Auch wenn die Reisekostenabrechnung mit Excel – im Gegensatz zu Vorlage, Zettel und Stift – ein großer Schritt nach vorne ist, ist es trotzdem eine schlechte Idee, denn: es gibt deutlich bessere Alternativen.

Die folgenden Nachteile haben uns dazu veranlasst, eine Funktion zur digitalen Reisekostenabrechnung in unsere Software zu integrieren. 

Jede manuelle Eingabe birgt das Risiko von Tippfehlern. Bei Excel kommt die Gefahr falscher Formeln und versehentlich gelöschter Daten noch obendrauf. Das führt durch falsche Abrechnungen zu einem entsprechenden Mehraufwand. Kosten steigen, Arbeitszeit wird verschwendet und Nerven gehen drauf.
Übrigens: Laut einer Studie der Global Business Travel Association ist jeder fünfte (19%) manuelle Reisekostenabrechnung fehlerhaft. Jede Korrektur kostet ein Unternehmen dabei im Schnitt knapp 50 €.

Die manuelle Eingabe von Daten in Excel – gerade bei großen Datenmengen – und die entsprechende Kontrolle von Zahlen, Formeln und Co. ist extrem zeitaufwändig. 

So praktisch Excel in vielen Dingen auch sein mag, es ist trotzdem sehr schlecht skalierbar. Gerade wenn viele Mitarbeiter an einem Dokument arbeiten, ist das Chaos häufig vorprogrammiert und die Angelegenheit wird sehr schnell unübersichtlich und komplex. 

Mit dem vorangehenden Punkt eng verwandt ist das Risiko einer entsprechenden Dateninkonsistenz. Man kann noch so viele und detaillierte Guidelines und Lastenhefte schreiben: am Ende ist es doch ein Tohuwabohu.
Sollte das Unternehmen außerdem ohne internen Server oder Cloud arbeiten, besteht bei Excel immer das Risiko, dass verschiedene Versionen einer Datei im Umlauf sind und bearbeitet werden. (Eigentlich besteht das Risiko selbst bei einer Cloud.)  Das kann in einer kleinen Katastrophe enden. 

Was spart die meiste Zeit? Richtig, Automatisierung. Sie ist der wohl größte Vorteil der Digitalisierung.
Leider sind die Automatisierungsmöglichkeiten in Excel sehr begrenzt. Es ist zwar besser als Zettel und Stift, trotzdem müssen viele Prozesse manuell durchgeführt werden. Das ist zeitaufwändig und ineffizient. 

Excel-Dateien können leicht:

• kopiert
• versehentlich oder böswillig geteilt
• manipuliert oder gelöscht werden 
• oder einfach verloren gehen.

Das schwächt zum einen das Vertrauen in den entsprechenden Prozess und die Korrektheit und Vollständigkeit der Daten. Zum anderen stellt es ein hohes Risiko für die Datensicherheit dar. 

Excel ist begrenzt in seinen Möglichkeiten zur Erstellung von umfassenden Berichten und Analysen. Das Erstellen von gewünschten oder geforderten Reportings und Berichten in Excel setzt meist ein umfangreiches Know-How voraus und ist sehr zeitaufwändig. 

Das Einhalten gesetzlicher Vorschriften und die Nachverfolgbarkeit von Änderungen sind in Excel schwierig. Änderungen sind oft nicht dokumentiert oder nachvollziehbar. Das birgt ein erhöhtes Risiko rechtlicher Probleme für Mitarbeiter und Unternehmen. 

Das gemeinsame Bearbeiten einer Excel-Datei ist problematisch. Zwar gibt es durch interne Server und Cloud-Lösungen wie Google Drive die Möglichkeit, Dateien live zu bearbeiten, vollkommen rund ist die Sache aber nicht. Die Versionskontrolle und Nachvollziehbarkeit von Änderungen sind nur wenige Beispiele von dem, was hier schief laufen kann. 

Die Excel-Skills der Mitarbeiter variieren in der Regel sehr stark. Vom absoluten Excel-Profi bis zu “Ich kann was reinschreiben” ist in der Regel alles vertreten. Wird die Reisekostenabrechnung mit Excel gemacht, führt das zuweilen zu einem entsprechenden Schulungsbedarf, in jedem Fall aber zu einer hohen Fehleranfälligkeit. 

Excel darf sich in der Rangliste menschlicher Errungenschaften vermutlich in eine Reihe mit dem Telefon, der Kamera oder dem Rad stellen. Als Softwareentwickler ist Excel häufig die Basis neuer Ideen. Man analysiert, was Excel kann, aber eben auch, was es nicht kann. Diesen „Mangel“ versucht man technisch zu beheben.

Wer jetzt glaubt, dass wir nur unsere Software verkaufen wollen, hat damit völlig recht. Wir wollen unsere Software verkaufen. Wir haben absence.io vor 10 Jahren aber nur deswegen gegründet, weil wir restlos davon überzeugt sind, dass es euch allen das Leben leichter machen wird.
(Und ohne falsche Bescheidenheit: Wir hatten Recht.) 

Unser neues Feature schafft es, alle oben genannten Nachteile der Excel-Reisekostenabrechnung zu beheben oder zumindest maximal zu reduzieren.

Mit unserer Software wird die Reisekostenabrechnung:

• zuverlässig
• effizient
• schnell
• skalierbar
• konsistent
• automatisiert
• sicher
• übersichtlich
• nachvollziehbar
• transparent 
• und benutzerfreundlich.

Wenn du dich davon überzeugen willst, dass wir keinen Käse erzählen, kannst du unsere Software 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Außerdem stehen dir unsere Expertinnen und Experten jederzeit für eine kostenfreie Produktpräsentation und zur Beantwortung all deiner Fragen zur Verfügung.

• Reisekostenabrechnung via App: Warum digitales Einreichen und Abrechnen essentiell sind
• Digitale Reisekostenerstattung: Wie sie Prozesse verschlankt, Hürden bewältigt und die Mitarbeiterzufriedenheit steigert
• Arbeitszeiterfassung mit Excel: Langwierig, unsicher und teuer

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Das ganze ist in nur 30 Sekunden global für alle Mitarbeitenden erledigt.

Um die Nachweispflicht zu aktivieren geht ihr einfach in eurem Admin-Account oben rechts auf „Einstellungen“. Danach klickt ihr in der Sidebar links auf „Abwesenheitstypen“ und wählt anschließend den Typen aus, den ihr bearbeiten wollt. In unserem Account wäre das „Krankheit / Sickness“ (Vielleicht habt ihr ihn anders benannt.).

Anschließend könnt ihr die „Nachweispflicht aktivieren“ in dem ihr auf den Toggle klickt. Hier lassen sich verschiedene Dinge einstellen:

• Ab welcher Anzahl an aufeinander folgenden Krankheitstage soll die Nachweispflicht aktiviert werden?
• Sollen die Arbeitstage der Mitarbeitenden oder Kalendertage (zweites ergibt nur in wenigen Ausnahmefällen Sinn) gezählt werden?
• Ab wann soll die Nachweispflicht gelten?

Alle Änderungen die ihr vornehmt werden automatisch gespeichert. Ihr müsst dafür keinen separaten Button klicken.

Wenn die entsprechende Anzahl an aufeinander folgenden Krankheitstage erreicht wird, bekommen User und Admin eine entsprechende Benachrichtigung. Das reduziert das Risiko, dass das Einreichen des entsprechenden Nachweises vergessen wird gegen Null.

Falls ihr das noch nicht wusstet: Bescheinigungen und Atteste können direkt in die entsprechende Abwesenheit hochgeladen werden. Damit habt ihr immer alles beieinander.

In den ersten Tagen erreichte uns ein sehr wertvolles User-Feedback: Was passiert bei unterschiedlichen, direkt aufeinander folgenden Krankheiten?

Beispiel:
In Josephs Arbeitsvertrag steht, dass er ab dem zweiten Krankheitstag ein ärztliches Attest einreichen muss. Angenommen er hat am Montag starke Kopfschmerzen und holt sich am Dienstag eine Lebensmittelvergiftung.
In diesem Fall würde Joseph zwei Krankheitstage hintereinander eintragen aber zwei unterschiedliche Krankheiten.

Um zu verhindern, dass Joseph nun am Dienstag eine Benachrichtigung bekommt, dass er ein Attest einreichen muss, haben wir gestern eine zusätzliche Funktion gebaut.
Ihr könnt über den Toggle „Anlegen aufeinanderfolgender Abwesenheiten dieses Typs deaktivieren“ festlegen, ob der gleiche Abwesenheitstyp – in dem Fall „Krankheit“ – an aufeinander folgenden Tagen eingetragen werden kann, ohne dass diese als eine Abwesenheit zusammenhängen.

An dieser Stelle noch ein herzliches Dankeschön an unsere User, die uns immer wieder mit hilfreichem Feedback versorgen und damit helfen, unsere Software jeden Tag besser zu machen.

Wenn ihr noch Fragen zum neuen Feature habt, stehen wir euch natürlich jederzeit zur Verfügung. Lest auch unseren Artikel zum Thema Digitale Krankmeldung.

• KI im HR (Teil 1): Potenziale in der An- und Abwesenheitsverwaltung?
• Halbe Urlaubstage – Ein Märchen?
• Mindesturlaub im Minijob: Gibt’s den?
• Urlaubsverwaltung mit dem Google Kalender – Fluch oder Segen?
• Online Urlaubsplaner – Warum am Ende alle davon profitieren

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Was soll das Ganze? 
Ich erkläre es an ein paar Anwendungsfällen.

Wenn ihr z.B. Firmenwagen habt, die von euren Mitarbeitenden genutzt werden können, könnt ihr einem Abwesenheitstyp “Firmenwagen” erstellen, mit der ein Auto gebucht werden kann.
Angenommen ihr habt 5 Autos, gebt ihr dem Abwesenheitstyp “Firmenwagen” ein Kontingent von 5. 

Wurden an einem Tag bereits alle Autos reserviert, kann dieser Abwesenheitstyp kein weiteres Mal verwendet werden.

Die Funktion lässt sich auch für Werkzeuge, Räume, Softwarelizenzen etc. verwenden.

Ein weiterer Anwendungsfall sind begrenzte Arbeitsplätze im Büro. In Zeiten von Remote-Arbeit und Home Office reduzieren viele Unternehmen ihre Bürokapazitäten oder verzichten gar komplett auf eigene Räume, nutzen z.B. Coworking Spaces wie beispielsweise “WeWork”. 

In diesem Fall ist unser neues Feature äußerst hilfreich. Ihr erstellt z.B. einen Anwesenheitstyp “Büro München”. Wenn ihr dort 10 Arbeitsplätze habt, gebt ihr ihm ein Kontingent von 10. 

