechnung mit Excel gemacht, führt das zuweilen zu einem entsprechenden Schulungsbedarf, in jedem Fall aber zu einer hohen Fehleranfälligkeit. 

Excel darf sich in der Rangliste menschlicher Errungenschaften vermutlich in eine Reihe mit dem Telefon, der Kamera oder dem Rad stellen. Als Softwareentwickler ist Excel häufig die Basis neuer Ideen. Man analysiert, was Excel kann, aber eben auch, was es nicht kann. Diesen „Mangel“ versucht man technisch zu beheben.

Wer jetzt glaubt, dass wir nur unsere Software verkaufen wollen, hat damit völlig recht. Wir wollen unsere Software verkaufen. Wir haben absence.io vor 10 Jahren aber nur deswegen gegründet, weil wir restlos davon überzeugt sind, dass es euch allen das Leben leichter machen wird.
(Und ohne falsche Bescheidenheit: Wir hatten Recht.) 

Unser neues Feature schafft es, alle oben genannten Nachteile der Excel-Reisekostenabrechnung zu beheben oder zumindest maximal zu reduzieren.

Mit unserer Software wird die Reisekostenabrechnung:

• zuverlässig
• effizient
• schnell
• skalierbar
• konsistent
• automatisiert
• sicher
• übersichtlich
• nachvollziehbar
• transparent 
• und benutzerfreundlich.

Wenn du dich davon überzeugen willst, dass wir keinen Käse erzählen, kannst du unsere Software 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Außerdem stehen dir unsere Expertinnen und Experten jederzeit für eine kostenfreie Produktpräsentation und zur Beantwortung all deiner Fragen zur Verfügung.

• Reisekostenabrechnung via App: Warum digitales Einreichen und Abrechnen essentiell sind
• Digitale Reisekostenerstattung: Wie sie Prozesse verschlankt, Hürden bewältigt und die Mitarbeiterzufriedenheit steigert
• Arbeitszeiterfassung mit Excel: Langwierig, unsicher und teuer

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Für uns, als Abwesenheits- und Zeiterfassungsexperten, ist das Thema Reisekostenerstattung kein unwichtiges. Auf der Suche nach neuen Features für unsere Software und einen noch besseren Service für unsere Kunden, war für uns schnell klar, dass wir eine Lösung zur digitalen Reisekostenerstattung in unsere App integrieren möchten. 

Welche Argumente uns vor und während dieses Prozesses am meisten überzeugt haben, möchten wir in diesem Blogpost mit euch teilen.

Mit den folgenden Hürden haben die “Einreicher” bei analoger oder “rudimentär-digitaler” Reisekostenerstattung (Stichwort “Reisekostenerstattung mit Excel”) am meisten zu kämpfen.

Für die “Einreicher” beginnen die Strapazen bereits mit dem Suchen der entsprechenden Reisekostenvorlage. Gerade Mitarbeiter, die nur selten beruflich Reisen, suchen oft lange nach dem entsprechenden Dokument. Das entwickelt sich oft zu einer Art “Schnitzeljagd”, bis die Vorlage endlich gefunden ist.

Lösung: 

Mit einer Software bzw. App entfällt diese Suche komplett. Man öffnet die App und mit nur einem Klick das notwendige Formular.

Ein echter Klassiker ist das Suchen der Belege. Die Geschäftsreise ist vorbei und die Expedition beginnt. Wo ist die Rechnung für das Zugticket? Wo habe ich die Taxiquittung hin? Wo ist der Bewirtungsbeleg vom Abendessen? 

Das kostet Nerven, Zeit und Geld. 

Lösung:

Mit einer mobilen App lässt sich dieses Problem lösen. Geschäftsreisende können alle Belege schon unterwegs einreichen. Die Rechnung vom Zugticket lässt sich als PDF, die Taxiquittung als Foto hochladen. Das Abendessen wird mit der Firmenkreditkarte bezahlt und durch die Zahlung direkt eine Ausgabe in der App erstellt. 

Richtlinien ändern sich, sowohl die unternehmensinternen als auch die gesetzlichen. Wer noch mit Reisekostenvorlagen arbeitet kommt hier schnell in die Bredouille. Ändern sich Richtlinien, müssen nicht nur alle Vorlagen aktualisiert werden. Es muss vor allem sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter die aktuellen Versionen benutzen. Für den Einreicher entsteht hier nicht selten ein ärgerlicher Fehler. Er verwendet die alte Vorlage. Dadurch entsteht doppelter Arbeitsaufwand und zeitliche Verzögerung bei der Erstattung. 

Lösung: 

Eine Softwarelösung löst dieses Problem nahezu gänzlich. Ändern sich Richtlinien, wird in der Software alles entsprechend und zentral aktualisiert. Durch das Verwenden der App kann für den Einreicher die Situation der falschen Vorlage nicht entstehen.

Analoge Prozesse dauern. Das gilt nicht nur für die Reisekostenerstattung und ist eines der Hauptargumente für die Digitalisierung im Allgemeinen.
Besonders ärgerlich wird eine Verzögerung dann, wenn es um Geld geht, vor allem das eigene. Reisekosten und Spesen sind Ausgaben, die der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber quasi privat auslegt. Die Tatsache an sich ist schon schwierig und jeder Tag warten, macht die Sache unangenehmer. 

Lösung: 

App und Software beschleunigen den Prozess erheblich. Das Suchen der Vorlage fällt weg. Das Suchen und Einreichen der Belege läuft mit einer App deutlich zügiger ab. Der zuständige Vorgesetzte bekommt direkt eine Benachrichtigung, kann die Abrechnung prüfen und freigeben. Die Buchhaltung hat alles kompakt und digital vorliegen und kann die Kosten erstatten.

Auch die Personalabteilung hat mit alten Prozessen zu kämpfen. Digitale Lösungen können diese vereinfachen und verschlanken. 

Eine analoge Reisekostenerstattung ist in erster Linie langsam. Die Personalabteilung wartet auf Belege, welche sie dann einzeln prüfen, sortieren und verarbeiten muss. Das führt nicht nur zu Verzögerungen in der Erstattung, sondern bindet sehr viele zeitliche Kapazitäten, die von der Personalabteilung sinnvoller genutzt werden könnten. 

Lösung: 

Eine digitale Reisekostenerstattung verkürzt den Zeitaufwand durch effizientere Prozesse. Alle Belege können von den Reisenden bereits auf dem Weg digital eingereicht werden. Das verhindert nicht nur die Wartezeit, sondern reduziert auch den Sortier-, Prüfungs- und Verarbeitungsaufwand. Das schaufelt sehr viel Zeit frei, spart Geld und Nerven. 

Analoge Prozesse sind nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Die manuelle Eingabe von Daten birgt immer ein Risiko. Dazu kommen Rechenfehler, fehlende Informationen usw. 

Lösung:

Software und App reduzieren das Fehlerrisiko erheblich. Das Rechnen übernimmt die App, Belege werden automatisch ausgelesen und die Software spuckt eine Fehlermeldung aus, sollte irgendetwas fehlen oder falsch sein.

Papier kann verloren gehen, vor allem wenn man viel davon hat. Physische Belege, Formulare und Co. verschwinden gerne. Das kann zu kleinen aber auch massiven Schwierigkeiten führen. 

Lösung:

Digital ist alles gut aufgehoben, vor allem wenn es sich um eine Software – wie absence.io – handelt, die mit den höchsten Sicherheitsstandards arbeitet. Damit verschwindet die Sorge von verschwindenden Dokumenten. Dazu kommt, dass sich über die Suchfunktion Dinge deutlich einfacher finden lassen.

Viel Papier braucht viel Platz. Die Büros der Personalabteilung platzen aus allen Nähten. 

Lösung:

Digitales braucht wenig Platz.

Genau wie für die Angestellten, ist auch für die Personalabteilung das Einhalten von internen und externen Richtlinien ein entscheidender Faktor. Die Überprüfung von Spesensätzen, steuerlichen Absetzbarkeiten und anderen Vorgaben kann sich in der analogen Welt als schwierig erweisen, wenn sich Dinge ändern, neue Mitarbeiter eingestellt werden oder man eine Regelung schlicht nicht im Kopf hat. 