Für euch gilt nun das Prinzip “Wer zuerst kommt, malt zuerst.” Ist “Büro München” an einem Tag bereits 10 Mal gebucht, sind alle Arbeitsplätze besetzt und der Anwesenheitstyp kann nicht weiter gebucht werden. 

Damit verhindert ihr die äußerst ärgerliche Situation, dass Leute im Büro stehen und keinen Platz haben. Das freut Arbeitgeber und -nehmer.

“Es können nicht alle gleichzeitig Urlaub machen.” Ein echter Klassiker bei der Urlaubsplanung.
Mit unserer neuen Kontingent-Funktion könnt ihr diese Situation ein wenig optimieren. 

Angenommen ihr habt einen Betrieb, in dem immer jemand da sein muss, um die Geschäftsfähigkeit sicherzustellen, z.B. in der Logistik. 

Ihr habt beispielsweise 10 Logistiker. 2 davon müssen ständig anwesend sein. Ihr gebt der Abwesenheitsart “Urlaub” oder “Urlaub Logistik” also ein Kontingent von 8. Auch hier gilt das Prinzip des frühen Vogels.

Wurde die entsprechende Abwesenheit in einem bestimmten Zeitraum bereits 8 Mal gebucht, kann sie kein weiteres Mal gebucht werden. Die oder der Angestellte bekommt eine Benachrichtigung und kann sich direkt einen alternativen Zeitraum aussuchen.
Über den Teamkalender in absence sieht er übrigens genau, wann wer im Urlaub ist und kann sich damit die Suche etwas erleichtern. 

Diese kleine, aber feine Funktion verhindert unnötige Überbuchungen und unangenehme Diskussionen. Wenn ihr die Funktion klug einsetzt, spart ihr viel Zeit, Nerven und Geld. 

Ihr findet die Funktion direkt in der Verwaltung eurer Abwesenheitsarten. Bei Fragen stehen wir euch jederzeit zur Verfügung.

• Online Urlaubsplaner – Warum am Ende alle davon profitieren
• Urlaubsanspruch bei Teilzeit
• Urlaubsverwaltung mit dem Google Kalender – Fluch oder Segen?

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Für uns, als Abwesenheits- und Zeiterfassungsexperten, ist das Thema Reisekostenerstattung kein unwichtiges. Auf der Suche nach neuen Features für unsere Software und einen noch besseren Service für unsere Kunden, war für uns schnell klar, dass wir eine Lösung zur digitalen Reisekostenerstattung in unsere App integrieren möchten. 

Welche Argumente uns vor und während dieses Prozesses am meisten überzeugt haben, möchten wir in diesem Blogpost mit euch teilen.

Mit den folgenden Hürden haben die “Einreicher” bei analoger oder “rudimentär-digitaler” Reisekostenerstattung (Stichwort “Reisekostenerstattung mit Excel”) am meisten zu kämpfen.

Für die “Einreicher” beginnen die Strapazen bereits mit dem Suchen der entsprechenden Reisekostenvorlage. Gerade Mitarbeiter, die nur selten beruflich Reisen, suchen oft lange nach dem entsprechenden Dokument. Das entwickelt sich oft zu einer Art “Schnitzeljagd”, bis die Vorlage endlich gefunden ist.

Lösung: 

Mit einer Software bzw. App entfällt diese Suche komplett. Man öffnet die App und mit nur einem Klick das notwendige Formular.

Ein echter Klassiker ist das Suchen der Belege. Die Geschäftsreise ist vorbei und die Expedition beginnt. Wo ist die Rechnung für das Zugticket? Wo habe ich die Taxiquittung hin? Wo ist der Bewirtungsbeleg vom Abendessen? 

Das kostet Nerven, Zeit und Geld. 

Lösung:

Mit einer mobilen App lässt sich dieses Problem lösen. Geschäftsreisende können alle Belege schon unterwegs einreichen. Die Rechnung vom Zugticket lässt sich als PDF, die Taxiquittung als Foto hochladen. Das Abendessen wird mit der Firmenkreditkarte bezahlt und durch die Zahlung direkt eine Ausgabe in der App erstellt. 

Richtlinien ändern sich, sowohl die unternehmensinternen als auch die gesetzlichen. Wer noch mit Reisekostenvorlagen arbeitet kommt hier schnell in die Bredouille. Ändern sich Richtlinien, müssen nicht nur alle Vorlagen aktualisiert werden. Es muss vor allem sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter die aktuellen Versionen benutzen. Für den Einreicher entsteht hier nicht selten ein ärgerlicher Fehler. Er verwendet die alte Vorlage. Dadurch entsteht doppelter Arbeitsaufwand und zeitliche Verzögerung bei der Erstattung. 

Lösung: 

Eine Softwarelösung löst dieses Problem nahezu gänzlich. Ändern sich Richtlinien, wird in der Software alles entsprechend und zentral aktualisiert. Durch das Verwenden der App kann für den Einreicher die Situation der falschen Vorlage nicht entstehen.

Analoge Prozesse dauern. Das gilt nicht nur für die Reisekostenerstattung und ist eines der Hauptargumente für die Digitalisierung im Allgemeinen.
Besonders ärgerlich wird eine Verzögerung dann, wenn es um Geld geht, vor allem das eigene. Reisekosten und Spesen sind Ausgaben, die der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber quasi privat auslegt. Die Tatsache an sich ist schon schwierig und jeder Tag warten, macht die Sache unangenehmer. 

Lösung: 

App und Software beschleunigen den Prozess erheblich. Das Suchen der Vorlage fällt weg. Das Suchen und Einreichen der Belege läuft mit einer App deutlich zügiger ab. Der zuständige Vorgesetzte bekommt direkt eine Benachrichtigung, kann die Abrechnung prüfen und freigeben. Die Buchhaltung hat alles kompakt und digital vorliegen und kann die Kosten erstatten.

Auch die Personalabteilung hat mit alten Prozessen zu kämpfen. Digitale Lösungen können diese vereinfachen und verschlanken. 

Eine analoge Reisekostenerstattung ist in erster Linie langsam. Die Personalabteilung wartet auf Belege, welche sie dann einzeln prüfen, sortieren und verarbeiten muss. Das führt nicht nur zu Verzögerungen in der Erstattung, sondern bindet sehr viele zeitliche Kapazitäten, die von der Personalabteilung sinnvoller genutzt werden könnten. 

Lösung: 

Eine digitale Reisekostenerstattung verkürzt den Zeitaufwand durch effizientere Prozesse. Alle Belege können von den Reisenden bereits auf dem Weg digital eingereicht werden. Das verhindert nicht nur die Wartezeit, sondern reduziert auch den Sortier-, Prüfungs- und Verarbeitungsaufwand. Das schaufelt sehr viel Zeit frei, spart Geld und Nerven. 

Analoge Prozesse sind nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Die manuelle Eingabe von Daten birgt immer ein Risiko. Dazu kommen Rechenfehler, fehlende Informationen usw. 

Lösung:

Software und App reduzieren das Fehlerrisiko erheblich. Das Rechnen übernimmt die App, Belege werden automatisch ausgelesen und die Software spuckt eine Fehlermeldung aus, sollte irgendetwas fehlen oder falsch sein.

Papier kann verloren gehen, vor allem wenn man viel davon hat. Physische Belege, Formulare und Co. verschwinden gerne. Das kann zu kleinen aber auch massiven Schwierigkeiten führen. 

Lösung:

Digital ist alles gut aufgehoben, vor allem wenn es sich um eine Software – wie absence.io – handelt, die mit den höchsten Sicherheitsstandards arbeitet. Damit verschwindet die Sorge von verschwindenden Dokumenten. Dazu kommt, dass sich über die Suchfunktion Dinge deutlich einfacher finden lassen.

Viel Papier braucht viel Platz. Die Büros der Personalabteilung platzen aus allen Nähten. 

Lösung:

Digitales braucht wenig Platz.

Genau wie für die Angestellten, ist auch für die Personalabteilung das Einhalten von internen und externen Richtlinien ein entscheidender Faktor. Die Überprüfung von Spesensätzen, steuerlichen Absetzbarkeiten und anderen Vorgaben kann sich in der analogen Welt als schwierig erweisen, wenn sich Dinge ändern, neue Mitarbeiter eingestellt werden oder man eine Regelung schlicht nicht im Kopf hat. 

Lösung:

Eine digitale Reisekostenerstattung nimmt euch dieses Problem größtenteils ab. Die Software weiß im Idealfall alles. Sie rechnet nicht nur die Spesensätze aus, sondern weist sowohl Einreicher als auch Personalabteilung und Buchhaltung auf alles hin, das fehlt oder falsch ist. 

In der heutigen Arbeitswelt ist die analoge Reisekostenerstattung auf einer Ebene mit Telefonbuch, Fax und Aktenschrankwänden. Sie muss verschwinden.

Der analoge Prozess ist langwierig, fehleranfällig, unsicher, nervig, kompliziert und teuer. Eine digitale Lösung löst alte Probleme, unkompliziert und günstig. 

Diese Argumente haben uns bei absence.io davon überzeugt, die Reisekostenerstattung in unsere Software zu integrieren. Sie ergänzt und erweitert unser Produktportfolio optimal. 

Wenn du dich auf der Suche nach Formularen und Belegen noch durch Schranklabyrinthe und überfüllte Schreibtische kämpfst, wenn du noch deinen Mitarbeitern hinterher läufst oder mit rechtlichen Vorgaben haderst: Komm zu uns. 
Wir helfen dir bei der Implementierung einer digitalen Reisekostenerstattung und nehmen dir eine Menge Arbeit ab.
Vereinbare einfach einen unverbindlichen und kostenlosen Beratungstermin mit uns und wir sehen uns die Sache genauer an.

• Reisekostenabrechnung mit Excel: Warum es eine schlechte Idee ist.
• Reisekostenabrechnung via App: Warum digitales Einreichen und Abrechnen essentiell sind

Hero-Bild von Alexander Grey

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Eine App für die Reisekostenabrechnung ist kein Nice-to-have, sondern in der modernen und gegenwärtigen Arbeitskultur essentiell. Warum? So naheliegend die Antworten sind, so grundlegend sind sie.

Aus den folgenden Beweggründen haben wir Ende letzten Jahres die Spesen- und Reisekostenabrechnung in unsere App aufgenommen. Für uns war klar, dass es unser Funktions-Portfolio perfekt ergänzt und die Software für unsere Kunden noch wertvoller macht.

In diesem Post sind alle Argumente für die Reisekostenabrechnung via App zusammengefasst. Eines vorweg: nicht mehr nachdenken, machen!