Lösung:

Eine digitale Reisekostenerstattung nimmt euch dieses Problem größtenteils ab. Die Software weiß im Idealfall alles. Sie rechnet nicht nur die Spesensätze aus, sondern weist sowohl Einreicher als auch Personalabteilung und Buchhaltung auf alles hin, das fehlt oder falsch ist. 

In der heutigen Arbeitswelt ist die analoge Reisekostenerstattung auf einer Ebene mit Telefonbuch, Fax und Aktenschrankwänden. Sie muss verschwinden.

Der analoge Prozess ist langwierig, fehleranfällig, unsicher, nervig, kompliziert und teuer. Eine digitale Lösung löst alte Probleme, unkompliziert und günstig. 

Diese Argumente haben uns bei absence.io davon überzeugt, die Reisekostenerstattung in unsere Software zu integrieren. Sie ergänzt und erweitert unser Produktportfolio optimal. 

Wenn du dich auf der Suche nach Formularen und Belegen noch durch Schranklabyrinthe und überfüllte Schreibtische kämpfst, wenn du noch deinen Mitarbeitern hinterher läufst oder mit rechtlichen Vorgaben haderst: Komm zu uns. 
Wir helfen dir bei der Implementierung einer digitalen Reisekostenerstattung und nehmen dir eine Menge Arbeit ab.
Vereinbare einfach einen unverbindlichen und kostenlosen Beratungstermin mit uns und wir sehen uns die Sache genauer an.

• Reisekostenabrechnung mit Excel: Warum es eine schlechte Idee ist.
• Reisekostenabrechnung via App: Warum digitales Einreichen und Abrechnen essentiell sind

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Vor allem im Bereich der Prozessoptimierung sehen wir großes Potenzial, aber auch im Service. Wir möchten euch einen kurzen Einblick in unsere bisherigen Gedankengänge geben

Nach dem Sign-Up wollen viele Nutzer das Set-Up selbst erledigen. Obwohl unser User-Guide ein tatkräftiger und erfolgreicher Unterstützer ist, lässt sich mit einem KI-Assistenten viel Zeit sparen und Fehler vermeiden.

Auf Basis seines Know-hows über unsere Software, entsprechende rechtliche Vorgaben (des jeweiligen Landes) und ihr zur Verfügung gestellte Unternehmensinformationen, könnte der User auf fehlende Informationen, Fehler oder rechtliche Unregelmäßigkeiten hinweisen.

Auf Basis historischer Daten könnte eine KI z.B. Zeiträume mit großen personellen Kapazitäten identifizieren.

„Weil in den letzten Jahren im April viele Entwickler verfügbar waren, hätten wir hier gut Platz für Projekt X.“ 

Gleichzeitig ließen sich personelle Engpässe erkennen. Verbunden mit einem Projektmanagement-Tool, ließe sich z.B. der Product-Owner entsprechend warnen, dass im geplanten Zeitraum in den letzten Jahren viele Entwickler im Urlaub oder krank waren.

Verknüpft mit entsprechenden Tools und Software, könnte eine KI automatisiert die Arbeitszeiten für bestimmte Tasks erfassen. Das klingt zwar ein wenig nach George Orwell, ist aber praktisch. Ohne alles manuell eintragen zu müssen, könnte eine KI automatisiert erfassen, wie viel Zeit ein Entwickler z.B. mit Programmieren, Recherchieren oder in Meetings verbringt. 

Durch die KI-Arbeitszeiterfassung ließe sich die Auslastung von Mitarbeitenden bestimmen. Bei geringer Auslastung könnten bestimmte offene Task vorgeschlagen oder direkt zugewiesen werden. Bei einer Überlastung könnten Aufgaben entsprechend umverteilt werden.

In Verbindung mit der Arbeitszeiterfassung und einer Verknüpfung zu Projektmanagement-Tools, ließen sich auf Basis von Erfahrungswerten, wie viele Arbeitsstunden auf ähnliche Projekte in der Vergangenheit verwendet wurden, Zeitaufwände für Projekte verlässlich einschätzen.

Mit gut gepflegten Abwesenheitstypen, könnte eine KI notwendige Office-Kapazitäten berechnen. Auf Grundlage erfasster Geschäftsreisen, Homeoffice, Urlaube oder Krankheiten könnte die KI verlässlich analysieren, wie viele Arbeitsplätze ein Unternehmen tatsächlich braucht. Damit ließen sich ungenutzte Büroflächen verhindern und Mietkosten sparen. 

KI, verknüpft mit allen erfassten Daten und Informationen im Account, könnte sich als wertvoller Analyst erweisen. Über Sprach- oder Texteingabe ließen sich wichtige Informationen beschafft werden:
„Wie viele Vertriebsmitarbeiter stehen uns in der 2. Juli-Woche zur Verfügung?“
oder
„Wie viele Krankheitstage hatte X in diesem Jahr?“ 
etc. 

Menschen machen Feierabend, Maschinen nicht. Mit KI ließe sich ein 24/7 Kundensupport realisieren. Über eine Chatfunktion und auf Basis optimaler Kenntnisse unserer Software, könnte die KI im Grunde alle Userfragen beantworten und Probleme lösen, unabhängig von den Arbeitszeiten der Support-Abteilung. 

Im Zentrum jeder Idee steht der Nutzen für unsere User. Wir versuchen jeden Tag unsere Software noch besser zu machen und KI ist dabei ein Hebel, der uns großartige Funktionen für euch ermöglicht. Gleichzeitig werden wir bei der Entwicklung immer sicherstellen, dass sich jeder mit den entsprechenden Funktionen wohlfühlt, egal ob Admin oder User. Besonders die User sollen nicht das Gefühl bekommen, überwacht zu werden oder die Kontrolle zu verlieren. Jede KI-Funktion soll euch helfen, nicht verunsichern. 
Bleibt gespannt! 

Im zweiten Teil werden wir einen Blick auf Anwendungsfälle von KI im HR in den Bereichen Personalverwaltung und Spesen- und Reisekostenabrechnung werfen. Coming soon! 

Solltest du unsere Software noch nicht nutzen, kannst du sie jetzt 14 Tage kostenlos testen. Verwalte Abwesenheiten und Urlaube, erfasse Arbeitszeiten,  lege digitale Personalakten an und entdecke die Vorzüge einer digitalen Spesen- und Reisekostenabrechnung. Los geht’s!

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Arbeitszeiterfassung mit Excel – ein Stolperstein nach dem anderen

Sind wir mal ehrlich: Wie läuft es, wenn die Arbeitszeit der Mitarbeiter mit Hilfe einer Excel-Tabelle erfasst werden soll? Wahrscheinlich so: Zuerst sucht man einen Mitarbeiter, der sich bei dem Wort „Excel-Tabelle“ nicht sofort unter seinem Schreibtisch versteckt. Der Mutige öffnet also Excel und beginnt, eine Tabelle zur Arbeitszeiterfassung zu erstellen. Spätestens wenn er zum dritten Mal die automatische Datumseingabe in Excel ändern muss, hat er keine Lust mehr und sucht im Internet nach einer Vorlage für die Zeiterfassung.

Okay, die Excel-Tabelle steht: Jetzt müssen die Mitarbeiter nur noch täglich und zuverlässig ihre Arbeitszeiten eintragen. Hört sich das realistisch an? Wer hat schon Lust, jeden Tag seine Zeiten einzutragen? Das schiebt man doch am besten auf das Ende der Woche und macht gleich alles in Einem. So können nur leider sehr große Ungenauigkeiten bei der Arbeitszeiterfassung entstehen, die das Unternehmen mitunter viel kosten können. Außerdem ist Excel selbst recht fehleranfällig: Wird beispielsweise aus Versehen eine Formel gelöscht, ist die ganze Tabelle durcheinander – und die Stimmung im Keller.