Geht es um die Vollständigkeit der Daten und das Vereinfachen von Prozessen, bietet eine App Vorteile für alle Beteiligten.

Mit der entsprechenden App lassen sich digitale Belege und Rechnungen direkt hochladen. Analoges wird einfach abfotografiert. Das Foto wird in die App hochgeladen und alle Daten werden automatisch erfasst. Das verhindert verlorengegangene Belege und verhilft euch zu einer lückenlosen Dokumentation. Mit der entsprechenden Disziplin, erfolgt das schon unterwegs, Stichwort: Mobile App.

Auch wenn der gesamte Report erst später in die Personalabteilung wandert, können mit einer Reisekostenabrechnungs-App alle Belege und Rechnungen direkt gesammelt bzw. in die App hochgeladen werden. Das verhindert ein späteres Zusammensuchen und – im schlimmsten Fall – das Verlieren von Belegen und Informationen.

Einige Apps arbeiten mit spezieller Technologie für Bildinterpretation mit der Fotos von Belegen im Grunde gescannt werden. Informationen wie Rechnungsdatum, Preis und Co. werden somit automatisch in der App eingetragen und müssen nicht manuell eingetippt werden. Das spart dem User Aufwand und verhindert falsches Eintragen von Daten.

Ein großer Vorteil der App ist ein allgemein sehr unkomplizierter und schneller Abrechnungsprozess. Nachdem alle Belege schnell hochgeladen und alle wichtigen Daten schnell eingetragen sind, ist die Abrechnung mit einem Klick eingereicht. Der Admin bekommt eine entsprechende Benachrichtigung und kann alles direkt prüfen und mit einem weiteren Klick an die Buchhaltung weiterleiten.

Bei absence.io entwickeln und optimieren wir jedes Feature grundsätzlich für den Admin UND den User. Für die Reisekostenabrechnung hat eine App-Lösung spezielle Vorteile.

Eines der Erzargumente für die Digitalisierung ist das nahezu vollständige Vermeiden von Papier. Das schon nicht nur den Geldbeutel, sondern auch die Natur. Eine digitale Lösung zur Reisekostenabrechnung verkleinert den ökologischen Fußabdruck deines Unternehmens.
Dazu kommt der Wegfall von einem Großteil des notwendigen Lagerplatzes. Adieu Ordner, welcome Cloud-Speicher!

Auch dieses Argument ist ein „No-Brainer“, wird aber nach wie vor häufig unterschätzt. Digitale Prozesse reduzieren die notwendige Arbeitszeit und somit auch deine Kosten IMMENS. Wir arbeiten hierzu gerade an einer internen Studie, um das in Zahlen darzustellen.

Die Reisekostenabrechnung ist in erster Linie für den „Einreicher“ nervig. Eine App schafft da gute Abhilfe.

Der wohl größte Vorteil für den User ist das Einreichen von Rechnungen und Belegen bereits in dem Moment, in dem er sie erhält. Das Aufbewahren (wo?) und das nachträgliche Zusammensuchen (wo?) fallen weg.
Das Zugticket kommt per Mail und wird mit dem Smartphone direkt in der App hochgeladen. Der Bewirtungsbeleg wird abfotografiert, das Foto hochgeladen und von der App automatisch gescannt und erfasst. Wie man in Bayern sagt: „Was g’macht is, is g’macht!“
Diese Funktion reicht im Grunde schon aus um jede andere Lösung der Reisekostenabrechnung auszustechen.

Damit einher geht freilich die Zeitersparnis und Nervenschonung. „Wo ist der Beleg?“, „Oh verdammt, ich hätte das schon gestern abgeben müssen?“, „Wo hatten wir die Vorlage für die Reisekostenabrechnung nochmal abgelegt?“ Alle diese Fragen werden obsolet.

Der Softwareanbieter bleibt rechtlich immer auf dem neuesten Stand. Anderenfalls ist sein App ziemlich wertlos. Die Personalabteilung hält die Software in Bezug auf die internen Richtlinien immer aktuell. Für den User sind also Dinge wie Verpflegungsmehraufwand oder Kilometerpauschalen nie veraltet, was Missverständnisse und ähnliches deutlich reduziert.

Am Ende bleibt nicht mehr zu sagen als: Go for it. Die Reisekostenabrechnung via App macht am Ende alle glücklich, vom „Einreicher“ bis zum Big Boss. Ein Vorteil jagt den nächsten.
Bei absence.io kannst du deine Reisekosten-App 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Alternativ stehen dir unsere Produktexperten für ein kostenloses Beratungsgespräch oder eine Produktpräsentation jederzeit zur Verfügung. Let’s go!

• Digitale Reisekostenerstattung: Wie sie Prozesse verschlankt, Hürden bewältigt und die Mitarbeiterzufriedenheit steigert
• Reisekostenabrechnung mit Excel: Warum es eine schlechte Idee ist.
• Arbeitszeitgesetz und Ruhezeit: 11 Antworten, die jeder Arbeitgeber kennen sollte
• Zeiterfassung im Homeoffice per App: Das sollte eine Software können!
• Digitaler Abwesenheitskalender: Warum ihn deine Mitarbeiter lieben werden
• Remote arbeiten – Mit freundlichen Grüßen von den Bahamas

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Vor allem im Bereich der Prozessoptimierung sehen wir großes Potenzial, aber auch im Service. Wir möchten euch einen kurzen Einblick in unsere bisherigen Gedankengänge geben

Nach dem Sign-Up wollen viele Nutzer das Set-Up selbst erledigen. Obwohl unser User-Guide ein tatkräftiger und erfolgreicher Unterstützer ist, lässt sich mit einem KI-Assistenten viel Zeit sparen und Fehler vermeiden.

Auf Basis seines Know-hows über unsere Software, entsprechende rechtliche Vorgaben (des jeweiligen Landes) und ihr zur Verfügung gestellte Unternehmensinformationen, könnte der User auf fehlende Informationen, Fehler oder rechtliche Unregelmäßigkeiten hinweisen.

Auf Basis historischer Daten könnte eine KI z.B. Zeiträume mit großen personellen Kapazitäten identifizieren.

„Weil in den letzten Jahren im April viele Entwickler verfügbar waren, hätten wir hier gut Platz für Projekt X.“ 

Gleichzeitig ließen sich personelle Engpässe erkennen. Verbunden mit einem Projektmanagement-Tool, ließe sich z.B. der Product-Owner entsprechend warnen, dass im geplanten Zeitraum in den letzten Jahren viele Entwickler im Urlaub oder krank waren.

Verknüpft mit entsprechenden Tools und Software, könnte eine KI automatisiert die Arbeitszeiten für bestimmte Tasks erfassen. Das klingt zwar ein wenig nach George Orwell, ist aber praktisch. Ohne alles manuell eintragen zu müssen, könnte eine KI automatisiert erfassen, wie viel Zeit ein Entwickler z.B. mit Programmieren, Recherchieren oder in Meetings verbringt. 

Durch die KI-Arbeitszeiterfassung ließe sich die Auslastung von Mitarbeitenden bestimmen. Bei geringer Auslastung könnten bestimmte offene Task vorgeschlagen oder direkt zugewiesen werden. Bei einer Überlastung könnten Aufgaben entsprechend umverteilt werden.

In Verbindung mit der Arbeitszeiterfassung und einer Verknüpfung zu Projektmanagement-Tools, ließen sich auf Basis von Erfahrungswerten, wie viele Arbeitsstunden auf ähnliche Projekte in der Vergangenheit verwendet wurden, Zeitaufwände für Projekte verlässlich einschätzen.

Mit gut gepflegten Abwesenheitstypen, könnte eine KI notwendige Office-Kapazitäten berechnen. Auf Grundlage erfasster Geschäftsreisen, Homeoffice, Urlaube oder Krankheiten könnte die KI verlässlich analysieren, wie viele Arbeitsplätze ein Unternehmen tatsächlich braucht. Damit ließen sich ungenutzte Büroflächen verhindern und Mietkosten sparen. 

KI, verknüpft mit allen erfassten Daten und Informationen im Account, könnte sich als wertvoller Analyst erweisen. Über Sprach- oder Texteingabe ließen sich wichtige Informationen beschafft werden:
„Wie viele Vertriebsmitarbeiter stehen uns in der 2. Juli-Woche zur Verfügung?“
oder
„Wie viele Krankheitstage hatte X in diesem Jahr?“ 
etc. 

Menschen machen Feierabend, Maschinen nicht. Mit KI ließe sich ein 24/7 Kundensupport realisieren. Über eine Chatfunktion und auf Basis optimaler Kenntnisse unserer Software, könnte die KI im Grunde alle Userfragen beantworten und Probleme lösen, unabhängig von den Arbeitszeiten der Support-Abteilung. 

Im Zentrum jeder Idee steht der Nutzen für unsere User. Wir versuchen jeden Tag unsere Software noch besser zu machen und KI ist dabei ein Hebel, der uns großartige Funktionen für euch ermöglicht. Gleichzeitig werden wir bei der Entwicklung immer sicherstellen, dass sich jeder mit den entsprechenden Funktionen wohlfühlt, egal ob Admin oder User. Besonders die User sollen nicht das Gefühl bekommen, überwacht zu werden oder die Kontrolle zu verlieren. Jede KI-Funktion soll euch helfen, nicht verunsichern. 
Bleibt gespannt! 

Im zweiten Teil werden wir einen Blick auf Anwendungsfälle von KI im HR in den Bereichen Personalverwaltung und Spesen- und Reisekostenabrechnung werfen. Coming soon! 

Solltest du unsere Software noch nicht nutzen, kannst du sie jetzt 14 Tage kostenlos testen. Verwalte Abwesenheiten und Urlaube, erfasse Arbeitszeiten,  lege digitale Personalakten an und entdecke die Vorzüge einer digitalen Spesen- und Reisekostenabrechnung. Los geht’s!

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Arbeitszeiterfassung mit Excel – ein Stolperstein nach dem anderen

Sind wir mal ehrlich: Wie läuft es, wenn die Arbeitszeit der Mitarbeiter mit Hilfe einer Excel-Tabelle erfasst werden soll? Wahrscheinlich so: Zuerst sucht man einen Mitarbeiter, der sich bei dem Wort „Excel-Tabelle“ nicht sofort unter seinem Schreibtisch versteckt. Der Mutige öffnet also Excel und beginnt, eine Tabelle zur Arbeitszeiterfassung zu erstellen. Spätestens wenn er zum dritten Mal die automatische Datumseingabe in Excel ändern muss, hat er keine Lust mehr und sucht im Internet nach einer Vorlage für die Zeiterfassung.