Wir dürfen es nochmal zusammenfassen – Das bringt dir eine Arbeitszeiterfassung mit Excel:

1. Aufwändige Erstellung der Excel-Tabelle: Die Erstellung einer Excel-Tabelle für die Arbeitszeiterfassung erfordert Zeit und Mühe. Es müssen Formeln, Formatierungen und automatische Berechnungen eingefügt werden, was zusätzliche Komplexität mit sich bringt.
2. Großer Zeitaufwand zum Eintragen der Arbeitszeiten: Mitarbeiter müssen ihre Arbeitszeiten manuell in die Excel-Tabelle eintragen, was zeitaufwendig sein kann. Dies kann dazu führen, dass Mitarbeiter ihre Zeiten nur sporadisch aktualisieren oder diese am Ende der Woche zusammenfassen, was zu Ungenauigkeiten führen kann.
3. Ungenauigkeit beim Erfassen der Arbeitszeiten: Durch manuelle Eingaben besteht ein erhöhtes Risiko von Fehlern und Ungenauigkeiten bei der Arbeitszeiterfassung. Tippfehler oder falsche Formeln können zu falschen Arbeitszeitdaten führen, was die Genauigkeit beeinträchtigt.
4. Fehleranfälligkeit von Excel: Excel-Tabellen sind anfällig für Fehler, insbesondere wenn nicht sorgfältig damit umgegangen wird. Das Löschen oder Ändern von Formeln oder das Verschieben von Daten kann die Integrität der Arbeitszeiterfassungstabelle beeinträchtigen und ungenaue Ergebnisse liefern.
5. Intransparenz: Mit Excel ist es schwierig, einen umfassenden Überblick über die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter zu erhalten. Die Daten sind in verschiedenen Tabellenblättern oder Dateien verstreut, was die Konsolidierung und Auswertung erschwert.

Gibt es eine bessere Lösung als die Arbeitszeiterfassung mit Excel?

Klar! Und zwar mit einer Software zur Arbeitszeiterfassung. Arbeitszeiten werden automatisch erfasst und sparen dem Mitarbeiter das lästige Eintragen der Stunden per Hand. So spart er sich Zeit und kann sich auf wichtigere Dinge konzentrieren – seine Arbeit zum Beispiel. Außerdem ist so eine Software viel genauer und kann Arbeitszeiten auch einzelnen Projekten, Aufgaben oder Kunden zuordnen. Falsche Eintragungen, versehentlich gelöschte Daten und intransparente Arbeitszeiterfassung sind damit Geschichte! Denn auch Fehlzeiten, Krankheitstage, Urlaub und Überstunden erfasst eine Software automatisch und genau. Wer das früher alles manuell verwaltet hat, weiß, welcher Aufwand dahintersteckt.

Warum trägt eine Software auch zur guten Stimmung im Unternehmen bei? Weil sie Transparenz schafft! Jeder Mitarbeiter weiß, dass seine Arbeitszeiten exakt erfasst werden und die seines Kollegen auch. So kann die Mitarbeiterzufriedenheit enorm gesteigert werden. Und das allerbeste? Eine Software zur Arbeitszeiterfassung spart enorm viel Zeit und Nerven und kostet dein Unternehmen (bei den richtigen Anbietern) dabei nur sehr wenig.

Du hättest gerne alle Vorteile einer Arbeitszeiterfassung per Software im Überblick? Voilà:

1. Automatisierte und dadurch schnellere Arbeitszeiterfassung: Durch die automatische Erfassung der Arbeitszeiten entfällt der manuelle Aufwand für Mitarbeiter, ihre Zeiten einzutragen. Dies spart Zeit und erhöht die Effizienz.
2. Größere Genauigkeit bei der Arbeitszeiterfassung: Eine Software zur Arbeitszeiterfassung eliminiert Fehlerquellen, die bei der manuellen Eingabe von Arbeitszeiten auftreten können. Dadurch werden genaue und zuverlässige Daten gewährleistet.
3. Erfassung von Fehlzeiten, Krankheitstagen, Urlaub und Überstunden: Eine Software zur Arbeitszeiterfassung erfasst nicht nur die Arbeitszeiten, sondern auch andere wichtige Informationen wie Fehlzeiten, Krankheitstage, Urlaub und Überstunden. Dies ermöglicht eine umfassende und genaue Verwaltung der Mitarbeiterzeiten.
4. Transparenz und gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit: Durch eine transparente Arbeitszeiterfassung mit einer Software fühlen sich Mitarbeiter fair behandelt und können sicher sein, dass ihre Arbeitszeiten genau erfasst werden. Dies trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei und schafft ein positives Arbeitsumfeld.
5. Kostengünstige Anbieter: Es gibt eine Vielzahl von Anbietern, die Softwarelösungen zur Arbeitszeiterfassung anbieten, die für Unternehmen kostengünstig sind. Die Investition in eine solche Software bietet langfristige Effizienzvorteile und einen positiven Return on Investment.

Wir bringen es nochmal auf den Punkt

Arbeitszeiterfassung mit einer Software ist schneller, transparenter, verlässlicher, exakter, sehr günstig und macht deine Mitarbeiter zufriedener! Hört sich gut an, oder? Das finden wir bei absence.io auch. Deshalb bietet unsere Software auch alles, was das Zeiterfassungs-Herz begehrt – und noch viel mehr. Nicht nur die Arbeitszeiterfassung, auch die Urlaubsplanung, das Fehlzeitenmanagement und die digitale Personalverwaltung sind mit absence.io kein Problem mehr. Wir haben dich noch nicht ganz überzeugt? Dann überzeuge dich selbst und teste absence.io kostenlos!

DIREKT LOSLEGEN

* Die Nennung nur eines Geschlechts dient hier rein dem Lesefluss. Wir möchten aber darauf hinweisen, dass wir alle Geschlechter (m/w/d) ansprechen und miteinbeziehen wollen.

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Respektvoller Umgang im (Arbeits-)Alltag

Ganz so leicht sind diese Fragen leider nicht zu beantworten und deswegen ist die Auseinandersetzung für den respektvollen Umgang im Alltag definitiv notwendig. Auch wenn man persönlich nicht direkt betroffen ist und die Notwendigkeit dadurch weniger präsent ist, kann es für die Mitmenschen, denen dies durchaus wichtig sein kann, die sich oftmals nicht angesprochen oder sogar ausgeschlossen fühlen einen große Bedeutung haben. Dieser Ausgrenzung kann durch wenig Aufwand und kleine Änderungen in der Wortwahl und Verhalten entgegengewirkt werden. Die genderneutrale Sprache zielt dabei schließlich auf eine bewusste Inklusion ab, denn Sprache beeinflusst unser Denken und damit auch unser Handeln. Die Funktion der Sprache als Mittel zur Anerkennung kann das Denken als solches prägen.

Sprache im Wandel

Einer der häufigsten Kritikpunkte, scheint “Gendern”, als unnatürlichen Eingriff in die Sprache abwerten zu wollen, dabei sollte jedoch bedacht werden, dass Sprache schon immer im Wandel stand und sich auch weiterhin wandeln wird. Es handelt sich schließlich um ein menschliches Konstrukt und Begriffe wie „Fräulein“ oder „Weib“ sind inzwischen auch nicht mehr im alltäglichen Gebrauch oder haben ihre Bedeutung verändert. Ebenso sind wir stets dazu angehalten diskriminierende Bezeichnungen zu vermeiden. Es handelt sich also vielmehr um einen Lernprozess in dem es darum gehen sollte niemanden auszuschließen und die Offenheit für Diversität in der Gesellschaft, im Unternehmen oder Team, aber auch im privaten Umfeld zu bewahren. Und wohl bekanntlich ist aller Anfang schwer. Dabei muss der Anspruch an die Umsetzung nicht gleich zu Beginn die Perfektion sein, sondern es sollte ein Lernprozess angestrebt werden, der dazu führt, bewusst auf Genderneutralität zu achten bis diese zur eigenen Normalität gehört. Ein positiver Nebeneffekt davon ist, dass diese Auseinandersetzungen einen zwingt seine Wortwahl noch genauer zu überdenken und zu präzisieren.

Wer ist denn nun überhaupt alles gemeint? Wer könnte sich ausgeschlossen fühlen?

Seit dem 01. Januar 2019 ist gemäß des Allgemeinen Gleichberechtigungsgesetzes (§ 1 AGG) niemand aufgrund seiner Geschlechtszugehörigkeit auszuschließen oder zu benachteiligen, sei es bei Stellenausschreibungen, Firmeninternen Nachrichten oder Ansprachen. Es soll jede Person angesprochen und beachtet werden, unabhängig vom Geschlecht.

So sollte man von zukunftsorientierten Unternehmen erwarten können, dass man sich präzise ausdrückt und nicht einfach die gesetzlichen Mindestanforderungen verwendet und damit die Thematik abhakt. Diese wäre für Stellenausschreibungen ein einfaches “(m/w/d)” als Anhängsel an den Titel der ausgeschriebenen Stelle, was zugegebenermaßen durchaus beliebt geworden ist. Dieser kleine Zusatz ist ein Schritt in die richtige Richtung, reicht aber nicht aus, wenn der Rest des Textes die Geschlechtsneutralität komplett vernachlässigt. Als Unternehmen sollte der Anspruch von gutem Umgang untereinander Priorität haben, und dies umfasst ebenso die (geschlechtsneutrale) Kommunikation.

Eine andere, scheinbar einfache Lösung ist die Doppelnennung (Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen) oder das Binnen-I (MitarbeiterInnen). Gut gemeint, allerdings werden dadurch non-binäre Personen ausgeschlossen.

Was ist “Non-Binarität”? Wer ist mit “non-binär” gemeint?

Ein weiterer, inzwischen nicht mehr ganz neuer Begriff über den man bei inkludierender Sprache stößt. Unsere Gesellschaft ist geprägt von den biologischen Geschlechtszuschreibungen als Mann und Frau. Personen die sich jedoch weder als Mann noch als Frau einordnen lassen, sondern zwischen den Geschlechtern stehen oder sowohl männliche als auch weibliche Geschlechtsanteile aufweisen, werden dabei ausgeschlossen. Dabei wird sich nicht rein auf biologische Merkmale bezogen. So wurde in Deutschland das „dritte Geschlecht“ auch bereits gesetzlich anerkannt. Die Einordnungen „divers“, „intersexuell“ beziehungsweise „non-binär“ gelten dabei als Sammelbegriffe für all diese Personen, die nicht im binären Geschlechtssystem erfasst sind. Darunter zum Beispiel Personen die sich keinem Geschlecht zuordnen (“agender”), mehrere Geschlechter haben (“polygender”) oder deren Geschlechtsidentität sich öfters verändert (“genderfluid”). Die geschlechtliche Zuschreibung ist hierbei nicht mit der sexuellen Orientierung, die keine weitere Rolle für den Arbeitgeber spielen sollte, gleichzusetzen.

Also Gendern. Aber wie?

Eine Übersicht zu den unterschiedlichen Möglichkeiten des Gendern findest du in unserem Blogartikel „Mitarbeiter gendern: So kannst du alle richtig ansprechen!“. (Vom weiteren Inhalt des Artikels wollen wir uns inzwischen eher distanzieren und uns klar für das Durchsetzen der genderneutrale Sprache, insofern möglich, aussprechen.)

Angefangen bei generischen Titeln, Verwendung von Plural (so wird aus Teamleiter:in, einfach Teamleitung) oder genderneutralen Ausdrücken (Studierende statt Student:innen), kann und sollte bei Unklarheiten die betreffende Person am besten einfach gefragt werden. Dabei besteht die Möglichkeit, zum einen nach deren Pronomen zu fragen oder ihr anzubieten, sie beim Vornamen (anstelle von Herr oder Frau) anzusprechen. Hierbei ist sehr auf eine respektvolle, nicht-wertende Herangehensweise zu achten, um keine Missverständnisse über dieses sensible Thema hervorzurufen.

Weitere Möglichkeit des gendern:

Für die Schriftsprache kann ebenfalls die aktuell noch eher unbekannte Form des Gendern, eine Variante mit Doppelpunkt, verwendet werden (z.B. Mitarbeiter:in). Der Doppelpunkt scheint sich eher unauffällig in das Schriftbild einzugliedern und ist bereits ein verbreitetes Schriftzeichen in der Schriftsprache wodurch der „störende“ Faktor im Schriftbild minimiert werden kann. Ein ebenfalls großer Pluspunkt ist, dass der Doppelpunkt zum Gendern als eine der wenigen Möglichkeiten gilt, die von den meisten Screenreadern für Personen mit Seebehinderung vorgelesen werden kann. Dennoch handelt es sich aktuell noch um ein Abwägen der richtigen Variante, da es (noch) keine perfekte Lösung gibt.

Wo ein Wille ist, da ist auch ein Weg!

Es muss nicht von Anfang an perfekt sein, aber es ist wichtig damit anzufangen. Denn nur so kann erreicht werden, dass eines Tages eine Sprache, die alle Geschlechter gleichermaßen anspricht zur Normalität gehört. Dadurch können Diskriminierungen vorgebeugt werden und die Offenheit und die Diversität im Unternehmen gefördert werden. Wie wäre es also beim nächsten mal zu versuchen eine Ansprache nicht mit “Sehr geehrte Damen und Herren” zu Beginnen, sondern mit “Sehr geehrtes Team” oder “Sehr geehrte Anwesende”?

Allerdings sollte nicht vernachlässigt werden, dass nicht nur die Sprache sondern auch das Verhalten im Team auf Toleranz und Anerkennung ausgelegt werden muss um gute Zusammenarbeit und Zufriedenheit im Unternehmen zu erreichen.

Ziel für ein tolerantes Unternehmen sollte also sein, dem ganzen Team Wertschätzung gegenüber zu zeigen, unabhängig von Geschlecht, Hautfarbe oder Herkunft.

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Was ist eigentlich diese Nachhaltigkeit?

Nachhaltigkeit entspricht im Optimalfall einer Ressourcen Neutralität, das heißt, dass Ressourcen nur so weit verbraucht werden, wie sie auch wieder regeneriert werden können. Ressourcen sind hier sowohl Material zur Herstellung eines Produkts, also z.B. Holz, Papier, Beton o.ä., die menschliche Arbeitskraft oder gesellschaftlichen Ressourcen. 

Eine 100% Nachhaltigkeit ist in der Realität kaum möglich, daher muss sie auch immer theoretisch betrachtet werden. Außerdem sind manche Ressourcen schlicht nicht regenerativ. Es geht hier aber nicht unbedingt um die 100% – denn selbst wenn wir nur einen Teil umsetzen und ausgleichen und uns alle redlich bemühen, ist schon sehr viel geschafft. 

Ein wichtiger Punkt ist, dass wir ehrlich mit unseren Bemühungen umgehen – das heißt, unser Unternehmen ganzheitlich betrachten und alle Unternehmensbereiche mit einbeziehen, auch wenn das unbequem werden könnte. Es sollten feste Ziele gesetzt werden, damit diese auch validiert und erreicht werden können. Außerdem sollte man intern wie extern transparent darüber kommunizieren – welche Fortschritte konnten wir erreichen, was sind offene Baustellen und welche Ziele wollen wir noch erreichen.

Möglichkeiten der nachhaltigen Unternehmensführung

Im herstellenden Gewerbe sind die Möglichkeiten ebenso vielfältig wie komplex – und würden hier etwas zu weit führen. Nur ein kurzer Abriss hierzu: Es gibt diverse Zertifizierungen, Siegel und Label, die sich mit nachhaltiger Produktion und Herstellungsabläufen befassen, z.B. zertifizierte ISO Managementsysteme zum Umwelt-, Energie- oder Abfallmanagement, Siegel & Zertifikate für Rohstoffe und Herstellungsverfahren etc. Auch die Kreislaufwirtschaft ist hier ein wichtiges Thema. Darunter versteht man ein Modell der Produktion und des Verbrauchs, bei dem bestehende Materialien und Produkte so lange wie möglich geteilt, geleast, wiederverwendet, repariert, aufgearbeitet und recycelt werden. 

Eine andere Möglichkeit ist die Kompensation des CO2 Fußabdrucks eines Unternehmens. Durch die gezielte Unterstützung von Umweltprojekten, wie z.B. Aufforstungen, Säuberungsaktion o.ä., “erkauft” sich ein Unternehmen ihren Beitrag zur Nachhaltigkeit und zur CO2 Einsparung. Auch wenn diese Projekte gut und unterstützenswert sind, sollte dies immer nur eine Ergänzung sein und keine Ausrede, nicht an den eigenen Stellschrauben im Unternehmen zu arbeiten und wie das geht, haben wir uns einmal genauer angeschaut. 