Okay, die Excel-Tabelle steht: Jetzt müssen die Mitarbeiter nur noch täglich und zuverlässig ihre Arbeitszeiten eintragen. Hört sich das realistisch an? Wer hat schon Lust, jeden Tag seine Zeiten einzutragen? Das schiebt man doch am besten auf das Ende der Woche und macht gleich alles in Einem. So können nur leider sehr große Ungenauigkeiten bei der Arbeitszeiterfassung entstehen, die das Unternehmen mitunter viel kosten können. Außerdem ist Excel selbst recht fehleranfällig: Wird beispielsweise aus Versehen eine Formel gelöscht, ist die ganze Tabelle durcheinander – und die Stimmung im Keller.

Wir dürfen es nochmal zusammenfassen – Das bringt dir eine Arbeitszeiterfassung mit Excel:

1. Aufwändige Erstellung der Excel-Tabelle: Die Erstellung einer Excel-Tabelle für die Arbeitszeiterfassung erfordert Zeit und Mühe. Es müssen Formeln, Formatierungen und automatische Berechnungen eingefügt werden, was zusätzliche Komplexität mit sich bringt.
2. Großer Zeitaufwand zum Eintragen der Arbeitszeiten: Mitarbeiter müssen ihre Arbeitszeiten manuell in die Excel-Tabelle eintragen, was zeitaufwendig sein kann. Dies kann dazu führen, dass Mitarbeiter ihre Zeiten nur sporadisch aktualisieren oder diese am Ende der Woche zusammenfassen, was zu Ungenauigkeiten führen kann.
3. Ungenauigkeit beim Erfassen der Arbeitszeiten: Durch manuelle Eingaben besteht ein erhöhtes Risiko von Fehlern und Ungenauigkeiten bei der Arbeitszeiterfassung. Tippfehler oder falsche Formeln können zu falschen Arbeitszeitdaten führen, was die Genauigkeit beeinträchtigt.
4. Fehleranfälligkeit von Excel: Excel-Tabellen sind anfällig für Fehler, insbesondere wenn nicht sorgfältig damit umgegangen wird. Das Löschen oder Ändern von Formeln oder das Verschieben von Daten kann die Integrität der Arbeitszeiterfassungstabelle beeinträchtigen und ungenaue Ergebnisse liefern.
5. Intransparenz: Mit Excel ist es schwierig, einen umfassenden Überblick über die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter zu erhalten. Die Daten sind in verschiedenen Tabellenblättern oder Dateien verstreut, was die Konsolidierung und Auswertung erschwert.

Gibt es eine bessere Lösung als die Arbeitszeiterfassung mit Excel?

Klar! Und zwar mit einer Software zur Arbeitszeiterfassung. Arbeitszeiten werden automatisch erfasst und sparen dem Mitarbeiter das lästige Eintragen der Stunden per Hand. So spart er sich Zeit und kann sich auf wichtigere Dinge konzentrieren – seine Arbeit zum Beispiel. Außerdem ist so eine Software viel genauer und kann Arbeitszeiten auch einzelnen Projekten, Aufgaben oder Kunden zuordnen. Falsche Eintragungen, versehentlich gelöschte Daten und intransparente Arbeitszeiterfassung sind damit Geschichte! Denn auch Fehlzeiten, Krankheitstage, Urlaub und Überstunden erfasst eine Software automatisch und genau. Wer das früher alles manuell verwaltet hat, weiß, welcher Aufwand dahintersteckt.

Warum trägt eine Software auch zur guten Stimmung im Unternehmen bei? Weil sie Transparenz schafft! Jeder Mitarbeiter weiß, dass seine Arbeitszeiten exakt erfasst werden und die seines Kollegen auch. So kann die Mitarbeiterzufriedenheit enorm gesteigert werden. Und das allerbeste? Eine Software zur Arbeitszeiterfassung spart enorm viel Zeit und Nerven und kostet dein Unternehmen (bei den richtigen Anbietern) dabei nur sehr wenig.

Du hättest gerne alle Vorteile einer Arbeitszeiterfassung per Software im Überblick? Voilà:

1. Automatisierte und dadurch schnellere Arbeitszeiterfassung: Durch die automatische Erfassung der Arbeitszeiten entfällt der manuelle Aufwand für Mitarbeiter, ihre Zeiten einzutragen. Dies spart Zeit und erhöht die Effizienz.
2. Größere Genauigkeit bei der Arbeitszeiterfassung: Eine Software zur Arbeitszeiterfassung eliminiert Fehlerquellen, die bei der manuellen Eingabe von Arbeitszeiten auftreten können. Dadurch werden genaue und zuverlässige Daten gewährleistet.
3. Erfassung von Fehlzeiten, Krankheitstagen, Urlaub und Überstunden: Eine Software zur Arbeitszeiterfassung erfasst nicht nur die Arbeitszeiten, sondern auch andere wichtige Informationen wie Fehlzeiten, Krankheitstage, Urlaub und Überstunden. Dies ermöglicht eine umfassende und genaue Verwaltung der Mitarbeiterzeiten.
4. Transparenz und gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit: Durch eine transparente Arbeitszeiterfassung mit einer Software fühlen sich Mitarbeiter fair behandelt und können sicher sein, dass ihre Arbeitszeiten genau erfasst werden. Dies trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei und schafft ein positives Arbeitsumfeld.
5. Kostengünstige Anbieter: Es gibt eine Vielzahl von Anbietern, die Softwarelösungen zur Arbeitszeiterfassung anbieten, die für Unternehmen kostengünstig sind. Die Investition in eine solche Software bietet langfristige Effizienzvorteile und einen positiven Return on Investment.

Wir bringen es nochmal auf den Punkt

Arbeitszeiterfassung mit einer Software ist schneller, transparenter, verlässlicher, exakter, sehr günstig und macht deine Mitarbeiter zufriedener! Hört sich gut an, oder? Das finden wir bei absence.io auch. Deshalb bietet unsere Software auch alles, was das Zeiterfassungs-Herz begehrt – und noch viel mehr. Nicht nur die Arbeitszeiterfassung, auch die Urlaubsplanung, das Fehlzeitenmanagement und die digitale Personalverwaltung sind mit absence.io kein Problem mehr. Wir haben dich noch nicht ganz überzeugt? Dann überzeuge dich selbst und teste absence.io kostenlos!

DIREKT LOSLEGEN

* Die Nennung nur eines Geschlechts dient hier rein dem Lesefluss. Wir möchten aber darauf hinweisen, dass wir alle Geschlechter (m/w/d) ansprechen und miteinbeziehen wollen.

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Checkliste: Das sollte deine Software draufhaben

1. Anwesenheitszeiten erfassen

Selbstverständlich sollte im Homeoffice die Arbeitszeit richtig erfasst werden. Dabei geht es nicht nur darum, den Mitarbeiter zu „kontrollieren“. Arbeiten im Homeoffice bedeutet auch oft, dass sich Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit freier einteilen. Nachmittags zum Sport und dafür abends noch ein paar Stündchen nachholen? Kein Problem im Homeoffice. Umso wichtiger wird hier aber die korrekte Zeiterfassung. Für Mitarbeiter ergibt sich hieraus auch der Vorteil, dass sie den Überblick über ihre Arbeitszeiten behalten: Denn so manch einer tendiert dazu, im Homeoffice eher mehr als weniger zu arbeiten. Kurzum: Eine zuverlässige Erfassung der Anwesenheitszeiten bringt mehr Transparenz für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

2. Berichte für Lohnabrechnung erstellen

Der Traum eines jeden Buchhalters: automatische und übersichtliche Berichte über die geleisteten Arbeitsstunden. Genau das machen viele Zeiterfassungssoftwares und erleichtern damit die Lohnabrechnung enorm. Diese Funktion sollte also jede gute Software enthalten!

3. Kontrolle über Überstunden behalten

Nach dem Arbeitszeitgesetz müssen Überstunden grundsätzlich aufgezeichnet werden (ArbZG §16 Abs.2). Optimal ist, wenn deine Software Überstunden aber nicht nur dokumentiert, sondern Mitarbeiter auch darüber informiert. Manche Apps verschicken beispielsweise E-Mails an Mitarbeiter, die einen bestimmten Grenzwert an Überstunden überschreiten.

4. Flexiblen Zeitplan erstellen

Ein Zeitplan für jeden Mitarbeiter ist für das Arbeiten im Homeoffice besonders wichtig. Wenn man keinen Blick mehr auf den Arbeitsplatz neben sich werfen kann, um zu sehen, ob der Kollege da ist, wird es mit der Absprache manchmal schwierig. Mit einem Zeitplan weiß jeder genau, wann der andere verfügbar ist und das Arbeiten lässt sich viel einfacher koordinieren. Mindestens genauso wichtig: Der Zeitplan sollte vom Admin jederzeit flexibel geändert werden können. Arbeitszeiten sind schließlich nicht mehr in Stein gemeißelt.

5. Abwesenheiten auf einen Blick haben

Nicht nur Arbeitszeiten, auch Abwesenheiten sollten korrekt erfasst werden. Für Kollegen und Vorgesetzte ist es immer wichtig zu wissen, ob und warum ein Mitarbeiter nicht da ist. Ist er im Urlaub? Krank? Oder gerade auf Geschäftsreise? In einer guten Software zur Zeiterfassung sollte also jeder Mitarbeiter seine Abwesenheiten und (viel wichtiger) auch den Grund für seine Abwesenheit eintragen können.

6. Keep it simple!

Bei allem, was eine Software zur Zeiterfassung so können muss, sollte sie doch immer noch eines sein: einfach! Es ist keine Erleichterung für deinen Mitarbeiter, wenn er seinen Arbeitstag im Homeoffice beginnen will und erst einmal tausend Klicks machen muss, um seine Zeiterfassung zu starten. Die App sollte also für jeden leicht und intuitiv zu bedienen sein.

Auf der Suche nach der passenden Software?

Dürfen wir vorstellen? Die Software, die du suchst und die alle wichtigen Funktionen (und noch mehr) erfüllt heißt absence.io. Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Personalverwaltung waren noch nie so einfach!

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Diese 10 Dinge solltest du über Weiterbildungen wissen!

1. Mit Weiterbildungen senkst du die Krankenquote in deinem Unternehmen

Dieser Punkt mag dir zunächst vielleicht etwas komisch erscheinen: Weiterbildungen senken die Krankenquote? Sind das dann Weiterbildungen à la „Wie werde ich meinen Schnupfen schneller los?“? Natürlich nicht. Aber Weiterbildungen motivieren, machen produktiver und damit auch zufriedener. Außerdem drücken sie Wertschätzung aus und zeigen den Mitarbeitern: Du bist wichtig für unser Unternehmen! Fehlzeiten können so erfolgreich gesenkt werden.