Tipps zur Nachhaltigkeit im Unternehmen

Jedes noch so kleine Unternehmen hat diverse größere und kleinere Möglichkeiten seinen Betrieb nachhaltiger zu gestalten. Wir haben euch hier die wichtigsten einmal aufgelistet: 

• Das Geschäftskonto bei einer nachhaltigen Bank betreiben, z.B. Triodos oder GLS
• Ökostrom für die Büroräume, z.B. über Green Planet Energy, Naturstrom etc.
• Die Suchmaschine wechseln und mit jeder Suche zur Aufforstung beitragen z.B. mit Ecosia – ein Pluspunkt dabei, eure Daten werden dort nicht weiterverkauft, was ja auch sehr angenehm ist, oder?
• Eine Energiesparende Büroorganisation, bei allen Geräten auf den Energieverbrauch achten, lange Nutzungsdauer, neue Geräte refurbished kaufen usw.
• Papierloses Büro – drucken nur in Ausnahmefällen, mittlerweile geht fast alles auch ohne Papier.
• Nachhaltiger Einkauf im Büro, z.B. Fairtrade Kaffee, Bio Milch oder besser noch Milchersatz, umweltfreundliche Putzmittel, Recycling Papier …
• Hybrides Arbeiten, Homeoffice und Remote Work ermöglichen, denn jede nicht gefahrene Strecke zählt. Auf Geschäftsreisen verzichten und wenn, dann mit dem Zug und nicht mit dem Flugzeug. 
• Grüne Unternehmenskultur unterstützen, z.B. mit Jobrädern, Zuschuss zum ÖPNV, E-Autos als Dienstfahrzeuge
• Die restlichen Emissionen der Unternehmung kompensieren, z.B. mit Climate Partner

Zukunftsfähig bleiben

Dies sind alles Vorschläge, die leicht und recht schnell umsetzbar sind und auch für kleinere Unternehmen gut zu stemmen sind. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sollten die Nachhaltigkeitsziele auch Teil der Unternehmensstrategie sein und auch deutlich nach außen kommuniziert werden. Ein positives grünes Image ist nicht zuletzt für das Employer Branding gerade für junge Nachwuchskräfte nicht zu unterschätzen. 

Nachhaltigkeit ist nicht nur ein modernes Schlagwort sondern sollte ein wichtiger Bestandteil jeder unternehmerischen Entscheidung sein. 

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Urlaubsanspruch bei Teilzeit

In Deutschland ist das Recht auf bezahlten Urlaub im Bundesurlaubsgesetz geregelt – übrigens geben wir hier keine rechtliche Beratung, sondern geben nur weiter, wie sich der Urlaubsanspruch in Deutschland üblicherweise berechnet – nämlich nicht anhand der Arbeitszeit sondern anhand der Arbeitstage pro Woche.

Laut dem deutschen Bundesurlaubsgesetz besteht ein Mindestanspruch von 4 Wochen bezahltem Urlaub pro Jahr. Bei einem Vollzeit arbeitenden Mitarbeiter mit 5 Arbeitstagen ergibt das 20 Tage Urlaub pro Jahr. Arbeitet er hingegen an 6 Tage pro Woche, ergibt das einen Mindestanspruch von 24 Tagen Urlaub pro Jahr.

Soweit so gut, aber wie verhält sich das dann bei Teilzeitmitarbeitern? Wie schon angedeutet ist für einen Teilzeitmitarbeiter nicht die gearbeitete Stundenanzahl entscheidend, sondern die Arbeitstage pro Woche. Deshalb ist der Mindestanspruch im Gesetz auch mit Wochen angegeben, daran kann man nämlich gut erkennen, um was es geht – jeder Mitarbeiter, egal ob Voll- oder Teilzeit hat Anspruch auf mindestens 4 Wochen Urlaub im Jahr. Ob der Teilzeitmitarbeiter also 10, 20 oder 30 Stunden arbeitet ist hier unerheblich, wichtig ist, ob er diese Stunden auf 3, 4 oder 5 Tage verteilt arbeitet, das heißt, wie viele Tage er frei nehmen muss, um auf eine Woche Urlaub zu kommen. 

Schauen wir uns das mal genauer anhand einiger Beispiele an: 

Wir gehen in diesem Unternehmen von einem Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Jahr bei einer 5 Tage Arbeitswoche aus. 30 Urlaubstage pro Jahr ergibt 6 Urlaubswochen pro Jahr. 

Jeder Mitarbeiter dieses Unternehmens muss also mit seinen Urlaubstagen 6 Wochen Urlaub nehmen können, das ist die Basis.

Urlaubsanspruch 30 Tage pro Jahr, also 6 Wochen pro Jahr: 

Bei einer 5 Tage Woche errechnet sich folgender Urlaubsanspruch:

5 Arbeitstage * 6 Wochen Urlaubsanspruch = 30 Urlaubstage pro Jahr

umgekehrt heißt das

30 Urlaubstage / 5 Tage Woche  = 6 Wochen Urlaub pro Jahr

Bei einer 4 Tage Woche berechnet sich folgender Urlaubsanspruch:

4 Arbeitstage * 6 Wochen Urlaubsanspruch = 24 Urlaubstage pro Jahr

Denn ich brauche pro Woche nur noch 4 Tage Urlaub, um eine volle Woche Urlaub zu nehmen, dementsprechend rechne ich 4 * 6 = 24 Tage Urlaub pro Jahr.

Und so kann ich weiterrechnen, je nach den wöchentlichen Arbeitstagen:

3 Tage Woche * 6 Wochen Urlaubsanspruch= 18 Tage Urlaubstage pro Jahr

2 Tage Woche * 6 Wochen Urlaub pro Jahr = 12 Tage Urlaubstage pro Jahr

1 Tag Woche * 6 Wochen Urlaub pro Jahr = 6 Tage Urlaubstage pro Jahr  

Mit dieser Rechnung kommen alle Mitarbeiter des Unternehmens auf den gleichen Urlaubszeitraum pro Jahr. 

Unregelmäßige Wochenarbeitszeit

Arbeitet ein Mitarbeiter unregelmäßig, das heißt in der einen Woche zweimal, eine andere Woche dreimal die Woche, macht es Sinn, den Urlaubsanspruch über das Jahr zu berechnen. Also die üblicherweise gewährten Urlaubstage (in diesem Beispiel 30) durch die Jahresarbeitstage des Unternehmens (ca. 250) und dann mal die tatsächlich gearbeiteten Tage im Jahr. 

Beispiel: 

durchschnittlich 30 Arbeitstage des Mitarbeiters pro Jahr / 250 Arbeitstage pro Jahr * 100 tatsächlich gearbeitete Tage = 12 Urlaubstage pro Jahr 

durchschnittlich 50 Arbeitstage des Mitarbeiters pro Jahr / 250 Arbeitstage pro Jahr * 100 tatsächlich gearbeitete Tage = 20 Urlaubstage pro Jahr

Auf diese Weise lassen sich alle Teilzeitmodelle gut abbilden und übertragen. Wie man die Arbeits- und Urlaubszeiten aller Mitarbeiter, egal ob Voll- oder Teilzeit,  wunderbar einfach verwaltet, erfahrt ihr hier: 

Urlaub einfach und sicher verwalten

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* Die Nennung nur eines Geschlechts dient hier rein dem Lesefluss. Wir möchten aber darauf hinweisen, dass wir alle Geschlechter (m/w/d) ansprechen und miteinbeziehen wollen.

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Das wissen wir über Mitarbeitermotivation

Natürlich können wir Motivation über eine Gehaltserhöhung und Boni schaffen. Dass das von kurzer Dauer ist, sollte uns aber nicht überraschen. Zumal wir nur einmal in den Mitarbeitermotivationstopf greifen müssen und schon eine große Auswahl an Methoden in der Hand halten. Schauen wir uns mal nur drei der vielen, vielen Maßnahmen an: 

Lob & Anerkennung

Ein gutes Wort und die Wertschätzung des Mitarbeiters sind wichtige Bestandteile positiver Feedbackkultur. Es lässt den Mitarbeiter wissen, dass seine Erfolge gefeiert und seine Stärken gewürdigt werden.

Weiterbildungsmaßnahmen

Kurse und Workshops fördern nicht nur den Arbeitnehmer und dessen Motivation dem Arbeitgeber loyal zu bleiben, sondern stärken zugleich das Unternehmen. Sie kommen also beiden Parteien zugute.

Arbeitsatmosphäre

Events und gemeinsame Aktivitäten holen den Mitarbeiter auf der emotionalen Ebene ab, schaffen ein positives Arbeitsklima und festigen die Identität im eigenen Team. 

Aber reicht es schon vereinzelt Methoden anzuwenden, um kurzfristig Motivation zu steigern? Wir glauben nein. Eine langfristige Bindung erreicht der Arbeitgeber, indem er noch einen Schritt weiter geht und seine Mitarbeiter nicht nur motiviert, sondern regelrecht begeistert. 

So geht Mitarbeiterbegeisterung heute

Also, warum gehen Mitarbeitende zur Arbeit? Um Geld zu verdienen, das ist klar. Aber wann gehen sie gerne zur Arbeit? Früher waren es Geld und Status, der Firmenwagen und das vom Arbeitgeber finanzierte Reihenhaus. Heute will der Arbeitnehmer kreative Freiheiten, eine passende Unternehmenskultur und eine sinnstiftende Arbeit. Vor allem die Generation Y, die aktuell den Großteil an Bewerbern ausmacht, stellt klare Forderungen an ihre potenziellen Arbeitgeber. Es lohnt sich also, wenn wir hier genauer hinschauen. 

Flexibilität 

Die Gen Y, gerne auch Millennials genannt, verlangt Freiheiten in ihrem Wann und Wo. Home Office und flexible Arbeitszeiten sind nicht mehr wegzudenken. Als Digital Natives sind Millennials immer miteinander vernetzt. Das drückt sich natürlich auch in ihrer Arbeitsweise aus. Die berühmte Work-Life-Balance, das reine Gleichgewicht zwischen Job und Erholung, verwandelt sich Schritt für Schritt in ein Work-Life-Blend. Arbeit und Freizeit verschwimmen ineinander. Muss das Kind zum Kindergeburtstag, darf der Arbeitstag schon mal unterbrochen werden. So wird aber auch nach Feierabend ganz natürlich zum Handy gegriffen, um den Kunden auf der anderen Seite der Erdkugel zu erreichen.

Autonomie

Millennials streben nach Selbstbestimmung statt Mikromanagement. Sie erwarten von ihren Vorgesetzten eine gute Führung mit regelmäßigen Feedbackgesprächen, wollen aber selbst denken und handeln. Die Führungsstrategie der Zukunft lautet, Mitarbeiter auf dem Weg zu den Unternehmenszielen zu begleiten, statt starre Vorgaben und Arbeitsanweisungen zu geben. Der Vorgesetzte dient also als Vorbild, der die Mitarbeiter motiviert, “selbst geführt” zu arbeiten.

Sinnvolle Arbeit

Besonders wichtig ist der Generation Y, dass die Arbeit Spaß macht und einen Sinn hat. Junge Arbeitnehmer entscheiden sich eher für die interessante Arbeit mit geringerem Gehalt statt für den gut bezahlten Job, in dem sie aber keinen Sinn sehen. Natürlich ist es für, zum Beispiel ein Sozialunternehmen, leichter, Mitarbeiter zu finden, die ihre Arbeit als sinnstiftend empfinden, was aber keineswegs bedeutet, dass andere Branchen sich darauf ausruhen können und gar nicht erst versuchen sollen, den Sinn ins Arbeitsleben zu integrieren. So können sie Produkte und Dienstleistungen innovativ und nachhaltig gestalten und, wenn auch das nicht machbar ist, sich sozial engagieren. Das setzt neben der reinen Wirtschaftlichkeit einen weiteren Fokus, den Arbeitnehmer sinnvoll finden. 

Und jetzt bist du dran

Mit unserer intuitiven Lösung für Urlaub- und Arbeitszeitmanagement schaffst du nicht nur Transparenz in deinem Unternehmen, sondern überlässt es dem Mitarbeiter selbst, seine eigenen An- und Abwesenheiten zu verwalten. Behalte dabei ganz einfach den Überblick durch automatisch generierte Berichte. Du willst dir das Ganze mal anschauen?

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Diese 10 Dinge solltest du über Weiterbildungen wissen!

1. Mit Weiterbildungen senkst du die Krankenquote in deinem Unternehmen

Dieser Punkt mag dir zunächst vielleicht etwas komisch erscheinen: Weiterbildungen senken die Krankenquote? Sind das dann Weiterbildungen à la „Wie werde ich meinen Schnupfen schneller los?“? Natürlich nicht. Aber Weiterbildungen motivieren, machen produktiver und damit auch zufriedener. Außerdem drücken sie Wertschätzung aus und zeigen den Mitarbeitern: Du bist wichtig für unser Unternehmen! Fehlzeiten können so erfolgreich gesenkt werden.

2. Weiterbildungen sind für Bewerber ausschlaggebend für die Wahl des Arbeitgebers

Richtig gehört! Zukünftige Bewerber schauen bei der Wahl ihres Arbeitgebers auch darauf, ob es Weiterbildungsmöglichkeiten gibt. Laut einer Studie der Deutschen Universität für Weiterbildung ist dieser Punkt vor allem für junge Erwerbstätige besonders wichtig. Ganze 60% der 25-35-Jährigen geben an, dass Weiterbildungsangebote am Arbeitsplatz ausschlaggebend bei der Entscheidung für einen Arbeitgeber sind. Unternehmen sind im „War for Talents“ also gut beraten, wenn sie ihren Mitarbeitern Weiterbildungen ermöglichen.

3. Weiterbildungen steigern die Produktivität

Mitarbeiter die regelmäßig auf Weiterbildungen gehen, tragen das dort erworbene Wissen direkt ins Unternehmen. Sie bleiben auf dem neuesten Wissensstand und lernen, wie Prozesse im Arbeitsalltag optimiert und verbessert werden können. Und wer kennt es nicht: Jeden Tag macht man seine Arbeit auf die immer gleiche Art und Weise und merkt vielleicht gar nicht, wie eingefahren (aber nicht unbedingt effizient!) bestimmte Prozesse sind. Weiterbildungen bieten Arbeitnehmern die Möglichkeit, etwas Abstand zu ihrem Arbeitsalltag einzunehmen – und mit einem frischen Blick Dinge zu entdecken, die man einfach besser und effizienter machen kann. Das Ergebnis: Frischer Wind und mehr Produktivität!

4. Du kannst Weiterbildungen steuerlich geltend machen

Das ist doch mal eine gute Nachricht, oder? Wenn du aufzeigst, dass die Weiterbildungsmaßnahmen aus rein betrieblichem Interesse durchgeführt worden sind, kannst du diese Leistungen von der Steuer absetzen. Es ist dabei unerheblich, ob es sich um eine Fortbildung im Betrieb oder um eine externe Fortbildung handelt.

5. Weiterbildungen steigern Motivation, Mitarbeiterzufriedenheit und Loyalität

Hier hängt alles zusammen! Weiterbildungen motivieren, weil sie Abwechslung bieten, Wertschätzung vermitteln und Mitarbeiter sich darauf freuen, das neu Gelernte umzusetzen. Und wer sich bei seinen Aufgaben gut auskennt und tolle Arbeit leisten kann, ist zufriedener. Zufriedene Mitarbeiter sind besser an das Unternehmen gebunden und wechseln nicht bei der nächstbesten Gelegenheit zu einem neuen Betrieb.

6. Du steigerst die Zufriedenheit deiner Kunden

Wann sind Kunden zufrieden? Richtig, wenn ihnen ein freundlicher und kompetenter Mitarbeiter zur Seite steht. Freundlich sind Mitarbeiter dann, wenn sie motiviert und zufrieden sind (siehe Punkt 5). Und kompetent sind sie dann, wenn sie immer wieder auf den neuesten Wissensstand gebracht werden und ihre Fähigkeiten beständig weiterentwickeln können. Wir kommen also zu dem Schluss: Mit Weiterbildungen steigerst du indirekt auch die Zufriedenheit deiner Kunden.

7. Fachliche und persönliche Weiterbildung sind am attraktivsten für Arbeitnehmer

Laut einer Umfrage von Wifiwien finden Arbeitnehmer fachspezifische Weiterbildungen am wichtigsten (77,2%), gleich dahinter kommen für sie Weiterbildungen zur Persönlichkeitsentwicklung (68,1%). Personalverantwortlichen sind dagegen nach fachlicher Weiterbildung (85,9%) Trainings für Führungskräfte am wichtigsten (80,4%).