2. Weiterbildungen sind für Bewerber ausschlaggebend für die Wahl des Arbeitgebers

Richtig gehört! Zukünftige Bewerber schauen bei der Wahl ihres Arbeitgebers auch darauf, ob es Weiterbildungsmöglichkeiten gibt. Laut einer Studie der Deutschen Universität für Weiterbildung ist dieser Punkt vor allem für junge Erwerbstätige besonders wichtig. Ganze 60% der 25-35-Jährigen geben an, dass Weiterbildungsangebote am Arbeitsplatz ausschlaggebend bei der Entscheidung für einen Arbeitgeber sind. Unternehmen sind im „War for Talents“ also gut beraten, wenn sie ihren Mitarbeitern Weiterbildungen ermöglichen.

3. Weiterbildungen steigern die Produktivität

Mitarbeiter die regelmäßig auf Weiterbildungen gehen, tragen das dort erworbene Wissen direkt ins Unternehmen. Sie bleiben auf dem neuesten Wissensstand und lernen, wie Prozesse im Arbeitsalltag optimiert und verbessert werden können. Und wer kennt es nicht: Jeden Tag macht man seine Arbeit auf die immer gleiche Art und Weise und merkt vielleicht gar nicht, wie eingefahren (aber nicht unbedingt effizient!) bestimmte Prozesse sind. Weiterbildungen bieten Arbeitnehmern die Möglichkeit, etwas Abstand zu ihrem Arbeitsalltag einzunehmen – und mit einem frischen Blick Dinge zu entdecken, die man einfach besser und effizienter machen kann. Das Ergebnis: Frischer Wind und mehr Produktivität!

4. Du kannst Weiterbildungen steuerlich geltend machen

Das ist doch mal eine gute Nachricht, oder? Wenn du aufzeigst, dass die Weiterbildungsmaßnahmen aus rein betrieblichem Interesse durchgeführt worden sind, kannst du diese Leistungen von der Steuer absetzen. Es ist dabei unerheblich, ob es sich um eine Fortbildung im Betrieb oder um eine externe Fortbildung handelt.

5. Weiterbildungen steigern Motivation, Mitarbeiterzufriedenheit und Loyalität

Hier hängt alles zusammen! Weiterbildungen motivieren, weil sie Abwechslung bieten, Wertschätzung vermitteln und Mitarbeiter sich darauf freuen, das neu Gelernte umzusetzen. Und wer sich bei seinen Aufgaben gut auskennt und tolle Arbeit leisten kann, ist zufriedener. Zufriedene Mitarbeiter sind besser an das Unternehmen gebunden und wechseln nicht bei der nächstbesten Gelegenheit zu einem neuen Betrieb.

6. Du steigerst die Zufriedenheit deiner Kunden

Wann sind Kunden zufrieden? Richtig, wenn ihnen ein freundlicher und kompetenter Mitarbeiter zur Seite steht. Freundlich sind Mitarbeiter dann, wenn sie motiviert und zufrieden sind (siehe Punkt 5). Und kompetent sind sie dann, wenn sie immer wieder auf den neuesten Wissensstand gebracht werden und ihre Fähigkeiten beständig weiterentwickeln können. Wir kommen also zu dem Schluss: Mit Weiterbildungen steigerst du indirekt auch die Zufriedenheit deiner Kunden.

7. Fachliche und persönliche Weiterbildung sind am attraktivsten für Arbeitnehmer

Laut einer Umfrage von Wifiwien finden Arbeitnehmer fachspezifische Weiterbildungen am wichtigsten (77,2%), gleich dahinter kommen für sie Weiterbildungen zur Persönlichkeitsentwicklung (68,1%). Personalverantwortlichen sind dagegen nach fachlicher Weiterbildung (85,9%) Trainings für Führungskräfte am wichtigsten (80,4%).

8. Weiterbildungen senken Kosten für Personalbeschaffung

Der Fachkräftemangel ist mittlerweile in fast allen Branchen ein bekanntes Problem. Für Unternehmen ist es häufig sehr teuer und zeitaufwändig, geeignetes und gut qualifiziertes Personal zu finden. Doch wie wäre es, das Geld und die Zeit statt in die Personalbeschaffung direkt in dein Personal zu investieren? In vielen Fällen lohnt es sich mehr, einen Mitarbeiter noch etwas besser auszubilden als einen ganz neuen Mitarbeiter anzustellen.

9. Weiterbildungen sind Teil deines Employer Brandings

Wie weiter oben auch schon angesprochen: Die Aussicht auf Weiterbildungen macht dein Unternehmen für potenzielle Arbeitnehmer attraktiv. Und auch die Zufriedenheit und Bindung deiner eigenen Mitarbeiter an das Unternehmen werden gestärkt. Weiterbildungsmaßnahmen sind also ganz klar Pluspunkte auf dein Employer-Branding-Konto!

10. Mehr Innovationskraft durch Weiterbildungen

Mitarbeiter, die in Weiterbildungen immer wieder Input bekommen, haben mehr Ideen, wie sie Prozesse optimieren und das Unternehmen voranbringen können. Außerdem sind sie durch regelmäßige Weiterbildungen generell offener für Neues und Innovatives. Und langfristig gilt immer zu bedenken: Nur innovative Unternehmen, die mit der Zeit gehen, sind auch dauerhaft wettbewerbsfähig.

Bist du bereit für den nächsten Schritt?

A propos innovativ: Wenn du willst, dass nicht nur deine Belegschaft, sondern auch deine Personalverwaltung einen Schritt nach vorne macht, schau dir doch mal absence.io an. Unsere Software bringt Urlaubs-, Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung auf ein ganz neues Level!

* Die Nennung nur eines Geschlechts dient hier rein dem Lesefluss. Wir möchten aber darauf hinweisen, dass wir alle Geschlechter (m/w/d) ansprechen und miteinbeziehen wollen.

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Ach, soll ich überhaupt gendern?

Das liegt natürlich bei dir und deinem Unternehmen. Aber du solltest dir schon gut überlegen, wie du deine (potenziellen) Mitarbeiter ansprichst und warum du dich für eine bestimmte Form entscheidest. Die Art und Weise, wie du kommunizierst und welche Formulierungen du verwendest, ist ein wichtiger Teil deines Employer Brandings. Auch auf deine Mitarbeiterbindung und die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter kann sich die Sprache des Unternehmens indirekt auswirken. Es gilt also: Mach dir Gedanken und entscheide dich bewusst für oder gegen das Gendern!

Gendersensible Sprache – Pro und Contra

Zugegeben: Beim Thema Gendern kann man wirklich geteilter Meinung sein. Das häufigste Gegenargument ist natürlich die Lesbarkeit. Ein Text mit tausend Sternchen, Unterstrichen oder Schrägstrichen wirkt schnell unübersichtlich und wenig leserfreundlich. Und dann gibt es natürlich noch die Aussage: „Das ist doch klar, dass man da auch immer die Frauen mit meint!“ Auf der anderen Seite kann man sagen: Wenn man alle meint, sollte man auch alle nennen. Vor allem bei der Kommunikation mit Mitarbeitenden will man ja alle gleichermaßen ansprechen und Wertschätzung vermitteln. Und gerade beim Recruiting wäre es fatal, nur die Hälfte der potenziellen Talente direkt anzusprechen.

„Mitarbeiter“ gendern – diese Möglichkeiten hast du

Wenn du dich für eine gendergerechte Sprache entscheidest, hast du mehrere Möglichkeiten:

• Doppelnennung: Wenn du viel Platz in deinem Text hast, kannst du es ausführlich machen und einfach beide Formen nennen, nämlich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
• Schrägstrich: Du ziehst beide Formen zu einem Wort mit Schrägstrich zusammen. Das sieht dann so aus: Mitarbeiter/innen.
• Binnen-I: Gleiches gilt für das Binnen-I: MitarbeiterInnen.
• Sternchen: Du verkürzt die Form mit Hilfe eines Sternchens zu Mitarbeiter*innen.
• Unterstrich: Kein Schrägstrich, sondern ein Unterstrich: Mitarbeiter_innen.
• Substantivierte Form: Du schreibst Mitarbeitende statt Mitarbeiter.
• Ersatzformulierungen: Statt Mitarbeiter schreibst du Beschäftigte, Angestellte, Teammitglieder, Personal, beschäftigte Personen, Beteiligte, Arbeitskräfte, Team,…
• Fußnote: Du gibst in einer Fußnote an, dass du immer die männliche Form verwendest, aber damit auch Frauen mit einschließt.

Die perfekte Lösung gibt es nicht

Die eine Lösung, die einfach überall passt, gibt es beim Gendern leider nicht. Wichtig ist, dass die Form, für die du dich entscheidest, zu dir, deinem Unternehmen und deinen Mitarbeitenden passt. Vielleicht ist die Lösung ja auch, nur noch persönlich zu formulieren? So könntest du zum Beispiel statt „Wir laden alle Mitarbeiter*innen herzlich ein“ einfach schreiben: „Wir laden euch herzlich ein“. Sei da einfach kreativ! Wichtig ist aber, dass du deine einmal gefundene Form in allen Texten durchziehst. Ein einheitlicher Stil wirkt immer seriöser und bedachter.
Konnten wir dir mit unserem Artikel weiterhelfen? Super! Vielleicht bist du ja an noch mehr spannenden HR-Themen interessiert. Schau doch gerne mal auf unserem Blog vorbei und hol dir jede Menge gute Tipps, Inspiration und wertvolles HR-Wissen! Viel Spaß damit!

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Gute Gründe für eine gute Mitarbeiterbindung

Ist denn Mitarbeiterbindung so wichtig? Die einfache Antwort lautet: Ja! Denn gut gebundene Mitarbeiter sind zufriedener und damit auch engagierter und produktiver. Mitarbeiterbindung wirkt sich zudem direkt auf die Arbeitsatmosphäre aus. Gleichzeitig sind glückliche Mitarbeiter die besten Botschafter für dein Unternehmen, indem sie es weiterempfehlen und dein Employer Branding voranbringen. Außerdem kann durch eine gute Mitarbeiterbindung die Fluktuation im Unternehmen gering gehalten werden. So sparst du dir viele Kosten, die beim Abgang eines Mitarbeiters auf dich zukommen.

So geht Mitarbeiterbindung NICHT!

Wir drehen das Ganze mal um – eine Liste mit guten Vorschlägen zur Mitarbeiterbindung findest du weiter unten. Das Problem bei solchen Aufzählungen: Viele Maßnahmen kannst du womöglich sofort wieder von deiner Liste streichen. Denn sie passen vielleicht gar nicht zu deinem Unternehmen und deinen Mitarbeitern. Bevor du dir überlegst, was du für deine Mitarbeiterbindung tun möchtest, solltest du dir also überlegen, was du besser NICHT machen solltest und worauf du grundlegend Wert legen solltest.

Wir zahlen einfach mehr – fertig!

Eine adäquate Bezahlung ist natürlich die absolute Basis für eine gute Mitarbeitender-Unternehmens-Beziehung. Aber Geld allein wird deine Mitarbeiter nicht langfristig an dein Unternehmen binden. Ein paar Prämien, etwas Weihnachtsgeld oder ein Urlaubszuschuss – über all das freuen sich deine Mitarbeiter mit Sicherheit. Solche finanziellen Mittel sollten aber nicht die einzige Maßnahme zur Mitarbeiterbindung bleiben, sondern von diversen weiteren begleitet werden. Das Gesamtpaket muss stimmen!

Gießkannenprinzip: Alle bekommen das Gleiche!

Die gleichen Benefits für alle – das ist natürlich gerecht, aber vielleicht nicht immer das Sinnvollste. Wie viel bringt ein Tiefgaragenstellplatz einem Mitarbeiter, der viel lieber Fahrrad fährt? Wie sehr freut sich ein Vater von zwei Kindern über Weiterbildungsseminare am Wochenende? Und liegt den Mitarbeitern eher ein dritter Obstkorb oder die Frage nach flexiblen Arbeitszeiten am Herzen? Vielleicht merkt man, worauf wir hinauswollen. Nicht alle Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung sind auch für alle Mitarbeitergeeignet. Oder passen zum Unternehmen. Grundsätzlich sollte es bei der Verteilung von Benefits und Mitarbeiterangeboten selbstverständlich gerecht zugehen. Individuelle Bedürfnisse von Mitarbeitern sollten aber in jedem Fall berücksichtigt werden.

Ach ja, das ist der Praktikant*In …

Viele Unternehmen machen den Fehler, sich erst nach der Einstellung eines Mitarbeiters um die Mitarbeiterbindung zu kümmern. Dabei sollte das schon viel früher beginnen! Praktikanten, Bewerbende, Studierende, vielleicht sogar Kund*Innen – sie alle schauen sich das Unternehmen von Anfang an ganz genau an. Und fangen da schon an, ihre Erwartungen mit dem zu vergleichen, was ihnen geboten wird. Ein Bewerbender, den man vor der Einstellung erst wochenlang hat warten lassen, wird sich das merken. Andersherum wird ein Praktikant*In, dem viel erklärt und gezeigt wird, später vielleicht zu einem talentierten und engagierten Mitarbeiter.

Das gefällt denen bestimmt!

Sicher? Woher weißt du denn, worüber sich deine Mitarbeiter am meisten freuen? Sei ehrlich: Du weißt es nicht genau. Deshalb ist es wichtig, nicht einfach irgendwelche Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung zu beschließen, sondern sich davor einmal umzuhören. Sehr gut eignen sich hier Mitarbeiterfragebögen, Umfragen oder persönliche Gespräche. So stellst du sicher, dass deine Maßnahmen zu deinen Mitarbeitern passen und dass sie ihnen einen wirklichen Mehrwert bieten.

Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung

Aber jetzt genug von dem, was du nicht machen solltest. Hier kommen ein paar Vorschläge, von denen du dich zu Maßnahmen für deine Mitarbeiterbindung inspirieren lassen kannst.

• Arbeitsplatz: gut eingerichteter Arbeitsplatz, Getränke, Obst, Snacks, Kantine/Küche, flexible Arbeitszeiten, Möglichkeiten zum Homeoffice, Sozialräume, Pausenräume, Fahrtkostenzuschüsse, …
• Gesundheit: Sport- und Freizeitangebote, Versicherung, Gesundheitsmanagement, …
• Karriere: Weiterbildungen, Beförderung, Verantwortung, Einarbeitung, Aufgabenverteilung, Feedback, angemessene Vergütung, Mitgestaltungsmöglichkeiten, …
• Teambuilding: Teamevents, Betriebsfeiern, Feedbackgespräche, Austauschmöglichkeiten, …
• Unternehmenskommunikation: Unternehmenskultur vermitteln, Mitarbeiterzeitung, Intranet, …
• Benefits: Zuschüsse, Gutscheine, Personalrabatte, …

Konnten wir dir ein paar Denkanstöße zum Thema Mitarbeiterbindung geben? Wunderbar! Vielleicht interessieren dich dann auch unsere Artikel in der Rubrik „Glückliche Mitarbeiter“. Schau doch mal vorbei!

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Remote arbeiten – Home Office 2.0.

Spätestens seit Beginn der Corona-Zeit ermöglichen immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeitern die Arbeit aus dem von zu Hause aus. Doch das komplette Remoting geht noch einen Schritt weiter – sozusagen Home Office 2.0. Die Arbeitnehmer sind nicht mehr an ein heimisches Büro gebunden, sondern können von überall auf der Welt ihrer Arbeit nachgehen. Heute aus Paris, morgen aus New York und übermorgen aus Kuala Lumpur – Remote Work funktioniert dank E-Mails, Videokonferenzen, Messengerdiensten und Co. über alle Zeitzonen und Kontinente hinweg.

Was sind für dich als Arbeitgeber die Vorteile von Remote Work?

Verbesserte Work-Life-Balance

Der Hauptvorteil der Arbeitnehmer ist auch ein großer Pluspunkt für dich. Da sich mit dem Remote arbeiten Freizeit, Familie und Arbeit besser vereinbaren lassen, sind die Mitarbeiter ausgeglichener und zufriedener. Davon profitiert auch das Unternehmen – in vielerlei Hinsicht. Wer ausgeglichener ist, ist auch produktiver und motivierter. Das schlägt sich natürlich in den Arbeitsergebnisse positiv nieder. Zufriedene Mitarbeiter bleiben außerdem dem Unternehmen lange erhalten und empfehlen dieses weiter – auch das sollte in deinem Sinne sein.

Gesündere Mitarbeiter

Die Work-Life-Balance führt uns auch direkt zum zweiten großen Vorteil – der Gesundheit! Arbeitnehmer, die ausgeglichen und zufrieden sind, haben viel weniger Stress. Dass dieser sich negativ auf die Gesundheit auswirkt, sollte mittlerweile jedem bewusst sein. Durch die komplett flexiblen Arbeitszeiten der Remote-Arbeit, können die Mitarbeiter außerdem ihre Arbeitszeiten komplett an ihren Biorhythmus anpassen. Dazu kommt, dass man sich zu Hause oft gesünder ernährt als im Büro – Denk nur man an das schnelle Brötchen am Arbeitsplatz zwischen zwei Meetings, die Kuchenorgien in der Kaffeeküche oder die fett- und kohlenhydratreiche Kost in der Firmenkantine. Durch die eigene Zeiteinteilung, aber auch die wegfallenden Arbeitswege, bleibt mehr Zeit für gesunde Ernährung und Sport.

Kostenersparnisse

Vorteil Nummer drei: Unternehmen sparen richtig Kohle, wenn sie Remote-Arbeit ermöglichen! Denn plötzlich brauchen sie kein riesiges Büro mehr, was gerade in Ballungszentren ein riesiges Plus auf dem Firmenkonto ausmacht. Außerdem entfallen Kosten für Büroeinrichtung, Parkplätze, Hardware, Strom, Wasser, Heizung und vieles mehr.

Personalsuche

In der Regel sind Unternehmen an Bewerber aus dem näheren Umkreis gebunden – es sei denn, die Kandidaten sind bereit umzuziehen. Wer an einem ungünstigen Standort sitzt, spürt vor allem den Fachkräftemangel ganz deutlich. Aber auch hier macht sich wieder ein großer Remote-Work-Vorteil bemerkbar: Wenn die Mitarbeiter von überall aus arbeiten können, ist die Auswahl der passenden Kandidaten riesig.

Das sind die Nachteile von Remote-Arbeit

Absprachen

Natürlich hat das Remote arbeiten nicht nur Vorteile. Zum Beispiel gestalten sich teaminterne Absprache um einiges schwieriger, wenn die Kollegen in x-verschiedenen Zeitzonen sitzen. Der eine steht gerade erst auf, während der andere schon ins Bett geht.

Team-Spirit

Gemeinsame Mittagspausen oder ein Feierabendbier mit den Kollegen – das fällt weg, wenn das Team auf verschiedenen Kontinenten sitzt und sich vielleicht noch nie live kennengelernt hat. Rein digital eine gute Bindung im Team aufzubauen, ist auf jeden Fall schwieriger als vor Ort. Allerdings muss man auch sehen, dass es so zu weniger Mobbing, Streitereien und Ausgrenzungen im Team kommt. Alles hat seine positive und negative Seite.

Technische Probleme

Wer bei uns IT-Probleme hat, fragt Ivan. Und vermutlich hat jeder in seinem Unternehmen einen Ivan. Viele Schwierigkeiten lassen sich aus der Ferne lösen, aber eben nicht alles. Wenn der Kollege 10.000 Kilometer entfernt sitzt, ist man allerdings selbst dafür verantwortlich, dass der PC oder die Software wieder ins Laufen kommt. Und auch die Internetverbindung ist nicht immer überall stabil.

Remote arbeiten – Top oder Flop?

Nun bist du an der Reihe: Wirst du in deinem Unternehmen ermöglichen, Remote zu arbeiten? Die Vorteile sprechen auf jeden Fall für sich. Natürlich gibt es auch ein paar Nachteile, die man abwägen muss. Geh doch jetzt schon einmal einen Schritt in die richtige Richtung und schaffe in der Personalverwaltung die Voraussetzungen für Remote Work: Personalakte, Abwesenheiten, Urlaubsplanung und digitale Zeiterfassung – alles digital! Wir von absence.io ermöglichen dir dies alles mit einer einzigen Software. Und diese kannst du 14 Tage kostenlos testen, um dich live von den Vorteilen zu überzeugen. Klingt spannend? Dann leg gleich los!

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Was ist eine Rückstellung?

Urlaubsrückstellung = Urlaub + Rückstellung. Urlaub ist klar, aber was ist eigentlich eine Rückstellung? Rückstellungen sind per Definition Verbindlichkeiten, deren Eintreten und Höhe ungewiss sind. Alles klar… Einfacher ausgedrückt sind Rückstellungen also eine Art Schulden, von denen man nicht weiß, ob man sie in Zukunft wirklich zahlen muss. Ihr Eintreten ist also ungewiss. Genauso ungewiss ist die Höhe der Verbindlichkeiten. Man kann also nicht mit Sicherheit sagen, wie hoch der Verlust durch diese Verbindlichkeiten sein wird. Was man also weiß ist, dass vielleicht ein Betrag in einer Höhe X auf sein Unternehmen zukommen wird. Das ist natürlich ziemlich vage. Trotzdem muss man einen solchen möglichen Verlust einkalkulieren.