8. Weiterbildungen senken Kosten für Personalbeschaffung

Der Fachkräftemangel ist mittlerweile in fast allen Branchen ein bekanntes Problem. Für Unternehmen ist es häufig sehr teuer und zeitaufwändig, geeignetes und gut qualifiziertes Personal zu finden. Doch wie wäre es, das Geld und die Zeit statt in die Personalbeschaffung direkt in dein Personal zu investieren? In vielen Fällen lohnt es sich mehr, einen Mitarbeiter noch etwas besser auszubilden als einen ganz neuen Mitarbeiter anzustellen.

9. Weiterbildungen sind Teil deines Employer Brandings

Wie weiter oben auch schon angesprochen: Die Aussicht auf Weiterbildungen macht dein Unternehmen für potenzielle Arbeitnehmer attraktiv. Und auch die Zufriedenheit und Bindung deiner eigenen Mitarbeiter an das Unternehmen werden gestärkt. Weiterbildungsmaßnahmen sind also ganz klar Pluspunkte auf dein Employer-Branding-Konto!

10. Mehr Innovationskraft durch Weiterbildungen

Mitarbeiter, die in Weiterbildungen immer wieder Input bekommen, haben mehr Ideen, wie sie Prozesse optimieren und das Unternehmen voranbringen können. Außerdem sind sie durch regelmäßige Weiterbildungen generell offener für Neues und Innovatives. Und langfristig gilt immer zu bedenken: Nur innovative Unternehmen, die mit der Zeit gehen, sind auch dauerhaft wettbewerbsfähig.

Bist du bereit für den nächsten Schritt?

A propos innovativ: Wenn du willst, dass nicht nur deine Belegschaft, sondern auch deine Personalverwaltung einen Schritt nach vorne macht, schau dir doch mal absence.io an. Unsere Software bringt Urlaubs-, Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung auf ein ganz neues Level!

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Ach, soll ich überhaupt gendern?

Das liegt natürlich bei dir und deinem Unternehmen. Aber du solltest dir schon gut überlegen, wie du deine (potenziellen) Mitarbeiter ansprichst und warum du dich für eine bestimmte Form entscheidest. Die Art und Weise, wie du kommunizierst und welche Formulierungen du verwendest, ist ein wichtiger Teil deines Employer Brandings. Auch auf deine Mitarbeiterbindung und die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter kann sich die Sprache des Unternehmens indirekt auswirken. Es gilt also: Mach dir Gedanken und entscheide dich bewusst für oder gegen das Gendern!

Gendersensible Sprache – Pro und Contra

Zugegeben: Beim Thema Gendern kann man wirklich geteilter Meinung sein. Das häufigste Gegenargument ist natürlich die Lesbarkeit. Ein Text mit tausend Sternchen, Unterstrichen oder Schrägstrichen wirkt schnell unübersichtlich und wenig leserfreundlich. Und dann gibt es natürlich noch die Aussage: „Das ist doch klar, dass man da auch immer die Frauen mit meint!“ Auf der anderen Seite kann man sagen: Wenn man alle meint, sollte man auch alle nennen. Vor allem bei der Kommunikation mit Mitarbeitenden will man ja alle gleichermaßen ansprechen und Wertschätzung vermitteln. Und gerade beim Recruiting wäre es fatal, nur die Hälfte der potenziellen Talente direkt anzusprechen.

„Mitarbeiter“ gendern – diese Möglichkeiten hast du

Wenn du dich für eine gendergerechte Sprache entscheidest, hast du mehrere Möglichkeiten:

• Doppelnennung: Wenn du viel Platz in deinem Text hast, kannst du es ausführlich machen und einfach beide Formen nennen, nämlich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
• Schrägstrich: Du ziehst beide Formen zu einem Wort mit Schrägstrich zusammen. Das sieht dann so aus: Mitarbeiter/innen.
• Binnen-I: Gleiches gilt für das Binnen-I: MitarbeiterInnen.
• Sternchen: Du verkürzt die Form mit Hilfe eines Sternchens zu Mitarbeiter*innen.
• Unterstrich: Kein Schrägstrich, sondern ein Unterstrich: Mitarbeiter_innen.
• Substantivierte Form: Du schreibst Mitarbeitende statt Mitarbeiter.
• Ersatzformulierungen: Statt Mitarbeiter schreibst du Beschäftigte, Angestellte, Teammitglieder, Personal, beschäftigte Personen, Beteiligte, Arbeitskräfte, Team,…
• Fußnote: Du gibst in einer Fußnote an, dass du immer die männliche Form verwendest, aber damit auch Frauen mit einschließt.

Die perfekte Lösung gibt es nicht

Die eine Lösung, die einfach überall passt, gibt es beim Gendern leider nicht. Wichtig ist, dass die Form, für die du dich entscheidest, zu dir, deinem Unternehmen und deinen Mitarbeitenden passt. Vielleicht ist die Lösung ja auch, nur noch persönlich zu formulieren? So könntest du zum Beispiel statt „Wir laden alle Mitarbeiter*innen herzlich ein“ einfach schreiben: „Wir laden euch herzlich ein“. Sei da einfach kreativ! Wichtig ist aber, dass du deine einmal gefundene Form in allen Texten durchziehst. Ein einheitlicher Stil wirkt immer seriöser und bedachter.
Konnten wir dir mit unserem Artikel weiterhelfen? Super! Vielleicht bist du ja an noch mehr spannenden HR-Themen interessiert. Schau doch gerne mal auf unserem Blog vorbei und hol dir jede Menge gute Tipps, Inspiration und wertvolles HR-Wissen! Viel Spaß damit!

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Gute Gründe für eine gute Mitarbeiterbindung

Ist denn Mitarbeiterbindung so wichtig? Die einfache Antwort lautet: Ja! Denn gut gebundene Mitarbeiter sind zufriedener und damit auch engagierter und produktiver. Mitarbeiterbindung wirkt sich zudem direkt auf die Arbeitsatmosphäre aus. Gleichzeitig sind glückliche Mitarbeiter die besten Botschafter für dein Unternehmen, indem sie es weiterempfehlen und dein Employer Branding voranbringen. Außerdem kann durch eine gute Mitarbeiterbindung die Fluktuation im Unternehmen gering gehalten werden. So sparst du dir viele Kosten, die beim Abgang eines Mitarbeiters auf dich zukommen.

So geht Mitarbeiterbindung NICHT!

Wir drehen das Ganze mal um – eine Liste mit guten Vorschlägen zur Mitarbeiterbindung findest du weiter unten. Das Problem bei solchen Aufzählungen: Viele Maßnahmen kannst du womöglich sofort wieder von deiner Liste streichen. Denn sie passen vielleicht gar nicht zu deinem Unternehmen und deinen Mitarbeitern. Bevor du dir überlegst, was du für deine Mitarbeiterbindung tun möchtest, solltest du dir also überlegen, was du besser NICHT machen solltest und worauf du grundlegend Wert legen solltest.

Wir zahlen einfach mehr – fertig!

Eine adäquate Bezahlung ist natürlich die absolute Basis für eine gute Mitarbeitender-Unternehmens-Beziehung. Aber Geld allein wird deine Mitarbeiter nicht langfristig an dein Unternehmen binden. Ein paar Prämien, etwas Weihnachtsgeld oder ein Urlaubszuschuss – über all das freuen sich deine Mitarbeiter mit Sicherheit. Solche finanziellen Mittel sollten aber nicht die einzige Maßnahme zur Mitarbeiterbindung bleiben, sondern von diversen weiteren begleitet werden. Das Gesamtpaket muss stimmen!

Gießkannenprinzip: Alle bekommen das Gleiche!

Die gleichen Benefits für alle – das ist natürlich gerecht, aber vielleicht nicht immer das Sinnvollste. Wie viel bringt ein Tiefgaragenstellplatz einem Mitarbeiter, der viel lieber Fahrrad fährt? Wie sehr freut sich ein Vater von zwei Kindern über Weiterbildungsseminare am Wochenende? Und liegt den Mitarbeitern eher ein dritter Obstkorb oder die Frage nach flexiblen Arbeitszeiten am Herzen? Vielleicht merkt man, worauf wir hinauswollen. Nicht alle Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung sind auch für alle Mitarbeitergeeignet. Oder passen zum Unternehmen. Grundsätzlich sollte es bei der Verteilung von Benefits und Mitarbeiterangeboten selbstverständlich gerecht zugehen. Individuelle Bedürfnisse von Mitarbeitern sollten aber in jedem Fall berücksichtigt werden.