Was ist eine Urlaubsrückstellung?

Eine Urlaubsrückstellung ist nun also eine Rückstellung, die sich auf den Urlaub deiner Mitarbeiter bezieht. (Nur nebenbei: Es gibt auch noch andere Arten von Rückstellungen, wie zum Beispiel die Steuer- oder Prozessrückstellung.) Eine Urlaubsrückstellung muss gebildet werden, wenn Mitarbeiter zum Bilanzstichtag noch Urlaub aus dem alten Jahr haben. Eigentlich muss der Urlaub nach §7 Abs.3 BurlG im laufenden Jahr genommen werden. Nur aus dringenden betrieblichen oder privaten Gründen des Arbeitnehmers kann der Urlaub ins nächste Jahr übertragen werden. Das ist beispielsweise der Fall, wenn es unerwartet viel Arbeit zu leisten gab oder der Mitarbeiter erkrankt war und deshalb keinen Urlaub nehmen konnte. Die Rückstellung stellt nun eine Sicherheitsmaßnahme dar, falls ein Mitarbeiter noch Resturlaub hat, das Unternehmen aber verlassen oder die Firma Insolvenz anmelden muss.

Müssen Urlaubsrückstellungen gebildet werden?

Ja. Urlaubsrückstellungen müssen sowohl in der Handels- als auch in der Steuerbilanz gebildet werden. Wer es ganz genau wissen will: In der Handelsbilanz besteht diese Pflicht laut § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB (Handelsgesetzbuch). Das sogenannte Passivierungsgebot der Handelsbilanz führt auch in der Steuerbilanz nach dem Maßgeblichkeitsprinzip dazu, dass Urlaubsrückstellungen gebildet werden müssen.
<h2″>Wie berechne ich eine Urlaubsrückstellung?
</h2″>

Zur Berechnung der Urlaubsrückstellung benötigst du grundlegend drei Werte:

• das maßgebliche Urlaubsentgelt
• die Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage
• die Anzahl der offenen Urlaubstage

Mit diesen drei Variablen kannst du dann die Urlaubsrückstellung berechnen. Die Formel dafür ist folgende:
Maßgebliches Urlaubsentgelt / tatsächliche Arbeitstage * offene Urlaubstage

Der Clou an der Sache ist, dass sich diese drei Variablen unterschiedlich berechnen, je nachdem, ob man sie für die Handels- oder für die Steuerbilanz berechnen möchte.

Urlaubsrückstellung für die Steuerbilanz berechnen

Für die Steuerbilanz berechnest du das maßgebliche Urlaubsentgelt wie folgt:

Bereinigtes Bruttogehalt/-lohn

+ AG-Anteil KV/PV

+AG-Anteil RV/AV

+ Anteil Unfallversicherung der Berufsgenossenschaft

+ Urlaubsgeld (falls noch nicht ausbezahlt)

+ weitere lohnabhängige Nebenkosten

= Maßgebliches Urlaubsentgelt

Das bereinigte Bruttogehalt/-lohn berechnet sich so:

Bruttogehalt/-lohn (ohne Gehalts- und Lohnsteigerungen des Folgejahres) – nicht fest vereinbarte Sonderzahlungen = Bereinigtes Bruttogehalt/-lohn

Bei den Arbeitstagen für die Steuerbilanz wird der Einfachheit halber bei einer 5-Tage-Woche von 250 Tagen ausgegangen. Im Falle einer 6-Tage-Woche rechnet man mit 300 Arbeitstagen.

Für die Handelsbilanz berechnest du das maßgebliche Urlaubsentgelt wie folgt:

Bereinigtes Bruttogehalt/-lohn

+ AG-Anteil KV/PV

+ AG-Anteil RV/AV

+ Anteil Unfallversicherung der Berufsgenossenschaft

+ Urlaubsgeld (falls noch nicht ausbezahlt)

+ weitere lohnabhängige Nebenkosten

+ Vermögenswirksame Leistungen

+ Zuführung zu Jubiläumsverpflichtungen

+ Zuführung zur betrieblichen Altersversorgung

+ anteilige Gemeinkosten

= Maßgebliches Urlaubsentgelt

Das bereinigte Bruttogehalt/-lohn berechnet sich so:

Bruttogehalt/-lohn (entspricht hier dem Bruttogehalt/-lohn des laufenden Geschäftsjahrs. Gehalts- und Lohnsteigerungen kommen bis zur Erbringung der Urlaubsgewährung im Folgejahr hinzu) – nicht fest vereinbarte Sonderzahlungen = Bereinigtes Bruttogehalt/-lohn

Bei den Arbeitstagen für die Handelsbilanz wird im Gegensatz zu den ermittelten Arbeitstagen für die Steuerbilanz nur von den tatsächlich zu leistenden Arbeitstagen ausgegangen. Die anzusetzenden Arbeitstage berechnen sich demnach für eine 5-Tage-Woche so:

260 Tage
minus Feiertage (je nach Bundesland)

minus Jahresurlaub Folgejahr

minus erwartete Krankheitstage (Durchschnitt der letzten Jahre)

= anzusetzende Arbeitstage

Was ist der Unterschied zwischen einer Individual- und einer Durchschnittsberechnung?

Bei der Berechnung von Urlaubsrückstellungen muss sich zwischen einer Individual- und einer Durchschnittsberechnung entschieden werden. Der Unterschied besteht darin, dass bei der Individualberechnung alle Aufwendungen einzeln berechnet werden, bei der Durchschnittsberechnung werden Mitarbieter in Gruppen zusammengefasst und es wird mit diesen mittleren Werten gerechnet. Individualberechnungen sind natürlich exakter, bedeuten aber damit auch einen höheren Arbeitsaufwand. Sie bieten sich an, wenn ein Unternehmen eine überschaubare Zahl an Mitarbeitern hat und es sehr unterschiedliche Lohnstrukturen gibt. Durchschnittsberechnungen ersparen einiges an Arbeit, es kann aber durch Ungenauigkeiten zu Über- oder Unterbewertungen kommen. Durchschnittsberechnungen bieten sich vor allem für Unternehmen mit einer großen Mitarbeiteranzahl an. Egal für welche Methode man sich schließlich entscheidet: Wichtig ist, dass diese auf jeden Fall für folgende Berechnung beibehalten wird.

Wie buche ich eine Rückstellung?

Rückstellungen stehen auf der Passivseite der Bilanz. Zu verbuchen ist ein „Aufwand an Rückstellungen“. Rückstellungen müssen aufgelöst werden, sobald es den Grund für die Rückstellungsbildung nicht mehr gibt, wenn also beispielsweise der Mitarbeiter ausgezahlt wird. Je nachdem, ob Rückstellung und Auszahlung übereinstimmen, ist die Auflösung erfolgsneutral oder es wird ein sonstiger betrieblicher Ertrag oder Aufwand verbucht.

Etwas Hilfe gefällig?

Dir fehlt bei den Arbeits- und Krankheitstagen deiner Mitarbeitern der Durchblick und auch eure Arbeitszeiterfassung läuft nur so mehr oder weniger gut? absence.io bietet eine intelligente und übersichtliche Lösung für An- und Abwesenheitsverwaltung.

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Mitarbeitergespräch – muss das sein?

Feedbackgespräche mit den Mitarbeitern sind Vielen unangenehm und sowohl auf der Chef- als auch auf der Mitarbeiterseite oft nicht wirklich beliebt. Welche Fragen darf und muss ich als Chef stellen? Trauen sich meine Mitarbeiter denn, ehrlich zu antworten? Und bringen solche Gespräche überhaupt etwas? Die Antwort ist ganz einfach: Ja! Gut konzipierte Mitarbeitergespräche haben nur Vorteile – für alle! Feedbackgespräche sind keine Last, sondern für dich, deine Angestellten und dein Unternehmen eine echte Chance, die du nutzen solltest.

Was bringt ein Feedbackgespräch meinen Mitarbeitern?

Egal wie viel Spaß die Arbeit macht – es lässt sich nicht verhindern, dass man als Mitarbeiter von Zeit zu Zeit in einen gewissen Alltagstrott verfällt. Besonders dann ist es wichtig, sich mal wieder zu fragen: Bin ich zufrieden mit meiner aktuellen Arbeitssituation? Stört mich etwas in meiner Arbeit? Was könnte verbessert werden? Fragst du deine Mitarbeiter gezielt nach ihrem Befinden im Unternehmen, regst du sie auch zur Selbstreflexion an. Dein Mitarbeiter macht sich so seine Situation vielleicht eher noch einmal bewusst und denkt über Verbesserungsmöglichkeiten nach. Gleichzeitig kann ein Mitarbeitergespräch die Zufriedenheit deiner Angestellten steigern. Denn indem du sie nach ihrer Meinung fragst, zeigst du ihnen, dass du sie ernst nimmst und sie mit ihren Bedürfnissen wertschätzt. Und zufriedenere Mitarbeiter sind meist auch die motivierteren!

Was bringt ein Mitarbeitergespräch mir als Arbeitgeber?

Was gibt es Wertvolleres, als die Meinung seiner Mitarbeiter zu kennen? Durch ein Feedback deiner Angestellten wirst du vielleicht auf Dinge aufmerksam, auf die du selbst gar nicht gekommen wärst! Außerdem kannst du nur mit Hilfe der Rückmeldung deiner Mitarbeiter die Arbeitsatmosphäre in deinem Unternehmen verbessern und Prozesse optimieren. Und auch an dir selbst kannst du arbeiten, wenn deine Angestellten dir Feedback zu deiner Rolle als Chef geben.

Wie kommst du am besten an die Meinung deiner Mitarbeiter?

Persönliche Gespräche, Fragebögen oder doch am besten eine Mischung aus beidem? Wie gibst du deinen Mitarbeitern am besten die Möglichkeit, dir ihre Meinung zu sagen? Das schöne an einem Gespräch unter vier Augen ist natürlich, dass es sehr persönlich ist. Andererseits kann es einen Mitarbeiter auch Überwindung kosten, Kritik direkt bei seinem Chef vorzubringen. Abhilfe kann hier ein Fragebogen schaffen: der Mitarbeiter kann den Fragebogen allein ausfüllen und traut sich so vielleicht eher, ehrliches Feedback zu geben. Allerdings ist die Feedbackmöglichkeit bei einem Fragebogen zum Ankreuzen natürlich begrenzter als in einem Gespräch. Was ist also die beste Methode, um seine Mitarbeiter zu ihrer Situation zu befragen? Wir empfehlen dir eine Mischung aus Fragebogen und Gespräch! Dein Mitarbeiter kann zunächst allein den Fragebogen ausfüllen und sich in Ruhe Gedanken dazu machen. Anschließend geht ihr den Fragebogen noch einmal gemeinsam durch, um verschiedene Aspekte auch noch auf einer persönlichen Ebene zu besprechen.

Richtig mit Feedback umgehen

Wenn dein Mitarbeiter deinen Fragebogen ausgefüllt hat und ihr auch schon darüber gesprochen habt, ist ein großer Teil bereits geschafft! Jetzt geht es darum, richtig mit dem Feedback umzugehen. Zeige deinem Mitarbeiter auf jeden Fall, dass du dankbar für seine Rückmeldung bist – immerhin hat er sich Zeit genommen und sich seine Gedanken gemacht. Auch um negatives Feedback oder Kritik kannst du froh sein, denn nur so hast du in deinem Unternehmen die Möglichkeit, etwas zu verbessern. Und natürlich gilt: Vorschläge und Anregungen sollten so schnell wie möglich umgesetzt werden. Behalte Positives bei und versuche wenn möglich, die Dinge zu ändern, die deinen Mitarbeitern noch weniger gut gefallen.

Du willst dein eigenes Mitarbeitergespräch führen, hast aber noch keine Idee, wie dein Fragebogen aussehen könnte? Dann verwende doch einfach den fertigen Fragebogen für Feedbackgespräche von Shore! Einfach kostenlos herunterladen, ausdrucken und erfolgreich mit deinen Angestellten ins Gespräch kommen!

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100 Tage und Tschüss!

Die E-Recruiting Plattform softgarden hat 2.761 Arbeitnehmer zu ihren ersten 100 Tagen in einem neuen Unternehmen befragt. Durchschnittlich waren die Teilnehmer 36 Jahre alt und hatten 13 Jahre Berufserfahrung. Das erschreckende Ergebnis: 11,6 Prozent haben tatsächlich schon einmal innerhalb der ersten 100 Tage einen Job gekündigt und weitere 15,7 Prozent haben es ernsthaft in Erwägung gezogen. Weitet man den Zeitraum noch etwas aus, werden die Prozentzahlen noch deutlich höher liegen. Aber warum haben so viele Arbeitnehmer schon nach kurzer Zeit die Nase voll vom neuen Arbeitgeber?

Warum verlassen Arbeitnehmer das neue Unternehmen? Überall wird von Fachkräftemangel gesprochen. Die Unternehmen buhlen um die besten Bewerber am Markt. Doch ist der Vertrag unterschrieben, schwindet der Zauber. Dabei beginnt die Arbeit nach der Vertragsunterzeichnung erst richtig. Die ersten 100 Tage sind nicht nur eine Bewährungsprobe für den neuen Mitarbeiter sondern auch für den Arbeitgeber. Er muss den Neuen durch einen gelungenen Onboarding-Prozess für sich gewinnen. Doch die Realität sieht anders aus. In der Studie konnten die Teilnehmer freiwillig Gründe für ihre schnelle Kündigung angeben.

Das waren die häufigsten Begründungen:

• Schlechte Einarbeitung
• Falsche Versprechungen
• Verhalten der Vorgesetzten

Punkt 1: Die schlechte Einarbeitung

In Sachen Einarbeitung sind viele Unternehmen bei ihren neuen Mitarbeitern komplett durchgefallen. Ein durchdachter Onboarding-Prozess? Fehlanzeige! Davon kann ich ein Lied singen. Ich habe es in der Vergangenheit mehrfach erlebt, dass ich am ersten Tag vor ratlosen Gesichtern stand, weil niemand wusste, dass ich komme. Genauso ging es bei der Einarbeitung weiter. Kein eingerichteter PC, keine E-Mail-Adresse und einmal sogar kein vorbereiteter Arbeitsplatz. Auch die Studienteilnehmer berichten von ihren Erfahrungen: „Zu wenig Unterstützung. Kein Mentoring. Sehr hohe Verantwortungen zu früh gegeben, ohne entsprechende Unterstützung von erfahrenen Kollegen. Das Ganze hat zu viel Stress gemacht.“ Ein weiterer Teilnehmer machte die Erfahrung, erst gar „keine konkreten Aufgaben“ zu bekommen. Auch in diesem Fall fand „keine Einarbeitung“ statt, ebenso wenig wie eine „vernünftige Kommunikation mit den Vorgesetzten“.

Punkt 2: Falsche Versprechungen

Nicht nur die Bewerber versuchen sich im besten Licht darzustellen, auch Unternehmen nehmen es mit der Wahrheit nicht ganz so ernst, wenn es darum geht, einen Kandidaten von einer Position zu überzeugen. Doch das ist keine gute Idee! Über ein Drittel der Befragten hat schon die Erfahrung gemacht, dass Jobs während des Bewerbungsprozesses besser dargestellt wurden, als sich später herausstellte. Doch davon haben beide Seiten nichts. Springt der neue Mitarbeiter direkt wieder ab, haben beide Zeit bzw. Geld verschwendet. Im Zuge der Studie wurde deutlich, dass sich Bewerber allgemein mehr Transparenz und Realismus bzgl. eines neuen Jobs wünschen. Sie wissen häufig nicht, was sie erwartet.

Das Versprechen und Realität oft nicht übereinstimmen, zeigen auch zahlreiche Kommentare der Studienteilnehmer:

• „Festgestellt, dass der Job anders war als im Vorstellungsgespräch versprochen bzw. dass er doch nicht der richtige für mich war.“
• „Differenzen zwischen ausgeschriebener Stelle und tatsächlichem Aufgabenfeld.“
• „Stellenbeschreibung und Realität in der Praxis haben nicht übereingestimmt.“

Punkt 3: Verhalten der Vorgesetzten

„Welcher dieser Faktoren könnte am ehesten dazu führen, dass Sie während der ersten 100 Tage den Job kündigen?“ Um diese Frage zu beantworten, konnten die Teilnehmer acht Kategorien nach Wichtigkeit priorisieren (1 unwichtig, 8 wichtig). Auf Platz zwei landete das Verhalten des Vorgesetzten mit 6,1. Direkt gefolgt von dem Verhalten der Kolleg*Innen mit 5,54. Platz eins geht mit 6,41 an die Arbeitsatmosphäre, die unmittelbar mit dem Verhältnis zu Kolleg*Innen und Vorgesetzten zusammenhängt. Hier wird einmal mehr klar, dass das Thema Mitarbeiterführung eine große Rolle bei der Zufriedenheit spielt. So beklagte ein Teilnehmer im Zuge der Studie das „unprofessionelle Verhalten der Vorgesetzten“ zu dem „Beleidigungen“ und „Anschreien“ gehörte. Ein anderer führte den „unfairen Chef“ und die „Diskrepanz zwischen Aussagen und Verhalten“ an.

Mach es besser!

Damit wären die Punkte geklärt, die zu einer vorzeitigen Kündigung führen. Aber was kannst du daraus lernen?

„Wie wichtig sind folgende Dinge in den ersten 100 Tagen für Sie? Bringen Sie die Aspekte in eine Reihenfolge nach Priorität (1 unwichtig, 8 wichtig).“

1. Mir steht ein persönlicher Ansprechpartner unter den Kolleg*Innen in meiner Abteilung zur Verfügung (Pate) 5,85.

2. Ich werde am ersten Tag den Kolleg*Innen offiziell vorgestellt 5,65.

3. Das Unternehmen legt einen konkreten Plan/ein Programm vor, an dem sich meine Einarbeitung orientiert 5,05.

4. Mein Arbeitsplatz und meine Arbeitsmittel (Rechner, Mailadresse, Visitenkarten) sind vom ersten Arbeitstag an vollständig eingerichtet 4,55.

Auch in diesem Zusammenhang tauchen die anfangs genannten Aspekte wieder auf. Wenn du also nicht möchtest, dass neue Mitarbeiter nach kurzer Zeit in Scharen davonlaufen, solltest du dir diese Punkte zu Herzen nehmen. Arbeite an deinem Einarbeitungsplan, lege Wert auf eine gute und faire Mitarbeiterführung und mache keine falschen Versprechungen im Bewerbungsgespräch. Auf diese Weise kannst du Arbeitnehmer für dich gewinnen und auch langfristig halten.

Zum Schluss möchten wir noch ein paar Antworten auf die Frage „Können Sie uns ein persönliches Erlebnis mitteilen, das aus Ihrer Sicht typisch ist für die ersten 100 Tage im Job?“:

„Ich stand wie der Ochs vorm Berg, weil ich auf einmal nicht mehr wusste, was ich zu tun habe, es aber eigentlich hätte wissen müssen. Das ist meiner Meinung nach typisch, weil viele neue Dinge auf einen einprasseln und man die Prozesse noch nicht verinnerlicht hat.“

„Niemand wusste Bescheid. Ich meldete mich pünktlich zum 1. Arbeitstag bei der Dame an der Rezeption, aber diese wusste nichts von mir. Ich landete schließlich nach einer Stunde und vielen Telefonaten an meinem Arbeitsplatz, aber auch die Kollegen wussten nicht, dass ich ihr neuer Kollege bin. Der Einzige, der scheinbar von mir wusste, war der Geschäftsführer persönlich, aber der hatte es leider versäumt, dies in der Firma bekannt zu machen. Leider war der Geschäftsführer die nächsten zwei Wochen auf Dienstreise, sodass ich erst einmal zwei Wochen lang acht Stunden täglich Prospekte studieren und Kaffee kochen durfte, bis neue Anweisungen kamen.“

„Man sitzt die ersten drei Tage ohne große Aufgabe rum, die Kollegen sind beschäftigt und niemand wurde für die Einarbeitung „abgestellt“. Man wartet zudem auf die IT, dass der E-Mail-Account und das Telefon eingerichtet werden.“

Du möchtest deinen neuen Mitarbeiter eine angenehme Einarbeitungszeit ermöglichen und sie langfristig ans Unternehmen binden? Dann solltest du dir unsere kostenlose Onboarding-Checkliste herunterladen. Mit einem wohldurchdachten Plan für die ersten Tage, Wochen und Monate erleichterst du allen Beteiligten den Start – und schaffst eine dauerhafte Basis für Motivation, Leistungsbereitschaft, und Zufriedenheit deiner Mitarbeiter.

* Die Nennung nur eines Geschlechts dient hier rein dem Lesefluss. Wir möchten aber darauf hinweisen, dass wir alle Geschlechter (m/w/d) ansprechen und mit einbeziehen wollen.

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