Ach ja, das ist der Praktikant*In …

Viele Unternehmen machen den Fehler, sich erst nach der Einstellung eines Mitarbeiters um die Mitarbeiterbindung zu kümmern. Dabei sollte das schon viel früher beginnen! Praktikanten, Bewerbende, Studierende, vielleicht sogar Kund*Innen – sie alle schauen sich das Unternehmen von Anfang an ganz genau an. Und fangen da schon an, ihre Erwartungen mit dem zu vergleichen, was ihnen geboten wird. Ein Bewerbender, den man vor der Einstellung erst wochenlang hat warten lassen, wird sich das merken. Andersherum wird ein Praktikant*In, dem viel erklärt und gezeigt wird, später vielleicht zu einem talentierten und engagierten Mitarbeiter.

Das gefällt denen bestimmt!

Sicher? Woher weißt du denn, worüber sich deine Mitarbeiter am meisten freuen? Sei ehrlich: Du weißt es nicht genau. Deshalb ist es wichtig, nicht einfach irgendwelche Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung zu beschließen, sondern sich davor einmal umzuhören. Sehr gut eignen sich hier Mitarbeiterfragebögen, Umfragen oder persönliche Gespräche. So stellst du sicher, dass deine Maßnahmen zu deinen Mitarbeitern passen und dass sie ihnen einen wirklichen Mehrwert bieten.

Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung

Aber jetzt genug von dem, was du nicht machen solltest. Hier kommen ein paar Vorschläge, von denen du dich zu Maßnahmen für deine Mitarbeiterbindung inspirieren lassen kannst.

• Arbeitsplatz: gut eingerichteter Arbeitsplatz, Getränke, Obst, Snacks, Kantine/Küche, flexible Arbeitszeiten, Möglichkeiten zum Homeoffice, Sozialräume, Pausenräume, Fahrtkostenzuschüsse, …
• Gesundheit: Sport- und Freizeitangebote, Versicherung, Gesundheitsmanagement, …
• Karriere: Weiterbildungen, Beförderung, Verantwortung, Einarbeitung, Aufgabenverteilung, Feedback, angemessene Vergütung, Mitgestaltungsmöglichkeiten, …
• Teambuilding: Teamevents, Betriebsfeiern, Feedbackgespräche, Austauschmöglichkeiten, …
• Unternehmenskommunikation: Unternehmenskultur vermitteln, Mitarbeiterzeitung, Intranet, …
• Benefits: Zuschüsse, Gutscheine, Personalrabatte, …

Konnten wir dir ein paar Denkanstöße zum Thema Mitarbeiterbindung geben? Wunderbar! Vielleicht interessieren dich dann auch unsere Artikel in der Rubrik „Glückliche Mitarbeiter“. Schau doch mal vorbei!

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Remote arbeiten – Home Office 2.0.

Spätestens seit Beginn der Corona-Zeit ermöglichen immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeitern die Arbeit aus dem von zu Hause aus. Doch das komplette Remoting geht noch einen Schritt weiter – sozusagen Home Office 2.0. Die Arbeitnehmer sind nicht mehr an ein heimisches Büro gebunden, sondern können von überall auf der Welt ihrer Arbeit nachgehen. Heute aus Paris, morgen aus New York und übermorgen aus Kuala Lumpur – Remote Work funktioniert dank E-Mails, Videokonferenzen, Messengerdiensten und Co. über alle Zeitzonen und Kontinente hinweg.

Was sind für dich als Arbeitgeber die Vorteile von Remote Work?

Verbesserte Work-Life-Balance

Der Hauptvorteil der Arbeitnehmer ist auch ein großer Pluspunkt für dich. Da sich mit dem Remote arbeiten Freizeit, Familie und Arbeit besser vereinbaren lassen, sind die Mitarbeiter ausgeglichener und zufriedener. Davon profitiert auch das Unternehmen – in vielerlei Hinsicht. Wer ausgeglichener ist, ist auch produktiver und motivierter. Das schlägt sich natürlich in den Arbeitsergebnisse positiv nieder. Zufriedene Mitarbeiter bleiben außerdem dem Unternehmen lange erhalten und empfehlen dieses weiter – auch das sollte in deinem Sinne sein.

Gesündere Mitarbeiter

Die Work-Life-Balance führt uns auch direkt zum zweiten großen Vorteil – der Gesundheit! Arbeitnehmer, die ausgeglichen und zufrieden sind, haben viel weniger Stress. Dass dieser sich negativ auf die Gesundheit auswirkt, sollte mittlerweile jedem bewusst sein. Durch die komplett flexiblen Arbeitszeiten der Remote-Arbeit, können die Mitarbeiter außerdem ihre Arbeitszeiten komplett an ihren Biorhythmus anpassen. Dazu kommt, dass man sich zu Hause oft gesünder ernährt als im Büro – Denk nur man an das schnelle Brötchen am Arbeitsplatz zwischen zwei Meetings, die Kuchenorgien in der Kaffeeküche oder die fett- und kohlenhydratreiche Kost in der Firmenkantine. Durch die eigene Zeiteinteilung, aber auch die wegfallenden Arbeitswege, bleibt mehr Zeit für gesunde Ernährung und Sport.

Kostenersparnisse

Vorteil Nummer drei: Unternehmen sparen richtig Kohle, wenn sie Remote-Arbeit ermöglichen! Denn plötzlich brauchen sie kein riesiges Büro mehr, was gerade in Ballungszentren ein riesiges Plus auf dem Firmenkonto ausmacht. Außerdem entfallen Kosten für Büroeinrichtung, Parkplätze, Hardware, Strom, Wasser, Heizung und vieles mehr.

Personalsuche

In der Regel sind Unternehmen an Bewerber aus dem näheren Umkreis gebunden – es sei denn, die Kandidaten sind bereit umzuziehen. Wer an einem ungünstigen Standort sitzt, spürt vor allem den Fachkräftemangel ganz deutlich. Aber auch hier macht sich wieder ein großer Remote-Work-Vorteil bemerkbar: Wenn die Mitarbeiter von überall aus arbeiten können, ist die Auswahl der passenden Kandidaten riesig.

Das sind die Nachteile von Remote-Arbeit

Absprachen

Natürlich hat das Remote arbeiten nicht nur Vorteile. Zum Beispiel gestalten sich teaminterne Absprache um einiges schwieriger, wenn die Kollegen in x-verschiedenen Zeitzonen sitzen. Der eine steht gerade erst auf, während der andere schon ins Bett geht.

Team-Spirit

Gemeinsame Mittagspausen oder ein Feierabendbier mit den Kollegen – das fällt weg, wenn das Team auf verschiedenen Kontinenten sitzt und sich vielleicht noch nie live kennengelernt hat. Rein digital eine gute Bindung im Team aufzubauen, ist auf jeden Fall schwieriger als vor Ort. Allerdings muss man auch sehen, dass es so zu weniger Mobbing, Streitereien und Ausgrenzungen im Team kommt. Alles hat seine positive und negative Seite.

Technische Probleme

Wer bei uns IT-Probleme hat, fragt Ivan. Und vermutlich hat jeder in seinem Unternehmen einen Ivan. Viele Schwierigkeiten lassen sich aus der Ferne lösen, aber eben nicht alles. Wenn der Kollege 10.000 Kilometer entfernt sitzt, ist man allerdings selbst dafür verantwortlich, dass der PC oder die Software wieder ins Laufen kommt. Und auch die Internetverbindung ist nicht immer überall stabil.

Remote arbeiten – Top oder Flop?

Nun bist du an der Reihe: Wirst du in deinem Unternehmen ermöglichen, Remote zu arbeiten? Die Vorteile sprechen auf jeden Fall für sich. Natürlich gibt es auch ein paar Nachteile, die man abwägen muss. Geh doch jetzt schon einmal einen Schritt in die richtige Richtung und schaffe in der Personalverwaltung die Voraussetzungen für Remote Work: Personalakte, Abwesenheiten, Urlaubsplanung und digitale Zeiterfassung – alles digital! Wir von absence.io ermöglichen dir dies alles mit einer einzigen Software. Und diese kannst du 14 Tage kostenlos testen, um dich live von den Vorteilen zu überzeugen. Klingt spannend? Dann leg gleich los!

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